Consultoria em Recursos Humanos e Recrutamento
Os processos de recursos humanos e consultoria de recrutamento não se resumem apenas a coletar currículos. É necessário gerenciar conjuntamente a compreensão da necessidade do cliente, a abertura da posição, a busca de candidatos, pré-avaliação, entrevistas, apresentação ao cliente, propostas e colocação.
O XtraCRM combina os módulos de CRM e Recursos Humanos para permitir o acompanhamento centralizado de empresas clientes, posições, candidatos, entrevistas, propostas e tarefas.
Como o processo funciona no setor?
No recrutamento consultivo, o processo geralmente começa com a solicitação de pessoal pela empresa cliente. Define-se as responsabilidades da posição, experiência necessária, competências, modo de trabalho, localização e faixa salarial.
Após a abertura da vaga, o pool atual de candidatos é revisado e novas fontes de candidatos são avaliadas. Candidatos adequados passam por uma pré-entrevista; informações sobre experiência, expectativas e adequação à posição são registradas.
Os candidatos que passam pela pré-avaliação são apresentados à empresa cliente. As entrevistas com o cliente e entrevistas adicionais são planejadas. Para o candidato aprovado, o processo de oferta é conduzido e o resultado da colocação é acompanhado.
Nas empresas corporativas, os processos próprios de recrutamento, desde a vaga aberta, candidato, entrevista, oferta de emprego até a conversão para registro do funcionário, podem ser geridos pelo módulo de Recursos Humanos do XtraCRM.
Como o XtraCRM se adapta ao modo de trabalho da sua empresa?
Cada empresa de recrutamento tem tipos de posições, métodos de avaliação de candidatos e processos de aprovação do cliente diferentes. No XtraCRM, campos personalizados, tarefas, entrevistas e etapas de fluxo de trabalho podem ser configurados conforme a estrutura da sua empresa.
Você pode estruturar seu processo de candidatura nas etapas "Nova Inscrição, Pré-Avaliação, Entrevista Telefônica, Entrevista com Consultor, Lista Restrita, Apresentado ao Cliente, Entrevista com o Cliente, Verificação de Referências, Oferta, Colocado e Rejeitado".
Você pode definir diferentes campos especiais e etapas de avaliação para processos de busca de executivos, contratação especializada, contratação em massa, seleção de pessoal temporário ou contratação interna.
Campos especiais para empresas clientes que você pode usar
Empresa e setor
Tamanho da empresa
Localização e regiões de trabalho
Responsáveis de recursos humanos
Gerentes de contratação
Modelo de trabalho e contrato
Taxa de serviço ou comissão
Condições de faturamento
Período de garantia ou recolocação
Meta média de contratação
Posições prioritárias
Processo de avaliação do cliente
Etapas de entrevista e aprovação
Data da última entrevista
Data de início e fim do contrato
Número de vagas abertas
Consultor responsável
Múltiplos responsáveis, departamentos e vagas abertas de uma empresa cliente podem ser acompanhados sob a mesma conta.
Gerencie pedidos de vagas
Cada pedido de pessoal da empresa cliente pode ser registrado como uma vaga aberta. As seguintes informações podem ser mantidas na vaga:
Nome da posição
Empresa cliente
Departamento
Local de trabalho
Modalidade de trabalho: remoto, híbrido ou escritório
Tipo de emprego
Número de vagas solicitadas
Nível de experiência
Expectativa de formação
Competências técnicas e comportamentais
Requisito de idioma estrangeiro
Faixa salarial
Benefícios adicionais
Prioridade da posição
Data alvo para fechamento
Consultor responsável
Gerente de recrutamento
Situação da posição
Os registros das posições no XtraCRM podem ser usados diretamente para recrutamento interno. Em empresas de consultoria, informações sobre a empresa cliente e serviços podem ser adicionadas à posição por campos especiais.
Crie um banco de candidatos centralizado
Os candidatos podem ser registrados com informações de contato, fonte da candidatura, posições de interesse e status atual.
O currículo, notas de entrevistas, entrevistas realizadas, ofertas e avaliações anteriores de um candidato podem ser visualizados no mesmo registro.
Para evitar que os candidatos fiquem em arquivos pessoais de diferentes funcionários, pode ser criado um banco de candidatos comum acessível a usuários autorizados em toda a empresa.
O mesmo candidato pode ser reavaliado para diferentes posições abertas no futuro.
Acompanhe as fontes dos candidatos
A fonte de candidatos, como site de carreiras, plataforma de anúncios, mídia social, referência, pesquisa por consultor ou candidatura direta, pode ser registrada.
