Consulenza in Risorse Umane e Reclutamento
I processi di risorse umane e consulenza per il reclutamento non si limitano alla raccolta di curriculum. È necessario gestire congiuntamente la comprensione delle esigenze del cliente, l'apertura della posizione, la ricerca dei candidati, la preselezione, il colloquio, la presentazione al cliente, l'offerta e l'inserimento.
XtraCRM combina i moduli CRM e Risorse Umane consentendo di seguire da un unico centro clienti, posizioni, candidati, colloqui, offerte e compiti.
Come si svolge il processo nel settore?
Nel reclutamento di solito il processo inizia con la richiesta di personale da parte dell'azienda cliente. Vengono definiti i compiti della posizione, l’esperienza richiesta, le competenze, il tipo di lavoro, la sede e la fascia salariale.
Dopo l’apertura della posizione, si esamina il pool di candidati esistente e si valutano nuove fonti di candidati. I candidati idonei partecipano al colloquio preliminare; si registrano esperienza, aspettative e adeguatezza alla posizione.
I candidati che superano la preselezione vengono presentati all’azienda cliente. Sono programmati colloqui con il cliente e ulteriori incontri. Per i candidati positivi si avvia il processo di offerta e si segue l’esito dell’inserimento.
Nei processi di assunzione delle aziende corporate, posizioni aperte, candidati, colloqui, offerte di lavoro e registrazione nuovi dipendenti possono essere gestiti tramite il modulo Risorse Umane di XtraCRM.
Come può XtraCRM adattarsi al modo in cui opera la tua azienda?
Ogni agenzia di reclutamento ha tipi di posizioni, metodi di valutazione dei candidati e processi di approvazione dei clienti differenti. In XtraCRM campi personalizzati, compiti, colloqui e fasi del flusso di lavoro possono essere configurati in base all’organizzazione della tua azienda.
Puoi creare il tuo processo di candidatura con le fasi: "Nuova Candidatura, Preselezione, Colloquio Telefonico, Colloquio con il Consulente, Lista Ristretta, Presentato al Cliente, Colloquio con il Cliente, Controllo Referenze, Offerta, Inserito e Non Accettato".
Puoi definire campi speciali diversi e fasi di valutazione per ricerca dirigenti, assunzioni specializzate, assunzioni multiple, selezione temporanea del personale o processi di assunzione interna all'azienda.
Campi speciali cliente azienda che puoi utilizzare
Azienda e settore
Dimensione dell'azienda
Localizzazione e aree di lavoro
Responsabili risorse umane
Responsabili delle assunzioni
Modello di lavoro e contratto
Costo del servizio o percentuale di commissione
Condizioni di fatturazione
Periodo di garanzia o reinserimento
Obiettivo medio di assunzione
Posizioni prioritarie
Processo di valutazione del cliente
Fasi di colloquio e approvazione
Data dell'ultimo colloquio
Data inizio e fine contratto
Numero di posizioni aperte
Consulente responsabile
Più responsabili, dipartimenti e posizioni aperte della stessa azienda cliente possono essere seguiti sotto lo stesso account.
Gestisci le richieste di posizione
Ogni richiesta di personale proveniente da un'azienda cliente può essere registrata come posizione aperta. Le seguenti informazioni possono essere conservate nella posizione:
Nome della posizione
Azienda cliente
Dipartimento
Località di lavoro
Modalità di lavoro: remoto, ibrido o in ufficio
Tipo di impiego
Numero di persone richieste
Livello di esperienza
Aspettativa formativa
Competenze tecniche e comportamentali
Requisito di lingua straniera
Fascia retributiva
Benefici aggiuntivi
Priorità della posizione
Data obiettivo di chiusura
Consulente responsabile
Responsabile delle assunzioni
Stato della posizione
I record delle posizioni in XtraCRM possono essere utilizzati direttamente per le assunzioni interne. Nelle società di consulenza, le informazioni su cliente e servizi possono essere aggiunte alla posizione tramite campi speciali.
Crea un pool di candidati centralizzato
I candidati possono essere registrati con informazioni di contatto, fonte della candidatura, posizione di interesse e stato attuale.
Il curriculum, le note delle interviste, i colloqui, le offerte e le valutazioni precedenti di un candidato possono essere visualizzati nello stesso record.
Per evitare che i candidati rimangano nei fascicoli personali di diversi dipendenti, può essere creato un pool di candidati condiviso accessibile da utenti autorizzati in tutta l'azienda.
Lo stesso candidato può essere rivalutato per diverse posizioni aperte in futuro.
Monitora le fonti dei candidati
È possibile registrare da quale fonte provengono i candidati, come sito carriera, piattaforma di annunci, social media, referenze, ricerca consulenti o candidatura diretta.
