İthalat, İhracat ve Dış Ticaret
İthalat, ihracat ve dış ticaret süreçlerinde ticari görüşmeler ile operasyonel takip birlikte yürütülür. Müşteri talebi, teklif, satış siparişi, tedarik, belge hazırlığı, lojistik, gümrük ve finans işlemleri aynı işin farklı aşamalarıdır.
XtraCRM; CRM, satış, satın alma, stok, görev, doküman ve finans özelliklerini bir araya getirerek ilk müşteri görüşmesinden sipariş teslimi ve tahsilata kadar dış ticaret operasyonlarının tek merkezden takip edilmesini sağlar.
Sektörde süreç nasıl işler?
İhracat süreci genellikle yurt dışındaki müşteriden gelen ürün ve fiyat talebiyle başlar. Ürün, miktar, para birimi, teslim şekli, hedef ülke ve istenen teslim tarihi belirlenir.
Teklif ve görüşme sürecinin ardından satış siparişi oluşturulur. Ürünlerin stok veya üretim durumu kontrol edilir. Gerekli belgeler hazırlanır, nakliye ve gümrük operasyonu planlanır.
İthalat sürecinde ise satın alınacak ürün, tedarikçi, fiyat, para birimi, ödeme şekli ve beklenen teslim tarihi belirlenir. Satın alma siparişi sonrasında yükleme, belge, taşıma ve gümrük aşamaları takip edilir.
Ürün teslim alındığında stok ve maliyet işlemleri tamamlanır. Müşteri veya tedarikçi faturaları ile ödeme ve tahsilat süreçleri izlenir.
XtraCRM firmanızın çalışma şekline nasıl uyarlanır?
Her dış ticaret firmasının ürünleri, çalıştığı ülkeler, teslim koşulları ve belge süreçleri farklıdır. XtraCRM’de özel alanlar, görevler ve iş akışları firmanızın mevcut düzenine göre yapılandırılabilir.
İhracat sürecinizi “Yeni Talep, Fiyatlandırma, Teklif Sunuldu, Müşteri Onayı, Sipariş, Ürün Hazırlığı, Belge Hazırlığı, Yükleme, Gümrük, Taşımada, Teslim Edildi ve Tahsilat” aşamalarından oluşturabilirsiniz.
İthalat sürecinizi ise “Tedarikçi Teklifi, Satın Alma Onayı, Sipariş Verildi, Üretim Bekleniyor, Belge Kontrolü, Yükleme, Taşımada, Gümrük, Mal Kabul ve Ödeme” aşamalarıyla takip edebilirsiniz.
Doğrudan ihracat, ithalat, transit ticaret, distribütörlük veya proje bazlı dış ticaret işleri için farklı süreçler tanımlayabilirsiniz.
Kullanabileceğiniz dış ticaret özel alanları
Operasyon veya dosya numarası
İthalat veya ihracat türü
Müşteri ve tedarikçi
Gönderici ve alıcı
Menşe ülke
Çıkış ve varış ülkesi
Yükleme ve teslimat noktası
Ürün ve miktar
GTİP bilgisi
Para birimi
Döviz kuru bilgisi
Ödeme şekli
Teslim şekli
Planlanan yükleme tarihi
Tahmini varış tarihi
Taşıma türü
Nakliye firması
Gümrük müşaviri
Konteyner veya taşıma referansı
Belge durumu
Gümrük durumu
Teslimat durumu
Fatura ve tahsilat durumu
Sorumlu operasyon personeli
Firmanızın ihtiyaç duyduğu akreditif, banka, sigorta veya kontrol bilgileri de özel alan olarak eklenebilir.
Yurt dışı müşteri ve tedarikçileri yönetin
Müşteri, distribütör, bayi, tedarikçi ve diğer iş ortakları firma kayıtları olarak yönetilebilir.
Bir firmaya ait farklı ülkelerdeki şubeler, yetkili kişiler, iletişim dilleri, para birimi ve ödeme tercihleri özel alanlarla takip edilebilir.
Geçmiş teklifler, satış siparişleri, satın alma siparişleri, görüşmeler, belgeler ve finansal işlemler aynı firma hesabında görüntülenebilir.
Böylece satış, operasyon ve finans ekipleri iş ortağıyla ilgili aynı güncel bilgilere erişebilir.
