Consultoría de Recursos Humanos y Reclutamiento
Los procesos de consultoría en recursos humanos y reclutamiento no se limitan a recolectar currículos. Se requiere gestionar conjuntamente la comprensión de las necesidades del cliente, la apertura de la posición, la búsqueda de candidatos, la preselección, la entrevista, la presentación al cliente, la oferta y la colocación.
XtraCRM reúne los módulos de CRM y Recursos Humanos para facilitar el seguimiento centralizado de las empresas clientes, posiciones, candidatos, entrevistas, ofertas y tareas.
¿Cómo funciona el proceso en el sector?
En la consultoría de reclutamiento, el proceso generalmente comienza con una solicitud de personal de la empresa cliente. Se definen las responsabilidades del puesto, la experiencia necesaria, las competencias, la modalidad de trabajo, la ubicación y el rango salarial.
Después de abrir la posición, se revisa la base de candidatos existente y se evalúan nuevas fuentes de candidatos. Los candidatos adecuados pasan a la pre-entrevista; se registran datos sobre experiencia, expectativas y adecuación al puesto.
Los candidatos que superan la pre-evaluación se presentan a la empresa cliente. Se planean las entrevistas con el cliente y entrevistas adicionales. Para los candidatos positivos, se realiza el proceso de oferta y se da seguimiento al resultado de la colocación.
En los procesos de reclutamiento internos de las empresas corporativas, la gestión de posiciones abiertas, candidatos, entrevistas, ofertas de trabajo y la transformación en registros de empleados puede realizarse a través del módulo de Recursos Humanos de XtraCRM.
¿Cómo se adapta XtraCRM a la forma de trabajar de su empresa?
Cada empresa de reclutamiento tiene diferentes tipos de posiciones, métodos de evaluación de candidatos y procesos de aprobación del cliente. En XtraCRM, los campos personalizados, tareas, entrevistas y etapas del flujo de trabajo pueden configurarse según las reglas de su empresa.
Puede crear su proceso de candidato con las etapas "Nueva Solicitud, Preselección, Entrevista Telefónica, Entrevista con Consultor, Lista Corta, Presentado al Cliente, Entrevista con el Cliente, Verificación de Referencias, Oferta, Colocado y Rechazado".
Puede definir diferentes campos especiales y pasos de evaluación para búsqueda de ejecutivos, contratación de especialistas, contratación masiva, selección de personal temporal o procesos de reclutamiento interno.
Campos especiales de cliente que puede utilizar
Empresa y sector
Tamaño de la empresa
Ubicación y áreas de trabajo
Responsables de recursos humanos
Gerentes de contratación
Modelo de trabajo y contrato
Tarifa de servicio o porcentaje de comisión
Condiciones de facturación
Período de garantía o recolocación
Objetivo promedio de contratación
Posiciones prioritarias
Proceso de evaluación del cliente
Fases de entrevista y aprobación
Fecha de la última entrevista
Fecha de inicio y fin del contrato
Número de posiciones abiertas
Consultor responsable
Se pueden seguir múltiples responsables, departamentos y puestos abiertos de una empresa cliente bajo una misma cuenta.
Gestione las solicitudes de puestos
Cada solicitud de personal del cliente puede registrarse como un puesto abierto. Para el puesto se pueden mantener los siguientes datos:
Nombre del puesto
Empresa cliente
Departamento
Ubicación de trabajo
Modalidad de trabajo: remoto, híbrido o en oficina
Tipo de empleo
Número de personas solicitadas
Nivel de experiencia
Expectativa educativa
Competencias técnicas y conductuales
Requisito de idioma extranjero
Rango salarial
Beneficios adicionales
Prioridad del puesto
Fecha objetivo de cierre
Consultor responsable
Gerente de contratación
Estado del puesto
Los registros de puestos en XtraCRM pueden utilizarse directamente para la contratación interna. En firmas de consultoría, la información del cliente y del servicio puede añadirse al puesto mediante campos personalizados.
Cree una base de candidatos centralizada
Los candidatos pueden registrarse con información de contacto, fuente de solicitud, posición de interés y estado actual.
El currículum, notas de entrevistas, entrevistas, ofertas y evaluaciones previas de un candidato pueden visualizarse en un solo registro.
Se puede crear una base de candidatos común accesible para usuarios autorizados en toda la empresa, evitando que los candidatos permanezcan en archivos personales de diferentes empleados.
Un mismo candidato puede ser reevaluado para diferentes posiciones abiertas en el futuro.
Haga seguimiento de las fuentes de los candidatos
Se puede registrar la fuente de los candidatos, ya sea sitio de carreras, plataforma de anuncios, redes sociales, referencias, investigación de consultores o aplicación directa.
