Consultation en ressources humaines et recrutement
Les processus de ressources humaines et de consultation en recrutement ne se résument pas à la simple collecte de CV. Il faut gérer conjointement la compréhension des besoins du client, l'ouverture du poste, la recherche des candidats, la pré-évaluation, les entretiens, la présentation au client, les offres et les étapes de placement.
XtraCRM combine les modules CRM et Ressources Humaines pour permettre le suivi centralisé des entreprises clientes, des postes, des candidats, des entretiens, des offres et des tâches.
Comment se déroule le processus dans le secteur ?
Le processus de consultation en recrutement commence généralement par une demande de personnel du client. Les tâches du poste, l'expérience requise, les compétences, le mode de travail, la localisation et la fourchette salariale sont définis.
Après l'ouverture du poste, la base de candidats existante est examinée et de nouvelles sources de candidats sont évaluées. Les candidats appropriés sont conviés à un entretien initial ; les informations sur l'expérience, les attentes et l'adéquation au poste sont enregistrées.
Les candidats ayant passé la pré-évaluation sont présentés à l'entreprise cliente. Les entretiens avec le client et les entretiens supplémentaires sont planifiés. Le processus d'offre est conduit pour le candidat retenu et le résultat du placement est suivi.
Dans les entreprises corporatives, la gestion des postes ouverts, des candidats, des entretiens, des offres d'emploi et de la conversion en employés peut être effectuée via le module Ressources Humaines de XtraCRM.
Comment XtraCRM s'adapte-t-il à votre mode de travail ?
Chaque cabinet de recrutement a différents types de postes, méthodes d'évaluation des candidats et processus d'approbation client. Dans XtraCRM, les champs personnalisés, les tâches, les entretiens et les étapes de flux de travail peuvent être configurés selon l'organisation de votre entreprise.
Vous pouvez structurer votre processus de candidature avec les étapes « Nouvelle candidature, Pré-examen, Entretien téléphonique, Entretien avec le consultant, Liste restreinte, Présenté au client, Entretien client, Contrôle des références, Offre, Placé et Non retenu ».
Vous pouvez définir différents champs personnalisés et étapes d'évaluation pour les processus de recherche de cadres, recrutement spécialisé, embauche en masse, sélection de personnel temporaire ou recrutement interne.
Champs personnalisés pour les entreprises clientes que vous pouvez utiliser
Entreprise et secteur
Taille de l'entreprise
Localisation et zones de travail
Responsables des ressources humaines
Responsables du recrutement
Modèle de travail et de contrat
Frais de service ou taux de commission
Conditions de facturation
Période de garantie ou de réaffectation
Objectif moyen d'embauche
Postes prioritaires
Processus d'évaluation client
Étapes d'entretien et d'approbation
Date de l'entretien final
Date de début et de fin du contrat
Nombre de postes ouverts
Consultant responsable
Plusieurs responsables, départements et postes ouverts appartenant à une même entreprise cliente peuvent être suivis sous un même compte.
Gérez les demandes de postes
Chaque demande de personnel provenant d'une entreprise cliente peut être enregistrée comme un poste ouvert. Les informations suivantes peuvent être conservées pour le poste :
Intitulé du poste
Entreprise cliente
Département
Lieu de travail
Mode de travail à distance, hybride ou au bureau
Type d'emploi
Nombre de personnes requises
Niveau d'expérience
Attente en matière de formation
Compétences techniques et comportementales
Exigence linguistique étrangère
Fourchette salariale
Avantages complémentaires
Priorité du poste
Date cible de clôture
Consultant responsable
Responsable du recrutement
Statut du poste
Les enregistrements de poste dans XtraCRM peuvent être utilisés directement pour le recrutement interne. Dans les cabinets de conseil, les informations sur l'entreprise cliente et le service peuvent être ajoutées au poste via des champs personnalisés.
Créez un bassin de candidats centralisé
Les candidats peuvent être enregistrés avec leurs coordonnées, source de candidature, poste d'intérêt et statut actuel.
Le CV d'un candidat, les notes d'entretien, les interviews, les offres et évaluations antérieures peuvent être consultés dans un même enregistrement.
Pour éviter que les candidats restent dans les dossiers personnels de différents employés, un bassin de candidats commun accessible aux utilisateurs autorisés dans toute l'entreprise peut être créé.
Un même candidat peut être réévalué pour différents postes ouverts à l'avenir.
Suivez les sources des candidats
La source des candidats, comme le site carrière, la plateforme d'annonces, les réseaux sociaux, les références, la recherche par consultant ou la candidature directe, peut être enregistrée.
