Importación, Exportación y Comercio Exterior
En los procesos de importación, exportación y comercio exterior, las negociaciones comerciales y el seguimiento operativo se realizan de manera conjunta. La solicitud del cliente, la oferta, el pedido de venta, el suministro, la preparación de documentos, la logística, la aduana y las operaciones financieras son etapas diferentes de un mismo proceso.
XtraCRM combina características de CRM, ventas, compras, inventario, tareas, documentos y finanzas, permitiendo el seguimiento de las operaciones de comercio exterior desde la primera reunión con el cliente hasta la entrega del pedido y el cobro, todo desde un único centro.
¿Cómo funciona el proceso en el sector?
El proceso de exportación generalmente comienza con la solicitud de producto y precio por parte del cliente en el extranjero. Se determinan el producto, la cantidad, la moneda, la forma de entrega, el país destino y la fecha de entrega solicitada.
Tras el proceso de oferta y negociación, se crea el pedido de venta. Se verifica el estado del inventario o la producción de los productos. Se preparan los documentos necesarios y se planifican las operaciones de transporte y aduanas.
En el proceso de importación, se determinan el producto a comprar, el proveedor, el precio, la moneda, la forma de pago y la fecha de entrega esperada. Después de la orden de compra, se supervisan las etapas de carga, documentación, transporte y aduanas.
Cuando el producto es recibido, se completan las operaciones de inventario y costos. Con las facturas de clientes o proveedores se controlan los procesos de pago y cobro.
¿Cómo se adapta XtraCRM a la forma de trabajar de su empresa?
Cada empresa de comercio exterior tiene productos, países, condiciones de entrega y procesos documentales diferentes. En XtraCRM, los campos personalizados, tareas y flujos de trabajo pueden configurarse para adaptarse a la organización actual de su empresa.
Puede crear su proceso de exportación con las etapas "Nueva solicitud, Fijación de precios, Oferta presentada, Aprobación del cliente, Pedido, Preparación del producto, Preparación de documentos, Carga, Aduanas, En transporte, Entregado y Cobro".
Puede seguir su proceso de importación con las etapas "Oferta del proveedor, Aprobación de compra, Pedido realizado, Esperando producción, Control de documentos, Carga, En transporte, Aduanas, Recepción de mercancía y Pago".
Puede definir diferentes procesos para exportación directa, importación, comercio transitorio, distribución o negocios de comercio exterior basados en proyectos.
Campos especiales de comercio exterior que puede utilizar
Número de operación o archivo
Tipo de importación o exportación
Cliente y proveedor
Remitente y destinatario
País de origen
País de salida y llegada
Punto de carga y entrega
Producto y cantidad
Información GTIP
Moneda
Información del tipo de cambio
Forma de pago
Forma de entrega
Fecha planificada de carga
Fecha estimada de llegada
Tipo de transporte
Empresa de transporte
Agente de aduanas
Referencia de contenedor o transporte
Estado del documento
Estado aduanero
Estado de entrega
Estado de factura y cobro
Personal operativo responsable
Los datos especiales como carta de crédito, banco, seguro o información de control que su empresa necesite también se pueden agregar como campo especial.
Gestione clientes y proveedores extranjeros
Clientes, distribuidores, concesionarios, proveedores y otros socios comerciales pueden gestionarse como registros de empresa.
Las sucursales en diferentes países de una empresa, las personas autorizadas, idiomas de contacto, moneda y preferencias de pago pueden seguirse mediante campos especiales.
Cotizaciones previas, órdenes de venta, órdenes de compra, conversaciones, documentos y transacciones financieras pueden visualizarse en la misma cuenta de la empresa.
De esta forma, los equipos de ventas, operaciones y finanzas pueden acceder a la misma información actualizada del socio comercial en el mismo día.
Seguimiento de nuevas oportunidades de mercado y clientes
Clientes potenciales obtenidos mediante ferias, referencias, sitios web, publicidad o venta directa pueden registrarse en el CRM.
Se puede seguir país, sector, productos de interés, volumen estimado y tiempo de decisión. La nueva oportunidad puede asignarse al responsable de ventas de exportación correspondiente.
Se pueden crear tareas para envío de muestras, catálogos, listas de precios o reuniones. Se pueden definir recordatorios para oportunidades sin actividad prolongada.
En oportunidades no ganadas se pueden registrar motivos como precio, entrega, condiciones de pago, requerimientos de documentos o preferencia por la competencia.
Gestione cotizaciones en distintas monedas
Se puede preparar una oferta para el cliente que contenga producto, cantidad, precio, descuento, impuestos, moneda y condiciones de entrega.
Se pueden seguir las etapas de preparación, revisión, presentación al cliente, revisión y aprobación de la oferta.
En cotizaciones y pedidos realizados en diferentes monedas, se puede registrar el tipo de cambio usado durante la transacción. Así se conserva el tipo de cambio y moneda con que fue creado el documento comercial.
