Importation, Exportation et Commerce Extérieur
Dans les processus d'importation, d'exportation et de commerce extérieur, les négociations commerciales et le suivi opérationnel sont menés conjointement. La demande client, l'offre, la commande de vente, l'approvisionnement, la préparation des documents, la logistique, les procédures douanières et les opérations financières correspondent à différentes étapes d'une même affaire.
XtraCRM combine les fonctionnalités CRM, ventes, achats, stocks, tâches, documents et finances pour permettre le suivi centralisé des opérations de commerce extérieur depuis le premier contact client jusqu'à la livraison de la commande et le recouvrement.
Comment se déroule le processus dans le secteur ?
Le processus d'exportation commence généralement par une demande de produit et de prix de la part du client à l'étranger. Le produit, la quantité, la devise, les modalités de livraison, le pays cible et la date de livraison souhaitée sont déterminés.
Après la phase d'offre et de négociation, la commande de vente est créée. L'état des stocks ou de la production est vérifié. Les documents nécessaires sont préparés, et les opérations de transport et de douane planifiées.
Dans le processus d'importation, le produit à acheter, le fournisseur, le prix, la devise, le mode de paiement et la date de livraison prévue sont définis. Après la commande d'achat, les phases de chargement, documents, transport et douane sont suivies.
À la réception des produits, les opérations de stock et de coût sont finalisées. Les factures clients ou fournisseurs ainsi que le processus de paiement et de recouvrement sont suivis.
Comment XtraCRM s'adapte-t-il à votre mode de fonctionnement ?
Chaque entreprise de commerce extérieur a des produits, des pays de travail, des conditions de livraison et des processus documentaires différents. Dans XtraCRM, des champs personnalisés, tâches et workflows peuvent être configurés selon l'organisation existante de votre entreprise.
Vous pouvez structurer votre processus d'exportation avec les étapes « Nouvelle demande, Tarification, Offre soumise, Approbation du client, Commande, Préparation du produit, Préparation des documents, Chargement, Douane, En transit, Livré et Encaissement ».
Vous pouvez suivre votre processus d'importation avec les étapes « Offre fournisseur, Approbation d'achat, Commande passée, En attente de production, Contrôle des documents, Chargement, En transit, Douane, Réception des marchandises et Paiement ».
Vous pouvez définir différents processus pour l’exportation directe, l’importation, le commerce en transit, la distribution ou le commerce extérieur basé sur des projets.
Champs personnalisés de commerce extérieur que vous pouvez utiliser
Numéro d'opération ou de dossier
Type d'importation ou d'exportation
Client et fournisseur
Expéditeur et destinataire
Pays d'origine
Pays de départ et d'arrivée
Point de chargement et de livraison
Produit et quantité
Informations sur le code TARIC
Devise
Informations sur le taux de change
Mode de paiement
Mode de livraison
Date prévue de chargement
Date estimée d’arrivée
Type de transport
Compagnie de transport
Conseiller en douane
Référence de conteneur ou de transport
Statut des documents
Statut douanier
Statut de livraison
Statut de facture et recouvrement
Personnel opérationnel responsable
Les informations sur la lettre de crédit, la banque, l'assurance ou le contrôle dont votre entreprise a besoin peuvent également être ajoutées en tant que champ personnalisé.
Gérez les clients et fournisseurs étrangers
Clients, distributeurs, revendeurs, fournisseurs et autres partenaires commerciaux peuvent être gérés en tant qu'enregistrements d'entreprise.
Les succursales d'une entreprise dans différents pays, les personnes autorisées, les langues de communication, la devise et les préférences de paiement peuvent être suivies avec des champs personnalisés.
Les offres passées, commandes de vente, commandes d'achat, négociations, documents et transactions financières peuvent être affichés dans le même compte entreprise.
Ainsi, les équipes des ventes, opérations et finances peuvent accéder aux mêmes informations à jour concernant le partenaire commercial.
