人事および採用コンサルティング
人事および採用コンサルティングのプロセスは履歴書収集だけで構成されるわけではありません。クライアントのニーズ把握、ポジションのオープン、候補者発掘、事前評価、面接、クライアントへの提示、オファーおよび配置段階を一緒に管理する必要があります。
XtraCRMはCRMと人事モジュールを統合し、クライアント企業、ポジション、候補者、面接、オファーおよびタスクを一元的に追跡できるようにします。
業界ではどのようにプロセスが進むのでしょうか？
採用コンサルティングのプロセスは通常、クライアント企業からの人材要請から始まります。ポジションの職務内容、必要な経験、スキル、労働形態、勤務地および給与範囲が決定されます。
ポジションが開かれた後、既存の候補者プールを検索し、新たな候補者ソースも評価します。適切な候補者は事前面談を受け、経験、希望条件およびポジション適合情報が記録されます。
事前評価を通過した候補者はクライアント企業に提示されます。クライアント面談や追加面接が計画され、好ましい候補者に対してオファー手続きが行われ、配置結果が追跡されます。
企業の自社採用プロセスにおいては、空席ポジション、候補者、面接、ジョブオファーおよび従業員登録への遷移をXtraCRM人事モジュールで管理できます。
XtraCRMは貴社の働き方にどのように適合しますか？
採用会社ごとにポジションの種類、候補者評価方法およびクライアント承認プロセスは異なります。XtraCRMではカスタムフィールド、タスク、面接およびワークフロー段階を貴社のプロセスに合わせて設定できます。
候補者プロセスは、「新規申請、事前審査、電話面談、コンサルタント面接、ショートリスト、顧客への提示、顧客面接、リファレンスチェック、オファー、配置、否認」の段階から構成できます。
管理職サーチ、専門家採用、大量採用、季節的なスタッフ選考、社内採用プロセスのために、異なるカスタムフィールドと評価ステップを定義できます。
ご利用可能なクライアント企業のカスタムフィールド
企業および業界
企業規模
所在地と勤務エリア
人事担当者
採用マネージャー
勤務・契約モデル
サービス料金またはコミッション率
請求条件
保証または再配置期間
平均採用目標
優先ポジション
顧客評価プロセス
面接および承認段階
最終面談日
契約開始日および終了日
空きポジション数
担当コンサルタント
一つのクライアント企業に複数の担当者、部署、空きポジションを同じアカウントで管理できます。
ポジションリクエストを管理する
クライアント企業からの各スタッフリクエストは空きポジションとして登録できます。ポジションには以下の情報が保持されます：
ポジション名
顧客会社
部門
勤務場所
リモート、ハイブリッド、またはオフィス勤務形態
雇用形態
要求される人数
経験レベル
教育要件
技術的および行動的能力
外国語要件
給与レンジ
付帯福利厚生
ポジションの優先順位
目標クローズ日
担当コンサルタント
採用マネージャー
ポジション状況
XtraCRMのポジション記録は社内採用に直接使用できます。コンサルティング会社では、顧客会社およびサービス情報を特別なフィールドでポジションに追加できます。
候補者プールを一元管理
候補者は連絡先情報、応募ソース、関心のあるポジションおよび現在の状況と共に登録できます。
候補者の履歴書、面談ノート、面接、オファーおよび以前の評価を同一記録で閲覧可能です。
候補者が異なる従業員の個人ファイルに分散するのを防ぎ、会社全体で許可されたユーザーがアクセスできる共有の候補者プールを作成できます。
同じ候補者は将来開設される異なるポジションにも再評価できます。
候補者ソースを追跡
候補者のキャリアサイト、求人プラットフォーム、ソーシャルメディア、紹介、コンサルタントの調査、または直接応募など、どのソースから来たか記録できます。
社員紹介は別途記録で追跡可能です。推薦した社員、関連ポジション、候補者のプロセス結果を確認できます。
どの候補者ソースがより多くの面接、オファー、配置を生み出しているか報告できます。
履歴書および候補者書類を管理する
候補者の履歴書、ポートフォリオ、応募書類および評価フォームは該当する候補者記録に保存できます。
書類へのアクセスはユーザー権限に基づき制限可能です。これにより、個人書類は関連する従業員のみが閲覧できるようにします。
最新でない履歴書や不足している書類について候補者に連絡を取るためにタスクを作成できます。
事前評価プロセスを標準化する
候補者のポジションの基本条件適合を標準評価項目で確認できます。
事前評価では以下の情報を記録できます：
現職および会社
総経験年数
関連分野の経験
技術的能力
外国語レベル
現在の給与
給与期待値
通知期間または勤務開始予定日
勤務形態の希望
勤務地の適合性
ポジション変更の理由
コンサルタント評価
次のステップ
貴社のニーズに応じたスコアリングや評価項目をカスタムフィールドとして追加可能です。
面接を計画する
候補者向けに、コンサルタント、人事、技術、または管理職の面接を計画できます。
面接の日付、面接形式、関連ポジション、面接担当者および状況情報を追跡できます。
計画された、進行中、完了またはキャンセルされた面接は候補者の履歴に表示されます。面接後の評価とメモも記録できます。
今後の面接のために、面接官へタスクやリマインダーを作成できます。
候補者をショートリストに入れる
事前評価とコンサルタント面接を通過した候補者はショートリスト段階に移行できます。
候補者の強み、ポジションへの適合性、給与期待、就業開始時期をクライアント向けのプレゼンテーションとして準備できます。
クライアントにどの候補者をいつ提示したかは、カスタムフィールドで追跡可能です。クライアントのフィードバックや次のステップを候補者情報に追加できます。