XtraCRM no es un sistema de pronóstico de divisas ni gestión de riesgo cambiario; rastrea las monedas y tipos de cambio usados en registros comerciales.
Registre condiciones de entrega y pago
Las condiciones de entrega y pago usadas en comercio internacional pueden añadirse con campos especiales a ofertas, pedidos o registros de operación.
El método de entrega, responsabilidad del transporte, seguro, punto de carga y distribución de gastos pueden mantenerse en áreas definidas por la empresa.
Métodos de pago como pago al contado, contra mercancía, contra documentos, transferencia bancaria o carta de crédito pueden seguirse con campos de proceso.
Las consecuencias legales y financieras de estas condiciones deben ser evaluadas por especialistas en comercio exterior, bancos y consultores correspondientes.
Siga los pedidos de venta
Las cotizaciones aprobadas pueden convertirse en pedidos de venta. En el pedido se pueden registrar el cliente, los productos, cantidades, precios, moneda, fecha de entrega y método de transporte.
La preparación del producto, la documentación, la carga, la aduana, el transporte y las etapas de entrega pueden seguirse mediante flujos de trabajo específicos.
Puede requerirse la producción o adquisición para productos que no están en stock. Las tareas relacionadas con el pedido pueden asignarse a los equipos de ventas, almacén, operaciones y finanzas.
Gestione los procesos de compra de importación
Puede crearse una orden de compra para los productos que se adquirirán del proveedor. Se puede hacer seguimiento de producto, cantidad, precio, moneda y fecha esperada de entrega.
El estado de producción o preparación del proveedor puede monitorearse mediante tareas. Se pueden asignar responsables para los controles de documentos y productos necesarios antes de la carga.
Se pueden registrar entregas retrasadas o cambios en las cantidades. Después de la aceptación de la mercancía, la cantidad entregada y los documentos del proveedor pueden vincularse a los registros de compra.
Monitoree el estado de productos y stock
Los productos importados o exportados pueden registrarse con códigos, nombres, categorías, unidades y otra información comercial.
Información específica de comercio exterior como código HS, origen, embalaje, peso o volumen puede añadirse a la ficha del producto mediante campos especiales.
Se pueden seguir los inventarios existentes y movimientos de almacén. Los productos que deben reservarse o prepararse para pedidos de venta pueden evaluarse junto con los registros operativos.
Si se requiere trazabilidad obligatoria por lote, serie o regulaciones, esta necesidad debe verificarse aparte y establecerse una estructura adecuada.
Cree listas de verificación de documentos
Los documentos requeridos pueden variar según el tipo de operación. Puede crear listas de verificación de documentos para procesos de importación y exportación.
Según la estructura de la operación, se pueden seguir los siguientes documentos:
Factura comercial
Factura proforma
Lista de empaque
Documento de transporte
Certificado de origen
Certificado de circulación
Póliza de seguro
Análisis o certificado de conformidad
Permisos y licencias
Documentos aduaneros
Documentos bancarios o de pago
Contratos con clientes o proveedores
El estado de preparación, control, aprobación y entrega del documento puede ser seguido mediante tareas. Los archivos pueden almacenarse en el registro de operación correspondiente.
El especialista autorizado en comercio exterior debe determinar qué documentos son obligatorios según el producto, el país y el tipo de operación.
Haga seguimiento de las operaciones aduaneras
La aduana que realizará el trámite, el agente aduanal, el número de expediente, la declaración o la referencia de operación pueden registrarse con campos especiales.
Las etapas de entrega, revisión, declaración, inspección, impuestos o entrega del documento pueden ajustarse según el flujo de trabajo de la empresa.
Las tareas que requieren información o documentos del agente aduanal pueden asignarse al responsable de la operación.
XtraCRM no es un software que prepare declaraciones aduaneras ni realice trámites directamente en sistemas oficiales aduaneros. Facilita el seguimiento de tareas, documentos y estados de la operación aduanera.
Gestione los procesos de envío y transporte
Se pueden crear diferentes campos especiales y flujos de trabajo según el transporte por carretera, marítimo, aéreo o ferroviario.
En el registro de transporte se pueden guardar los siguientes datos:
Empresa de transporte
Tipo de transporte
Punto de carga
Punto de llegada
Fecha de carga prevista
Fecha estimada de llegada
Información de contenedor o vehículo
Número de referencia de transporte
Estado del seguro
Estado del envío
Persona que recibe
Fecha de entrega
Descripción y motivo del retraso
XtraCRM no es un sistema de rastreo en vivo de vehículos o barcos. Permite agregar a los registros de operaciones la información actualizada obtenida de sistemas de seguimiento externos para gestionar tareas y la comunicación con clientes.
Informe a clientes y proveedores
Se pueden crear tareas para comunicarse con clientes o proveedores en fases importantes de la operación.
La espera de documentos, finalización de carga, retrasos, resultados aduaneros o información de entrega pueden registrarse en el historial del cliente.
Llamadas telefónicas, correos electrónicos, conversaciones de WhatsApp y notas pueden verse en la cuenta de la empresa correspondiente dentro de los permisos.