Las referencias de empleados pueden seguirse con registros separados. Se puede ver al empleado que recomienda, el puesto relevante y el resultado del proceso del candidato.
Se pueden generar reportes sobre qué fuente de candidatos genera más entrevistas, ofertas o colocaciones.
Gestiona currículums y documentos de candidatos
El currículum, portafolio, documentos de solicitud y formularios de evaluación del candidato pueden almacenarse en el registro del candidato correspondiente.
El acceso a los documentos puede limitarse según los permisos de usuario. Así, solo los empleados relevantes pueden ver los documentos personales de los candidatos.
Se puede crear una tarea para contactar al candidato en caso de un currículum desactualizado o documento faltante.
Estandariza los procesos de pre-evaluación
Se puede verificar la adecuación del candidato a los requisitos básicos del puesto mediante áreas estándar de evaluación.
En la pre-evaluación se pueden registrar los siguientes datos:
Puesto y empresa actuales
Experiencia total
Experiencia en área relevante
Competencias técnicas
Nivel de idioma extranjero
Salario actual
Expectativa salarial
Periodo de aviso o inicio
Preferencia de modalidad laboral
Adecuación de ubicación
Razón para cambio de puesto
Evaluación del consultor
Siguiente paso
Las áreas de puntuación o evaluación que su empresa necesite pueden agregarse como campos personalizados.
Planifique las entrevistas
Se pueden planificar entrevistas para consultores, recursos humanos, técnicas o ejecutivas para los candidatos.
En la entrevista se pueden registrar la fecha, el tipo de entrevista, el puesto relacionado, el empleado que realizará la entrevista y el estado.
Las entrevistas planificadas, en curso, completadas o canceladas se pueden ver en el historial del candidato. Después de la entrevista, se pueden guardar evaluaciones y notas.
Para entrevistas próximas, se pueden crear tareas o recordatorios para el entrevistador.
Ponga a los candidatos en la lista corta
Los candidatos que pasen la preevaluación y la entrevista con el consultor pueden pasar a la etapa de lista corta.
Las fortalezas del candidato, su adecuación al puesto, expectativas salariales y tiempo para comenzar pueden prepararse para la presentación al cliente.
Se puede hacer seguimiento con campos personalizados de qué candidatos se presentaron al cliente en qué fecha. Los comentarios del cliente y el siguiente paso pueden agregarse al registro del candidato.
Así, se puede ver colectivamente el estado de todos los candidatos presentados para el mismo puesto.
Realice seguimiento de las entrevistas con el cliente
Las entrevistas que la empresa cliente realice con el candidato pueden planificarse como tareas y entrevistas. Se pueden registrar la fecha, el tipo de entrevista, el representante del cliente y la información del candidato.
Después de la entrevista, se puede registrar la evaluación del cliente, la solicitud de entrevista adicional o la razón de rechazo.
Si la retroalimentación se retrasa, se puede crear una tarea de seguimiento para el responsable del cliente. También se puede planificar como tarea informar al candidato sobre el proceso.
Gestione las ofertas de trabajo
Se puede crear un registro de oferta de trabajo para los candidatos evaluados positivamente. En la oferta, se puede hacer seguimiento del puesto, salario, beneficios, fecha de inicio y periodo de validez.
Se pueden seguir los estados de la oferta como borrador, pendiente de aprobación, presentada al candidato, aceptada, rechazada o retirada.
Se pueden registrar la respuesta del candidato y la razón del rechazo. Tras aceptar la oferta, se pueden iniciar los procesos de ingreso o colocación laboral.
Realice seguimiento de los procesos de colocación
En empresas de consultoría de reclutamiento, el candidato que acepta la oferta puede pasar a la etapa de “Colocado”. Se pueden registrar con campos personalizados la empresa cliente, el puesto, la fecha de inicio, la tarifa de servicio y el período de garantía.
Después de la colocación, se pueden planificar entrevistas de seguimiento con el candidato y el cliente en fechas específicas. La confirmación de inicio, el período de prueba y el período de garantía pueden ser seguidos con tareas.
Como el candidato será un empleado de la empresa cliente, no debe convertirse en un registro de empleado de la empresa de consultoría. La función "convertir a empleado" en XtraCRM debe utilizarse solo para los candidatos contratados directamente por la propia empresa.
Convierte las contrataciones internas en registros de empleados
Las empresas que utilizan XtraCRM para gestionar sus propios procesos de contratación pueden convertir al candidato contratado en un registro de empleado.
Se puede crear un registro de empleado utilizando la información de contacto del candidato y la vinculación de la posición, evitando así que la misma información tenga que ser ingresada nuevamente al pasar del proceso de contratación a la gestión del empleado.