これにより、同じポジションに提示されたすべての候補者の状況を一括して確認できます。
クライアントの面接を追跡する
クライアント企業が候補者と行う面接はタスクおよび面接として計画できます。面接日、形式、クライアント担当者および候補者情報を記録可能です。
面接後、クライアントの評価、追加面接の要望、または不合格理由を記録できます。
フィードバックが遅れる場合、クライアント担当者へのフォローアップタスクを作成できます。候補者へのプロセス情報提供も別タスクとして計画できます。
内定管理を行う
好意的に評価された候補者向けに、内定記録を作成できます。ポジション、給与、福利厚生、開始日、期限を管理可能です。
内定の状態は、ドラフト、承認待ち、候補者へ提示済み、受諾、拒否、取り下げなどで追跡できます。
候補者からの回答および辞退理由を記録できます。内定承諾後、入社手続きや配置作業を開始できます。
配置プロセスを追跡する
採用コンサルティング会社では、内定を受けた候補者を「配置済み」段階に移行できます。クライアント企業、ポジション、開始日、サービス料金および保証期間をカスタムフィールドで記録可能です。
配置後、候補者およびクライアントと指定日にフォローアップ面談を計画できます。開始確認、試用期間および保証期間はタスクで管理可能です。
候補者は顧客企業の従業員となるため、コンサルティング会社の従業員記録に変換すべきではありません。XtraCRMの「従業員に変換」機能は、会社が自社で採用した候補者のみを対象としてください。
社内採用を従業員記録に変換する
XtraCRMを自社の採用管理に使用している企業は、採用された候補者を従業員記録に変換できます。
候補者の連絡先情報とポジションの関連情報を使用して従業員記録を作成できます。これにより、採用プロセスから従業員管理への移行時に同じ情報を再入力する必要がありません。
入社後は部署、職位、上司、会社構造に関する他の従業員情報を補完することができます。
リファレンスチェックプロセスを管理する
リファレンスチェックが必要な候補者のためにタスクや確認ステップを設定できます。
リファレンス提供者の名前、連絡先情報、候補者との勤務関係、面談結果を記録できます。どのリファレンスに連絡したかやプロセスが完了しているかを確認できます。
リファレンス面談では必要な情報のみ処理し、候補者への通知や許可手続きは会社の方針に従って行う必要があります。
顧客契約を追跡する
採用コンサルティング契約は顧客企業の記録に関連付けることができます。サービスモデル、コミッション率、請求条件、保証期間、更新日をカスタムフィールドで管理可能です。
契約終了が近づく顧客には担当コンサルタントにタスクを割り当てられます。新規ポジションの要求や契約変更は顧客履歴で追跡可能です。
署名済み契約書および添付文書はドキュメント管理で保存できます。
請求プロセスを管理する
配置が完了したら、契約条件に基づき財務チームに請求タスクを割り当てられます。
請求に関して以下の情報が追跡可能です：
顧客企業
配置された候補者
ポジション
入社日
サービスまたはコミッション率
請求額
通貨
請求日
支払期日
回収状況
保証期間
保証期間内に候補者が離職した場合、新しいポジションや役割で再配置プロセスを追跡できます。
候補者および顧客とのコミュニケーションを一元管理
電話通話、メール、WhatsAppのチャット、メモやタスクは権限に応じて関連記録履歴で表示可能です。
候補者が再度連絡してきた場合、以前に評価されたポジションや面接、現在のプロセスを確認できます。
顧客企業が問い合わせた際に、公開中のポジション、提案済みの候補者、保留中のフィードバック、進行中の配置状況を一つの画面で確認できます。
個人情報および保存プロセスを管理
候補者記録には履歴書、連絡先情報、キャリア歴などの個人情報が含まれます。したがって、どの情報を保持し、誰がアクセスでき、どのくらいの期間保存するかは会社が決定しなければなりません。
候補者の連絡先およびデータ処理の希望は専用フィールドで記録できます。保存期間が終了した、または処理不要となった候補者記録に対しては会社方針に基づくレビュータスクを作成可能です。
XtraCRMはアクセス権限とドキュメント管理を提供します。KVKKやその他の法規制に基づく説明、明確な同意、保存および削除義務の実施はデータ管理責任者である企業の責任です。
役割に応じて権限を設定
顧客マネージャー、採用アドバイザー、面接官、人事、財務、管理者向けに異なるアクセス権限を定義できます。
コンサルタントは自分の候補者とポジションを管理し、顧客マネージャーは企業との関係を追跡可能です。財務チームは契約、請求、回収情報にアクセスできます。
候補者の個人書類、給与情報、評価メモは権限があるユーザーのみアクセス可能です。
管理のために測定可能な構造を作成
管理画面では新規顧客の要求、公開中のポジション、候補者プール、今後の面接、顧客に提案した候補者、オファーおよび配置状況を追跡できます。
顧客、ポジション、コンサルタント、候補者ソース、期間ごとに以下の情報を評価できます：
公開中のポジション数
ポジションごとの候補者数
新規申込数
一次選考を通過した候補者
予定および完了した面接数
顧客に提示された候補者
各段階での候補者の待機時間
提出および承諾されたオファー
配置数
ポジションのクローズ期間
候補者ソースの結果
否定およびオファー拒否の理由
保証期間中の継続プロセス
請求および回収状況
XtraCRMは貴社を固定の採用モデルに縛りません。顧客企業はポジション、候補者、面接、オファー、カスタムフィールド、タスクを自社の評価体系に合わせて構築し、最初の人材要請から配置および請求に至るまでの全プロセスをより整然と、計測可能かつ追跡可能にすることができます。