Así se evita que diferentes empleados den información contradictoria al mismo socio comercial.
Controle los procesos de muestras
Las muestras de productos enviadas antes de la venta pueden gestionarse con procesos separados de oportunidades o tareas.
Se puede registrar el producto de la muestra, la cantidad, fecha de envío, información de transporte, cliente y estado de retroalimentación.
Después de la llegada de la muestra, se puede asignar una tarea al representante de ventas para comunicarse con el cliente. Las pruebas de muestra exitosas pueden convertirse en oportunidades de oferta o pedido.
Gestione ferias y visitas al extranjero
Las ferias participadas, delegaciones comerciales y visitas a clientes pueden planificarse como proyectos o eventos.
Se pueden registrar empresas a visitar, citas, tareas, documentos de viaje y gastos.
Los clientes potenciales obtenidos durante el evento pueden transferirse al CRM. Se pueden asignar tareas de seguimiento al equipo de ventas para reuniones posteriores a la feria.
Se puede evaluar cuántas oportunidades, ofertas y pedidos generó cada evento.
Registre los gastos operativos
Transporte, seguro, agentes aduanales, almacenamiento, puerto, banco y otros gastos operativos pueden relacionarse con el pedido o expediente correspondiente.
Se puede registrar la categoría del gasto, fecha, monto, moneda, proveedor y documento.
En procesos de importación, los gastos correspondientes pueden visualizarse bajo la misma operación para evaluar el costo del producto.
XtraCRM no es un sistema automático para calcular el valor aduanero o costo de importación; gestiona el registro y aprobación de los rubros de costos definidos por la empresa.
Realice un seguimiento de la facturación, el pago y la cobranza
Las facturas de clientes, facturas de proveedores, vencimientos y estados de pago pueden rastrearse a través de registros financieros.
Las transacciones realizadas en diferentes monedas pueden registrarse con su moneda y tipo de cambio correspondientes.
Se pueden asignar tareas al responsable del cliente para cobranzas próximas a vencer o vencidas. Las fechas de pago a proveedores pueden ser monitoreadas por el equipo financiero.
Las operaciones bancarias, cartas de crédito u otros procesos especializados de financiamiento de comercio exterior deben gestionarse aparte a través de sistemas bancarios y financieros cuando sea necesario.
Gestione los procesos de contratos y distribución
Los contratos de distribución, concesión, venta o suministro pueden almacenarse en la cuenta de la empresa correspondiente.
Se pueden registrar país, región, alcance del producto, fecha de inicio y fin, objetivos y condiciones de renovación del contrato mediante campos personalizados.
Se pueden asignar tareas al responsable para contratos próximos a finalizar. Las negociaciones y revisiones para nuevos periodos pueden seguirse en el historial del cliente.
Realice seguimiento de la vigencia y documentación
Se pueden registrar fechas de emisión y expiración de certificados, permisos, análisis u otros documentos vinculados al producto, proveedor o cliente.
Se pueden generar recordatorios para los empleados correspondientes sobre documentos que están por expirar.
Los requisitos oficiales de cumplimiento, dependiendo del país, producto y tipo de operación, deben ser evaluados por la empresa. XtraCRM no valida automáticamente el cumplimiento legal o aduanero.
Defina permisos según la distribución de tareas
Se pueden asignar diferentes accesos y permisos de operación para los equipos de ventas, operaciones de comercio exterior, compras, almacén, finanzas y administración.
Mientras el equipo de ventas gestiona clientes y cotizaciones, el equipo de operaciones puede seguir documentos, aduanas y etapas de envío. El equipo de compras puede administrar pedidos a proveedores y el equipo financiero gestiona pagos y cobros.
Price, discount, payment, expense and important commercial documents can be accessed only by authorized users.
Establezca una estructura medible para la gestión
En las pantallas de gestión se pueden ver nuevas oportunidades de comercio exterior, ofertas pendientes, pedidos abiertos de ventas y compras, operaciones pendientes de documentos, envíos en curso y seguimientos financieros.
Se pueden evaluar los siguientes datos según cliente, proveedor, país, producto, moneda, empleado responsable o período:
Nuevos clientes y oportunidades de venta
Tasa de conversión de ofertas a pedidos
Pedidos de importación y exportación
Estado de preparación y stock del producto
Operaciones de compra pendientes
Documentos faltantes o pendientes de aprobación
Fechas de carga y entrega
Operaciones retrasadas
Operaciones en etapa aduanera
Costos de operación
Saldos de clientes y proveedores
Estado de facturación, pago y cobro
Ventas por país y producto
Próximas finalizaciones de contratos y documentos
XtraCRM no obliga a su empresa a un modelo de comercio exterior fijo. Puede estructurar los registros de clientes y proveedores, ofertas, pedidos, campos personalizados, documentos, tareas y procesos financieros según el orden de su operación, haciendo que todo el proceso desde la primera reunión comercial hasta la entrega del producto y el cobro sea más ordenado, medible y rastreable.