Después de la incorporación, se pueden completar detalles adicionales del empleado relacionados con el departamento, posición, supervisor y estructura de la empresa.
Gestiona los procesos de control de referencias
Se pueden crear tareas y pasos de control para los candidatos que requieren verificación de referencias.
Se puede registrar el nombre de la persona que da la referencia, su información de contacto, la relación laboral con el candidato y los resultados de la entrevista. Se puede ver con qué referencias se ha contactado y si el proceso se ha completado.
En las entrevistas de referencia solo se deben procesar los datos necesarios y los procesos de información o permiso del candidato deben llevarse a cabo conforme a las políticas de la empresa.
Realice el seguimiento de los contratos con clientes
Los contratos de consultoría de contratación pueden asociarse al registro de la empresa cliente. El modelo de servicio, tasa de comisión, condición de facturación, periodo de garantía y fecha de renovación pueden gestionarse mediante campos personalizados.
Se puede asignar una tarea al consultor para clientes con contratos próximos a vencer. Las nuevas solicitudes de posición y cambios en el contrato pueden ser monitoreados en el historial del cliente.
El contrato firmado y sus anexos pueden almacenarse en la gestión documental.
Gestione los procesos de facturación
Al completarse la colocación, se puede asignar una tarea de facturación al equipo financiero según los términos del contrato.
Para la facturación se pueden seguir los siguientes datos:
Empresa cliente
Candidato colocado
Posición
Fecha de inicio
Servicio o tasa de comisión
Monto de la factura
Moneda
Fecha de la factura
Plazo
Estado de cobro
Período de garantía
En caso de que el candidato se retire dentro del período de garantía, el proceso de recolocación puede continuar con nuevos puestos o tareas.
Recoja toda la comunicación con el candidato y el cliente en un solo historial
Las llamadas telefónicas, correos electrónicos, conversaciones de WhatsApp, notas y tareas pueden visualizarse en el historial correspondiente dentro de las autorizaciones.
Cuando el candidato se vuelva a comunicar, se pueden ver los puestos en los que fue evaluado anteriormente, las entrevistas y el proceso actual.
Cuando la empresa cliente llame, puede evaluar las vacantes abiertas, los candidatos presentados, los comentarios pendientes y las colocaciones en curso desde una sola pantalla.
Gestione los datos personales y los procesos de retención
Los registros de candidatos contienen datos personales como currículum, información de contacto e historial profesional. Por ello, la empresa debe determinar qué información se conservará, quién tendrá acceso y por cuánto tiempo se guardará.
Las preferencias de contacto y procesamiento de datos del candidato pueden registrarse en campos especiales. Para los registros de candidatos cuyo período de retención ha expirado o que ya no necesitan ser procesados, se pueden generar tareas de revisión conforme a la política de la empresa.
XtraCRM proporciona control de acceso y gestión documental; la implementación de obligaciones referentes al KVKK y otras regulaciones sobre divulgación, consentimiento explícito, retención y eliminación corresponde a la empresa responsable de los datos.
Defina los permisos según la distribución de tareas
Se pueden definir diferentes permisos de acceso para gerentes de clientes, consultores de reclutamiento, entrevistadores, recursos humanos, finanzas y directivos.
Mientras los consultores gestionan sus propios candidatos y puestos, los gerentes de clientes pueden seguir las relaciones con las empresas. El equipo financiero puede acceder a contratos, facturas e información de cobros.
Los documentos personales del candidato, información salarial y notas de evaluación solo pueden ser accesibles para usuarios autorizados.
Cree una estructura medible para la gestión
En las pantallas de administración se pueden seguir nuevas solicitudes de clientes, vacantes abiertas, el banco de candidatos, entrevistas próximas, candidatos presentados al cliente, ofertas y colocaciones.
Se pueden evaluar los siguientes datos por cliente, puesto, consultor, fuente del candidato o período:
Número de vacantes abiertas
Número de candidatos por puesto
Nuevas solicitudes
Candidatos que pasaron la preevaluación
Entrevistas planificadas y completadas
Candidatos ofrecidos al cliente
Tiempos de espera de los candidatos en las etapas
Ofertas realizadas y aceptadas
Número de colocaciones
Tiempo de cierre de la posición
Resultados de las fuentes de candidatos
Razones de rechazo y negativas a ofertas
Procesos en curso bajo garantía
Estado de facturación y cobro
XtraCRM no obliga a su empresa a un modelo de contratación fijo. Las empresas clientes pueden estructurar las posiciones, candidatos, entrevistas, ofertas, campos personalizados y tareas según su propio sistema de evaluación, haciendo que todo el proceso desde la primera solicitud de personal hasta la colocación y facturación sea más organizado, medible y rastreable.