Yeni pazar ve müşteri fırsatlarını takip edin
Fuar, referans, internet sitesi, reklam veya doğrudan satış çalışmalarıyla bulunan potansiyel müşteriler CRM’e kaydedilebilir.
Ülke, sektör, ilgilenilen ürünler, tahmini hacim ve karar süresi takip edilebilir. Yeni fırsat ilgili ihracat satış sorumlusuna atanabilir.
Numune, katalog, fiyat listesi veya toplantı gönderimi için görevler oluşturulabilir. Uzun süre işlem yapılmayan fırsatlar için hatırlatmalar tanımlanabilir.
Kazanılmayan fırsatlarda fiyat, teslimat, ödeme koşulu, belge gereksinimi veya rakip tercihi gibi nedenler kaydedilebilir.
Teklifleri farklı para birimleriyle yönetin
Müşteriye ürün, miktar, fiyat, indirim, vergi, para birimi ve teslim koşullarını içeren teklif hazırlanabilir.
Teklifin hazırlanma, kontrol, müşteriye sunulma, revizyon ve onay aşamaları izlenebilir.
Farklı para birimleriyle düzenlenen teklif ve siparişlerde işlem sırasında kullanılan kur bilgileri kayıt altına alınabilir. Böylece ticari belgenin hangi kur ve para birimiyle oluşturulduğu korunabilir.
XtraCRM döviz piyasası tahmini veya kur risk yönetim sistemi değildir; ticari kayıtlarda kullanılan para birimi ve kur bilgilerini takip eder.
Teslim ve ödeme koşullarını kaydedin
Uluslararası ticarette kullanılan teslim ve ödeme koşulları özel alanlarla teklif, sipariş veya operasyon kaydına eklenebilir.
Teslim şekli, taşıma sorumluluğu, sigorta, yükleme noktası ve masraf paylaşımı firma tarafından belirlenen alanlarda tutulabilir.
Peşin ödeme, mal mukabili, vesaik mukabili, banka transferi veya akreditif gibi ödeme yöntemleri süreç alanlarıyla takip edilebilir.
Bu koşulların hukuki ve finansal sonuçları dış ticaret uzmanları, bankalar ve ilgili danışmanlar tarafından ayrıca değerlendirilmelidir.
Satış siparişlerini takip edin
Onaylanan teklifler satış siparişine dönüştürülebilir. Siparişte müşteri, ürünler, miktarlar, fiyatlar, para birimi, teslimat tarihi ve taşıma yöntemi kaydedilebilir.
Siparişin ürün hazırlığı, belge, yükleme, gümrük, taşıma ve teslimat aşamaları özel iş akışlarıyla takip edilebilir.
Stokta bulunmayan ürünler için üretim veya satın alma ihtiyacı görülebilir. Siparişe ait görevler satış, depo, operasyon ve finans ekiplerine atanabilir.
İthalat satın alma süreçlerini yönetin
Tedarikçiden alınacak ürünler için satın alma siparişi oluşturulabilir. Ürün, miktar, fiyat, para birimi ve beklenen teslim tarihi takip edilebilir.
Tedarikçinin üretim veya hazırlık durumu görevlerle izlenebilir. Yükleme öncesinde gerekli belge ve ürün kontrolleri için sorumlular atanabilir.
Geciken teslimatlar veya miktar değişiklikleri kayıt altına alınabilir. Mal kabul sonrasında teslim edilen miktar ve tedarikçi belgeleri satın alma kayıtlarıyla ilişkilendirilebilir.
Ürün ve stok durumunu izleyin
İthal veya ihraç edilen ürünler kod, ad, kategori, birim ve diğer ticari bilgilerle kaydedilebilir.
GTİP, menşe, ambalaj, ağırlık veya hacim gibi dış ticarete özgü bilgiler özel alanlarla ürün kartına eklenebilir.
Mevcut stoklar ve depo hareketleri takip edilebilir. Satış siparişleri için ayrılması veya hazırlanması gereken ürünler operasyon kayıtlarıyla birlikte değerlendirilebilir.
Parti, seri veya mevzuata bağlı zorunlu ürün izlenebilirliği gerekiyorsa bu ihtiyaç ayrıca doğrulanmalı ve uygun yapı kurulmalıdır.
Belge kontrol listeleri oluşturun
Her operasyon türü için gerekli belgeler farklı olabilir. İthalat ve ihracat süreçlerinde belge kontrol listeleri oluşturabilirsiniz.