Referências de funcionários podem ser acompanhadas com registros separados. O funcionário que indicou, a posição relacionada e o resultado do processo do candidato podem ser visualizados.
É possível gerar relatórios para saber qual fonte de candidatos gerou mais entrevistas, ofertas ou contratações.
Gerencie currículos e documentos do candidato
O currículo, portfólio, documentos de candidatura e formulários de avaliação do candidato podem ser armazenados no registro do candidato correspondente.
O acesso aos documentos pode ser limitado conforme as permissões dos usuários. Assim, documentos pessoais dos candidatos podem ser visualizados apenas pelos colaboradores relevantes.
Pode ser criada uma tarefa para contatar o candidato em caso de currículo desatualizado ou documento faltante.
Padronize os processos de pré-avaliação
A adequação do candidato aos requisitos básicos da vaga pode ser verificada com áreas de avaliação padrão.
Na pré-avaliação, as seguintes informações podem ser registradas:
Cargo e empresa atuais
Experiência total
Experiência na área relevante
Competências técnicas
Nível de idioma estrangeiro
Salário atual
Expectativa salarial
Aviso prévio ou tempo para início do trabalho
Preferência pelo tipo de trabalho
Adequação à localização
Motivo para mudança de posição
Avaliação do consultor
Próxima etapa
As áreas de pontuação ou avaliação necessárias para seu negócio podem ser adicionadas como campos personalizados.
Agende as entrevistas
Podem ser agendadas entrevistas com candidatos para consultoria, recursos humanos, áreas técnicas ou gerenciais.
Na entrevista, é possível acompanhar a data, o formato da entrevista, a posição relacionada, o funcionário que realizará a entrevista e o status.
Entrevistas planejadas, em andamento, concluídas ou canceladas podem ser visualizadas no histórico do candidato. Avaliações e anotações pós-entrevista podem ser registradas.
Para entrevistas próximas, podem ser criadas tarefas ou lembretes para o entrevistador.
Inclua candidatos na lista curta
Candidatos que passaram pela pré-avaliação e entrevista consultiva podem ser incluídos na fase da lista curta.
Os pontos fortes do candidato, adequação à posição, expectativa salarial e tempo para início podem ser preparados para apresentação ao cliente.
É possível acompanhar, por campos específicos, quais candidatos foram apresentados ao cliente em quais datas. O feedback do cliente e o próximo passo podem ser adicionados ao registro do candidato.
Assim, pode-se visualizar coletivamente o status de todos os candidatos apresentados para a mesma posição.
Acompanhe as entrevistas com o cliente
As entrevistas entre o cliente e o candidato podem ser agendadas como tarefas e entrevistas. Data, formato, responsável do cliente e informações do candidato podem ser registradas.
Após a entrevista, a avaliação do cliente, pedido de nova entrevista ou motivo de negativa podem ser registrados.
Se o feedback atrasar, uma tarefa de acompanhamento pode ser criada para o responsável pelo cliente. Informar o candidato sobre o andamento do processo também pode ser planejado como uma tarefa separada.
Gerencie as ofertas de emprego
Podem ser criados registros de ofertas de emprego para candidatos com avaliação positiva. É possível acompanhar posição, salário, benefícios, data de início e validade da oferta.
Os status da oferta — rascunho, aguardando aprovação, apresentada ao candidato, aceita, rejeitada ou retirada — podem ser monitorados.
A resposta do candidato e motivo de recusa podem ser registrados. Após aceitação, podem iniciar os processos de contratação ou integração.
Acompanhe os processos de integração
Em empresas de consultoria de recrutamento, candidatos que aceitam ofertas podem ser movidos para a fase "Integrado". Cliente, posição, data de início, taxa de serviço e período de garantia podem ser registrados em campos especiais.
Após a integração, podem ser planejadas reuniões de acompanhamento com candidato e cliente em datas específicas. Confirmação de início, período de experiência e garantia podem ser acompanhados por tarefas.
Como o candidato será funcionário da empresa cliente, não deve ser convertido no registro de funcionário da própria empresa de consultoria. A função “converter para funcionário” no XtraCRM deve ser usada apenas para candidatos contratados pela própria empresa.
Converta contratações internas em registros de funcionários
Empresas que usam o XtraCRM para gerenciar suas próprias contratações podem converter o candidato contratado em um registro de funcionário.
Um registro de funcionário pode ser criado usando as informações de contato do candidato e o vínculo com a posição. Assim, as mesmas informações não precisam ser inseridas novamente na transição do processo de contratação para a gestão do funcionário.
Após a entrada na empresa, os dados relativos ao departamento, posição, gerente e outras informações sobre a estrutura da empresa podem ser complementados.
