Personal- und Recruiting-Beratung
Personal- und Recruiting-Beratungsprozesse bestehen nicht nur aus dem Sammeln von Lebensläufen. Es ist notwendig, den Kundenbedarf zu verstehen, die Position zu eröffnen, Kandidaten zu finden, Vorbewertungen durchzuführen, Interviews zu führen, Kundenpräsentationen zu erstellen sowie Angebote und Platzierungen gemeinsam zu managen.
XtraCRM vereint CRM- und HR-Module, sodass Kundenunternehmen, Positionen, Kandidaten, Interviews, Angebote und Aufgaben zentral überwacht werden können.
Wie funktioniert der Prozess in der Branche?
Der Prozess im Recruiting beginnt meist mit einer Personalanforderung vom Kundenunternehmen. Die Aufgaben der Position, erforderliche Erfahrung, Kompetenzen, Arbeitsweise, Standort und Gehaltsspanne werden festgelegt.
Nach der Öffnung der Position wird der bestehende Kandidatenpool durchsucht und neue Kandidatenquellen geprüft. Geeignete Kandidaten werden zu einem Erstgespräch eingeladen; deren Erfahrung, Erwartungen und Passgenauigkeit für die Position werden dokumentiert.
Kandidaten, die die Vorbewertung bestehen, werden dem Kundenunternehmen präsentiert. Kundengespräche und weitere Interviews werden geplant. Für positive Kandidaten wird der Angebotprozess durchgeführt und das Platzierungsergebnis verfolgt.
In den eigenen Recruiting-Prozessen von Großunternehmen können offene Positionen, Kandidaten, Interviews, Jobangebote und die Umwandlung in Mitarbeiter über das XtraCRM HR-Modul verwaltet werden.
Wie wird XtraCRM an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens angepasst?
Jede Personalberatungsfirma hat unterschiedliche Positionstypen, Kandidatenbewertungsmethoden und Kundenfreigabeprozesse. In XtraCRM können benutzerdefinierte Felder, Aufgaben, Interviews und Workflow-Stufen entsprechend der Struktur Ihres Unternehmens konfiguriert werden.
Sie können Ihren Bewerbungsprozess aus den Phasen "Neue Bewerbung, Vorprüfung, Telefoninterview, Beraterinterview, Shortlist, Kundenvorlage, Kundeninterview, Referenzprüfung, Angebot, Platziert und Abgelehnt" zusammenstellen.
Für Executive Search, Spezialistenrekrutierung, Massenrekrutierung, saisonale Personalauswahl oder interne Einstellungsprozesse können Sie unterschiedliche benutzerdefinierte Felder und Bewertungsstufen definieren.
Kundenfirma-spezifische Felder, die Sie verwenden können
Firma und Branche
Firmengröße
Standort und Arbeitsgebiete
Personalverantwortliche
Einstellungsmanager
Arbeits- und Vertragsmodell
Dienstleistungsgebühr oder Provisionssatz
Rechnungsbedingungen
Garantiedauer oder Wiedereingliederungszeit
Durchschnittliches Einstellungsziel
Priorisierte Positionen
Kundenbewertungsprozess
Interview- und Genehmigungsphasen
Datum des letzten Gesprächs
Vertragsbeginn- und enddatum
Anzahl der offenen Positionen
Verantwortlicher Berater
Mehrere Verantwortliche, Abteilungen und offene Positionen einer Kundenfirma können unter demselben Account verwaltet werden.
Verwalten Sie Positionsanfragen
Jede Personalanforderung von der Kundenfirma kann als offene Position erfasst werden. Folgende Informationen können zur Position gespeichert werden:
Positionsbezeichnung
Kundenunternehmen
Abteilung
Arbeitsort
Remote, hybrid oder Büroarbeit
Beschäftigungsart
Angeforderte Anzahl an Personen
Erfahrungslevel
Bildungserwartung
Technische und Verhaltenskompetenzen
Fremdsprachenanforderung
Gehaltsrange
Zusatzleistungen
Priorität der Position
Zielabschlussdatum
Verantwortlicher Berater
Recruiting-Manager
Positionsstatus
Positionsdatensätze in XtraCRM können direkt für interne Einstellungen verwendet werden. Bei Beratungsfirmen können Kunden- und Dienstleistungsinformationen mit speziellen Feldern zur Position hinzugefügt werden.
