Importazione, Esportazione e Commercio Estero
Nei processi di importazione, esportazione e commercio estero, le trattative commerciali e il monitoraggio operativo procedono insieme. La richiesta del cliente, l'offerta, l'ordine di vendita, l'approvvigionamento, la preparazione della documentazione, la logistica, la dogana e le operazioni finanziarie sono fasi diverse dello stesso processo.
XtraCRM combina CRM, vendite, acquisti, magazzino, compiti, documenti e funzioni finanziarie permettendo il monitoraggio centralizzato delle operazioni di commercio estero dalla prima trattativa con il cliente fino alla consegna dell’ordine e all’incasso.
Come funziona il processo nel settore?
Il processo di esportazione inizia generalmente con la richiesta di prodotto e prezzo da parte del cliente estero. Vengono definiti prodotto, quantità, valuta, modalità di consegna, paese di destinazione e data di consegna desiderata.
Dopo la fase di offerta e negoziazione viene creato l’ordine di vendita. Viene verificata la disponibilità dei prodotti in stock o produzione. Si preparano i documenti necessari e si pianificano le operazioni di trasporto e dogana.
Nel processo di importazione si definiscono il prodotto da acquistare, il fornitore, prezzo, valuta, modalità di pagamento e data di consegna prevista. Dopo l’ordine di acquisto si seguono fasi di carico, documentazione, trasporto e dogana.
Alla ricezione del prodotto si completano le operazioni di magazzino e di costo. Si monitorano fatture di clienti o fornitori e i processi di pagamento e incasso.
Come si adatta XtraCRM al modo di lavorare della tua azienda?
Ogni azienda di commercio estero ha prodotti, paesi di attività, condizioni di consegna e processi documentali differenti. In XtraCRM campi personalizzati, compiti e flussi di lavoro possono essere configurati in base alla struttura attuale della tua azienda.
Puoi organizzare il tuo processo di esportazione nelle fasi "Nuova Richiesta, Prezzo, Offerta Presentata, Approvazione Cliente, Ordine, Preparazione Prodotto, Preparazione Documenti, Caricamento, Dogana, In Trasporto, Consegnato e Incasso".
Puoi seguire il tuo processo di importazione nelle fasi "Offerta Fornitore, Approvazione Acquisto, Ordine Effettuato, Attesa Produzione, Controllo Documenti, Caricamento, In Trasporto, Dogana, Accettazione Merce e Pagamento".
Puoi definire processi diversi per esportazione diretta, importazione, commercio transito, distribuzione o operazioni di commercio estero basate su progetto.
Campi speciali per commercio estero che puoi utilizzare
Numero operazione o fascicolo
Tipo di importazione o esportazione
Cliente e fornitore
Mittente e destinatario
Paese di origine
Paese di partenza e di arrivo
Punto di carico e di consegna
Prodotto e quantità
Informazioni GTIP
Valuta
Informazione tasso di cambio
Modalità di pagamento
Modalità di consegna
Data di carico prevista
Data di arrivo stimata
Tipo di trasporto
Compagnia di trasporto
Agente doganale
Riferimento container o trasporto
Stato del documento
Stato doganale
Stato della consegna
Stato della fatturazione e riscossione
Personale operativo responsabile
Le informazioni sull'accredito, banca, assicurazione o controllo necessarie alla vostra azienda possono essere aggiunte come campi speciali.
Gestisci clienti e fornitori esteri
Clienti, distributori, rivenditori, fornitori e altri partner commerciali possono essere gestiti come registrazioni di aziende.
Le filiali di un'azienda in diversi paesi, le persone autorizzate, le lingue di comunicazione, la valuta e le preferenze di pagamento possono essere monitorate con campi speciali.
Offerte passate, ordini di vendita, ordini d'acquisto, trattative, documenti e operazioni finanziarie possono essere visualizzati nello stesso account aziendale.
In questo modo i team di vendita, operazioni e finanza possono accedere alle stesse informazioni aggiornate riguardanti il partner commerciale.
