Import, Export und Außenhandel
In den Import-, Export- und Außenhandelsprozessen laufen geschäftliche Verhandlungen und operative Nachverfolgung Hand in Hand. Kundenanfrage, Angebot, Verkaufsauftrag, Beschaffung, Dokumentenvorbereitung, Logistik, Zoll und Finanzoperationen sind unterschiedliche Phasen desselben Geschäfts.
XtraCRM vereint CRM-, Vertriebs-, Einkaufs-, Lager-, Aufgaben-, Dokumenten- und Finanzfunktionen und ermöglicht die zentrale Nachverfolgung der Außenhandelsoperationen vom ersten Kundenkontakt bis zur Auftragslieferung und Zahlungseinziehung.
Wie laufen die Prozesse in der Branche ab?
Der Exportprozess beginnt meist mit einer Anfrage zu Produkt und Preis vom ausländischen Kunden. Produkt, Menge, Währung, Lieferart, Zielland und gewünschtes Lieferdatum werden festgelegt.
Nach dem Angebots- und Verhandlungsprozess wird der Verkaufsauftrag erstellt. Der Lager- oder Produktionsstatus der Produkte wird geprüft. Erforderliche Dokumente werden vorbereitet, der Transport und die Zollabfertigung geplant.
Im Importprozess werden das zu kaufende Produkt, der Lieferant, Preis, Währung, Zahlungsart und erwartetes Lieferdatum bestimmt. Nach der Bestellung werden Verladung, Dokumente, Transport und Zoll abgewickelt.
Nach Wareneingang werden Lager- und Kostenprozesse abgeschlossen. Rechnungen von Kunden oder Lieferanten sowie Zahlungs- und Inkassoprozesse werden verfolgt.
Wie wird XtraCRM an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens angepasst?
Jede Außenhandelsfirma hat unterschiedliche Produkte, Länder, Lieferbedingungen und Dokumentenprozesse. In XtraCRM können spezielle Felder, Aufgaben und Arbeitsabläufe an die bestehende Struktur Ihres Unternehmens angepasst werden.
Sie können Ihren Exportprozess aus den Phasen „Neue Anfrage, Preisgestaltung, Angebot unterbreitet, Kundenbestätigung, Bestellung, Produktvorbereitung, Dokumentenvorbereitung, Verladung, Zoll, Transport, Geliefert und Inkasso“ zusammensetzen.
Ihren Importprozess können Sie hingegen mit den Phasen „Lieferantenangebot, Einkaufsgenehmigung, Bestellung aufgegeben, Produktion wartet, Dokumentenprüfung, Verladung, Transport, Zoll, Wareneingang und Zahlung“ verfolgen.
Für direkten Export, Import, Transit-Handel, Vertrieb oder projektbasierte Außenhandelsgeschäfte können Sie unterschiedliche Prozesse definieren.
Spezielle Außenhandelsfelder, die Sie verwenden können
Operations- oder Aktennummer
Art des Imports oder Exports
Kunde und Lieferant
Versender und Empfänger
Herkunftsland
Ausgangs- und Zielland
Verlade- und Lieferort
Produkt und Menge
GTIP-Informationen
Währung
Wechselkursinformationen
Zahlungsart
Lieferart
Geplantes Verladedatum
Geschätztes Ankunftsdatum
Transportart
Speditionsfirma
Zollberater
Container- oder Transportreferenz
Dokumentenstatus
Zollstatus
Lieferstatus
Rechnungs- und Zahlungsstatus
Verantwortliches Betriebs-Personal
Von Ihrem Unternehmen benötigte Akkreditiv-, Banken-, Versicherungs- oder Kontrollinformationen können ebenfalls als benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden.
Verwalten Sie ausländische Kunden und Lieferanten
Kunden, Distributoren, Händler, Lieferanten und andere Geschäftspartner können als Firmenakte verwaltet werden.
Filialen eines Unternehmens in verschiedenen Ländern, befugte Personen, Kommunikationssprachen, Währungen und Zahlungspräferenzen können mit benutzerdefinierten Feldern verfolgt werden.
Vergangene Angebote, Verkaufsaufträge, Einkaufsbestellungen, Gespräche, Dokumente und Finanztransaktionen können im selben Firmenkonto angezeigt werden.
Dadurch können Vertriebs-, Betriebs- und Finanzteams auf dieselben aktuellen Informationen über den Geschäftspartner zugreifen.
Verfolgen Sie neue Markt- und Kundenchancen
Potenzielle Kunden, die durch Messen, Referenzen, Internetseiten, Werbung oder Direktverkaufsaktivitäten gewonnen wurden, können im CRM erfasst werden.