Erstellen Sie einen Kandidatenpool an einem zentralen Ort
Kandidaten können mit Kontaktinformationen, Bewerbungsquelle, interessierten Positionen und aktuellem Status erfasst werden.
Lebenslauf, Gesprächsnotizen, Interviews, Angebote und vorherige Bewertungen eines Kandidaten können alle in einem Datensatz eingesehen werden.
Zur Vermeidung, dass Kandidaten in persönlichen Dateien verschiedener Mitarbeiter verbleiben, kann ein gemeinsamer Kandidatenpool geschaffen werden, auf den autorisierte Nutzer im gesamten Unternehmen zugreifen können.
Der gleiche Kandidat kann für unterschiedliche zukünftig ausgeschriebene Positionen erneut bewertet werden.
Verfolgen Sie die Quellen Ihrer Kandidaten
Es kann aufgezeichnet werden, aus welcher Quelle die Kandidaten stammen, z. B. Karriereseite, Stellenbörse, soziale Medien, Empfehlung, Beraterrecherche oder direkte Bewerbung.
Mitarbeiterempfehlungen können mit separaten Einträgen verfolgt werden. Der empfehlende Mitarbeiter, die betreffende Position und das Ergebnis des Bewerbungsprozesses sind einsehbar.
Es kann berichtet werden, welcher Kandidatenquelle mehr Interviews, Angebote oder Einstellungen zugeordnet sind.
Verwalten Sie Lebensläufe und Kandidatendokumente
Der Lebenslauf, das Portfolio, Bewerbungsunterlagen und Bewertungsformulare des Kandidaten können im entsprechenden Kandidatendatensatz gespeichert werden.
Der Zugriff auf Dokumente kann anhand von Benutzerberechtigungen eingeschränkt werden. So kann sichergestellt werden, dass persönliche Unterlagen der Kandidaten nur von befugten Mitarbeitern eingesehen werden.
Für veraltete Lebensläufe oder fehlende Dokumente kann eine Aufgabe zur Kontaktaufnahme mit dem Kandidaten erstellt werden.
Standardisieren Sie die Vorbewertungsprozesse
Die Eignung des Kandidaten für die grundlegenden Anforderungen der Position kann mit standardisierten Bewertungsfeldern überprüft werden.
Folgende Informationen können in der Vorbewertung erfasst werden:
Aktuelle Position und Unternehmen
Gesamterfahrung
Erfahrung im relevanten Bereich
Technische Fähigkeiten
Fremdsprachenkenntnisse
Aktuelles Gehalt
Gehaltsvorstellung
Kündigungs- oder Eintrittsfrist
Bevorzugte Arbeitsform
Passung des Standorts
Grund für Positionswechsel
Beurteilung durch den Berater
Nächster Schritt
Bewertungs- oder Bewertungskriterien, die Ihr Unternehmen benötigt, können als benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden.
Interviews planen
Für Kandidaten können Beratungsgespräche, Personal-, technische oder Managementinterviews geplant werden.
Im Interview können Datum, Gesprächsform, relevante Position, der durchführende Mitarbeiter und Statusinformationen verfolgt werden.
Geplante, laufende, abgeschlossene oder abgesagte Gespräche können in der Kandidatenhistorie eingesehen werden. Nach dem Gespräch können Bewertungen und Notizen erfasst werden.
Für bevorstehende Interviews kann dem Interviewer eine Aufgabe oder Erinnerung erstellt werden.
Kandidaten auf die Shortlist setzen
Kandidaten, die die Vorbewertung und Beratungsgespräche bestanden haben, können in die Shortlist-Phase aufgenommen werden.
Die Stärken des Kandidaten, Passung zur Position, Gehaltserwartung und Startzeitpunkt können für die Kundenpräsentation vorbereitet werden.
Mit benutzerdefinierten Feldern kann verfolgt werden, welche Kandidaten an welchem Datum dem Kunden präsentiert wurden. Das Feedback des Kunden und der nächste Schritt können im Kandidatendatensatz ergänzt werden.
So kann der Status aller für dieselbe Position vorgestellten Kandidaten übersichtlich dargestellt werden.