Suivez les nouvelles opportunités de marché et de clients
Les clients potentiels trouvés via foires, références, sites internet, publicités ou ventes directes peuvent être enregistrés dans le CRM.
Le pays, le secteur, les produits d’intérêt, le volume estimé et le délai de décision peuvent être suivis. La nouvelle opportunité peut être assignée au responsable des ventes à l'exportation concerné.
Des tâches peuvent être créées pour l'envoi d'échantillons, catalogues, listes de prix ou rendez-vous. Des rappels peuvent être définis pour les opportunités inactives depuis longtemps.
Dans les opportunités non gagnées, les raisons telles que le prix, la livraison, les conditions de paiement, les exigences documentaires ou la préférence du concurrent peuvent être enregistrées.
Gérez les offres en différentes devises
Une offre contenant produit, quantité, prix, remise, taxe, devise et conditions de livraison peut être préparée pour le client.
Les étapes de préparation, contrôle, présentation au client, révision et approbation de l’offre peuvent être suivies.
Dans les offres et commandes émises en différentes devises, les taux utilisés au moment de la transaction peuvent être enregistrés, préservant la devise et le taux utilisés pour le document commercial.
XtraCRM n’est pas un système de prévision des marchés des devises ni de gestion des risques de taux ; il suit la devise et les taux utilisés dans les enregistrements commerciaux.
Enregistrez les conditions de livraison et de paiement
Les conditions de livraison et de paiement utilisées dans le commerce international peuvent être ajoutées en champs personnalisés à l’offre, commande ou enregistrement opérationnel.
Le mode de livraison, la responsabilité du transport, l’assurance, le point de chargement et le partage des frais peuvent être enregistrés dans les champs déterminés par l’entreprise.
Les méthodes de paiement telles que paiement comptant, contre remboursement, contre documents, virement bancaire ou lettre de crédit peuvent être suivies via les champs de processus.
Les conséquences juridiques et financières de ces conditions doivent être également évaluées par des experts en commerce extérieur, des banques et des conseillers concernés.
Suivez les commandes de vente
Les devis approuvés peuvent être convertis en commandes de vente. Le client, les produits, les quantités, les prix, la devise, la date de livraison et le mode de transport peuvent être enregistrés dans la commande.
La préparation des produits, les documents, le chargement, la douane, le transport et les étapes de livraison de la commande peuvent être suivis avec des flux de travail spécifiques.
Il peut être nécessaire de produire ou d'acheter des produits qui ne sont pas en stock. Les tâches liées à la commande peuvent être attribuées aux équipes de vente, d'entrepôt, d'exploitation et de finance.
Gérez les processus d'achat à l'importation
Une commande d'achat peut être créée pour les produits à obtenir du fournisseur. Le produit, la quantité, le prix, la devise et la date de livraison prévue peuvent être suivis.
L'état de production ou de préparation du fournisseur peut être suivi par des tâches. Des responsables peuvent être assignés pour les contrôles nécessaires de documents et produits avant le chargement.
Les livraisons retardées ou les modifications de quantité peuvent être enregistrées. Après réception, la quantité livrée et les documents du fournisseur peuvent être associés aux enregistrements d'achat.
Surveillez l’état des produits et des stocks
Les produits importés ou exportés peuvent être enregistrés avec leur code, nom, catégorie, unité et autres informations commerciales.
Des informations spécifiques au commerce extérieur telles que le code SH, l'origine, l'emballage, le poids ou le volume peuvent être ajoutées à la fiche produit via des champs personnalisés.
Les stocks actuels et les mouvements d'entrepôt peuvent être suivis. Les produits à réserver ou à préparer pour les commandes de vente peuvent être évalués avec les enregistrements d'exploitation.
Si la traçabilité obligatoire par lot, numéro de série ou règlementation est requise, ce besoin doit être vérifié et une structure appropriée mise en place.
