Консультации по управлению персоналом и найму сотрудников
Процессы управления персоналом и консультации по найму сотрудников не ограничиваются только сбором резюме. Необходимо совместно управлять пониманием потребностей клиента, открытием вакансии, поиском кандидатов, предварительной оценкой, собеседованием, презентацией для клиента, предложением и этапами размещения.
XtraCRM объединяет модули CRM и управления персоналом, позволяя отслеживать клиентов, вакансии, кандидатов, собеседования, предложения и задачи из единого центра.
Как происходит процесс в отрасли?
В консультациях по найму процесс обычно начинается с запроса персонала от клиента. Определяются обязанности по вакансии, требуемый опыт, компетенции, способ работы, местоположение и диапазон заработной платы.
После открытия вакансии просматривается существующая база кандидатов и оцениваются новые источники поиска. Подходящие кандидаты приглашаются на предварительное собеседование; фиксируются данные об опыте, ожиданиях и соответствии позиции.
Кандидаты, прошедшие предварительную оценку, представляются клиенту. Планируются клиентские собеседования и дополнительные интервью. Для успешного кандидата проводится процесс предложения работы, и контролируется результат размещения.
В корпоративных компаниях процессы управления вакансиями, кандидатами, собеседованиями, предложениями о работе и регистрацией сотрудников могут управляться через модуль управления персоналом XtraCRM.
Как XtraCRM адаптируется к вашей корпоративной модели работы?
Каждая компания по найму имеет свои типы вакансий, методы оценки кандидатов и процесс утверждения клиентов. В XtraCRM можно настраивать специальные поля, задачи, собеседования и этапы рабочего процесса в соответствии с внутренними процедурами вашей компании.
Ваш процесс кандидата может включать этапы: "Новая заявка, Предварительное рассмотрение, Телефонное интервью, Собеседование с консультантом, Короткий список, Представлено клиенту, Собеседование с клиентом, Проверка рекомендаций, Предложение, Размещение и Отказ".
Вы можете определить различные специальные поля и этапы оценки для поиска руководителей, набора экспертов, массового найма, сезонного подбора персонала или внутренних процессов найма.
Специальные поля клиента, которые вы можете использовать
Компания и отрасль
Размер компании
Локация и рабочие регионы
Ответственные за кадровые вопросы
Менеджеры по найму
Модель работы и контракта
Плата за услуги или ставка комиссии
Условия выставления счетов
Гарантийный или период повторного размещения
Средняя цель по найму
Приоритетные позиции
Процесс оценки клиента
Этапы собеседования и утверждения
Дата последнего интервью
Дата начала и окончания контракта
Количество открытых позиций
Ответственный консультант
Несколько ответственных лиц, отделов и открытых позиций одного клиентского предприятия могут отслеживаться под одной учетной записью.
Управляйте заявками на позиции
Каждый запрос на персонал от клиента может быть записан как открытая позиция. В позиции могут храниться следующие данные:
Название позиции
Клиентская компания
Отдел
Место работы
Удалённая, гибридная или офисная форма работы
Тип занятости
Требуемое количество человек
Уровень опыта
Требования к образованию
Технические и поведенческие компетенции
Требование к иностранному языку
Диапазон заработной платы
Дополнительные льготы
Приоритет позиции
Целевая дата закрытия
Ответственный консультант
Менеджер по найму
Статус позиции
Записи о позициях в XtraCRM могут использоваться напрямую для внутреннего найма. В консалтинговых компаниях информацию о клиентской фирме и услуге можно добавить к позиции через специальные поля.
Создайте пул кандидатов в одном центре
Кандидаты могут быть зарегистрированы с контактными данными, источником заявки, интересующими позициями и текущим статусом.
Резюме кандидата, заметки собеседований, интервью, предложения и предыдущие оценки можно просмотреть в одной записи.
Предотвращая хранение кандидатов в личных делах разных сотрудников, создаётся общий пул кандидатов, доступный авторизованным пользователям по всей компании.
Тот же кандидат может быть повторно рассмотрен для разных открытых позиций в будущем.
Отслеживайте источники кандидатов
Можно записывать, из какого источника пришли кандидаты: сайт карьеры, платформа вакансий, социальные сети, рекомендации, поиск консультанта или прямое обращение.