Kundeninterviews verfolgen
Die vom Kundenunternehmen mit dem Kandidaten geführten Gespräche können als Aufgabe und Interview geplant werden. Gesprächsdatum, Form, Kundenvertreter und Kandidateninformationen können erfasst werden.
Nach dem Gespräch können Bewertung des Kunden, zusätzlicher Gesprächswunsch oder Ablehnungsgrund dokumentiert werden.
Bei verzögertem Feedback kann eine Follow-up-Aufgabe an den Kundenverantwortlichen erstellt werden. Die Information des Kandidaten über den Prozess kann ebenfalls als separate Aufgabe geplant werden.
Jobangebote verwalten
Für positiv bewertete Kandidaten kann ein Jobangebot angelegt werden. Im Angebot können Position, Gehalt, Zusatzleistungen, Startdatum und Gültigkeitsdauer verfolgt werden.
Der Status des Angebots wie Entwurf, Genehmigung ausstehend, dem Kandidaten vorgelegt, akzeptiert, abgelehnt oder zurückgezogen kann nachverfolgt werden.
Die Antwort des Kandidaten und der Ablehnungsgrund können erfasst werden. Nach Annahme des Angebots können Einstellungs- oder Vermittlungsprozesse gestartet werden.
Vermittlungsprozesse verfolgen
In Personalberatungsfirmen kann ein Kandidat, der ein Angebot akzeptiert hat, in die Phase „Vermittelt“ überführt werden. Das Kundenunternehmen, die Position, Startdatum, Servicegebühr und Garantiezeit können mit benutzerdefinierten Feldern erfasst werden.
Nach der Vermittlung können zu bestimmten Terminen Follow-up-Gespräche mit Kandidat und Kunde geplant werden. Startbestätigung, Probezeit und Garantiezeitraum können mit Aufgaben verfolgt werden.
Da der Kandidat Mitarbeiter der Kundenfirma wird, darf er nicht in die eigene Mitarbeiterdatei der Beratungsfirma übernommen werden. Die Funktion "In Mitarbeiter umwandeln" in XtraCRM sollte nur für Kandidaten verwendet werden, die intern von der Firma eingestellt werden.
Interne Einstellungen in Mitarbeiterdatei umwandeln
Unternehmen, die XtraCRM zur Verwaltung eigener Einstellungsprozesse nutzen, können eingestellte Kandidaten in Mitarbeiterdateien umwandeln.
Mitarbeiterdateien können durch Nutzung der Kontaktdaten des Kandidaten und der Positionszuordnung erstellt werden. So müssen dieselben Informationen beim Übergang vom Einstellungsprozess zur Mitarbeiterverwaltung nicht erneut eingegeben werden.
Nach Eintritt kann die Abteilung, Position, der Vorgesetzte und weitere mit der Firmenstruktur verbundene Mitarbeiterinformationen ergänzt werden.
Verwalten Sie Referenzprüfungsprozesse
Für Kandidaten, die eine Referenzprüfung benötigen, können Aufgaben und Kontrollschritte erstellt werden.
Name der referenzgebenden Person, Kontaktdaten, Arbeitsbeziehung zum Kandidaten und das Ergebnis des Gesprächs können dokumentiert werden. Es ist ersichtlich, mit welchen Referenzen Kontakt aufgenommen wurde und ob der Prozess abgeschlossen ist.
Bei Referenzgesprächen sollten nur notwendige Informationen verarbeitet werden und Informations- oder Genehmigungsverfahren des Kandidaten gemäß Firmenrichtlinien eingehalten werden.
Verfolgen Sie Kundenverträge
Vermittlungsberatungsverträge können mit dem Kundenfirmen-Datensatz verknüpft werden. Dienstleistungsmodell, Provisionssatz, Abrechnungsbedingung, Garantiezeitraum und Verlängerungsdatum können durch Sonderfelder verwaltet werden.
Beratern können Aufgaben für Kunden mit bald auslaufenden Verträgen zugewiesen werden. Neue Positionsanforderungen und Vertragsänderungen können in der Kundenhistorie verfolgt werden.
Unterzeichnete Verträge und Anhänge können im Dokumentenmanagement gespeichert werden.
Verwalten Sie Abrechnungsprozesse
Nach Abschluss der Vermittlung kann der Finanzabteilung entsprechend den Vertragsbedingungen eine Abrechnungsaufgabe zugewiesen werden.
