輸入、輸出および国際貿易
輸入、輸出および国際貿易のプロセスでは、商談とオペレーションのフォローアップが同時に進行します。顧客の要望、見積もり、販売注文、調達、書類作成、物流、通関および財務処理は、同一業務の異なる段階です。
XtraCRMは、CRM、販売、購買、在庫、タスク、ドキュメントおよび財務機能を統合し、最初の顧客商談から注文の納品および回収まで、国際貿易オペレーションを1つの拠点で追跡可能にします。
業界内のプロセスはどのように進行するのか？
輸出プロセスは通常、海外の顧客からの製品および価格要求から始まります。製品、数量、通貨、納品方法、対象国および希望納期が決定されます。
見積もりおよび商談の後、販売注文が作成されます。製品の在庫や生産状況が確認されます。必要な書類が準備され、輸送および通関のオペレーションが計画されます。
輸入プロセスにおいては、購入する製品、サプライヤー、価格、通貨、支払方法および期待される納期が決定されます。購買注文の後、積荷、書類、輸送および通関の各段階が追跡されます。
商品受領時に在庫およびコスト処理が完了します。顧客やサプライヤーの請求書に基づき、支払および回収プロセスが監視されます。
XtraCRMは貴社の業務形態にどのように適応するのか？
各国際貿易会社の製品、取引国、納品条件および書類手続きは異なります。XtraCRMでは、カスタムフィールド、タスクおよび業務フローを貴社の既存の体制に合わせて構成可能です。
輸出プロセスは「新規依頼、価格設定、見積もり提示、顧客承認、注文、製品準備、書類準備、積み込み、通関、輸送中、納品済み、回収」の各段階で構成できます。
輸入プロセスは「サプライヤー見積もり、購入承認、注文済み、生産待ち、書類チェック、積み込み、輸送中、通関、検収、支払い」の各段階で追跡できます。
直接輸出、輸入、トランジット貿易、ディストリビューター契約、またはプロジェクトベースの国際貿易業務のために異なるプロセスを定義できます。
利用可能な国際貿易専用フィールド
オペレーションまたはファイル番号
輸入または輸出の種類
顧客およびサプライヤー
発送者および受取人
原産国
出発国および到着国
積み込みおよび納品地点
商品および数量
GTIP情報（関税分類番号）
通貨単位
為替レート情報
支払方法
納品方法
予定積載日
推定到着日
輸送方法
運送会社
通関士
コンテナまたは輸送参照番号
書類状況
通関状況
配送状況
請求書および徴収状況
責任オペレーション担当者
貴社が必要とする信用状、銀行、保険または検査情報もカスタムフィールドとして追加可能です。
海外の顧客およびサプライヤーを管理する
顧客、代理店、販売店、サプライヤーおよびその他のビジネスパートナーの会社記録として管理できます。
一つの会社に属する異なる国々の支店、担当者、コミュニケーション言語、通貨および支払いの好みをカスタムフィールドで追跡可能です。
過去の見積もり、販売注文、購入注文、打ち合わせ、書類および財務取引を同じ会社アカウントで表示できます。
このようにして、販売、運用および財務チームがビジネスパートナーに関する同じ最新情報にアクセスできます。
新しい市場および顧客の機会を追跡する
展示会、紹介、ウェブサイト、広告または直接販売活動で発見された潜在顧客をCRMに登録できます。
国、業界、関心の商品、推定ボリュームおよび意思決定期間を追跡可能です。新しい機会は関連する輸出販売担当者に割り当てられます。
サンプル、カタログ、価格表または会議の送付のためのタスクを作成できます。長期間取引がない機会についてリマインダーを設定可能です。
失注した機会では、価格、配送、支払い条件、書類要件または競合他社の選択などの理由を記録できます。
異なる通貨で見積もりを管理する
顧客に対して製品、数量、価格、割引、税金、通貨および配送条件を含む見積もりを作成できます。
見積もりの作成、確認、顧客への提示、修正および承認の段階を追跡可能です。
異なる通貨で作成された見積もりおよび注文の取引時に使用された為替レート情報を記録できます。これにより、どの為替レートおよび通貨で商業書類が作成されたかが保持されます。
XtraCRMは為替市場予測や為替リスク管理システムではなく、商業記録で使用される通貨および為替レート情報を追跡します。