Créez des listes de contrôle des documents
Les documents requis peuvent varier selon le type d'opération. Vous pouvez créer des listes de contrôle des documents pour les processus d'importation et d'exportation.
Selon la structure de l'opération, les documents suivants peuvent être suivis :
Facture commerciale
Facture proforma
Liste de colisage
Document de transport
Certificat d'origine
Certificat de circulation
Certificat d’assurance
Analyse ou certificat de conformité
Permis et licences
Documents douaniers
Documents bancaires ou de paiement
Contrats clients ou fournisseurs
La préparation, le contrôle, l'approbation et le suivi de la livraison du document peuvent être suivis avec des tâches. Les dossiers peuvent être conservés dans l'enregistrement opérationnel concerné.
Les documents obligatoires doivent être déterminés par un expert en commerce extérieur agréé selon le produit, le pays et le type de transaction.
Suivez les opérations douanières
Les douanes concernées, le consultant, le numéro de dossier, la déclaration ou la référence d'opération peuvent être enregistrés avec des champs spécifiques.
La livraison, le contrôle, la déclaration, l'inspection, la fiscalité ou les étapes de livraison des documents peuvent être adaptées au flux de travail de l'entreprise.
Les tâches en attente d'informations ou de documents du consultant en douane peuvent être assignées au responsable de l'opération.
XtraCRM n'est pas un logiciel qui prépare les déclarations douanières ou interagit directement avec les systèmes officiels de douane. Il assure le suivi des tâches, documents et statuts des opérations douanières.
Gérez les processus d'expédition et de transport
Des champs spécifiques et des flux de travail différents peuvent être créés selon le transport routier, maritime, aérien ou ferroviaire.
Les informations suivantes peuvent être conservées dans l'enregistrement de transport :
Société de transport
Type de transport
Point de chargement
Point d'arrivée
Date de chargement prévue
Date d'arrivée estimée
Informations sur le conteneur ou le véhicule
Numéro de référence du transport
Statut de l'assurance
État de l'expédition
Personne ayant reçu la livraison
Date de livraison
Description et raison du retard
XtraCRM n'est pas un système de suivi en temps réel des véhicules ou des navires. Il permet d’ajouter les informations actualisées provenant de systèmes de suivi externes au registre des opérations, gérant ainsi les tâches et la communication client.
Informez clients et fournisseurs
Des tâches peuvent être créées pour communiquer avec le client ou le fournisseur aux étapes importantes de l'opération.
L'attente de documents, l'achèvement du chargement, les retards, les résultats douaniers ou les informations de livraison peuvent être enregistrés dans l'historique client.
Les appels téléphoniques, e-mails, échanges WhatsApp et notes peuvent être consultés dans le compte de l'entreprise concernée selon les droits d'accès.
Cela évite que différents employés donnent des informations contradictoires au même partenaire commercial.
Suivez les processus d’échantillons
Les échantillons de produits envoyés avant-vente peuvent être gérés via un processus distinct de tâche ou d’opportunité.
Le produit de l'échantillon, la quantité, la date d'envoi, les informations de transport, le client et l'état du retour peuvent être enregistrés.
Après réception de l'échantillon, une tâche peut être assignée au commercial pour contacter le client. Les échantillons concluants peuvent être transformés en offres ou commandes.
Gérez les salons et visites à l'étranger
Les salons, missions commerciales et visites clients peuvent être planifiés comme projets ou événements.
Les entreprises à rencontrer, rendez-vous, tâches, documents de voyage et dépenses peuvent être enregistrés.
Les prospects obtenus lors de l'événement peuvent être importés dans le CRM. Des tâches de suivi peuvent être assignées à l'équipe commerciale pour les rendez-vous post-salon.
Il est possible d’évaluer combien d'opportunités, devis et commandes chaque événement a générés.
