Импорт, экспорт и внешняя торговля
В процессах импорта, экспорта и внешней торговли коммерческие переговоры и операционный контроль идут рука об руку. Запрос клиента, предложение, заказ на продажу, закупка, подготовка документов, логистика, таможня и финансовые операции — это разные этапы одной и той же работы.
XtraCRM объединяет функции CRM, продаж, закупок, склада, задач, документов и финансов, позволяя централизованно отслеживать операции внешней торговли — от первого контакта с клиентом до доставки заказа и оплаты.
Как проходит процесс в отрасли?
Процесс экспорта обычно начинается с запроса на продукт и цену от зарубежного клиента. Определяются продукт, количество, валюта, способ доставки, целевая страна и желаемая дата поставки.
После процесса предложения и переговоров создается заказ на продажу. Проверяется наличие товаров на складе или статус производства. Готовятся необходимые документы, планируется транспортировка и таможенное оформление.
В процессе импорта определяются продукт для закупки, поставщик, цена, валюта, способ оплаты и ожидаемая дата поставки. После заказа на закупку отслеживаются этапы погрузки, документов, перевозки и таможни.
При получении товара завершаются операции по складу и учету затрат. Отслеживаются процессы оплаты и выставления счетов с клиентами или поставщиками.
Как XtraCRM адаптируется к работе вашей компании?
У каждой компании внешней торговли свои продукты, страны работы, условия поставок и процессы оформления документов. В XtraCRM специальные поля, задачи и рабочие процессы могут быть настроены в соответствии с текущим порядком вашей компании.
Вы можете организовать ваш экспортный процесс по этапам: «Новый запрос, Ценообразование, Предложение отправлено, Одобрение клиента, Заказ, Подготовка продукции, Подготовка документов, Погрузка, Таможня, В пути, Доставлено и Оплата».
Импортный процесс можно отслеживать по этапам: «Предложение поставщика, Одобрение закупки, Заказ размещён, Ожидание производства, Проверка документов, Погрузка, В пути, Таможня, Приёмка товара и Оплата».
Вы можете определить различные процессы для прямого экспорта, импорта, транзитной торговли, дистрибуции или внешнеторговых проектов.
Специальные разделы внешней торговли, которые вы можете использовать
Номер операции или дела
Тип импорта или экспорта
Клиент и поставщик
Отправитель и получатель
Страна происхождения
Страна отправления и назначения
Точка погрузки и доставки
Товар и количество
Информация по коду ТН ВЭД
Валюта
Курс валюты
Форма оплаты
Условия поставки
Планируемая дата погрузки
Ориентировочная дата прибытия
Тип перевозки
Транспортная компания
Таможенный брокер
Контейнер или транспортный номер
Статус документа
Статус таможни
Статус доставки
Статус счета и оплаты
Ответственный операционный персонал
Необходимые вашей компании аккредитивы, банковские, страховые или контрольные данные также могут быть добавлены как специальные поля.
Управляйте зарубежными клиентами и поставщиками
Клиенты, дистрибьюторы, дилеры, поставщики и другие деловые партнеры могут управляться как записи компании.
Филиалы компании в разных странах, уполномоченные лица, языки общения, валюта и предпочтения оплаты могут отслеживаться с помощью специальных полей.
Прошлые предложения, заказы на продажу, закупки, переговоры, документы и финансовые операции могут отображаться в одной учетной записи компании.
Таким образом команды продаж, операций и финансов имеют доступ к одной и той же актуальной информации о деловом партнере.
Отслеживайте новые рынки и клиентские возможности
Потенциальные клиенты, найденные через выставки, рекомендации, сайты, рекламу или прямые продажи, могут быть занесены в CRM.
Можно отслеживать страну, отрасль, интересующие продукты, предполагаемый объем и срок принятия решения. Новая возможность может быть назначена ответственному за экспортные продажи.
Можно создавать задачи для отправки образцов, каталогов, прайс-листов или организации встреч. Для возможностей без активности долгое время могут задаваться напоминания.
В случаях невыигранных возможностей фиксируются причины, такие как цена, доставка, условия оплаты, требования к документам или предпочтения конкурентов.
Управляйте предложениями в разных валютах
Можно подготовить предложение клиенту с указанием продукта, количества, цены, скидки, налога, валюты и условий поставки.
Можно отслеживать этапы подготовки, проверки, презентации клиенту, ревизии и утверждения предложения.
В предложениях и заказах, оформленных в разных валютах, могут сохраняться используемые курсы валют. Это позволяет сохранить информацию о курсе и валюте в коммерческом документе.
XtraCRM не является системой прогнозирования валютного рынка или управления валютными рисками; она отслеживает валюту и курсы, используемые в коммерческих записях.