配送および支払い条件を記録する
国際貿易で使用される配送および支払い条件は、カスタムフィールドとして見積もり、注文またはオペレーション記録に追加可能です。
配送方法、輸送責任、保険、積み込み地点および費用分担は、会社が定めるフィールドで管理されます。
前払い、着払い、書類引き渡しによる支払い、銀行振込または信用状などの支払い方法はプロセスフィールドで追跡できます。
これらの条件の法的および財務的な結果は、外貿専門家、銀行、および関連するコンサルタントによって別途評価されるべきです。
販売注文を追跡する
承認された見積もりは販売注文に変換できます。注文には顧客、製品、数量、価格、通貨、納品日、および配送方法を記録できます。
注文の製品準備、書類、積み込み、通関、輸送、および配送の各段階は、特別なワークフローで追跡できます。
在庫にない製品には製造または購入の必要性が生じることがあります。注文に関連するタスクは販売、倉庫、運用、財務チームに割り当てられます。
輸入購買プロセスを管理する
サプライヤーから調達する製品について購入注文を作成できます。製品、数量、価格、通貨、および予定納期を追跡できます。
サプライヤーの製造または準備状況はタスクで監視できます。積み込み前の必要な書類および製品検査について責任者を割り当てられます。
納期遅延や数量変更は記録できます。受領後の納入数量およびサプライヤーの書類は購買記録と関連付けられます。
製品および在庫状況を監視する
輸入または輸出される製品はコード、名称、カテゴリ、単位、およびその他の商業情報と共に記録されます。
GTIP（関税品目番号）、原産地、包装、重量または容積などの対外貿易固有の情報は特別なフィールドで製品カードに追加できます。
現在の在庫および倉庫の動きを追跡できます。販売注文のために確保または準備すべき製品は運用記録と共に評価されます。
ロット、シリアル番号、または規制に基づく必須の製品追跡性が必要な場合、この要件は別途検証され、適切な仕組みを構築すべきです。
書類チェックリストを作成する
各種運用に必要な書類は異なる場合があります。輸入および輸出プロセスで書類チェックリストを作成できます。
運用の内容に応じて以下の書類を追跡できます：
商業インボイス
プロフォーマインボイス
パッキングリスト
輸送書類
原産地証明書
通過証明書
保険証書
分析または適合証明書
許可およびライセンス
通関書類
銀行または支払い証明書
顧客または供給者契約書
書類の作成、確認、承認および引渡し状況はタスクで追跡可能です。ファイルは関連するオペレーション記録に保存できます。
どの書類が必須かは製品、国、取引タイプによって権限を持つ貿易専門家が決定するべきです。
通関オペレーションを追跡する
取り扱う通関、通関士、ファイル番号、申告書またはオペレーション参照は特別フィールドで登録可能です。
書類の提出、確認、申告、検査、税金または引渡しの段階は企業のワークフローに基づいて調整できます。
通関士から情報または書類を待つ仕事は、オペレーション責任者にタスクとして割り当て可能です。
XtraCRMは通関申告書の作成や公式通関システムへの直接処理を行うソフトウェアではありません。通関オペレーションのタスク、書類、状況の追跡を提供します。
出荷および輸送プロセスを管理する
陸路、海路、航空または鉄道輸送に応じて異なる特別フィールドやワークフローを作成できます。
輸送記録には以下の情報を保持できます：
運送会社
輸送タイプ
積込み地点
到着地点
予定積込み日
推定到着日
コンテナまたは車両情報
輸送参照番号
保険状況
出荷状況
受取人
配達日
説明と遅延理由
XtraCRMはライブ車両または船舶追跡システムではありません。外部の追跡システムから得られた最新情報をオペレーション記録に追加し、タスクと顧客コミュニケーションとともに管理を可能にします。
顧客とサプライヤーに通知
オペレーションの重要な段階で顧客またはサプライヤーと連絡を取るためのタスクを作成できます。
書類待ち、積載完了、遅延、税関結果または配達情報は顧客履歴に記録できます。
電話通話、メール、WhatsAppのやり取り、メモは権限内で関連会社アカウントに表示可能です。