Monitora nuove opportunità di mercato e clienti
I potenziali clienti trovati tramite fiere, referenze, siti web, pubblicità o attività di vendita diretta possono essere registrati nel CRM.
Paese, settore, prodotti di interesse, volume stimato e tempi decisionali possono essere monitorati. La nuova opportunità può essere assegnata al responsabile export competente.
Possono essere creati compiti per l'invio di campioni, cataloghi, listini prezzi o per incontri. Possono essere definiti promemoria per opportunità senza attività prolungata.
Nei casi di opportunità non vinte possono essere registrati motivi come prezzo, consegna, condizioni di pagamento, requisiti documentali o preferenza della concorrenza.
Gestisci le offerte in diverse valute
Può essere preparata un'offerta al cliente contenente prodotto, quantità, prezzo, sconto, tasse, valuta e condizioni di consegna.
Possono essere monitorate le fasi di preparazione, controllo, presentazione al cliente, revisione e approvazione dell'offerta.
Nei preventivi e ordini in valute diverse può essere registrato il tasso di cambio utilizzato all'atto della transazione. Così si conserva la valuta e il tasso con cui il documento commerciale è stato creato.
XtraCRM non è un sistema di previsione del mercato valutario o di gestione del rischio cambi; monitora valuta e tassi usati nei record commerciali.
Registra le condizioni di consegna e pagamento
Le condizioni di consegna e pagamento usate nel commercio internazionale possono essere aggiunte come campi speciali all'offerta, ordine o record operativo.
Modalità di consegna, responsabilità del trasporto, assicurazione, punto di carico e condivisione delle spese possono essere conservati in aree definite dall'azienda.
Metodi di pagamento come pagamento anticipato, a vista documenti, a vista effetti, bonifico bancario o lettera di credito possono essere monitorati tramite campi di processo.
Le conseguenze legali e finanziarie di queste condizioni devono essere valutate separatamente da esperti di commercio estero, banche e consulenti interessati.
Segui gli ordini di vendita
Le offerte approvate possono essere convertite in ordini di vendita. Nell'ordine possono essere registrati cliente, prodotti, quantità, prezzi, valuta, data di consegna e metodo di trasporto.
La preparazione del prodotto, i documenti, il carico, la dogana, il trasporto e le fasi di consegna dell'ordine possono essere monitorati tramite specifici flussi di lavoro.
Per i prodotti non disponibili in magazzino può essere necessario produrre o acquistare. I compiti relativi all'ordine possono essere assegnati ai team di vendita, magazzino, operazioni e finanza.
Gestisci i processi di acquisto di importazione
Può essere creato un ordine di acquisto per i prodotti da ricevere dal fornitore. Possono essere monitorati prodotto, quantità, prezzo, valuta e data di consegna prevista.
Lo stato di produzione o preparazione del fornitore può essere monitorato tramite compiti. Prima del carico, possono essere assegnati responsabili per i controlli necessari di documenti e prodotti.
I ritardi nelle consegne o le modifiche nelle quantità possono essere registrati. Dopo l'accettazione della merce, la quantità consegnata e i documenti del fornitore possono essere collegati ai registri di acquisto.
Monitora prodotti e stati di magazzino
I prodotti importati o esportati possono essere registrati con codice, nome, categoria, unità e altre informazioni commerciali.
Informazioni specifiche per il commercio estero come codice doganale, origine, imballaggio, peso o volume possono essere aggiunte alla scheda prodotto tramite campi personalizzati.
Possono essere monitorati gli stock esistenti e i movimenti di magazzino. I prodotti da riservare o preparare per ordini di vendita possono essere valutati insieme alle registrazioni operative.
Se è necessaria la tracciabilità obbligatoria per lotto, serie o normativa, questa esigenza deve essere ulteriormente verificata e deve essere istituita una struttura adeguata.