Записывайте условия доставки и оплаты
Условия доставки и оплаты, используемые в международной торговле, могут добавляться как специальные поля в записи предложений, заказов или операций.
Способы доставки, ответственность за транспортировку, страхование, пункты загрузки и распределение расходов могут храниться в полях, определяемых компанией.
Методы оплаты, такие как предоплата, оплата после получения, оплата через документы, банковский перевод или аккредитив, могут отслеживаться в процессных полях.
Юридические и финансовые последствия этих условий должны дополнительно оцениваться специалистами по внешней торговле, банками и соответствующими консультантами.
Отслеживайте заказы на продажу
Подтверждённые предложения могут быть преобразованы в заказы на продажу. В заказе можно зарегистрировать клиента, товары, количество, цены, валюту, дату доставки и способ транспортировки.
Подготовка продукции по заказу, документы, погрузка, таможня, транспортировка и этапы доставки могут отслеживаться с помощью специальных рабочих процессов.
Для отсутствующих на складе товаров может потребоваться производство или закупка. Задачи по заказу могут быть назначены отделам продаж, склада, операций и финансов.
Управляйте процессами закупок для импорта
Для товаров, закупаемых у поставщика, можно создавать заказы на покупку. Можно отслеживать товар, количество, цену, валюту и ожидаемую дату доставки.
Статус производства или подготовки у поставщика можно отслеживать через задачи. Для необходимых перед погрузкой проверок документов и товаров могут быть назначены ответственные лица.
Задержки в доставках или изменения в количестве могут фиксироваться. После приёмки товаров доставленное количество и документы поставщика могут быть связаны с записями закупок.
Отслеживайте состояние товаров и запасов
Импортируемые или экспортируемые товары могут регистрироваться с кодом, именем, категорией, единицей измерения и другой торговой информацией.
Специфическая для внешней торговли информация, такая как GCC, происхождение, упаковка, вес или объем, может добавляться в карточку товара через специальные поля.
Могут отслеживаться текущие запасы и движения на складе. Товары, которые нужно выделить или подготовить для заказов на продажу, могут оцениваться вместе с операционными записями.
Если требуется обязательная отслеживаемость партий, серий или по законодательству, эта необходимость должна быть подтверждена отдельно, и должна быть создана соответствующая структура.
Создавайте списки проверки документов
Необходимые документы могут различаться для каждого типа операций. Вы можете создавать списки проверки документов для процессов импорта и экспорта.
В зависимости от структуры операции могут отслеживаться следующие документы:
Коммерческий счёт-фактура
Проформы счёт-фактура
Упаковочный лист
Транспортный документ
Сертификат происхождения
Документ о циркуляции
Страховой полис
Анализ или документ о соответствии
Разрешения и лицензии
Таможенные документы
Банковские или платежные документы
Договоры с клиентами или поставщиками
Подготовка, проверка, утверждение и статус передачи документа могут отслеживаться задачами. Файлы могут храниться в соответствующей записи операции.
Какие документы обязательны, должен определить уполномоченный специалист по внешней торговле в зависимости от продукта, страны и типа операции.
Отслеживайте таможенные операции
Таможня, консультант, номер дела, декларация или ссылка на операцию могут быть записаны с помощью специальных полей.
Этапы передачи документа, проверки, декларации, осмотра, налогообложения или доставки могут быть организованы в соответствии с рабочим процессом компании.
Работы, для которых требуются информация или документы от таможенного консультанта, могут быть назначены ответственному за операцию в виде задач.
XtraCRM не является программным обеспечением для подготовки таможенных деклараций или прямого взаимодействия с официальными таможенными системами. Он обеспечивает отслеживание задач, документов и статусов таможенной операции.
Управляйте процессами отгрузки и транспортировки
Для перевозок автомобильным, морским, воздушным или железнодорожным транспортом могут быть созданы различные специальные поля и рабочие процессы.
В записи транспортировки могут храниться следующие данные:
Транспортная компания
Тип перевозки
Пункт погрузки
Пункт прибытия
Планируемая дата погрузки
Ориентировочная дата прибытия
Информация о контейнере или транспортном средстве
Референсный номер перевозки
Страховое состояние
Статус отгрузки
Лицо, получившее доставку
Дата доставки
Описание и причина задержки
XtraCRM не является системой живого отслеживания транспортных средств или судов. Он позволяет добавлять актуальную информацию из внешних систем отслеживания в операционную запись, управляя задачами и коммуникациями с клиентами.
Информируйте клиентов и поставщиков
Для связи с клиентом или поставщиком на важных этапах операции могут быть созданы задачи.
Ожидание документов, завершение загрузки, задержки, результаты таможни или информация о доставке могут быть записаны в историю клиента.
Телефонные звонки, электронные письма, переписка в WhatsApp и заметки могут отображаться в учетной записи связанной компании в рамках полномочий.