Рефералы сотрудников могут отслеживаться отдельными записями. Можно видеть сотрудника, который рекомендовал, соответствующую позицию и результат процесса кандидата.
Можно составлять отчеты о том, какой источник кандидатов генерирует больше собеседований, предложений или трудоустройств.
Управление резюме и документами кандидатов
Резюме кандидата, портфолио, документы заявки и оценочные формы могут храниться в соответствующей записи кандидата.
Доступ к документам может быть ограничен в соответствии с правами пользователя. Это обеспечивает просмотр личных документов кандидатов только соответствующими сотрудниками.
Можно создавать задачи для связи с кандидатом с целью получения актуального резюме или отсутствующих документов.
Стандартизация процессов предварительной оценки
Соответствие кандидата основным требованиям позиции можно контролировать с помощью стандартных полей оценки.
В предварительной оценке могут быть записаны следующие данные:
Текущая позиция и компания
Общий опыт
Опыт в соответствующей области
Технические компетенции
Уровень владения иностранным языком
Текущая зарплата
Ожидания по зарплате
Срок уведомления или начала работы
Предпочтительный режим работы
Соответствие локации
Причина смены позиции
Оценка консультанта
Следующий шаг
Можно добавить специальные поля для оценок или параметров, необходимых вашему бизнесу.
Планируйте собеседования
Можно запланировать консультационные, кадровые, технические или управленческие собеседования для кандидатов.
На собеседовании можно отслеживать дату, форму проведения, соответствующую должность, сотрудника, проводящего собеседование, и статус.
Запланированные, текущие, завершённые или отменённые собеседования можно просматривать в истории кандидата. После собеседования можно записывать оценки и заметки.
Для предстоящих собеседований можно назначить интервьюеру задачи или напоминания.
Добавляйте кандидатов в шорт-лист
Кандидаты, успешно прошедшие предварительную оценку и консультационное собеседование, могут быть отнесены к этапу шорт-листа.
Сильные стороны кандидата, соответствие должности, ожидаемая зарплата и срок начала работы могут быть подготовлены для презентации клиенту.
Для отслеживания, каких кандидатов и когда предложили клиенту, можно использовать специальные поля. Отзывы клиента и следующий шаг могут быть добавлены в карточку кандидата.
Таким образом можно массово увидеть статус всех кандидатов, предложенных на одну и ту же позицию.
Отслеживайте собеседования с клиентами
Собеседования, которые компания-клиент проведёт с кандидатом, могут быть запланированы как задачи и интервью. Можно записать дату, формат, ответственного представителя клиента и данные кандидата.
После собеседования можно зафиксировать оценку клиента, запрос на дополнительное интервью или причины отказа.
Если отзыв задерживается, для ответственного сотрудника клиента может быть создано задание на контроль. Также можно запланировать отдельную задачу для информирования кандидата о ходе процесса.
Управляйте трудовыми предложениями
Для положительно оценённых кандидатов можно создать запись о трудовом предложении. В предложении можно отслеживать должность, зарплату, дополнительные льготы, дату начала и срок действия.
Можно отслеживать статусы предложения: черновик, ожидает утверждения, представлено кандидату, принято, отвергнуто или отозвано.
В ответах кандидата можно фиксировать причины отказа. После принятия предложения можно запускать процесс трудоустройства или размещения.
Следите за процессом размещения
В консультационных агентствах по найму кандидаты, принявшие предложение, могут быть переведены в этап «Размещён». Можно записывать фирму клиента, позицию, дату начала, плату за услуги и гарантийный срок в специальных полях.
После размещения можно планировать контрольные встречи с кандидатом и клиентом в определённые даты. Подтверждение начала, испытательный срок и гарантийный период можно отслеживать с помощью задач.
Потенциальный сотрудник станет сотрудником компании клиента, поэтому его не следует преобразовывать в запись собственного сотрудника консалтинговой фирмы. Функция «преобразовать в сотрудника» в XtraCRM должна использоваться только для кандидатов, принятых непосредственно в штат компании.
Преобразуйте внутренние наймы в записи сотрудников
Компании, использующие XtraCRM для управления собственными наймами, могут преобразовывать нанятых кандидатов в записи сотрудников.
На основе контактной информации кандидата и связанной с ним должности можно создать запись сотрудника. Таким образом, при переходе от процесса найма к управлению сотрудниками одни и те же данные не вводятся повторно.