Les références des employés peuvent être suivies avec des enregistrements distincts. L'employé recommandant, le poste concerné et le résultat du processus du candidat peuvent être consultés.
Il est possible de générer des rapports sur la source des candidats qui génèrent le plus d'entretiens, d'offres ou de placements.
Gérez les CV et documents des candidats
Le CV, le portfolio, les documents de candidature et les formulaires d’évaluation du candidat peuvent être conservés dans le dossier candidat correspondant.
L'accès aux documents peut être limité selon les autorisations utilisateur. Ainsi, seuls les employés concernés peuvent consulter les documents personnels des candidats.
Une tâche peut être créée pour contacter un candidat en cas de CV non à jour ou de documents manquants.
Standardisez les processus de pré-évaluation
L’aptitude du candidat aux exigences principales du poste peut être vérifiée avec des critères d’évaluation standard.
Les informations suivantes peuvent être enregistrées lors de la pré-évaluation :
Poste et entreprise actuels
Expérience totale
Expérience dans le domaine pertinent
Compétences techniques
Niveau de langue étrangère
Salaire actuel
Attentes salariales
Préavis ou délai de prise de poste
Préférence de mode de travail
Adéquation à la localisation
Raison du changement de poste
Évaluation du consultant
Étape suivante
Les critères d’évaluation ou de notation spécifiques à votre entreprise peuvent être ajoutés en tant que champs personnalisés.
Planifiez les entretiens
Des entretiens pour les candidats peuvent être planifiés pour des postes de consultant, de ressources humaines, techniques ou de direction.
Lors de l'entretien, la date, le mode d'entretien, le poste concerné, l'employé réalisant l'entretien et les informations sur le statut peuvent être suivis.
Les entretiens planifiés, en cours, terminés ou annulés peuvent être affichés dans l'historique du candidat. L'évaluation post-entretien et les notes peuvent être enregistrées.
Pour les entretiens à venir, une tâche ou un rappel peut être créé pour l'intervieweur.
Mettez les candidats en liste restreinte
Les candidats qui réussissent la présélection et l'entretien avec le consultant peuvent être placés en liste restreinte.
Les points forts du candidat, son adéquation au poste, ses attentes salariales et la date de début peuvent être préparés pour une présentation au client.
Il est possible de suivre, avec des champs personnalisés, quels candidats ont été présentés au client et à quelles dates. Les retours du client et la prochaine étape peuvent être ajoutés au dossier du candidat.
Ainsi, l'état de tous les candidats présentés pour le même poste peut être consulté collectivement.
Suivez les entretiens clients
Les entretiens que la société cliente mènera avec le candidat peuvent être planifiés en tant que tâches et entretiens. La date, le mode, le représentant du client et les informations sur le candidat peuvent être enregistrés.
Après l'entretien, l'évaluation du client, la demande d'entretien supplémentaire ou la raison d'un refus peuvent être consignées.
En cas de retard de retour, une tâche de suivi peut être créée pour le responsable client. L'information du candidat sur le processus peut aussi être planifiée en tant que tâche distincte.
Gérez les offres d'emploi
Un enregistrement d'offre d'emploi peut être créé pour les candidats évalués positivement. L'offre peut inclure le poste, le salaire, les avantages, la date de début et la validité.
Les statuts de l'offre tels que brouillon, en attente d'approbation, présentée au candidat, acceptée, refusée ou retirée peuvent être suivis.
La réponse du candidat et la raison du refus peuvent être enregistrées. Après acceptation, les démarches d'entrée en poste ou de placement peuvent commencer.
Suivez les processus de placement
Dans les sociétés de conseil en recrutement, les candidats ayant accepté une offre peuvent être placés à l'étape "Placés". Le client, le poste, la date de début, les frais de service et la période de garantie peuvent être enregistrés avec des champs personnalisés.
Après le placement, des entretiens de suivi peuvent être planifiés avec le candidat et le client à des dates précises. La confirmation du début, la période d'essai et la période de garantie peuvent être suivies par tâches.
Comme le candidat sera un employé de l'entreprise cliente, il ne doit pas être converti en enregistrement d'employé de la société de conseil. La fonction « convertir en employé » dans XtraCRM ne doit être utilisée que pour les candidats embauchés au sein de l'entreprise.
Convertissez les recrutements internes en enregistrements d'employés
Les entreprises utilisant XtraCRM pour gérer leurs propres recrutements peuvent convertir un candidat embauché en enregistrement d'employé.
Un enregistrement d'employé peut être créé en utilisant les informations de contact du candidat et la connexion au poste. Ainsi, les mêmes informations ne sont pas saisies à nouveau lors du passage du processus de recrutement à la gestion des employés.
