الاستيراد والتصدير والتجارة الخارجية

في عمليات الاستيراد والتصدير والتجارة الخارجية يتم الجمع بين المناقشات التجارية والمتابعة التشغيلية. طلب العميل، العرض، طلب البيع، الشراء، إعداد الوثائق، اللوجستيات، الجمارك والعمليات المالية هي مراحل مختلفة لنفس العمل.

يتيح XtraCRM دمج ميزات إدارة علاقات العملاء والمبيعات والشراء والمخزون والمهام والوثائق والمالية، مما يسمح بمتابعة عمليات التجارة الخارجية من الاجتماع الأول مع العميل وحتى تسليم الطلب والتحصيل من مركز واحد.

كيف تسير العمليات في القطاع؟

عادةً ما تبدأ عملية التصدير بطلب المنتج والسعر من العميل في الخارج. يتم تحديد المنتج والكمية والعملة وطريقة التسليم والبلد المستهدف وتاريخ التسليم المطلوب.

بعد جولة العروض والمفاوضات، يتم إنشاء طلب البيع. يتم التحقق من حالة المخزون أو الإنتاج للمنتجات. تحضر الوثائق اللازمة وتخطط عمليات النقل والجمارك.

في عملية الاستيراد، يتم تحديد المنتج المطلوب شراؤه والمورد والسعر والعملة وطريقة الدفع وتاريخ التسليم المتوقع. بعد طلب الشراء، يتم متابعة مراحل الشحن والوثائق والنقل والجمارك.

عند استلام المنتج، تكتمل عمليات الجرد والتكاليف. يتم متابعة عمليات المدفوعات والتحصيل بواسطة فواتير العميل أو المورد.

كيف يتم تكييف XtraCRM مع طريقة عمل شركتك؟

كل شركة تجارة خارجية تختلف في منتجاتها والبلدان التي تعمل بها وشروط التسليم وعملية الوثائق. في XtraCRM يمكن تكوين الحقول المخصصة والمهام وسير العمل وفقًا للهيكل الحالي لشركتك.

يمكنك إنشاء عملية التصدير الخاصة بك من خلال المراحل التالية: "طلب جديد، التسعير، العرض المقدم، موافقة العميل، الطلب، تجهيز المنتج، تجهيز الوثائق، التحميل، الجمارك، أثناء النقل، تم التسليم والتحصيل".

يمكنك متابعة عملية الاستيراد الخاصة بك عبر المراحل التالية: "عرض المورد، موافقة الشراء، تم تقديم الطلب، انتظار الإنتاج، فحص الوثائق، التحميل، أثناء النقل، الجمارك، استلام البضاعة والدفع".

يمكنك تعريف عمليات مختلفة للتجارة الخارجية المباشرة، الاستيراد، الترانزيت التجاري، التوزيع أو الأعمال الخارجية القائمة على المشاريع.

المجالات الخاصة بالتجارة الخارجية التي يمكنك استخدامها

• رقم العملية أو الملف

• نوع الاستيراد أو التصدير

• العميل والمورد

• المرسل والمستلم

• بلد المنشأ

• بلد الانطلاق والوجهة

• نقطة التحميل والتسليم

• المنتج والكمية

• معلومات رقم التصنيف الجمركي (GTIP)

• العملة

• معلومات سعر الصرف

• طريقة الدفع

• طريقة التسليم

• تاريخ التحميل المخطط

• تاريخ الوصول المتوقع

• نوع النقل

• شركة الشحن

• المستشار الجمركي

• رقم الحاوية أو مرجع النقل

• حالة الوثائق

• حالة الجمارك

• حالة التسليم

• حالة الفاتورة والتحصيل

• الموظف المسؤول عن العمليات

يمكن أيضًا إضافة معلومات الاعتماد، البنك، التأمين أو الفحص التي تحتاجها شركتكم كحقل مخصص.

إدارة العملاء والموردين في الخارج

يمكن إدارة العملاء، الموزعين، الوكلاء، الموردين وشركاء الأعمال الآخرين كسجلات شركات.

يمكن متابعة فروع الشركة في دول مختلفة، الأشخاص المخولين، لغات الاتصال، العملة وتفضيلات الدفع من خلال الحقول المخصصة.

يمكن عرض العروض السابقة، أوامر البيع، أوامر الشراء، المناقشات، المستندات والمعاملات المالية في نفس حساب الشركة.

بهذه الطريقة، يمكن لفرق المبيعات، العمليات والتمويل الوصول إلى نفس المعلومات المحدثة المتعلقة بشريك العمل.