Folgende Informationen können für die Abrechnung verfolgt werden:
Kundenfirma
Vermittelter Kandidat
Position
Eintrittsdatum
Dienstleistungs- oder Provisionsrate
Rechnungsbetrag
Währung
Rechnungsdatum
Fälligkeit
Eintreibungsstatus
Garantiezeit
Im Garantiezeitraum kann der Wiedereinstellungsprozess bei Ausscheiden des Kandidaten mit neuen Positionen oder Aufgaben weiterverfolgt werden.
Kommunikation mit Kandidat und Kunde in einer einzigen Historie sammeln
Telefonate, E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, Notizen und Aufgaben können innerhalb der Zugriffsrechte in der entsprechenden Aufzeichnungshistorie eingesehen werden.
Wenn der Kandidat erneut Kontakt aufnimmt, sind die zuvor bewerteten Positionen, Gespräche und aktuellen Prozesse einsehbar.
Wenn der Kunde anruft, können offene Positionen, angebotene Kandidaten, ausstehende Rückmeldungen und laufende Platzierungen auf einem einzigen Bildschirm bewertet werden.
Verwaltung persönlicher Daten und Aufbewahrungsprozesse
Kandidatendaten enthalten persönliche Informationen wie Lebensläufe, Kontaktdaten und Karriereverläufe. Daher muss das Unternehmen festlegen, welche Daten aufbewahrt, wer darauf zugreifen darf und wie lange sie gespeichert werden.
Die Kommunikations- und Datenverarbeitungspräferenzen des Kandidaten können in speziellen Feldern erfasst werden. Für Kandidatendaten, deren Aufbewahrungszeit abgelaufen ist oder die nicht mehr verarbeitet werden müssen, können prüfende Aufgaben gemäß Unternehmensrichtlinien erstellt werden.
XtraCRM bietet Zugriffsrechte- und Dokumentenmanagement; die Umsetzung der Aufklärung, Einwilligung, Aufbewahrung und Löschung gemäß DSGVO und anderer Vorschriften obliegt dem datenverantwortlichen Unternehmen.
Zugriffsrechte nach Aufgabenverteilung definieren
Verschiedene Zugriffsrechte können für Kundenbetreuer, Personalberater, Interviewer, Personalwesen, Finanzen und Führungskräfte festgelegt werden.
Berater verwalten ihre eigenen Kandidaten und Positionen, während Kundenbetreuer die Kundenbeziehungen verfolgen können. Die Finanzabteilung hat Zugriff auf Vertrags-, Rechnungs- und Inkassoinformationen.
Persönliche Dokumente, Gehaltsinformationen und Bewertungsnotizen des Kandidaten sind nur für autorisierte Benutzer zugänglich.
Eine messbare Struktur für das Management schaffen
In den Management-Bildschirmen können neue Kundenanfragen, offene Positionen, Kandidatenpool, anstehende Interviews, dem Kunden präsentierte Kandidaten, Angebote und Platzierungen verfolgt werden.
Nach Kunde, Position, Berater, Kandidatenquelle oder Zeitraum können folgende Informationen bewertet werden:
Anzahl offener Positionen
Anzahl der Kandidaten pro Position
Neue Bewerbungen
Kandidaten, die die Vorauswahl bestanden haben
Geplante und abgeschlossene Interviews
Dem Kunden präsentierte Kandidaten
Wartezeiten der Kandidaten in den Phasen
Abgegebene und angenommene Angebote
Anzahl der Platzierungen
Dauer bis zur Schließung der Position
Ergebnisse der Kandidatenquellen
Gründe für Absagen und Angebotsablehnungen
Im Rahmen der Garantie laufende Prozesse
Status von Rechnungsstellung und Zahlung
XtraCRM zwingt Ihr Unternehmen nicht zu einem festen Einstellungsmodell. Kundenunternehmen können Positionen, Kandidaten, Interviews, Angebote, benutzerdefinierte Felder und Aufgaben entsprechend ihrer eigenen Bewertungsstruktur organisieren, um den gesamten Prozess von der ersten Personalanforderung bis zur Platzierung und Abrechnung ordentlicher, messbarer und nachvollziehbarer zu gestalten.