مكاتب القانون والاستشارات

سير العمل المنتظم في الخدمات القانونية والاستشارية يعتمد على إدارة مضبوطة لكافة العملية من أول لقاء مع العميل أو المورد، فتح الملف، متابعة المهام والمواعيد، الوثائق، النفقات وحتى الفواتير.

يتيح XtraCRM دمج خصائص إدارة علاقات العملاء، المشروع، المهام، التقويم، الوثائق والمالية لتمكين مكاتب القانون والاستشارات من متابعة العمليات التجارية والتشغيلية من مركز واحد.

كيف تسير العمليات في القطاع؟

عادة ما تبدأ العملية بطلب قانوني أو استشاري مهني من عميل جديد أو زبون. يتم تحديد موضوع الطلب، النطاق، الأطراف المعنية، الأولوية والخدمة المتوقعة.

بعد الانتهاء من التقييم الأولي والفحوصات اللازمة، يتم تحديد نطاق الخدمة، طريقة العمل وشروط التسعير، ثم إعداد العرض أو العقد.

عند التوصل إلى اتفاق، يتم فتح الملف أو العمل ذات الصلة. تنقسم الأعمال إلى مهام، ويتم تعيين الأشخاص المسؤولين وتحديد مواعيد المتابعة. يتم تسجيل الاجتماعات، المراسلات، الوثائق، النفقات والقرارات المتخذة تحت السجل المناسب.

عند إتمام الخدمة، تتم عمليات التسليم، التقارير، الفوترة والتحصيل. في حالة العملاء الذين يتلقون استشارات مستمرة، تتم متابعة الأعمال الدورية وتجديد العقود بشكل منفصل.

كيف يتكيف XtraCRM مع طريقة عمل مكتبك؟

يختلف تخصص كل مكتب قانوني واستشاري، أنواع الملفات وإجراءات الموافقة. في XtraCRM يمكن تخصيص الحقول الخاصة، المهام، المشاريع ومراحل سير العمل لتلائم تنظيم مكتبك.

يمكنك إنشاء عملية العميل الجديد الخاصة بك من المراحل "طلب جديد، التقييم الأولي، انتظار المعلومات والوثائق، فحص التضارب، تم تحديد موعد المقابلة، إعداد العرض، فتح العقد والملف".

يمكنك متابعة ملفك أو عملية الاستشارة الخاصة بك عبر مراحل مثل "ملف جديد، مراجعة، تحضير، قيد التنفيذ، انتظار موافقة العميل، انتظار الطرف الآخر أو المؤسسة، مكتمل وأُرشف".

يمكنك تعيين مجالات وعمليات منفصلة لخدمات مختلفة مثل الدعاوى والنزاعات، استشارات العقود، قانون الشركات، قانون العمل، الملكية الفكرية، الضرائب، الاستشارات المالية أو الاستشارات الإدارية.

الحقول الخاصة بالعملاء والموكلين التي يمكنك استخدامها

• نوع العميل أو الموكل

• معلومات الأشخاص الطبيعيين أو الاعتباريين

• الشركة والقطاع

• جهات الاتصال

• الأقسام المعنية

• المحامي أو الاستشاري المسؤول

• مصدر العميل

• مجالات الخدمة

• نوع العقد

• تاريخ بدء وانتهاء العقد

• نموذج التسعير

• العملة

• تفضيل الاتصال والتقارير

• فئة المخاطر أو الأهمية

• تاريخ آخر مقابلة

• تاريخ المتابعة التالي

• مستوى السرية والوصول

يمكن ربط عدة مسؤولين وشركات وأعمال مستمرة بعميل مؤسسي واحد ضمن نفس حساب العميل.

الحقول الخاصة بالملف والعمل التي يمكنك استخدامها

• رقم الملف أو المشروع

• نوع العمل أو الملف

• الموضوع والوصف المختصر

• العميل المعني

• الأطراف المعنية

• المحامي أو المستشار المسؤول

• فريق العمل

• تاريخ الفتح

• مستوى الأولوية والمخاطر

• حالة الملف

• المؤسسة أو الوحدة المعنية

• تواريخ المتابعة الهامة

• تواريخ الاجتماعات أو الجلسات

• مبلغ الطلب أو النزاع

• عملة الدفع

• طريقة التسعير

• تاريخ آخر إجراء

• الإجراء التالي

• تاريخ الإغلاق

• النتائج والتوضيحات

• درجة السرية

يمكن عرض الحقول الخاصة اللازمة فقط لأنواع الملفات المختلفة وفقًا لمجال تخصص مكتبكم.