تابع فرص الأسواق والعملاء الجديدة

يمكن تسجيل العملاء المحتملين الذين يتم العثور عليهم من خلال المعارض، المراجع، المواقع الإلكترونية، الإعلانات أو جهود البيع المباشر في نظام إدارة علاقات العملاء CRM.

يمكن متابعة البلد، القطاع، المنتجات المهتم بها، الحجم التقديري ومدة اتخاذ القرار. يمكن تعيين الفرصة الجديدة لمسؤول مبيعات التصدير المعني.

يمكن إنشاء مهام لإرسال عينات، الكتالوج، قائمة الأسعار أو ترتيب الاجتماعات. يمكن تعيين تذكيرات للفرص التي لا تُعالج لفترة طويلة.

يمكن تسجيل أسباب عدم الفوز بالفرص مثل السعر، التسليم، شروط الدفع، متطلبات الوثائق أو تفضيل المنافس.

إدارة العروض بعملات مختلفة

يمكن إعداد عرض للعميل يتضمن المنتج، الكمية، السعر، الخصم، الضريبة، العملة وشروط التسليم.

يمكن تتبع مراحل إعداد العرض، المراجعة، تقديمه للعميل، التعديل والموافقة.

يمكن تسجيل أسعار الصرف المستخدمة في العروض والطلبات التي تتم بعملات مختلفة أثناء العملية. هكذا يمكن حفظ العملة وسعر الصرف المستخدم في الوثيقة التجارية.

نظام XtraCRM ليس نظام توقعات أو إدارة مخاطر سعر الصرف في السوق؛ بل يتتبع العملة وسعر الصرف المستخدمين في السجلات التجارية.

سجل شروط التسليم والدفع

يمكن إضافة شروط التسليم والدفع المستخدمة في التجارة الدولية كحقول مخصصة في العرض، الطلب أو السجل التشغيلي.

يمكن تسجيل طريقة التسليم، مسؤولية النقل، التأمين، نقطة التحميل وتقاسم التكاليف في الحقول التي تحددها الشركة.

يمكن متابعة طرق الدفع مثل الدفع المسبق، الدفع عند الاستلام، الدفع عند تقديم المستندات، التحويل البنكي أو الاعتمادات المستندية من خلال حقول العمليات.

يجب أن يتم تقييم الآثار القانونية والمالية لهذه الشروط بشكل منفصل بواسطة خبراء التجارة الخارجية والبنوك والمستشارين المعنيين.

تابع أوامر البيع

يمكن تحويل العروض المعتمدة إلى أوامر بيع. يمكن تسجيل العميل، المنتجات، الكميات، الأسعار، العملة، تاريخ التسليم وطريقة النقل في الطلب.

يمكن متابعة مراحل تجهيز المنتج، الوثائق، التحميل، الجمارك، النقل والتسليم في الطلب من خلال تدفقات عمل خاصة.

قد تكون هناك حاجة للإنتاج أو الشراء للمنتجات غير المتوفرة في المخزون. يمكن تعيين المهام المتعلقة بالطلب لفِرَق المبيعات، المخزن، العمليات والمالية.

قم بإدارة عمليات شراء الاستيراد

يمكن إنشاء أمر شراء للمنتجات التي سيتم استلامها من المورد. يمكن متابعة المنتج، الكمية، السعر، العملة وتاريخ التسليم المتوقع.

يمكن مراقبة حالة إنتاج أو تجهيز المورد من خلال المهام. يمكن تعيين المسؤولين لإجراء فحوصات الوثائق والمنتجات الضرورية قبل التحميل.

يمكن تسجيل التأخيرات في التسليم أو تغييرات الكمية. بعد استلام البضاعة، يمكن ربط الكميات المسلمة ومستندات المورد بسجلات الشراء.

راقب حالة المنتج والمخزون

يمكن تسجيل المنتجات المستوردة أو المصدرة مع الرمز، الاسم، الفئة، الوحدة والمعلومات التجارية الأخرى.

يمكن إضافة معلومات خاصة بالتجارة الخارجية مثل رقم النظام المنسق (GTİP)، المنشأ، التعبئة، الوزن أو الحجم إلى بطاقة المنتج من خلال حقول خاصة.

يمكن متابعة المخزون الحالي وحركات المخازن. يمكن تقييم المنتجات التي يجب تخصيصها أو تجهيزها لأوامر البيع جنبًا إلى جنب مع سجلات العمليات.

إذا كانت هناك حاجة لتتبع الدُفعات أو السلاسل أو التتبع الإلزامي حسب القوانين، يجب التحقق من هذا الاحتياج وإنشاء الهيكل المناسب.

قم بإنشاء قوائم فحص للوثائق

قد تختلف الوثائق المطلوبة حسب نوع العملية. يمكنك إنشاء قوائم فحص للوثائق في عمليات الاستيراد والتصدير.