После начала работы можно заполнить данные сотрудника, связанные с отделом, должностью, руководителем и структурой компании.
Управляйте процессами проверки рекомендаций
Для кандидатов, требующих проверки рекомендаций, можно создавать задачи и контрольные этапы.
Можно зафиксировать имя рекомендателя, контактные данные, отношения с кандидатом и результат собеседования. Видно, с какими рекомендациями связались и завершён ли процесс.
В ходе бесед с рекомендателями следует обрабатывать только необходимую информацию и вести процесс информирования и согласований с кандидатом в соответствии с корпоративной политикой.
Отслеживайте клиентские договоры
Договоры по услугам по подбору персонала могут быть связаны с записью клиента-компании. Модель обслуживания, процент комиссионных, условия выставления счетов, гарантийный период и дата обновления могут храниться в специальных полях.
Для клиентов, у которых заканчивается срок действия договора, консультанту можно назначить задачу. Новые запросы на позиции и изменения в договорах можно отслеживать в истории клиента.
Подписанные договоры и приложения могут храниться в системе управления документами.
Управляйте процессами выставления счетов
По завершении размещения по условиям договора можно назначить финансовой команде задачу по выставлению счета.
Для выставления счетов можно отслеживать следующую информацию:
Клиентская компания
Размещенный кандидат
Должность
Дата начала работы
Ставка услуги или комиссия
Сумма счета
Валюта
Дата счета
Срок
Статус сбора средств
Гарантийный срок
В случае ухода кандидата в рамках гарантии процесс повторного трудоустройства может сопровождаться новыми должностями или обязанностями.
Собирайте коммуникации с кандидатом и клиентом в одной истории
Телефонные звонки, электронные письма, переписка в WhatsApp, заметки и задачи могут отображаться в соответствующей истории записей в пределах полномочий.
При повторном обращении кандидата могут быть видны ранее оценённые позиции, интервью и текущие процессы.
При обращении клиента компании можно оценивать открытые вакансии, предложенных кандидатов, ожидаемые отзывы и продолжающиеся трудоустройства на одном экране.
Управляйте персональными данными и процессами их хранения
Записи кандидатов содержат персональные данные, такие как резюме, контактная информация и история карьеры. Поэтому компания должна определить, какие данные сохранять, кто будет иметь доступ и как долго их хранить.
Предпочтения кандидата по контактам и обработке данных могут быть сохранены в специальных полях. Для записей кандидатов с истекшим сроком хранения или которые больше не требуют обработки могут создаваться задачи на проверку в соответствии с политикой компании.
XtraCRM предлагает управление доступом и документами; выполнение обязательств по информированию, явному согласию, хранению и удалению в рамках GDPR и других нормативных актов лежит на компании, ответственной за данные.
Определяйте права в соответствии с распределением обязанностей
Могут быть определены различные права доступа для менеджеров клиентов, рекрутеров, интервьюеров, HR, финансов и руководителей.
Консультанты управляют своими кандидатами и позициями, клиентские менеджеры отслеживают взаимоотношения с фирмами. Финансовая команда имеет доступ к информации о контрактах, счетах и сборах.
Личные документы кандидата, информация о заработной плате и заметки по оценке доступны только авторизованным пользователям.
Создайте измеримую структуру для управления
На административных экранах можно отслеживать новые запросы клиентов, открытые вакансии, пул кандидатов, предстоящие интервью, кандидатов, представленных клиенту, предложения и трудоустройства.
Могут оцениваться следующие данные по клиентам, позициям, консультантам, источникам кандидатов или периодам:
Количество открытых вакансий
Количество кандидатов на позицию
Новые заявки
Кандидаты, прошедшие предварительную оценку
Запланированные и проведённые интервью
Кандидаты, представленные клиенту
Время ожидания кандидатов на этапах
Данные и принятые предложения
Количество размещений
Время закрытия позиции
Результаты источников кандидатов
Причины отказа и отклонения предложений
Процессы, продолжающиеся в рамках гарантии
Статус выставления счетов и сбора платежей
XtraCRM не принуждает вашу компанию к фиксированной модели найма. Клиенты могут структурировать позиции, кандидатов, собеседования, предложения, специальные поля и задачи в соответствии с вашей системой оценки, делая весь процесс от первого запроса персонала до размещения и выставления счетов более организованным, измеримым и отслеживаемым.