Crea liste di controllo documenti
I documenti richiesti possono variare per ciascun tipo di operazione. Puoi creare liste di controllo documenti nei processi di importazione ed esportazione.
A seconda della struttura dell’operazione, possono essere monitorati i seguenti documenti:
Fattura commerciale
Fattura proforma
Lista di carico
Documento di trasporto
Certificato di origine
Documento di circolazione
Polizza assicurativa
Analisi o certificato di conformità
Permessi e licenze
Documenti doganali
Documenti bancari o di pagamento
Contratti con clienti o fornitori
La preparazione, il controllo, l'approvazione e lo stato di consegna del documento possono essere monitorati tramite compiti. I file possono essere archiviati nel record operativo pertinente.
I documenti obbligatori devono essere determinati dallo specialista del commercio estero autorizzato in base al prodotto, al paese e al tipo di operazione.
Monitora le operazioni doganali
La dogana, il consulente, il numero di pratica, la dichiarazione o il riferimento operativo possono essere registrati con campi speciali.
La consegna dei documenti, il controllo, la dichiarazione, l'ispezione, le tasse o le fasi di consegna possono essere organizzate secondo il flusso di lavoro dell'azienda.
I compiti per i quali sono attese informazioni o documenti dal consulente doganale possono essere assegnati al responsabile operativo.
XtraCRM non è un software per preparare dichiarazioni doganali o interagire direttamente con i sistemi ufficiali doganali. Garantisce il monitoraggio di compiti, documenti e stati delle operazioni doganali.
Gestisci i processi di spedizione e trasporto
Possono essere creati diversi campi speciali e flussi di lavoro in base al trasporto su strada, mare, aria o ferrovia.
Nel registro di trasporto possono essere conservate le seguenti informazioni:
Società di trasporto
Tipo di trasporto
Punto di carico
Punto di destinazione
Data di carico prevista
Data di arrivo stimata
Informazioni sul container o sul veicolo
Numero di riferimento del trasporto
Stato dell'assicurazione
Stato della spedizione
Persona che riceve
Data di consegna
Descrizione e motivo del ritardo
XtraCRM non è un sistema di tracciamento live di veicoli o navi. Permette di aggiungere informazioni aggiornate provenienti da sistemi di tracciamento esterni al registro operativo, gestendo il tutto insieme a compiti e comunicazioni con i clienti.
Informa clienti e fornitori
Possono essere create attività per comunicare con clienti o fornitori nelle fasi importanti dell’operazione.
L’attesa di documenti, il completamento del carico, ritardi, esiti doganali o informazioni di consegna possono essere registrati nella cronologia cliente.
Chiamate telefoniche, email, conversazioni WhatsApp e note possono essere visualizzate nell’account aziendale pertinente con le autorizzazioni necessarie.
In questo modo si evita che diversi dipendenti diano informazioni contraddittorie allo stesso partner commerciale.
Monitora i processi dei campioni
I campioni di prodotti inviati prima della vendita possono essere gestiti con un processo separato di opportunità o attività.
Si possono registrare il prodotto del campione, la quantità, la data di spedizione, le informazioni sul corriere, il cliente e lo stato del feedback.
Dopo l’arrivo del campione, può essere assegnata una attività al rappresentante di vendita per contattare il cliente. I processi di campionamento con esito positivo possono trasformarsi in opportunità di offerta o ordine.
Gestisci fiere e visite estere
Fiere a cui si partecipa, delegazioni commerciali e visite ai clienti possono essere pianificate come progetti o eventi.
Aziende da incontrare, appuntamenti, compiti, documenti di viaggio e spese possono essere registrati.
I potenziali clienti acquisiti durante l’evento possono essere trasferiti nel CRM. Per i successivi incontri post-fiera possono essere assegnate attività di follow-up al team di vendita.
È possibile valutare quante opportunità, offerte e ordini ha generato ciascun evento.
Registra le spese operative
Spese di trasporto, assicurazione, spedizioni doganali, stoccaggio, porto, banca e altre spese operative possono essere associate all’ordine o al fascicolo pertinente.