Land, Branche, interessierte Produkte, geschätztes Volumen und Entscheidungszeitraum können nachverfolgt werden. Neue Chancen können dem zuständigen Export-Verkaufsmitarbeiter zugewiesen werden.
Für den Versand von Mustern, Katalogen, Preisliste oder Meetings können Aufgaben erstellt werden. Für Chancen ohne lange Aktivitäten können Erinnerungen definiert werden.
Bei nicht gewonnenen Chancen können Gründe wie Preis, Lieferung, Zahlungsbedingungen, Dokumentenanforderungen oder Konkurrentenpräferenzen erfasst werden.
Verwalten Sie Angebote in verschiedenen Währungen
Es können Angebote erstellt werden, die Produkte, Menge, Preis, Rabatte, Steuern, Währung und Lieferbedingungen für den Kunden enthalten.
Die Phasen der Angebotserstellung, Kontrolle, Kundenpräsentation, Revision und Freigabe können überwacht werden.
Bei Angeboten und Bestellungen in verschiedenen Währungen können die während des Vorgangs verwendeten Wechselkursinformationen erfasst werden. So bleibt erhalten, mit welchem Kurs und welcher Währung das Handelsdokument erstellt wurde.
XtraCRM ist kein Devisenmarktprognose- oder Wechselkursrisikomanagementsystem; es verfolgt die in Handelsunterlagen verwendeten Währungen und Kursinformationen.
Speichern Sie Liefer- und Zahlungsbedingungen
Im internationalen Handel verwendete Liefer- und Zahlungsbedingungen können als benutzerdefinierte Felder zu Angebot, Auftrag oder Vorgangsdatensatz hinzugefügt werden.
Liefermethode, Transportverantwortung, Versicherung, Ladeort und Kostenaufteilung können in vom Unternehmen definierten Feldern gehalten werden.
Zahlungsmethoden wie Vorauszahlung, Zahlung gegen Ware, Zahlung gegen Dokumente, Banküberweisung oder Akkreditiv können mit Prozessfeldern verfolgt werden.
Die rechtlichen und finanziellen Folgen dieser Bedingungen sollten von Außenhandelsexperten, Banken und entsprechenden Beratern gesondert bewertet werden.
Verkaufsaufträge verfolgen
Bestätigte Angebote können in Verkaufsaufträge umgewandelt werden. Im Auftrag können Kunde, Produkte, Mengen, Preise, Währung, Lieferdatum und Transportart erfasst werden.
Die Vorbereitung der Produkte, Dokumente, Verladung, Zollabwicklung, Transport und Lieferphasen des Auftrags können mit speziellen Arbeitsabläufen verfolgt werden.
Für nicht vorrätige Produkte kann Produktions- oder Einkaufsbedarf festgestellt werden. Aufgaben zum Auftrag können den Vertriebs-, Lager-, Betriebs- und Finanzteams zugewiesen werden.
Importeinkaufsprozesse verwalten
Für vom Lieferanten zu beschaffende Produkte kann eine Bestellung erstellt werden. Produkt, Menge, Preis, Währung und erwartetes Lieferdatum können verfolgt werden.
Der Produktions- oder Vorbereitungsstatus des Lieferanten kann durch Aufgaben überwacht werden. Vor der Verladung können Verantwortliche für notwendige Dokumenten- und Produktkontrollen bestimmt werden.
Verspätete Lieferungen oder Mengenänderungen können erfasst werden. Nach Wareneingang können gelieferte Mengen und Lieferantendokumente mit den Einkaufsunterlagen verknüpft werden.
Produkt- und Lagerstatus überwachen
Importierte oder exportierte Produkte können mit Code, Name, Kategorie, Einheit und weiteren Handelsinformationen erfasst werden.
Außenhandelseigene Angaben wie TARIC, Ursprungsland, Verpackung, Gewicht oder Volumen können mit speziellen Feldern der Produktkarte hinzugefügt werden.
Vorhandene Bestände und Lagerbewegungen können verfolgt werden. Für Verkaufsaufträge zu reservierende oder vorzubereitende Produkte können zusammen mit Betriebsaufzeichnungen bewertet werden.
Wenn Chargen-, Serien- oder gesetzlich erforderliche Produktnachverfolgbarkeit notwendig ist, muss dieser Bedarf gesondert geprüft und eine geeignete Struktur aufgebaut werden.
Dokumenten-Checklisten erstellen
Die erforderlichen Dokumente können je nach Operationstyp variieren. Für Import- und Exportprozesse können Dokumenten-Checklisten erstellt werden.