وفقًا لهكيل العملية، يمكن متابعة المستندات التالية:

• الفاتورة التجارية

• الفاتورة الأولية (بروفورما)

• قائمة التعبئة

• وثيقة النقل

• شهادة المنشأ

• وثيقة التداول

• وثيقة التأمين

• التحليل أو شهادة المطابقة

• التراخيص والتصاريح

• وثائق الجمارك

• مستندات البنك أو الدفع

• عقود العملاء أو الموردين

يمكن متابعة إعداد الوثيقة، ومراجعتها، واعتمادها، وتسليمها عبر المهام. يمكن حفظ الملفات في سجل العملية ذات الصلة.

يجب أن يحدد خبير التجارة الخارجية المختص الوثائق المطلوبة حسب المنتج والبلد ونوع العملية.

تابع عمليات الجمارك

يمكن تسجيل الجمارك المعالجة، المستشار، رقم الملف، البيان أو مرجع العملية بواسطة حقول مخصصة.

يمكن تنظيم مراحل تسليم الوثائق، والمراجعة، والتصريح، والتفتيش، والضرائب، أو التسليم تبعًا لإجراءات سير عمل الشركة.

يمكن تعيين الأعمال التي تتطلب انتظار المعلومات أو الوثائق من مستشار الجمارك كمهام للمسؤول عن العملية.

نظام XtraCRM ليس برنامجًا لإعداد إقرارات الجمارك أو التعامل مباشرة مع الأنظمة الرسمية للجمارك. إنه يُدير متابعة المهام، والوثائق، وحالة عملية الجمارك.

إدارة عمليات الشحن والنقل

يمكن إنشاء حقول مخصصة وسير عمل مختلفة حسب النقل البري أو البحري أو الجوي أو السككي.

يمكن تسجيل المعلومات التالية في سجل النقل:

• شركة النقل

• نوع النقل

• نقطة التحميل

• نقطة الوصول

• تاريخ التحميل المخطط

• تاريخ الوصول المتوقع

• معلومات الحاوية أو المركبة

• رقم مرجع النقل

• حالة التأمين

• حالة الشحنة

• الشخص المستلم

• تاريخ التسليم

• الوصف وسبب التأخير

نظام XtraCRM ليس نظام تتبع مباشر للسيارات أو السفن. بل يسمح بإضافة المعلومات المُحدّثة المأخوذة من أنظمة التتبع الخارجية إلى سجل العمليات ليتم إدارتها مع المهام والتواصل مع العملاء.

أبلغ العملاء والموردين

يمكن إنشاء مهام للتواصل مع العميل أو المورد في مراحل مهمة من العملية.

يمكن تسجيل انتظار الوثائق، اكتمال الشحن، التأخير، نتائج الجمارك أو معلومات التسليم في سجل العميل.

يمكن عرض المكالمات الهاتفية، رسائل البريد الإلكتروني، محادثات WhatsApp والملاحظات ضمن حساب الشركة المعنية مع الصلاحيات المناسبة.

وبذلك يُمنع تقديم معلومات متضاربة من موظفين مختلفين لنفس الشريك التجاري.

تابع عمليات العينات

نماذج المنتجات المرسلة قبل البيع يمكن إدارتها من خلال فرصة منفصلة أو دورة مهام خاصة.

يمكن تسجيل المنتج، الكمية، تاريخ الإرسال، معلومات الشحن، العميل وحالة الملاحظات على العينة.

بعد وصول العينة، يمكن تعيين مهمة لمندوب المبيعات للتواصل مع العميل. وتُحوّل هذه العينات التي تُحقق نتائج إيجابية إلى فرصة عرض أو طلب.

إدارة المعارض وزيارات الخارج

يمكن تخطيط المعارض التي تم حضورها، الوفود التجارية وزيارات العملاء كمشاريع أو فعاليات.

يمكن تسجيل الشركات التي سيتم اللقاء بها، المواعيد، المهام، مستندات السفر والنفقات.

يمكن نقل عملاء المحتملين المكتسبين خلال الحدث إلى نظام CRM. وتُعيّن مهام متابعة لفريق المبيعات للمقابلات التي ستتم بعد المعرض.

يمكن تقييم عدد الفرص، العروض والطلبات التي أُنشئت من كل فعالية.

سجل مصاريف العمليات

يمكن ربط مصاريف النقل، التأمين، الجمارك، التخزين، الميناء، البنك والمصاريف الأخرى بالأمر أو الملف ذات الصلة.

يمكن تسجيل فئة المصروف، تاريخه، المبلغ، العملة، المورد والمستند الخاص به.

