人力资源与招聘咨询
人力资源和招聘咨询流程不仅仅是收集简历。需要共同管理客户需求理解、职位发布、候选人寻找、初步筛选、面试、客户呈现、报价和安置各阶段。
XtraCRM将客户关系管理（CRM）与人力资源模块整合，实现客户公司、职位、候选人、面试、报价及任务的集中跟踪管理。
行业中的流程是如何运作的？
招聘咨询流程通常始于客户公司的员工需求。明确职位职责、所需经验、能力、工作方式、地点和薪资范围。
职位发布后，会筛选现有候选人库并评估新的候选人来源。合适的候选人会进行初步面谈，记录其经验、期望和职位匹配度信息。
通过初评的候选人将提交给客户公司。安排客户面谈和额外面试。对通过的候选人执行报价流程，并跟踪安置结果。
企业自身的招聘流程中，空缺职位、候选人、面试、工作报价及员工登记可通过XtraCRM人力资源模块进行管理。
XtraCRM如何适应您的公司工作方式？
每家招聘公司的职位类型、候选人评估方法和客户批准流程各不相同。XtraCRM中的自定义字段、任务、面试和工作流阶段可以根据您公司的流程进行配置。
您可以将候选人流程分为“新申请、初步审核、电话面试、顾问面试、候选名单、提交客户、客户面试、背景调查、报价、已安置和拒绝”阶段。
针对高管搜索、专业招聘、大批量招聘、临时人员选拔或内部招聘流程，您可以定义不同的专用字段和评估步骤。
您可以使用的客户公司专用字段
公司及行业
公司规模
地点及工作区域
人力资源负责人
招聘经理
工作及合同模式
服务费或佣金比例
开票条件
保证或再安置期限
平均招聘目标
优先职位
客户评估流程
面试及审批阶段
最后面试日期
合同开始及结束日期
空缺职位数量
负责人顾问
一个客户公司下可以同时跟踪多个授权人、部门及空缺职位。
管理职位需求
来自客户公司的每个人员需求均可登记为空缺职位。职位可保存以下信息：
职位名称
客户公司
部门
工作地点
远程、混合或办公室工作方式
雇佣类型
所需人数
经验等级
学历要求
技术及行为能力
外语需求
薪资范围
附加福利
职位优先级
目标截止日期
负责人顾问
招聘经理
职位状态
XtraCRM中的职位记录可直接用于公司内部招聘。在咨询公司中，客户公司和服务信息可通过专用字段附加到职位。
在单一中心创建候选人库
候选人可记录联系方式、申请来源、感兴趣的职位及当前状态。
同一候选人的简历、面试记录、面谈、提案及之前评估均可在同一记录中查看。
防止候选人信息散落在不同员工个人档案中，创建一个公司范围内授权用户都能访问的共享候选人库。
同一候选人可在未来不同岗位开放时被重新评估。
跟踪候选人来源
可以记录候选人来自职业网站、招聘平台、社交媒体、推荐、顾问调查或直接申请等来源。
员工推荐可以通过单独记录进行跟踪。可以查看推荐员工、相关职位及候选人的流程结果。
可以报告哪个候选人来源带来了更多的面试、报价或录用。
管理简历和候选人文件
候选人的简历、作品集、申请材料和评估表可以保存在相关的候选人记录中。
文件访问权限可根据用户权限进行限制，从而确保只有相关员工能够查看候选人的个人文件。
对于过期简历或缺失的文件，可以创建任务以联系候选人。
标准化初步评估流程
可以通过标准评估领域检查候选人是否符合职位的基本要求。
初步评估中可以记录以下信息：
当前职位及公司
总工作经验
相关领域经验
技术能力
外语水平
当前薪资
薪资期望
通知期或入职时间
工作方式偏好
地点适配度
职位变动原因
顾问评估
下一步
企业所需的评分或评估领域可以作为自定义字段添加。
安排面试
可以为候选人安排顾问、人力资源、技术或管理面试。
面试中可以跟踪日期、面试形式、相关职位、进行面试的员工以及状态信息。
计划中的、进行中的、已完成或已取消的面试可以在候选人历史中查看。面试后的评估和备注可以记录。
可以为即将到来的面试为面试官创建任务或提醒。
将候选人列入候选名单
通过初步评估和顾问面试的候选人可以进入候选名单阶段。
可以为客户展示准备候选人的优势、职位匹配度、薪资期望和入职时间。
通过自定义字段可跟踪向客户展示了哪些候选人以及展示日期。客户反馈和下一步行动可添加到候选人记录中。
这样可以集中查看所有为同一职位推荐候选人的状态。