Je nach Struktur der Operation können folgende Dokumente verfolgt werden:
Handelsrechnung
Proformarechnung
Packliste
Frachtbrief
Ursprungszeugnis
Handelsübereinkommensnachweis
Versicherungsdokument
Analyse- oder Konformitätsdokument
Genehmigungen und Lizenzen
Zolldokumente
Bank- oder Zahlungsbelege
Kunden- oder Lieferantenverträge
Der Erstellungs-, Prüf-, Freigabe- und Lieferstatus von Dokumenten kann über Aufgaben nachverfolgt werden. Dateien können im entsprechenden Betriebsdatensatz gespeichert werden.
Welche Dokumente erforderlich sind, muss der zuständige Außenhandelsexperte je nach Produkt, Land und Vorgangsart festlegen.
Verfolgen Sie Zolloperationen
Die abfertigende Zollstelle, der Zollagent, Aktennummer, Zollanmeldung oder Operationsreferenz können über individuelle Felder erfasst werden.
Die Abläufe für Dokumentenübergabe, Prüfung, Anmeldung, Kontrolle, Steuer oder Lieferung können an den Arbeitsprozess des Unternehmens angepasst werden.
Für Aufgaben, bei denen Informationen oder Dokumente vom Zollagenten erwartet werden, können diese als Aufgaben dem Verantwortlichen der Operation zugewiesen werden.
XtraCRM ist keine Software zur Erstellung von Zollanmeldungen oder zur direkten Verarbeitung in offiziellen Zollsystmen. Es unterstützt die Aufgaben-, Dokumenten- und Statusverfolgung der Zolloperation.
Verwalten Sie Versand- und Transportprozesse
Für Straße, See, Luft- oder Bahntransport können unterschiedliche individuelle Felder und Arbeitsabläufe erstellt werden.
Folgende Informationen können im Transportdatensatz festgehalten werden:
Speditionsunternehmen
Transportart
Verladeort
Ankunftsort
Geplantes Verladedatum
Geschätztes Ankunftsdatum
Container- oder Fahrzeuginformationen
Transportreferenznummer
Versicherungsstatus
Versandstatus
Empfangsperson
Lieferdatum
Beschreibung und Grund der Verzögerung
XtraCRM ist kein Live-Tracking-System für Fahrzeuge oder Schiffe. Es ermöglicht die Integration aktueller Informationen aus externen Tracking-Systemen in die Betriebsaufzeichnungen, um die Verwaltung von Aufgaben und die Kundenkommunikation zu unterstützen.
Informieren Sie Kunden und Lieferanten
Für wichtige Phasen der Operation können Aufgaben erstellt werden, um mit Kunden oder Lieferanten zu kommunizieren.
Das Warten auf Dokumente, Abschluss der Beladung, Verzögerungen, Zollresultate oder Lieferinformationen können in der Kundenhistorie festgehalten werden.
Telefonate, E-Mails, WhatsApp-Chats und Notizen können innerhalb der Berechtigungen im entsprechenden Firmenkonto eingesehen werden.
So wird vermieden, dass verschiedene Mitarbeitende einem Geschäftspartner widersprüchliche Informationen geben.
Verfolgen Sie Musterprozesse
Vor dem Verkauf verschickte Produktmuster können mit separaten Opportunities oder Aufgabenprozessen verwaltet werden.
Das Musterprodukt, Menge, Versanddatum, Versandinformationen, Kunde und Feedbackstatus können erfasst werden.
Nach Ankunft der Muster kann dem Vertriebsmitarbeiter eine Aufgabe zur Kontaktaufnahme mit dem Kunden zugewiesen werden. Erfolgreiche Musterprozesse können in ein Angebot oder eine Bestellchance umgewandelt werden.
Verwalten Sie Messen und Auslandsbesuche
Besuchte Messen, Handelsdelegationen und Kundenbesuche können als Projekte oder Veranstaltungen geplant werden.
Zu besprechende Firmen, Termine, Aufgaben, Reisedokumente und Ausgaben können dokumentiert werden.
Während der Veranstaltung gewonnene Kundenkontakte können ins CRM übertragen werden. Für Nachgespräche nach der Messe können Follow-up-Aufgaben an das Vertriebsteam vergeben werden.
Es kann ausgewertet werden, welche Veranstaltung wie viele Opportunities, Angebote und Aufträge generiert hat.
Buchen Sie Betriebskosten
Transport, Versicherung, Zollberatung, Lagerung, Hafen, Bank und sonstige Betriebskosten können mit der zugehörigen Bestellung oder dem Vorgang verknüpft werden.
Kategorie, Datum, Betrag, Währung, Lieferant und Beleg können erfasst werden.
Für die Bewertung der Produktkosten bei Importen können die zugehörigen Kosten unter derselben Operation angezeigt werden.
