Importação, Exportação e Comércio Exterior
Nos processos de importação, exportação e comércio exterior, as negociações comerciais e o acompanhamento operacional são realizados conjuntamente. Solicitação do cliente, cotação, pedido de venda, fornecimento, preparação de documentos, logística, alfândega e processos financeiros são etapas diferentes de um mesmo trabalho.
O XtraCRM integra características de CRM, vendas, compras, estoque, tarefas, documentos e finanças, permitindo o acompanhamento centralizado das operações de comércio exterior desde o primeiro contato com o cliente até a entrega do pedido e recebimento.
Como funciona o processo no setor?
O processo de exportação geralmente começa com uma solicitação de produto e preço do cliente no exterior. Define-se o produto, quantidade, moeda, condição de entrega, país de destino e a data de entrega desejada.
Após a fase de cotação e negociação, é criado o pedido de venda. Verifica-se o estoque ou a situação da produção dos produtos. Os documentos necessários são preparados, e as operações de transporte e alfândega são planejadas.
No processo de importação, determina-se o produto a ser comprado, fornecedor, preço, moeda, forma de pagamento e data de entrega esperada. Após o pedido de compra, são acompanhadas as etapas de embarque, documentação, transporte e alfândega.
Quando o produto é recebido, finalizam-se as operações de estoque e custo. Os processos de pagamento e recebimento são monitorados com as faturas de clientes ou fornecedores.
Como o XtraCRM é adaptado ao modo de trabalho da sua empresa?
Cada empresa de comércio exterior possui produtos diferentes, países com os quais trabalha, condições de entrega e processos documentais específicos. No XtraCRM, campos personalizados, tarefas e fluxos de trabalho podem ser configurados conforme a estrutura atual da sua empresa.
Você pode criar seu processo de exportação nas etapas "Nova Solicitação, Precificação, Proposta Apresentada, Aprovação do Cliente, Pedido, Preparação do Produto, Preparação de Documentos, Carregamento, Alfândega, Em Transporte, Entregue e Cobrança".
Você pode acompanhar seu processo de importação nas etapas "Proposta do Fornecedor, Aprovação de Compra, Pedido Feito, Aguardando Produção, Verificação de Documentos, Carregamento, Em Transporte, Alfândega, Recebimento da Mercadoria e Pagamento".
Você pode definir diferentes processos para comércio exterior direto, importação, comércio de trânsito, distribuição ou negócios de comércio exterior baseados em projetos.
Campos especiais de comércio exterior que você pode usar
Número da operação ou do arquivo
Tipo de importação ou exportação
Cliente e fornecedor
Remetente e destinatário
País de origem
País de saída e chegada
Ponto de carregamento e entrega
Produto e quantidade
Informação GTIP
Moeda
Informação da taxa de câmbio
Forma de pagamento
Forma de entrega
Data planejada de carregamento
Data estimada de chegada
Tipo de transporte
Empresa de transporte
Despachante aduaneiro
Referência do contêiner ou transporte
Status do documento
Situação da Alfândega
Situação da Entrega
Situação da Fatura e Cobrança
Responsável pela Operação
Informações sobre carta de crédito, banco, seguro ou controle necessárias para sua empresa também podem ser adicionadas como campos personalizados.
Gerencie clientes e fornecedores no exterior
Clientes, distribuidores, revendedores, fornecedores e outros parceiros comerciais podem ser gerenciados como registros de empresas.
Filiais em diferentes países, pessoas autorizadas, idiomas de comunicação, moeda e preferências de pagamento de uma empresa podem ser acompanhados com campos personalizados.
Propostas anteriores, pedidos de venda, pedidos de compra, negociações, documentos e transações financeiras podem ser visualizados na mesma conta da empresa.
Assim, as equipes de vendas, operações e finanças podem acessar as mesmas informações atualizadas sobre o parceiro de negócios no mesmo dia.
Acompanhe novas oportunidades de mercado e clientes
Clientes potenciais encontrados em feiras, referências, sites, publicidade ou vendas diretas podem ser registrados no CRM.
País, setor, produtos de interesse, volume estimado e prazo de decisão podem ser acompanhados. A nova oportunidade pode ser atribuída ao responsável por vendas de exportação relevante.
Tarefas para envio de amostras, catálogos, listas de preços ou reuniões podem ser criadas. Lembretes podem ser definidos para oportunidades sem atividade por longos períodos.
Em oportunidades não conquistadas, motivos como preço, entrega, condições de pagamento, exigência de documentos ou preferência por concorrentes podem ser registrados.
Gerencie propostas em diferentes moedas
Pode ser preparada uma proposta para o cliente incluindo produto, quantidade, preço, desconto, imposto, moeda e condições de entrega.
As etapas de preparação, revisão, apresentação ao cliente, revisão e aprovação da proposta podem ser acompanhadas.
Em propostas e pedidos em várias moedas, as taxas de câmbio usadas durante a transação podem ser registradas. Assim, a moeda e taxa de câmbio do documento comercial são mantidas.
O XtraCRM não é um sistema de previsão do mercado de câmbio ou gestão de risco cambial; ele acompanha a moeda e a taxa de câmbio usadas em registros comerciais.