Le referenze dei dipendenti possono essere monitorate con registrazioni separate. È possibile vedere il dipendente che ha raccomandato, la posizione interessata e il risultato del processo del candidato.
Si possono generare report su quali fonti di candidati producono più colloqui, offerte o inserimenti.
Gestisci curriculum e documenti dei candidati
Il curriculum, il portfolio, i documenti di candidatura e i moduli di valutazione del candidato possono essere archiviati nella scheda relativa al candidato.
L'accesso ai documenti può essere limitato in base alle autorizzazioni degli utenti. In questo modo, i documenti personali dei candidati possono essere visualizzati solo dai dipendenti autorizzati.
Può essere creata una attività per contattare il candidato in caso di curriculum non aggiornato o documento mancante.
Standardizza i processi di pre-valutazione
L'idoneità del candidato ai requisiti fondamentali della posizione può essere verificata tramite campi di valutazione standard.
Nella pre-valutazione possono essere registrate le seguenti informazioni:
Posizione attuale e azienda
Esperienza totale
Esperienza nel settore rilevante
Competenze tecniche
Livello di lingua straniera
Retribuzione attuale
Aspettativa salariale
Preavviso o tempo per iniziare il lavoro
Preferenza sulla modalità di lavoro
Adeguatezza della localizzazione
Motivo del cambiamento di posizione
Valutazione del consulente
Prossimo passo
I campi di valutazione o punteggio di cui la tua azienda ha bisogno possono essere aggiunti come campi personalizzati.
Pianifica i colloqui
È possibile pianificare colloqui per candidati per consulenze, risorse umane, tecnici o dirigenziali.
Durante il colloquio è possibile monitorare la data, il tipo di intervista, la posizione rilevante, il dipendente che conduce il colloquio e le informazioni sullo stato.
I colloqui pianificati, in corso, completati o annullati possono essere visualizzati nella cronologia del candidato. È possibile registrare valutazioni e note post-colloquio.
Per i colloqui imminenti, è possibile creare attività o promemoria per l'intervistatore.
Inserisci i candidati nella lista ristretta
I candidati che superano la valutazione preliminare e il colloquio di consulenza possono essere inseriti nella fase della lista ristretta.
I punti di forza del candidato, l'idoneità alla posizione, le aspettative salariali e la disponibilità ad iniziare possono essere preparati per la presentazione al cliente.
È possibile monitorare con campi personalizzati quali candidati sono stati presentati al cliente e in quale data. Il feedback del cliente e il passo successivo possono essere aggiunti alla scheda del candidato.
In questo modo è possibile visualizzare complessivamente lo stato di tutti i candidati presentati per la stessa posizione.
Monitora i colloqui con il cliente
I colloqui tra l’azienda cliente e il candidato possono essere pianificati come attività e colloqui. Data, tipo di colloquio, referente cliente e informazioni sul candidato possono essere registrate.
Dopo il colloquio, è possibile registrare la valutazione del cliente, eventuali richieste di ulteriori colloqui o motivi di rifiuto.
In caso di ritardo nel feedback, può essere creata un’attività di follow-up per il responsabile cliente. Anche informare il candidato sullo stato del processo può essere pianificato come attività separata.
Gestisci le offerte di lavoro
Per i candidati valutati positivamente può essere creato un registro dell’offerta di lavoro. Posizione, stipendio, benefici, data di inizio e periodo di validità possono essere monitorati.
Lo stato dell’offerta può essere seguito come bozza, in attesa di approvazione, presentata al candidato, accettata, rifiutata o ritirata.
La risposta del candidato e la motivazione del rifiuto possono essere registrate. Dopo l’accettazione dell’offerta, possono essere avviate le procedure di inserimento o collocamento.
Monitora i processi di collocamento
Nelle società di consulenza per l’assunzione, un candidato che accetta l’offerta può essere portato alla fase "Collocato". Azienda cliente, posizione, data di inizio, compenso per il servizio e periodo di garanzia possono essere registrati con campi personalizzati.
Dopo il collocamento, possono essere pianificati colloqui di follow-up con candidato e cliente in date prestabilite. La conferma d’inizio, il periodo di prova e il periodo di garanzia possono essere monitorati tramite attività.
Poiché il candidato sarà un dipendente della società cliente, non deve essere convertito nel registro dei dipendenti della società di consulenza. La funzione "converti in dipendente" in XtraCRM deve essere utilizzata solo per i candidati assunti direttamente dalla propria azienda.
Converti le assunzioni interne in registrazioni dei dipendenti
Le aziende che utilizzano XtraCRM per gestire le proprie assunzioni possono convertire il candidato assunto in una registrazione di dipendente.
Una registrazione di dipendente può essere creata utilizzando le informazioni di contatto del candidato e il collegamento alla posizione. In questo modo, le stesse informazioni non devono essere inserite nuovamente durante il passaggio dal processo di assunzione alla gestione del dipendente.