إدارة عمليات الطلبات الجديدة وقبول العملاء

يمكن تسجيل طلبات الخدمة الواردة من الهاتف، البريد الإلكتروني، الموقع الإلكتروني، المرجع أو قنوات أخرى في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM).

يمكن تسجيل موضوع الطلب والأشخاص المعنيين وأولوية الطلب والخدمة المتوقعة. ويمكن تعيين مهمة التقييم الأولي للمحامي أو المستشار المعني.

يمكن إنشاء قائمة مراجعة لجمع المعلومات والوثائق اللازمة قبل قبول عميل جديد. يمكن نقل الطلبات التي تم تقييمها وقبولها إلى مرحلة تقديم العرض أو فتح الملف.

في الطلبات غير المقبولة، يمكن تصنيف مجال التخصص، السعة، التعارض أو الأسباب الأخرى وفقًا لسياسة تسجيل الشركة.

إدارة فحص تعارض المصالح كعملية

يمكن إنشاء مهمة لإجراء فحص تعارض المصالح من خلال العميل والأطراف ذات الصلة والشركات المرتبطة قبل قبول العمل الجديد.

يمكن تسجيل الشخص الذي أجرى الفحص، التاريخ، الأطراف التي تم فحصها والنتيجة. وإذا لزم الأمر، يمكن طلب موافقة المدير أو المسؤول.

نظام XtraCRM ليس نظاماً تلقائياً للكشف عن تعارض المصالح القانونية. يجب أن يتم البحث وطريقة التقييم والنطاق وقرار القبول النهائي وفقًا لإجراءات المكتب الخاصة.

تابع عمليات العرض والعقد

يمكن تسجيل نطاق الخدمة، التسليمات، نموذج التسعير وشروط العمل في سجل العرض.

يمكن متابعة مراحل إعداد العرض، المراجعة، تقديمه للعميل، التعديل والموافقة. يمكن إنشاء موافقة المدير في شروط سعر أو خصم محددة.

بعد الموافقة على العرض، يمكن إعداد عقد استشاري أو خدمات. يمكن حفظ العقد الموقع ومستنداته الإضافية في سجل العميل أو الملف ذي الصلة.

أدر الملفات وأعمال الاستشارات

يمكن فتح كل نزاع أو موضوع استشاري أو مشروع كسجل عمل منفصل. يمكن ربط العميل ذي الصلة، الشخص المسؤول، الفريق، تواريخ المتابعة والوثائق بالملف.

يمكن إنشاء مهام للبحث، المراجعة، المراسلة، الاجتماعات، العرائض، التقارير أو عمليات التسليم التي تتم تحت الملف.

يمكن عرض جميع الأعمال الجارية والمكتملة الخاصة بعميل عبر نفس الحساب. وهكذا يمكن تقييم تاريخ الخدمات المقدمة للعميل بشكل كامل.

تابع المهام والمواعيد النهائية

يمكن تعيين الأعمال التي ستتم في الملف أو المشروع كمهام للموظفين المسؤولين.

يمكن حفظ معلومات المهام مثل بداية المهمة، الموعد النهائي، الأولوية، المسؤول، الحالة والوصف. إذا كانت إكمال مهمة تعتمد على مهمة أخرى، يمكن تخطيط العملية بترتيب متسلسل.

يمكن رؤية المهام القادمة والمتأخرة في شاشات الموظف والمدير. يمكن حفظ الأعمال المكتملة في سجل الملف.

XtraCRM ليس نظامًا متخصصًا في حساب المهل القانونية. يجب أن يتم حساب التبليغ والمهل القانونية والعطل الرسمية أو التواريخ الحرجة المرتبطة بالقواعد الإجرائية من قبل خبير مختص ومخول، وينبغي التحقق منها أيضًا.

إدارة التقويم والاجتماعات والمقابلات

يمكن جدولة مقابلات العملاء، واجتماعات الفريق، ومواعيد المؤسسة، وغيرها من الفعاليات في التقويم.

يمكن تسجيل تاريخ الاجتماع، المشاركين، الموضوع، العميل أو الملف المعني. يمكن تحويل القرارات التي تم اتخاذها بعد الاجتماع والمهام المطلوبة إلى مهام محددة.

يمكن الاحتفاظ بملاحظات المقابلة في سجل العميل أو الملف. وبهذا يتمكن أعضاء الفريق المختلفون من رؤية آخر التواصل والقرارات المتخذة.