Gerencie processos de verificação de referências
Podem ser criadas tarefas e etapas de controle para candidatos que necessitam de verificação de referências.
O nome da pessoa que forneceu a referência, informações de contato, relação de trabalho com o candidato e o resultado da entrevista podem ser registrados. É possível ver com quais referências foi feito contato e se o processo foi concluído.
Nas entrevistas de referência, apenas as informações necessárias devem ser processadas, e os processos de informação ou autorização do candidato devem ser conduzidos em conformidade com as políticas da empresa.
Acompanhe os contratos de clientes
Contratos de consultoria em recrutamento podem ser relacionados ao registro da empresa cliente. Modelo de serviço, taxa de comissão, condição de faturamento, período de garantia e data de renovação podem ser armazenados em campos personalizados.
Para clientes com contratos próximos do vencimento, uma tarefa pode ser atribuída ao consultor. Novas solicitações de posição e alterações contratuais podem ser acompanhadas no histórico do cliente.
Contratos assinados e anexos podem ser armazenados na gestão documental.
Gerencie processos de faturamento
Quando o preenchimento da vaga for concluído, uma tarefa de faturamento pode ser atribuída à equipe financeira conforme as condições do contrato.
As seguintes informações podem ser acompanhadas para o faturamento:
Empresa cliente
Candidato contratado
Posição
Data de início
Taxa de serviço ou comissão
Valor da fatura
Moeda
Data da fatura
Prazo
Status da cobrança
Período de garantia
No caso de saída do candidato dentro do período de garantia, o processo de recolocação pode ser acompanhado com novas posições ou funções.
Consolide a comunicação entre candidato e cliente em um único histórico
Chamadas telefônicas, e-mails, conversas no WhatsApp, anotações e tarefas podem ser visualizados no histórico correspondente dentro das permissões.
Quando o candidato entrar em contato novamente, as posições anteriormente avaliadas, entrevistas e processos atuais podem ser visualizados.
Ao receber uma ligação do cliente, você pode avaliar as posições abertas, candidatos apresentados, feedbacks pendentes e colocação em andamento em uma única tela.
Gerencie os dados pessoais e os processos de armazenamento
Os registros dos candidatos contêm dados pessoais como currículo, informações de contato e histórico profissional. Por isso, a empresa deve determinar quais informações serão mantidas, quem poderá acessá-las e por quanto tempo serão armazenadas.
As preferências de comunicação e processamento de dados do candidato podem ser registradas em campos especiais. Para os registros de candidatos cujo período de armazenamento expirou ou que não precisam mais ser processados, podem ser criadas tarefas de revisão conforme a política da empresa.
O XtraCRM oferece controle de acesso e gestão de documentos; a implementação das obrigações relacionadas à LGPD e outras legislações, como esclarecimento, consentimento, armazenamento e exclusão, é responsabilidade da empresa controladora dos dados.
Defina as permissões conforme a distribuição de funções
Podem ser definidos acessos diferenciados para gerentes de clientes, consultores de recrutamento, entrevistadores, recursos humanos, financeiro e gestores.
Consultores podem gerenciar seus próprios candidatos e posições, enquanto gerentes de clientes acompanham os relacionamentos com as empresas. A equipe financeira pode acessar informações de contratos, faturamento e cobranças.
Os documentos pessoais do candidato, informações salariais e notas de avaliação podem ser acessados apenas por usuários autorizados.
Crie uma estrutura mensurável para a gestão
Nas telas de gestão, é possível acompanhar novas demandas dos clientes, posições abertas, banco de candidatos, entrevistas agendadas, candidatos apresentados ao cliente, propostas e colocações.
Podem ser avaliadas as seguintes informações por cliente, posição, consultor, fonte de candidato ou período:
Número de posições abertas
Número de candidatos por posição
Novas candidaturas
Candidatos que passaram na pré-avaliação
Entrevistas planejadas e realizadas
Candidatos apresentados ao cliente
Tempo de espera dos candidatos nas fases
Ofertas feitas e aceitas
Número de colocações
Tempo para fechamento da posição
Resultados das fontes de candidatos
Razões para negativas e recusa de ofertas
Processos em andamento sob garantia
Estado da faturação e cobrança
O XtraCRM não obriga sua empresa a um modelo fixo de recrutamento. Empresas clientes podem configurar posições, candidatos, entrevistas, ofertas, campos personalizados e tarefas de acordo com seu próprio sistema de avaliação, tornando todo o processo, desde o pedido inicial de pessoal até a colocação e faturação, mais organizado, mensurável e rastreável.