Dopo l'assunzione, possono essere completate altre informazioni sul dipendente, come dipartimento, posizione, supervisore e struttura aziendale.
Gestisci i processi di controllo delle referenze
Per i candidati per i quali è richiesto un controllo delle referenze, possono essere creati compiti e fasi di verifica.
Possono essere registrati il nome della persona di riferimento, le informazioni di contatto, il rapporto lavorativo con il candidato e il risultato dell'intervista. È possibile vedere con quali referenze è stato preso contatto e se il processo è stato completato.
Durante le interviste di referenza devono essere trattate solo le informazioni necessarie e i processi di informazione o autorizzazione del candidato devono essere effettuati in conformità con le politiche aziendali.
Monitora i contratti con i clienti
I contratti di consulenza per le assunzioni possono essere collegati alla registrazione della società cliente. Modello di servizio, tasso di commissione, condizioni di fatturazione, periodo di garanzia e data di rinnovo possono essere mantenuti tramite campi personalizzati.
Per i clienti con contratto in scadenza può essere assegnato un compito al consulente. Nuove richieste di posizione e modifiche contrattuali possono essere monitorate nella cronologia del cliente.
Il contratto firmato e gli allegati possono essere archiviati nella gestione documentale.
Gestisci i processi di fatturazione
Al completamento della collocazione, in base alle condizioni contrattuali può essere assegnato un compito di fatturazione al team finanziario.
Possono essere monitorate le seguenti informazioni per la fatturazione:
Società cliente
Candidato collocato
Posizione
Data di inizio lavoro
Tasso di servizio o commissione
Importo della fattura
Valuta
Data della fattura
Scadenza
Stato della riscossione
Periodo di garanzia
In caso di separazione del candidato entro il periodo di garanzia, il processo di riallocazione può essere seguito con nuove posizioni o incarichi.
Raccogli la comunicazione con candidato e cliente in un unico storico
Le chiamate telefoniche, email, conversazioni WhatsApp, note e attività possono essere visualizzate nella cronologia pertinente entro i limiti dei permessi.
Quando il candidato ricontatta, è possibile vedere le posizioni valutate in precedenza, i colloqui e i processi in corso.
Quando un cliente chiama, puoi valutare in un'unica schermata le posizioni aperte, i candidati proposti, i feedback in attesa e le collocazioni in corso.
Gestisci i processi dei dati personali e di conservazione
I dati del candidato includono informazioni personali come curriculum, dati di contatto e storia lavorativa. Perciò, quali dati mantenere, chi può accedervi e per quanto tempo conservarli devono essere stabiliti dall'azienda.
Le preferenze di comunicazione e di trattamento dati del candidato possono essere registrate con campi dedicati. Per i dati dei candidati scaduti o che non devono più essere trattati, possono essere creati compiti di revisione conformi alla politica aziendale.
XtraCRM offre gestione dei permessi e dei documenti; l'applicazione delle obbligazioni relative a GDPR e altre normative quali informativa, consenso esplicito, conservazione e cancellazione è di responsabilità del titolare del trattamento.
Definisci i permessi in base alla distribuzione dei ruoli
Possono essere definiti diversi livelli di accesso per responsabili clienti, consulenti di assunzione, intervistatori, risorse umane, finanza e dirigenti.
I consulenti gestiscono i propri candidati e posizioni mentre i responsabili clienti seguono le relazioni con le aziende. Il team finanziario può accedere a contratti, fatture e informazioni di riscossione.
I documenti personali del candidato, le informazioni sulle retribuzioni e le note di valutazione possono essere accessibili solo agli utenti autorizzati.
Crea una struttura misurabile per la gestione
Nei cruscotti gestionali si possono monitorare nuove richieste clienti, posizioni aperte, pool di candidati, colloqui imminenti, candidati presentati, offerte e collocazioni.
Le seguenti informazioni possono essere valutate per cliente, posizione, consulente, fonte candidato o periodo:
Numero di posizioni aperte
Numero di candidati per posizione
Nuove candidature
Candidati che hanno superato la preselezione
Colloqui pianificati e completati
Candidati presentati al cliente
Tempi di attesa dei candidati nelle fasi
Offerte fatte e accettate
Numero di inserimenti
Tempo di chiusura della posizione
Risultati delle fonti dei candidati
Motivi di rifiuto e offerte respinte
Processi in corso coperti da garanzia
Stato di fatturazione e riscossione
XtraCRM non costringe la tua azienda a un modello fisso di assunzione. Le aziende clienti possono strutturare posizioni, candidati, colloqui, offerte, campi personalizzati e compiti secondo il proprio sistema di valutazione, rendendo l'intero processo dalla richiesta del primo dipendente all'inserimento e alla fatturazione più organizzato, misurabile e tracciabile.