Après l'entrée en fonction, les informations relatives au département, au poste, au manager et à la structure de l'entreprise peuvent être complétées.
Gérez les processus de contrôle des références
Des tâches et étapes de contrôle peuvent être créées pour les candidats nécessitant une vérification de références.
Le nom de la personne référente, ses coordonnées, la relation professionnelle avec le candidat et le résultat de l'entretien peuvent être enregistrés. On peut voir avec quelles références la communication a été établie et si le processus est terminé.
Lors des entretiens de référence, seules les informations nécessaires doivent être traitées et les processus d'information ou d'autorisation du candidat doivent être menés conformément aux politiques de l'entreprise.
Suivez les contrats clients
Les contrats de conseil en recrutement peuvent être liés à l'enregistrement de l'entreprise cliente. Le modèle de service, le taux de commission, les conditions de facturation, la période de garantie et la date de renouvellement peuvent être conservés dans des champs personnalisés.
Une tâche peut être assignée au conseiller pour les clients dont la fin du contrat approche. Les nouvelles demandes de poste et les modifications de contrat peuvent être suivies dans l'historique client.
Le contrat signé et ses annexes peuvent être conservés dans la gestion documentaire.
Gérez les processus de facturation
Une fois le placement terminé, une tâche de facturation peut être assignée à l'équipe financière selon les conditions du contrat.
Les informations suivantes peuvent être suivies pour la facturation :
Entreprise cliente
Candidat placé
Poste
Date de début
Taux de service ou de commission
Montant de la facture
Devise
Date de facturation
Échéance
Statut de recouvrement
Durée de garantie
En cas de départ du candidat pendant la période de garantie, le processus de réaffectation peut être suivi avec un nouveau poste ou de nouvelles fonctions.
Rassemblez la communication candidat et client dans un seul historique
Les appels téléphoniques, e-mails, conversations WhatsApp, notes et tâches peuvent être consultés dans l'historique des enregistrements selon les autorisations.
Lorsque le candidat recontacte, les postes évalués précédemment, les entretiens et le processus en cours sont visibles.
Lorsque la société cliente appelle, vous pouvez évaluer les postes ouverts, les candidats proposés, les retours en attente et les placements en cours depuis un seul écran.
Gérez les données personnelles et les processus de conservation
Les dossiers candidats contiennent des données personnelles telles que CV, coordonnées et historique de carrière. Il revient donc à l'entreprise de déterminer quelles données seront conservées, qui y aura accès et pour combien de temps.
Les préférences de communication et de traitement des données du candidat peuvent être enregistrées dans des champs spécifiques. Des tâches de révision conformes à la politique de l'entreprise peuvent être créées pour les dossiers dont la période de conservation est expirée ou qui ne nécessitent plus de traitement.
XtraCRM offre des droits d'accès et une gestion documentaire ; la mise en œuvre des obligations relatives à la loi sur la protection des données personnelles (KVKK) et autres réglementations incombe à l'entreprise responsable des données, notamment sur l'information, le consentement, la conservation et la suppression.
Attribuez les autorisations selon la répartition des tâches
Des accès différents peuvent être définis pour les gestionnaires clients, consultants en recrutement, intervieweurs, ressources humaines, finance et dirigeants.
Les consultants gèrent leurs propres candidats et postes tandis que les gestionnaires clients suivent les relations avec les sociétés. L'équipe finance peut accéder aux contrats, factures et informations de recouvrement.
Les documents personnels, informations salariales et notes d’évaluation du candidat ne sont accessibles qu’aux utilisateurs autorisés.
Créez une structure mesurable pour la gestion
Les écrans de gestion permettent de suivre les nouvelles demandes clients, postes ouverts, vivier de candidats, entretiens à venir, candidats proposés au client, offres et placements.
Les informations suivantes peuvent être évaluées par client, poste, consultant, source de candidat ou période :
Nombre de postes ouverts
Nombre de candidats par poste
Nouvelles candidatures
Candidats ayant passé la pré-sélection
Entretiens planifiés et réalisés
Candidats présentés au client
Temps d'attente des candidats aux différentes étapes
Offres émises et acceptées
Nombre de placements
Durée de clôture des postes
Résultats des sources de candidats
Raisons des refus et des rejets d'offres
Processus en cours sous garantie
État de la facturation et du recouvrement
XtraCRM ne contraint pas votre entreprise à un modèle de recrutement fixe. Les entreprises clientes peuvent structurer les postes, les candidats, les entretiens, les offres, les champs personnalisés et les tâches selon leur propre système d'évaluation, rendant ainsi tout le processus, de la première demande de personnel au placement et à la facturation, plus organisé, mesurable et suivi.