Registre condições de entrega e pagamento
Condições de entrega e pagamento usadas no comércio internacional podem ser adicionadas como campos personalizados em propostas, pedidos ou registros de operação.
Forma de entrega, responsabilidade do transporte, seguro, ponto de embarque e compartilhamento de custos podem ser mantidos em campos definidos pela empresa.
Métodos de pagamento como pagamento antecipado, contra mercadoria, contra documentos, transferência bancária ou carta de crédito podem ser acompanhados por meio de campos de processo.
As consequências legais e financeiras dessas condições devem ser avaliadas separadamente por especialistas em comércio exterior, bancos e consultores relacionados.
Acompanhe os pedidos de venda
As propostas aprovadas podem ser convertidas em pedidos de venda. O cliente, produtos, quantidades, preços, moeda, data de entrega e método de transporte podem ser registrados no pedido.
A preparação do produto, documentos, carregamento, alfândega, transporte e fases de entrega do pedido podem ser acompanhadas por fluxos de trabalho especiais.
Para produtos não disponíveis em estoque, pode ser necessário produzir ou comprar. As tarefas relacionadas ao pedido podem ser atribuídas às equipes de vendas, estoque, operações e finanças.
Gerencie os processos de compras de importação
Pode ser criado um pedido de compra para os produtos a serem adquiridos do fornecedor. Produto, quantidade, preço, moeda e data de entrega prevista podem ser monitorados.
O status de produção ou preparação do fornecedor pode ser monitorado com tarefas. Antes do carregamento, os responsáveis podem ser designados para os controles necessários de documentos e produtos.
Entregas atrasadas ou alterações de quantidade podem ser registradas. Após a aceitação da mercadoria, a quantidade entregue e os documentos do fornecedor podem ser vinculados aos registros de compra.
Acompanhe o status do produto e do estoque
Produtos importados ou exportados podem ser registrados com código, nome, categoria, unidade e outras informações comerciais.
Informações específicas de comércio exterior, como NCM, origem, embalagem, peso ou volume, podem ser adicionadas ao cadastro do produto com campos especiais.
Estoque disponível e movimentações de depósito podem ser monitorados. Produtos a serem separados ou preparados para pedidos de venda podem ser avaliados junto com os registros operacionais.
Se for necessária a rastreabilidade obrigatória de produtos por lote, série ou legislação, essa necessidade deve ser confirmada separadamente e uma estrutura apropriada deve ser estabelecida.
Crie listas de verificação de documentos
Os documentos necessários podem variar para cada tipo de operação. Você pode criar listas de verificação de documentos nos processos de importação e exportação.
De acordo com a estrutura da operação, os seguintes documentos podem ser acompanhados:
Fatura comercial
Fatura proforma
Lista de embalagem
Documento de transporte
Certificado de origem
Documento de circulação
Certificado de seguro
Documento de análise ou conformidade
Permissões e licenças
Documentos alfandegários
Documentos bancários ou de pagamento
Contratos com clientes ou fornecedores
O preparo, controle, aprovação e status de entrega do documento podem ser acompanhados por tarefas. Os arquivos podem ser armazenados no registro de operação relacionado.
Os documentos obrigatórios devem ser determinados pelo especialista em comércio exterior autorizado, conforme o produto, país e tipo de operação.
Acompanhe as operações alfandegárias
Alfândega, consultor, número de arquivo, declaração ou referência de operação podem ser registrados com campos personalizados.
As etapas de entrega do documento, controle, declaração, inspeção, imposto ou entrega podem ser organizadas conforme o fluxo de trabalho da empresa.
As tarefas que aguardam informações ou documentos do consultor alfandegário podem ser atribuídas ao responsável pela operação.
O XtraCRM não é um software que prepara declarações alfandegárias ou realiza operações diretamente nos sistemas oficiais. Ele gerencia as tarefas, documentos e acompanhamento do status da operação alfandegária.
Gerencie os processos de expedição e transporte
Podem ser criados diferentes campos personalizados e fluxos de trabalho para transporte rodoviário, marítimo, aéreo ou ferroviário.
As seguintes informações podem ser mantidas no registro de transporte:
Empresa transportadora
Tipo de transporte
Ponto de embarque
Ponto de destino
Data prevista de embarque
Data estimada de chegada
Informação do contêiner ou veículo
Número de referência do transporte
Status do seguro
Status da remessa
Pessoa que recebeu
Data de entrega
Descrição e motivo do atraso
XtraCRM não é um sistema de rastreamento ao vivo de veículos ou navios. Ele permite que informações atualizadas obtidas de sistemas de rastreamento externos sejam adicionadas ao registro da operação para gestão junto com tarefas e comunicação com o cliente.
Informe clientes e fornecedores
Tarefas podem ser criadas para comunicação com clientes ou fornecedores em etapas importantes da operação.
Aguardando documentos, conclusão do carregamento, atrasos, resultados alfandegários ou informações de entrega podem ser registradas no histórico do cliente.