XtraCRM ist kein automatisches System zur Berechnung von Zollwerten oder Importkosten; es verwaltet die Erfassung und Genehmigung der vom Unternehmen festgelegten Kostenpositionen.
Verfolgen Sie Rechnungsstellung, Zahlung und Inkasso
Kundenrechnungen, Lieferantenrechnungen, Fälligkeiten und Zahlungsstatus können über die Finanzaufzeichnungen überwacht werden.
Transaktionen in verschiedenen Währungen können mit ihrer eigenen Währung und Wechselkursinformationen erfasst werden.
Für fällige oder überfällige Inkassos können Aufgaben an den zuständigen Kundenbetreuer zugewiesen werden. Zahlungstermine von Lieferanten können vom Finanzteam verfolgt werden.
Bankgeschäfte, Akkreditive oder andere spezialisierte Außenhandels-Finanzierungsprozesse müssen gegebenenfalls über Bank- und Finanzsysteme separat abgewickelt werden.
Verwalten Sie Vertrags- und Vertriebspartnerschaftsprozesse
Vertriebspartner-, Händler-, Verkaufs- oder Lieferverträge können im entsprechenden Firmenkonto gespeichert werden.
Das Land, die Region, der Produktumfang, Start- und Enddatum, Ziele und Verlängerungsbedingungen des Vertrags können mit speziellen Feldern erfasst werden.
Für Verträge mit nahendem Enddatum können Aufgaben an die verantwortliche Person zugewiesen werden. Verhandlungen für neue Vertragsperioden und Revisionen können in der Kundenhistorie verfolgt werden.
Verfolgen Sie Compliance- und Dokumentenlaufzeiten
Zertifikate, Genehmigungen, Analysen oder andere Dokumente, die sich auf Produkte, Lieferanten oder Kunden beziehen, können mit Ausstellungs- und Ablaufdatum erfasst werden.
Für Dokumente mit nahendem Ablaufdatum können Erinnerungen an die zuständigen Mitarbeiter erstellt werden.
Offizielle Compliance-Anforderungen, abhängig von Land, Produkt und Transaktionstyp, müssen vom Unternehmen eigenständig bewertet werden. XtraCRM überprüft rechtliche oder zollrechtliche Compliance nicht automatisch.
Definieren Sie Befugnisse entsprechend der Aufgabenverteilung
Für Verkaufs-, Außenhandelsoperationen-, Einkauf-, Lager-, Finanz- und Verwaltungsteams können unterschiedliche Zugriffs- und Handlungsvollmachten definiert werden.
Das Vertriebsteam verwaltet Kunden und Angebote, während das Operationsteam Dokumente, Zoll- und Versandphasen verfolgen kann. Das Einkaufsteam verwaltet Lieferantenbestellungen, das Finanzteam Zahlungs- und Inkassoprozesse.
Preise, Rabatte, Zahlungen, Ausgaben und wichtige Geschäftsdokumente können nur für autorisierte Benutzer zugänglich gemacht werden.
Schaffen Sie eine messbare Struktur für das Management
Auf den Managementbildschirmen können neue Außenhandelschancen, ausstehende Angebote, offene Verkaufs- und Einkaufsbestellungen, operationelle Dokumentenanforderungen, laufende Sendungen und finanzielle Nachverfolgungen eingesehen werden.
Folgende Informationen können nach Kunde, Lieferant, Land, Produkt, Währung, verantwortlichem Mitarbeiter oder Zeitraum ausgewertet werden:
Neue Kunden- und Verkaufsmöglichkeiten
Quote der Angebotsumwandlung in Aufträge
Import- und Exportaufträge
Produktvorbereitung und Lagerbestand
Ausstehende Kaufvorgänge
Fehlende oder genehmigungsbedürftige Dokumente
Lade- und Liefertermine
Verspätete Operationen
Vorgänge im Zollprozess
Betriebskosten
Kunden- und Lieferantensalden
Rechnungsstellung, Zahlungs- und Inkassostatus
Umsätze nach Land und Produkt
Bevorstehende Vertrags- und Dokumentenabläufe
XtraCRM zwingt Ihr Unternehmen nicht zu einem festen Außenhandelsmodell. Indem Sie Kunden- und Lieferantendaten, Angebote, Bestellungen, benutzerdefinierte Felder, Dokumente, Aufgaben und Finanzprozesse entsprechend Ihrer eigenen Betriebsorganisation strukturieren, können Sie den gesamten Prozess vom ersten Geschäftsbesprechung bis zur Produktlieferung und Inkasso übersichtlicher, messbarer und nachvollziehbarer gestalten.