لعرض تكلفة المنتج في عمليات الاستيراد، يمكن الاطلاع على المصاريف ذات الصلة ضمن نفس العملية.

نظام XtraCRM ليس نظاماً تلقائياً لحساب القيمة الجمركية أو تكلفة الاستيراد؛ بل يدير تسجيل عناصر التكلفة المعتمدة من الشركة وعملية الموافقة عليها.

تتبع الفوترة والدفع والتحصيل

يمكن تتبع فواتير العملاء، وفواتير الموردين، والمواعيد النهائية، وحالات الدفع من خلال السجلات المالية.

يمكن تسجيل العمليات التي تتم بعملات مختلفة بعملتها الخاصة ومعلومات سعر الصرف.

يمكن تعيين مهام لمسؤول العميل بخصوص التحصيلات التي اقترب موعد استحقاقها أو المتأخرة. ويمكن لفريق المالية متابعة مواعيد دفع الموردين.

يجب تنفيذ العمليات المصرفية، والاعتمادات المستندية، أو غيرها من عمليات تمويل التجارة الخارجية المتخصصة عبر أنظمة البنك والمالية عند الحاجة بشكل منفصل.

قم بإدارة عمليات العقود والتوزيع

يمكن حفظ العقود المتعلقة بالتوزيع، والوكالة، والمبيعات، أو التوريد في حساب الشركة ذات الصلة.

يمكن تسجيل بلد العقد، والمنطقة، ونطاق المنتج، وتاريخ البداية والنهاية، والأهداف، وشروط التجديد باستخدام حقول خاصة.

يمكن تعيين مهام للمسؤول عند اقتراب تاريخ انتهاء العقود. ويمكن متابعة مناقشات الفترة الجديدة والتعديلات في سجل العميل.

تابع الامتثال وفترات الوثائق

يمكن تسجيل تواريخ إصدار وانتهاء الشهادات، والتصاريح، والتحليلات، أو الوثائق الأخرى المرتبطة بالمنتج أو المورد أو العميل.

يمكن إنشاء تذكيرات للموظفين المعنيين للوثائق التي تقترب مدة صلاحيتها.

يجب على الشركة تقييم متطلبات الامتثال الرسمية بناءً على البلد، والمنتج، ونوع العملية بشكل مستقل. لا يقوم XtraCRM بالتحقق القانوني أو الجمركي تلقائيًا.

حدد الصلاحيات وفقًا لتوزيع المهام

يمكن تعريف صلاحيات وصول وتنفيذ مختلفة لفرق المبيعات، والتجارة الخارجية، والشراء، والمستودعات، والمالية، والإدارة.

بينما تدير فرق المبيعات العملاء والعروض، يمكن لفرق العمليات متابعة الوثائق، والجمارك، ومراحل الشحن. يمكن لفريق الشراء إدارة طلبات الموردين، فيما يدير فريق المالية عمليات الدفع والتحصيل.

يمكن فتح الوصول إلى الأسعار، والخصومات، والدفع، والمصروفات، والوثائق التجارية الهامة فقط للمستخدمين المخولين.

أنشئ هيكلًا قابلاً للقياس للإدارة

تُعرض في شاشات الإدارة فرص التجارة الخارجية الجديدة، والعروض المعلقة، وأوامر البيع والشراء المفتوحة، والعمليات التي تنتظر الوثائق، والشحنات الجارية، والمتابعات المالية.

يمكن تقييم المعلومات التالية حسب العميل، المورد، البلد، المنتج، العملة، الموظف المسؤول، أو الفترة:

• عملاء جدد وفرص مبيعات جديدة

• معدل تحويل العروض إلى طلبات

• طلبات الاستيراد والتصدير

• تحضير المنتج وحالة المخزون

• عمليات الشراء المعلقة

• المستندات الناقصة أو التي تنتظر الموافقة

• تواريخ التحميل والتسليم

• العمليات المتأخرة

• العمليات في مرحلة الجمارك

• تكاليف العمليات

• أرصدة العملاء والموردين

• حالة الفوترة والدفع والتحصيل

• المبيعات حسب البلد والمنتج

• إنتهاء العقود والمستندات القادمة

لا يجبر XtraCRM شركتك على نموذج تجارة خارجية ثابت. من خلال تنظيم سجلات العملاء والموردين، العروض، الطلبات، الحقول الخاصة، المستندات، المهام، والعمليات المالية وفقًا لنظام العمليات الخاص بك، يمكنك جعل العملية كاملة من أول اجتماع تجاري حتى تسليم المنتج والتحصيل أكثر تنظيماً، قابلية للقياس، وسهلة المتابعة.