进口、出口与对外贸易
在进口、出口和对外贸易过程中，商业洽谈与操作跟踪同步进行。客户需求、报价、销售订单、采购、单证准备、物流、报关和财务操作是同一业务的不同阶段。
XtraCRM将CRM、销售、采购、库存、任务、文档和财务功能集成，实现从首次客户接触到订单交付及收款的对外贸易操作的集中管理。
行业内流程是如何运作的？
出口流程通常从海外客户的产品和价格询价开始。确定产品、数量、币种、交货方式、目标国家和期望交货日期。
经过报价和洽谈流程后，创建销售订单。检查产品的库存或生产状态。准备所需单证，计划运输和报关操作。
进口流程中，确定采购的产品、供应商、价格、币种、付款方式及预期交货日期。采购订单完成后，跟踪装运、单证、运输及报关阶段。
产品交付后，完成库存和成本处理。通过客户或供应商发票，追踪付款和收款流程。
XtraCRM如何适应贵公司的工作方式？
每家对外贸易公司的产品、合作国家、交货条件和单证流程各不相同。XtraCRM中的自定义字段、任务和工作流程可根据贵公司的现有体系进行配置。
您可以将出口流程分为“新需求、定价、报价、客户确认、订单、产品准备、文件准备、装载、报关、运输中、已交付和收款”等阶段。
您可以通过“供应商报价、采购确认、已下订单、等待生产、文件检查、装载、运输中、报关、货物接收和付款”阶段来跟踪进口流程。
您可以为直接出口、进口、过境贸易、经销商或项目基础的外贸业务定义不同的流程。
可使用的外贸专用字段
操作或文件编号
进口或出口类型
客户和供应商
发件人和收件人
原产国
出发国和到达国
装载和交付地点
产品和数量
GTIP信息
货币单位
汇率信息
付款方式
交货方式
预计装载日期
预计到达日期
运输类型
运输公司
报关行
集装箱或运输参考号
文件状态
海关状态
交货状态
发票和收款状态
负责人运营人员
贵公司所需的信用证、银行、保险或检验信息也可以作为自定义字段添加。
管理海外客户和供应商
客户、经销商、代理商、供应商和其他业务合作伙伴可作为公司记录进行管理。
可通过自定义字段跟踪属于同一公司的不同国家分支机构、授权人员、通讯语言、货币和付款偏好。
历史报价、销售订单、采购订单、洽谈、文件及财务交易可在同一公司账户中查看。
从而销售、运营和财务团队可以访问与业务伙伴相关的统一最新信息。
追踪新市场及客户机会
可将通过展会、推荐、网站、广告或直销活动发现的潜在客户录入CRM系统。
可跟踪国家、行业、关注产品、预计交易量及决策时间。新机会可指派至相关出口销售负责人。
可以创建任务以发送样品、目录、价格表或安排会议。对长时间无进展的机会可设置提醒。
未赢得的机会可记录价格、交货、付款条件、文件要求或竞争对手偏好等原因。
用不同货币管理报价
可为客户准备包含产品、数量、价格、折扣、税费、货币和交付条件的报价。
可跟踪报价的编制、审核、提交客户、修订和批准阶段。
不同货币报价和订单的交易时使用的汇率信息可被记录保存，从而保留贸易文件采用的汇率和货币。
XtraCRM不是外汇市场预测或汇率风险管理系统；仅跟踪商业记录中使用的货币和汇率信息。
记录交货和付款条件
国际贸易中使用的交货和付款条件可通过自定义字段添加至报价、订单或运营记录。
交货方式、运输责任、保险、装货地点及费用分担等可保存在公司指定的字段中。
预付款、货到付款、托收、银行转账或信用证等付款方式可通过流程字段跟踪。
这些条件的法律和财务后果应由外贸专家、银行及相关顾问另行评估。
跟踪销售订单
已批准的报价可以转换为销售订单。订单中可以记录客户、产品、数量、价格、货币、交货日期和运输方式。
订单的产品准备、文件、装载、报关、运输和交付阶段可以通过专门的工作流程进行跟踪。
对于库存中不存在的产品，可能需要生产或采购。订单相关的任务可以分配给销售、仓库、运营和财务团队。
管理进口采购流程
可以为从供应商处采购的产品创建采购订单。可跟踪产品、数量、价格、货币和预计交货日期。
供应商的生产或准备状态可以通过任务进行监控。装载前可为所需的文件及产品检查指派负责人。
可记录延迟交货或数量变更。在货物验收后，交付数量和供应商文件可与采购记录关联。
监控产品及库存状态
进口或出口的产品可以通过代码、名称、类别、单位及其他商业信息进行记录。
如GTIP、原产地、包装、重量或体积等外贸专用信息可通过专用字段添加到产品卡片中。
可跟踪现有库存和仓库动态。需为销售订单准备或预留的产品可结合运营记录进行评估。
如果需要批次、序列号或法规要求的强制性产品可追溯性，应另行确认此需求，并建立合适的结构。
创建文件检查清单