跟踪客户面试
可以将客户公司与候选人的面试作为任务和面试计划。可以记录面试日期、形式、客户负责人和候选人信息。
面试后可以记录客户的评估、额外面试请求或拒绝原因。
如果反馈延迟，可以为客户负责人创建跟进任务。通知候选人流程状态也可以作为单独任务安排。
管理工作报价
可以为获得积极评价的候选人创建工作报价记录。报价中可跟踪职位、薪资、附加福利、开始日期和有效期。
报价状态可追踪为草稿、待批准、已向候选人展示、已接受、已拒绝或已撤回。
可以记录候选人的回应和拒绝原因。接受报价后可以启动入职或安置程序。
跟踪安置流程
在招聘顾问公司，接受报价的候选人可以进入“已安置”阶段。客户公司、职位、开始日期、服务费及保修期可通过自定义字段记录。
安置后可计划与候选人和客户在特定日期进行跟进访谈。入职确认、试用期和保修期可通过任务进行跟踪。
由于候选人将成为客户公司的员工，因此不应将其转换为咨询公司的员工记录。XtraCRM中的“转换为员工”功能仅应对被公司录用的候选人使用。
将内部招聘转换为员工记录
使用XtraCRM管理内部招聘流程的公司，可以将录用的候选人转换为员工记录。
可以利用候选人的联系信息和职位关联创建员工记录。这样，在从招聘流程转为员工管理时，无需重复输入相同信息。
入职后，可以补充部门、职位、主管及公司结构相关的其他员工信息。
管理推荐人检查流程
针对需要进行推荐人检查的候选人，可以创建任务和检查步骤。
可以记录推荐人的姓名、联系信息、与候选人的工作关系及面谈结果。还可以查看已联系的推荐人及流程是否已完成。
在推荐人面谈中仅处理必要信息，且候选人的告知或许可流程应符合公司政策。
跟踪客户合同
招聘咨询合同可以与客户公司记录关联。服务模式、佣金比例、结算条款、保修期和续约日期可通过自定义字段保存。
对于合同即将到期的客户，可以将任务分配给顾问。新的职位需求和合同变更可以在客户历史中跟踪。
签署的合同及附件可存储在文档管理中。
管理财务结算流程
完成候选人入职后，可根据合同条款将结算任务分配给财务团队。
可以跟踪以下结算信息：
客户公司
被录用候选人
职位
入职日期
服务或佣金比例
发票金额
货币单位
发票日期
期限
收款状态
保修期
如果候选人在保修期内离职，重新安置过程可以通过新职位或任务进行跟进。
将候选人和客户的沟通汇集于单一历史记录中
电话通话、电子邮件、WhatsApp聊天、笔记和任务可以在权限范围内于相关记录历史中查看。
当候选人再次联系时，可以查看其之前评估过的职位、面试记录和当前流程。
当客户公司来电时，可以在单一界面查看空缺职位、推荐候选人、待反馈事项和正在进行的安置过程。
管理个人数据和保存流程
候选人记录包含个人数据，如简历、联系信息和职业历史。因此，应由公司决定保留哪些信息、谁可访问以及保存多长时间。
候选人的联系方式和数据处理偏好可以通过专门字段记录。对于已超过保存期限或不再需处理的候选人记录，可根据公司政策创建审核任务。
XtraCRM提供访问权限和文件管理；但根据KVKK（个人数据保护法）及其他法规，关于告知、明确同意、保存和删除义务的实施由数据责任公司负责。
根据职责分配设定权限
可为客户经理、招聘顾问、面试官、人力资源、财务和管理人员定义不同的访问权限。
顾问管理自己的候选人和职位，客户经理跟进公司关系，财务团队可访问合同、发票和收款信息。
候选人的个人文件、薪酬信息和评估笔记仅对授权用户开放访问。
为管理层建立可衡量的结构
管理界面可跟踪新客户需求、空缺职位、候选人库、即将进行的面试、客户推荐的候选人、报价和安置情况。
可按客户、职位、顾问、候选人来源或时间段评估以下信息：
空缺职位数量
每个职位的候选人数
新申请人数
通过初步评估的候选人
计划及完成的面试
提供给客户的候选人
候选人在各阶段的等待时间
已给出和已接受的报价
安置数量
职位关闭时间
候选人来源结果
负面与报价拒绝原因
保修范围内的持续流程
开票与收款状态
XtraCRM 不会强迫您的公司采用固定的招聘模式。客户公司可以根据自己的评估体系，配置职位、候选人、面试、报价、专用字段和任务，使从首次人员申请到安置及开票的整个过程更加规范、可衡量且易于追踪。