これにより、異なる従業員が同じ取引先に矛盾した情報を伝えることが防げます。
サンプルプロセスを追跡
販売前に送付された製品サンプルは、別の機会またはタスクプロセスで管理できます。
サンプルの製品、数量、発送日、配送情報、顧客およびフィードバック状況を記録できます。
サンプル到着後、営業担当者に顧客連絡のためのタスクを割り当てることができます。成功したサンプル作業は提案または注文機会に変換される可能性があります。
展示会と海外訪問を管理
参加した展示会、商談団や顧客訪問はプロジェクトまたはイベントとして計画できます。
面談予定の企業、予約、タスク、旅行書類、経費を記録できます。
イベント中に獲得した見込み客をCRMに転送できます。展示会後の商談のために営業チームにフォローアップタスクを割り当てられます。
どのイベントがいくつの機会、提案、注文を生んだか評価できます。
オペレーション費用を記録
輸送、保険、税関代理店、保管、港湾、銀行およびその他のオペレーション費用を関連注文またはファイルに紐付けできます。
費用のカテゴリ、日付、金額、通貨、サプライヤーおよび書類を記録できます。
輸入手続きで製品原価評価のための関連費用を同じオペレーション内で表示可能です。
XtraCRMは自動関税評価額または輸入コスト計算システムではありません。会社が決定したコスト項目の記録と承認プロセスを管理します。
請求、支払い、徴収を追跡する
顧客請求書、仕入先請求書、期限および支払い状況は財務記録を通じて追跡可能です。
異なる通貨で行われた取引は、それぞれの通貨と為替情報で記録できます。
期限が近いまたは遅延している徴収については、担当者にタスクを割り当てることができます。仕入先の支払日は財務チームによって管理されます。
銀行取引、信用状またはその他の専門的な貿易金融プロセスは、必要に応じて銀行および金融システムを通じて別途実行する必要があります。
契約およびディストリビューションプロセスを管理する
ディストリビューション、代理店契約、販売または仕入契約は関連会社アカウントに保管できます。
契約の国、地域、製品範囲、開始および終了日、目標および更新条件はカスタムフィールドで記録可能です。
終了日が近い契約については責任者にタスクを割り当てることができます。新規期間の交渉や修正は顧客履歴で追跡可能です。
適合性および文書の期限を管理する
製品、仕入先または顧客に関連する認証、許可、分析またはその他の文書の発行および有効期限が記録できます。
期限が近づいた文書については関連従業員へリマインダーを作成できます。
国、製品および取引種類に基づく正式な適合性要件は企業により別途評価されるべきです。XtraCRMは法的または税関の適合性を自動的に検証しません。
権限を役割分担に応じて決定する
販売、貿易業務、購買、倉庫、財務および管理チームのために異なるアクセスおよび操作権限を設定できます。
販売チームは顧客および見積もりを管理し、業務チームは文書、税関、および発送段階を追跡します。購買チームは仕入先注文を、財務チームは支払いおよび徴収プロセスを管理できます。
価格、割引、支払い、費用および重要な商用文書は権限を持つユーザーのみがアクセス可能です。
経営のために測定可能な構造を作る
管理画面では、新しい貿易機会、保留中の見積もり、公開中の販売および購買注文、文書待ちの業務、進行中の発送および財務の追跡が表示されます。
顧客、仕入先、国、製品、通貨、担当社員または期間別に以下の情報を評価できます：
新規顧客および販売機会
見積もりから注文への変換率
輸入および輸出注文
製品の準備および在庫状況
保留中の購入取引
不足している書類または承認待ちの書類
積載および納品日時
遅延しているオペレーション
税関手続き中の取引
オペレーション費用
顧客およびサプライヤーの残高
請求、支払いおよび回収の状況
国別および製品別の販売
間近に迫った契約および書類の終了
XtraCRMは、御社を固定的な外国貿易モデルに強制しません。顧客およびサプライヤーの記録、見積もり、注文、カスタムフィールド、書類、タスク、および財務プロセスを御社のオペレーション体制に合わせて構成することで、最初の商談から製品の納品および回収までの全プロセスをより整然とし、測定可能で追跡可能なものにできます。