Categoria della spesa, data, importo, valuta, fornitore e documentazione possono essere registrati.
Per le operazioni di importazione, le spese correlate possono essere visualizzate sotto la stessa operazione per la valutazione dei costi del prodotto.
XtraCRM non è un sistema automatico di calcolo del valore doganale o del costo di importazione; gestisce la registrazione e l’approvazione delle voci di costo determinate dall’azienda.
Monitora fatturazione, pagamento e riscossione
Le fatture dei clienti, le fatture dei fornitori, le scadenze e gli stati di pagamento possono essere tracciati tramite i registri finanziari.
Le transazioni effettuate in diverse valute possono essere registrate con la propria valuta e le informazioni sul tasso di cambio.
Per le riscossioni in scadenza o in ritardo, può essere assegnato un incarico al responsabile cliente. Le date di pagamento dei fornitori possono essere monitorate dal team finanziario.
Le operazioni bancarie, le lettere di credito o altri processi specialistici di finanziamento del commercio estero devono essere gestiti separatamente tramite sistemi bancari e finanziari, se necessario.
Gestisci i processi di contratto e distribuzione
I contratti di distribuzione, concessionari, vendita o fornitura possono essere archiviati nel conto aziendale pertinente.
Il paese, la regione, la copertura del prodotto, la data di inizio e fine, gli obiettivi e le condizioni di rinnovo del contratto possono essere registrati in campi speciali.
Per i contratti in scadenza può essere assegnato un incarico al responsabile. Le negoziazioni per nuovi periodi e le revisioni possono essere tracciate nella cronologia cliente.
Monitora le conformità e le scadenze dei documenti
Le date di emissione e scadenza per certificati, permessi, analisi o altri documenti legati a prodotto, fornitore o cliente possono essere registrate.
Per i documenti in scadenza possono essere creati promemoria per i dipendenti responsabili.
I requisiti ufficiali di conformità per paese, prodotto e tipo di operazione devono essere valutati separatamente dall'azienda. XtraCRM non verifica automaticamente conformità legali o doganali.
Definisci le autorizzazioni in base alla distribuzione dei compiti
Possono essere definite diverse autorizzazioni di accesso e operazione per i team di vendita, operazioni di commercio estero, acquisti, magazzino, finanza e gestione.
Il team di vendita gestisce clienti e offerte, il team operativo monitora documenti, dogana e spedizioni. Il team acquisti gestisce gli ordini fornitori, il team finanziario i processi di pagamento e riscossione.
Prezzi, sconti, pagamenti, spese e documenti commerciali importanti possono essere accessibili solo agli utenti autorizzati.
Crea una struttura misurabile per la gestione
Nei pannelli di gestione si possono vedere nuove opportunità di commercio estero, offerte in attesa, ordini di vendita e acquisto aperti, operazioni in attesa di documenti, spedizioni in corso e monitoraggi finanziari.
Possono essere valutate le seguenti informazioni per cliente, fornitore, paese, prodotto, valuta, dipendente responsabile o periodo:
Nuovi clienti e opportunità di vendita
Tasso di conversione delle offerte in ordini
Ordini di importazione ed esportazione
Stato di preparazione e stock dei prodotti
Acquisti in attesa
Documenti mancanti o in attesa di approvazione
Date di carico e consegna
Operazioni in ritardo
Operazioni in fase di sdoganamento
Costi operativi
Saldo clienti e fornitori
Stato di fatturazione, pagamento e riscossione
Vendite per paese e prodotto
Scadenze imminenti di contratti e documenti
XtraCRM non costringe la tua azienda a un modello fisso di commercio estero. Puoi strutturare record clienti e fornitori, offerte, ordini, campi personalizzati, documenti, attività e processi finanziari secondo la tua organizzazione operativa, rendendo l'intero processo dalla prima trattativa commerciale alla consegna del prodotto e alla riscossione più ordinato, misurabile e tracciabile.