Operasyonun yapısına göre aşağıdaki dokümanlar takip edilebilir:
Ticari fatura
Proforma fatura
Çeki listesi
Taşıma belgesi
Menşe belgesi
Dolaşım belgesi
Sigorta belgesi
Analiz veya uygunluk belgesi
İzin ve lisanslar
Gümrük evrakları
Banka veya ödeme belgeleri
Müşteri ya da tedarikçi sözleşmeleri
Belgenin hazırlanma, kontrol, onay ve teslim durumu görevlerle takip edilebilir. Dosyalar ilgili operasyon kaydında saklanabilir.
Hangi belgelerin zorunlu olduğu ürün, ülke ve işlem türüne göre yetkili dış ticaret uzmanı tarafından belirlenmelidir.
Gümrük operasyonlarını takip edin
İşlem görecek gümrük, müşavir, dosya numarası, beyanname veya operasyon referansı özel alanlarla kaydedilebilir.
Belge teslimi, kontrol, beyan, muayene, vergi veya teslim aşamaları firmanın iş akışına göre düzenlenebilir.
Gümrük müşavirinden bilgi veya belge beklenen işler görev olarak operasyon sorumlusuna atanabilir.
XtraCRM gümrük beyannamesi hazırlayan veya resmî gümrük sistemlerine doğrudan işlem yapan bir yazılım değildir. Gümrük operasyonunun görev, belge ve durum takibini sağlar.
Sevkiyat ve taşıma süreçlerini yönetin
Kara, deniz, hava veya demir yolu taşımasına göre farklı özel alanlar ve iş akışları oluşturulabilir.
Taşıma kaydında aşağıdaki bilgiler tutulabilir:
Nakliye firması
Taşıma türü
Yükleme noktası
Varış noktası
Planlanan yükleme tarihi
Tahmini varış tarihi
Konteyner veya araç bilgisi
Taşıma referans numarası
Sigorta durumu
Sevkiyat durumu
Teslim alan kişi
Teslimat tarihi
Açıklama ve gecikme nedeni
XtraCRM canlı araç veya gemi takip sistemi değildir. Harici takip sistemlerinden alınan güncel bilgilerin operasyon kaydına eklenerek görev ve müşteri iletişimiyle birlikte yönetilmesini sağlar.
Müşteri ve tedarikçileri bilgilendirin
Operasyonun önemli aşamalarında müşteri veya tedarikçiyle iletişim kurulması için görevler oluşturulabilir.
Belge beklenmesi, yükleme tamamlanması, gecikme, gümrük sonucu veya teslimat bilgisi müşteri geçmişine kaydedilebilir.
Telefon görüşmeleri, e-postalar, WhatsApp yazışmaları ve notlar yetkiler dâhilinde ilgili firma hesabında görüntülenebilir.
Böylece farklı çalışanların aynı iş ortağına çelişkili bilgi vermesi önlenebilir.
Numune süreçlerini takip edin
Satış öncesinde gönderilen ürün numuneleri ayrı fırsat veya görev süreciyle yönetilebilir.
Numunenin ürünü, miktarı, gönderim tarihi, kargo bilgisi, müşteri ve geri bildirim durumu kaydedilebilir.
Numune ulaştıktan sonra müşteriyle iletişim kurulması için satış temsilcisine görev atanabilir. Olumlu sonuçlanan numune çalışmaları teklif veya sipariş fırsatına dönüştürülebilir.
Fuar ve yurt dışı ziyaretlerini yönetin
Katılınan fuarlar, ticaret heyetleri ve müşteri ziyaretleri proje veya etkinlik olarak planlanabilir.
Görüşülecek firmalar, randevular, görevler, seyahat belgeleri ve giderler kayıt altına alınabilir.
Etkinlik sırasında edinilen müşteri adayları CRM’e aktarılabilir. Fuar sonrasında yapılacak görüşmeler için satış ekibine takip görevleri atanabilir.
Hangi etkinliğin kaç fırsat, teklif ve sipariş oluşturduğu değerlendirilebilir.
Operasyon giderlerini kaydedin
Nakliye, sigorta, gümrük müşavirliği, depolama, liman, banka ve diğer operasyon giderleri ilgili sipariş veya dosyayla ilişkilendirilebilir.
Giderin kategorisi, tarihi, tutarı, para birimi, tedarikçisi ve belgesi kaydedilebilir.