Chamadas telefônicas, e-mails, conversas no WhatsApp e notas podem ser visualizadas na conta da empresa relevante, dentro das permissões.
Assim, evita-se que diferentes colaboradores forneçam informações conflitantes ao mesmo parceiro de negócios.
Acompanhe processos de amostras
Amostras de produtos enviadas antes da venda podem ser gerenciadas com processos distintos de oportunidade ou tarefa.
O produto da amostra, quantidade, data de envio, informações de transporte, cliente e status do feedback podem ser registrados.
Após a chegada da amostra, uma tarefa pode ser atribuída ao representante de vendas para contato com o cliente. Trabalhos de amostra que resultem positivamente podem ser convertidos em oportunidades de oferta ou pedido.
Gerencie feiras e visitas internacionais
Feiras participadas, missões comerciais e visitas a clientes podem ser planejadas como projetos ou eventos.
Empresas a serem visitadas, compromissos, tarefas, documentos de viagem e despesas podem ser registrados.
Leads obtidos durante o evento podem ser transferidos para o CRM. Tarefas de acompanhamento podem ser atribuídas à equipe de vendas para reuniões pós-feira.
É possível avaliar quantas oportunidades, ofertas e pedidos cada evento gerou.
Registre despesas operacionais
Transporte, seguro, despachante aduaneiro, armazenagem, porto, banco e outras despesas operacionais podem ser vinculadas ao pedido ou arquivo correspondente.
Categoria, data, valor, moeda, fornecedor e documento da despesa podem ser registrados.
Para avaliação do custo do produto em importações, despesas relevantes podem ser visualizadas sob a mesma operação.
XtraCRM não é um sistema automático de cálculo do valor aduaneiro ou custo de importação; gerencia o registro e aprovação dos itens de custo definidos pela empresa.
Acompanhe faturamento, pagamento e cobranças
Faturas de clientes, faturas de fornecedores, prazos e status de pagamento podem ser monitorados por meio de registros financeiros.
Transações em diferentes moedas podem ser registradas com sua moeda e informações de câmbio específicas.
Tarefas podem ser atribuídas ao responsável pelo cliente para cobranças prestes a vencer ou atrasadas. Datas de pagamento a fornecedores podem ser acompanhadas pela equipe financeira.
Transações bancárias, cartas de crédito ou outros processos especializados de financiamento de comércio exterior devem ser conduzidos separadamente através de sistemas bancários e financeiros quando necessário.
Gerencie processos de contratos e distribuição
Contratos de distribuição, franquia, venda ou fornecimento podem ser armazenados na conta da empresa correspondente.
País do contrato, região, escopo do produto, datas de início e término, metas e condições de renovação podem ser registradas em campos personalizados.
Tarefas podem ser atribuídas ao responsável para contratos com data de término próxima. Negociações para novos períodos e revisões podem ser acompanhadas no histórico do cliente.
Acompanhe conformidade e prazos de documentos
Datas de emissão e expiração de certificados, permissões, análises ou outros documentos relacionados a produtos, fornecedores ou clientes podem ser registradas.
Lembretes podem ser criados para funcionários responsáveis sobre documentos próximos do vencimento.
Requisitos oficiais de conformidade, dependendo do país, produto e tipo de operação, devem ser avaliados separadamente pela empresa. O XtraCRM não verifica automaticamente conformidade jurídica ou aduaneira.
Defina autorizações conforme distribuição de funções
Diferentes níveis de acesso e permissões podem ser definidos para equipes de vendas, operações de comércio exterior, compras, estoque, finanças e administração.
Enquanto a equipe de vendas gerencia clientes e propostas, a equipe de operações acompanha documentos, processos alfandegários e etapas de envio. A equipe de compras gerencia pedidos de fornecedores e a financeira os processos de pagamento e cobrança.
Preços, descontos, pagamentos, despesas e documentos comerciais importantes podem ser acessados somente por usuários autorizados.
Crie uma estrutura mensurável para a administração
Nas telas administrativas, podem ser visualizadas novas oportunidades de comércio exterior, propostas pendentes, ordens de venda e compra abertas, operações aguardando documentos, remessas em andamento e acompanhamentos financeiros.
Podem ser avaliadas as seguintes informações por cliente, fornecedor, país, produto, moeda, funcionário responsável ou período:
Novos clientes e oportunidades de venda
Taxa de conversão de propostas em pedidos
Pedidos de importação e exportação
Preparação do produto e status de estoque
Compras pendentes
Documentos faltantes ou pendentes de aprovação
Datas de carregamento e entrega
Operações atrasadas
Operações na fase de alfândega
Custos operacionais
Saldos de clientes e fornecedores
Status de faturamento, pagamento e cobrança
Vendas por país e produto
Vencimentos próximos de contratos e documentos
O XtraCRM não força sua empresa a um modelo fixo de comércio exterior. Você pode estruturar os cadastros de clientes e fornecedores, propostas, pedidos, campos personalizados, documentos, tarefas e processos financeiros conforme sua organização operacional, tornando todo o processo, desde a primeira negociação comercial até a entrega do produto e cobrança, mais organizado, mensurável e rastreável.