Enregistrez les dépenses d'opération
Les frais de transport, assurance, dédouanement, stockage, port, banque et autres dépenses opérationnelles peuvent être liés à la commande ou dossier concerné.
La catégorie, date, montant, devise, fournisseur et justificatif des dépenses peuvent être enregistrés.
Pour l’importation, les dépenses associées peuvent être visualisées sous l’opération correspondante afin d’évaluer le coût produit.
XtraCRM n’est pas un système de calcul automatique de valeur douanière ou coût d’importation; il gère l’enregistrement et l’approbation des postes de coûts définis par l’entreprise.
Suivez la facturation, les paiements et les recouvrements
Les factures clients, factures fournisseurs, échéances et statuts de paiement peuvent être suivis via les enregistrements financiers.
Les transactions effectuées dans différentes devises peuvent être enregistrées avec leur propre monnaie et informations de taux de change.
Des tâches peuvent être assignées au responsable client pour les recouvrements arrivant à échéance ou en retard. Les dates de paiement fournisseur peuvent être suivies par l'équipe financière.
Les opérations bancaires, lettres de crédit ou autres processus spécialisés de financement du commerce extérieur doivent être gérés séparément via les systèmes bancaires et financiers si nécessaire.
Gérez les processus de contrats et de distribution
Les contrats de distribution, concession, vente ou approvisionnement peuvent être stockés dans le dossier client concerné.
Le pays, la région, le périmètre produit, les dates de début et de fin, les objectifs et les conditions de renouvellement du contrat peuvent être enregistrés via des champs personnalisés.
Des tâches peuvent être assignées au responsable pour les contrats arrivant à échéance. Les discussions de renouvellement et révisions peuvent être suivies dans l'historique client.
Suivez la conformité et la validité des documents
Les dates d’émission et d’expiration des certificats, autorisations, analyses ou autres documents liés au produit, fournisseur ou client peuvent être enregistrées.
Des rappels peuvent être générés pour les employés concernés concernant les documents arrivant à expiration.
Les exigences officielles de conformité selon pays, produit et type de transaction doivent être évaluées séparément par l’entreprise. XtraCRM ne vérifie pas automatiquement la conformité légale ou douanière.
Définissez les autorisations selon la répartition des tâches
Des droits d’accès et d’opération différents peuvent être définis pour les équipes de vente, opérations de commerce extérieur, achats, entrepôt, finance et gestion.
L’équipe commerciale peut gérer clients et offres tandis que l’équipe opérations suit les documents, douanes et étapes d’expédition. L’équipe achats gère les commandes fournisseurs et l’équipe finance les paiements et recouvrements.
Prix, remises, paiements, dépenses et documents commerciaux importants peuvent être accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés.
Établissez une structure mesurable pour la gestion
Les écrans de gestion affichent les nouvelles opportunités de commerce extérieur, offres en attente, commandes de vente et d’achat ouvertes, opérations en attente de documents, expéditions en cours et suivis financiers.
Les informations suivantes peuvent être évaluées selon client, fournisseur, pays, produit, devise, employé responsable ou période :
Nouveaux clients et opportunités de vente
Taux de conversion des offres en commandes
Commandes d’importation et d’exportation
Préparation des produits et état des stocks
Achats en attente
Documents manquants ou en attente d'approbation
Dates de chargement et de livraison
Opérations en retard
Opérations en phase de douane
Frais d'opération
Soldes clients et fournisseurs
Facturation, état des paiements et recouvrements
Ventes par pays et produit
Contrats et documents arrivant à échéance
XtraCRM ne contraint pas votre entreprise à un modèle fixe de commerce extérieur. En configurant les enregistrements clients et fournisseurs, les offres, les commandes, les champs personnalisés, les documents, les tâches et les processus financiers selon votre organisation opérationnelle, vous pouvez rendre l’ensemble du processus, depuis le premier contact commercial jusqu’à la livraison du produit et l'encaissement, plus organisé, mesurable et suivi.