İthalat işlemlerinde ürün maliyetinin değerlendirilmesi için ilgili giderler aynı operasyon altında görüntülenebilir.
XtraCRM otomatik gümrük kıymeti veya ithalat maliyeti hesaplama sistemi değildir; firma tarafından belirlenen maliyet kalemlerinin kayıt ve onay sürecini yönetir.
Faturalandırma, ödeme ve tahsilatı takip edin
Müşteri faturaları, tedarikçi faturaları, vadeler ve ödeme durumları finans kayıtları üzerinden izlenebilir.
Farklı para birimleriyle düzenlenen işlemler kendi para birimi ve kur bilgileriyle kaydedilebilir.
Vadesi yaklaşan veya geciken tahsilatlar için müşteri sorumlusuna görev atanabilir. Tedarikçi ödeme tarihleri finans ekibi tarafından takip edilebilir.
Banka işlemleri, akreditif veya diğer uzman dış ticaret finansmanı süreçleri gerektiğinde banka ve finans sistemleri üzerinden ayrıca yürütülmelidir.
Sözleşme ve distribütörlük süreçlerini yönetin
Distribütörlük, bayilik, satış veya tedarik sözleşmeleri ilgili firma hesabında saklanabilir.
Sözleşmenin ülkesi, bölgesi, ürün kapsamı, başlangıç ve bitiş tarihi, hedefleri ve yenileme koşulları özel alanlarla kaydedilebilir.
Bitiş tarihi yaklaşan sözleşmeler için sorumlu kişiye görev atanabilir. Yeni dönem görüşmeleri ve revizyonlar müşteri geçmişinde takip edilebilir.
Uygunluk ve belge sürelerini takip edin
Ürün, tedarikçi veya müşteriye bağlı sertifika, izin, analiz veya diğer belgelerin düzenlenme ve bitiş tarihleri kaydedilebilir.
Süresi yaklaşan belgeler için ilgili çalışanlara hatırlatma oluşturulabilir.
Ülke, ürün ve işlem türüne bağlı resmî uygunluk gereksinimleri firma tarafından ayrıca değerlendirilmelidir. XtraCRM hukuki veya gümrük uygunluğu kendiliğinden doğrulamaz.
Yetkileri görev dağılımına göre belirleyin
Satış, dış ticaret operasyonu, satın alma, depo, finans ve yönetim ekipleri için farklı erişim ve işlem yetkileri tanımlanabilir.
Satış ekibi müşteri ve teklifleri yönetirken operasyon ekibi belgeleri, gümrük ve sevkiyat aşamalarını takip edebilir. Satın alma ekibi tedarikçi siparişlerini, finans ekibi ödeme ve tahsilat süreçlerini yönetebilir.
Fiyat, iskonto, ödeme, gider ve önemli ticari belgeler yalnızca yetkili kullanıcıların erişimine açılabilir.
Yönetim için ölçülebilir bir yapı oluşturun
Yönetim ekranlarında yeni dış ticaret fırsatları, bekleyen teklifler, açık satış ve satın alma siparişleri, belge bekleyen operasyonlar, devam eden sevkiyatlar ve finansal takipler görülebilir.
Müşteri, tedarikçi, ülke, ürün, para birimi, sorumlu çalışan veya dönem bazında aşağıdaki bilgiler değerlendirilebilir:
Yeni müşteri ve satış fırsatları
Tekliflerin siparişe dönüşme oranı
İthalat ve ihracat siparişleri
Ürün hazırlık ve stok durumu
Bekleyen satın alma işlemleri
Eksik veya onay bekleyen belgeler
Yükleme ve teslimat tarihleri
Geciken operasyonlar
Gümrük aşamasındaki işlemler
Operasyon giderleri
Müşteri ve tedarikçi bakiyeleri
Faturalandırma, ödeme ve tahsilat durumu
Ülke ve ürün bazlı satışlar
Yaklaşan sözleşme ve belge bitişleri
XtraCRM, firmanızı sabit bir dış ticaret modeline zorlamaz. Müşteri ve tedarikçi kayıtlarını, teklifleri, siparişleri, özel alanları, belgeleri, görevleri ve finansal süreçleri kendi operasyon düzeninize göre yapılandırarak ilk ticari görüşmeden ürün teslimi ve tahsilata kadar bütün süreci daha düzenli, ölçülebilir ve takip edilebilir hale getirebilirsiniz.