Таким образом, можно предотвратить предоставление противоречивой информации одному и тому же партнеру разными сотрудниками.
Отслеживайте процессы образцов
Отправленные образцы продуктов перед продажей могут управляться отдельным процессом возможности или задачи.
Можно записать продукт образца, количество, дату отправки, информацию о перевозке, клиента и статус обратной связи.
После получения образца можно назначить задачу торговому представителю для связи с клиентом. Успешные работы с образцами могут быть преобразованы в предложения или заказы.
Управляйте выставками и зарубежными визитами
Участвующие выставки, торговые делегации и визиты клиентов могут быть запланированы как проекты или мероприятия.
Компании для встреч, назначения, задачи, проездные документы и расходы могут быть зафиксированы.
Потенциальные клиенты, полученные во время мероприятия, могут быть перенесены в CRM. Для последующих переговоров могут быть назначены задачи для отдела продаж.
Можно оценить, сколько возможностей, предложений и заказов было создано по каждому мероприятию.
Записывайте операционные расходы
Транспортировка, страхование, таможенное оформление, складирование, порт, банк и другие операционные расходы могут быть связаны с соответствующим заказом или делом.
Можно записать категорию расхода, дату, сумму, валюту, поставщика и документы.
Для оценки стоимости продукта при импортных операциях соответствующие расходы можно отображать в рамках одной операции.
XtraCRM не является автоматической системой расчета таможенной стоимости или импортных затрат; он управляет процессом регистрации и утверждения статей затрат, определённых компанией.
Отслеживайте выставление счетов, оплату и сборы
Счета клиентов, счета поставщиков, сроки и статусы оплаты могут отслеживаться через финансовые записи.
Операции в разных валютах могут регистрироваться с указанием собственной валюты и курсовой информации.
Для сборов с близким сроком платежа или просроченных можно назначать задачи ответственным сотрудникам. Даты платежей поставщикам могут отслеживаться финансовой командой.
Банковские операции, аккредитивы или другие специализированные процессы международного торгового финансирования при необходимости должны выполняться отдельно через банковские и финансовые системы.
Управляйте процессами контрактов и дистрибуции
Дистрибьюторские, дилерские, продажи или договоры поставки могут храниться в соответствующей учетной записи компании.
Страна договора, регион, охват продукции, дата начала и окончания, цели и условия продления могут регистрироваться с помощью специальных полей.
Для договоров с приближающейся датой окончания можно назначать задачи ответственным лицам. Переговоры о новом периоде и изменения могут отслеживаться в истории клиента.
Отслеживайте соответствие требованиям и сроки документов
Дата выдачи и окончания сертификатов, разрешений, анализов и других документов, связанных с продуктом, поставщиком или клиентом, может быть зарегистрирована.
Для документов с приближающимся сроком действия можно создавать напоминания для ответственных сотрудников.
Официальные требования к соответствию в зависимости от страны, продукта и типа операции должны дополнительно оцениваться самой компанией. XtraCRM автоматически не проверяет юридическое или таможенное соответствие.
Определяйте полномочия согласно распределению задач
Для отделов продаж, внешнеторговых операций, закупок, склада, финансов и управления могут быть назначены разные уровни доступа и права на действия.
Отдел продаж управляет клиентами и предложениями, отдел операций отслеживает документы, таможенные и транспортные этапы. Отдел закупок отвечает за заказы поставщикам, финансовый отдел управляет процессами оплаты и сборов.
Цены, скидки, платежи, расходы и важные коммерческие документы доступны только уполномоченным пользователям.
Создайте измеримую структуру для управления
На экранах управления можно увидеть новые возможности внешней торговли, ожидающие предложения, открытые заказы на продажу и закупку, операции с ожидающими документами, текущие отгрузки и финансовый мониторинг.
По клиентам, поставщикам, странам, продуктам, валютам, ответственным сотрудникам или периодам можно оценивать следующую информацию:
Новые клиенты и возможности продаж
Процент предложений, превращающихся в заказы
Импортные и экспортные заказы
Состояние подготовки продукта и запасов
Ожидающие покупки
Отсутствующие или ожидающие подтверждения документы
Даты загрузки и доставки
Просроченные операции
Операции на таможенном этапе
Расходы на операции
Балансы клиентов и поставщиков
Состояние выставления счетов, оплаты и сбора средств
Продажи по странам и товарам
Ближайшие окончания контрактов и документов
XtraCRM не навязывает вашей компании фиксированную модель внешней торговли. Вы можете структурировать записи клиентов и поставщиков, предложения, заказы, пользовательские поля, документы, задачи и финансовые процессы в соответствии с вашим операционным порядком, делая весь процесс — от первой коммерческой встречи до доставки продукта и сбора платежей — более организованным, измеримым и контролируемым.