每种操作类型所需的文件可能各不相同。您可以在进口和出口流程中创建文件检查清单。
可根据操作结构跟踪以下文件：
商业发票
形式发票
装箱单
运输单据
原产地证书
流通证书
保险单
分析或合规文件
许可和执照
海关文件
银行或支付文件
客户或供应商合同
文件的准备、审核、批准和交付状态可通过任务进行跟踪。文件可存储在相关操作记录中。
哪些文件是必需的，应由授权的外贸专家根据产品、国家和交易类型确定。
跟踪海关操作
可通过特殊字段记录将处理的海关、报关行、档案号码、报关单或操作参考。
文件交付、审核、申报、检验、税务或交付阶段可根据公司流程进行设置。
等待海关代理提供信息或文件的工作可作为任务分配给操作负责人。
XtraCRM不是一个准备海关申报单或直接操作官方海关系统的软件。它提供海关操作的任务、文件和状态跟踪。
管理装运和运输流程
可根据陆运、海运、空运或铁路运输创建不同的特殊字段和工作流程。
运输记录可保存以下信息：
运输公司
运输类型
装载点
目的地
计划装载日期
预计到达日期
集装箱或车辆信息
运输参考编号
保险状态
发货状态
收货人
交货日期
说明及延误原因
XtraCRM不是实时车辆或船舶跟踪系统。它通过将外部跟踪系统获取的最新信息添加到操作记录中，实现任务和客户沟通的统一管理。
通知客户和供应商
可在运营的重要阶段为客户或供应商创建任务以便沟通。
等待文件、装载完成、延误、海关结果或交货信息可记录到客户历史中。
在权限范围内，相关公司的电话通话、电子邮件、WhatsApp聊天和笔记均可查看。
这样可防止不同员工向同一合作伙伴提供矛盾信息。
跟踪样品流程
销售前发送的产品样品可通过单独的机会或任务流程管理。
可记录样品的产品、数量、发货日期、货运信息、客户及反馈状态。
样品到达后，可为销售代表分配任务与客户联系。成功的样品工作可转化为报价或订单机会。
管理展会和海外访问
参加的展会、贸易代表团和客户访问可作为项目或活动进行规划。
可记录待会面公司、预约、任务、旅行文件及费用。
活动中获得的潜在客户可导入CRM。展会后，为销售团队分配跟进任务。
可评估每个活动产生了多少机会、报价和订单。
记录运营费用
运输、保险、海关代理、仓储、港口、银行及其他运营费用可关联至相关订单或档案。
可记录费用类别、日期、金额、货币、供应商及单据。
进口操作中，为评估产品成本，可在同一运营下查看相关费用。
XtraCRM不是自动计算海关价值或进口成本的系统；它管理公司确定的成本项目的记录和审批流程。
跟踪开票、付款和收款
客户发票、供应商发票、票据期限和付款状态均可通过财务记录进行追踪。
以不同货币进行的交易可记录其原币种和汇率信息。
对于即将到期或逾期的收款，可以分配任务给客户负责人。供应商付款日期由财务团队跟进。
银行交易、信用证或其他专业外贸融资流程如有需要，应通过银行和财务系统另行处理。
管理合同和经销流程
经销、代理、销售或采购合同可存储于相关公司账户中。
合同的国家、地区、产品范围、起止日期、目标和续约条件可通过专用字段记录。
对于临近截止日期的合同，可以分配任务给责任人。新周期的谈判和修订可在客户历史中跟踪。
跟踪合规和证书有效期
可记录与产品、供应商或客户相关的证书、许可、分析报告或其它文件的签发和到期日期。
可为即将过期的文件向相关员工发送提醒。
需由公司另行评估依据国家、产品和交易类型的官方合规要求。XtraCRM不会自动验证法律或海关合规性。
根据职责分工设定权限
销售、外贸运营、采购、仓储、财务和管理团队可定义不同的访问和操作权限。
销售团队管理客户和报价，运营团队跟踪文件、海关和发货流程。采购团队管理供应商订单，财务团队管理付款和收款流程。
价格、折扣、付款、费用和重要商业文件仅向授权用户开放。
为管理构建可衡量的结构
管理界面可查看新的外贸机会、待处理报价、未完成的销售和采购订单、待处理文件的运营、正在进行的发货及财务跟踪。
可根据客户、供应商、国家、产品、货币、负责人或期间评估以下信息：
新客户和销售机会
报价转化为订单的比率
进口和出口订单
产品准备和库存状况
待处理采购交易
缺失或待审核的文件
装货与交付日期
延迟的操作
海关阶段的操作
操作费用
客户和供应商余额
开票、付款和收款状态
按国家和产品分类的销售
即将到期的合同和文件
XtraCRM不会强制您的公司采用固定的外贸模式。您可以根据自己的运营流程构建客户和供应商记录、报价、订单、自定义字段、文件、任务及财务流程，使从首次商业洽谈到产品交付和收款的整个过程更加有序、可衡量且易于跟踪。