ربط المستندات بالملف

يمكن حفظ العقود، والمراسلات، والطلبات، والتقارير، والآراء، وملاحظات الاجتماعات، وغيرها من الوثائق في سجل العميل أو الملف ذي الصلة.

يمكن متابعة مراحل المستندات مثل المسودة، والمراجعة، والموافقة، والنشر من خلال المهام. يمكن تحديد الأشخاص الذين سيعملون على المستند ويصرح لهم بالموافقة.

يمكن تسهيل الوصول إلى المستند الحديث مع حفظ سجل التعديلات. ويمكن تقييد وصول الموظفين إلى الملفات والمستندات حسب دورهم.

تنظيم عمليات مراجعة واعتماد العقود

يمكن فتح سجل عمل للعقود القادمة من العملاء. يمكن تسجيل نوع العقد، والطرف المقابل، الشخص المسؤول، تاريخ المراجعة، والموعد النهائي المستهدف.

يمكن ربط القضايا التي تم تحديدها أثناء المراجعة بمهمة أو ملاحظة في السجل ذي الصلة. يمكن متابعة موافقة العميل، وتعديلات الطرف المقابل، ومراحل التوقيع النهائي.

يمكن تسجيل تواريخ بدء العقد، وانتهائه، وتجديده عبر حقول مخصصة. يمكن إنشاء تذكيرات للعقود التي تقترب مدتها من الانتهاء.

توحد طلبات الاستشارات

يمكن تسجيل طلبات العملاء الذين يتلقون استشارات مستمرة مع معلومات الموضوع، الأولوية، الشخص المسؤول، والموعد النهائي المستهدف.

يمكنك تشكيل عملية الطلب الخاصة بك من خلال المراحل التالية: "طلب جديد، تحت التقييم، انتظار معلومات، قيد العمل، الرقابة الداخلية، تم الإرسال للعميل، ومكتمل".

يمكن متابعة عدد الطلبات القادمة من نفس العميل، موضوعها، ومدة إتمامها. يمكن أيضًا عرض معلومات العملاء الانتظارية أو الموافقات بشكل منفصل.

تسجيل أوقات العمل

يمكن الاحتفاظ بمعلومات أوقات العمل على أساس المهمة أو الملف وفقًا لطريقة مكتبك في حساب الرسوم والتكاليف.

يمكنك إنشاء حقول مخصصة لأوقات العمل المخططة والمنفذة. يمكن تسجيل تاريخ العمل والموظف والوصف وحالة الفوترة.

يمكن استخدام هذه المعلومات في تحديد الرسوم بالساعة، تقييم ربحية الأعمال ذات الأجر الثابت، أو تخطيط سعة الفريق.

XtraCRM ليست نظامًا متخصصًا لحساب الأوقات والأتعاب في مكاتب المحاماة؛ يجب تكوين الحقول والتقارير اللازمة حسب نموذج عمل المكتب.

تابع مصاريف الملفات

يمكن ربط مصاريف الملفات مثل الرسوم، التوثيق، الترجمة، السفر، الخبراء، الشحن، وغيرها بسجل العميل أو العمل المعني.

يمكن تسجيل فئة المصروف، تاريخه، مبلغ المصروف، العملة، معلومات الوثيقة، وحالة تحمّل العميل له.

يمكن توجيه المصاريف التي تتطلب الموافقة إلى المدير المعني حسب هيكل صلاحيات المكتب. يمكن تقييم المصاريف التي تتم نيابة عن العميل عند الفوترة.

إدارة عمليات الفوترة والتحصيل

يمكن تتبع نماذج العمل المختلفة للمكتب مثل الأجر الثابت، الأجر بالساعة، الاستشارات الدورية، الأجر المرحلي، أو نماذج تجارية أخرى باستخدام الحقول المخصصة.

يمكن تعيين مهام لفريق المالية لإنشاء الفواتير للأعمال أو الفترات المطلوبة. يمكن تتبع تاريخ الفاتورة، تاريخ الاستحقاق، وحالة التحصيل في السجلات المالية.

يمكن إنشاء مهام متابعة للمسؤول عن العميل في حال تأخر المدفوعات. يمكن إضافة محادثات الدفع السابقة إلى سجل العميل.

تابع الاستشارات المستمرة وتجديد العقود

يمكن تسجيل تواريخ بدء وانتهاء عقود العملاء الذين يحصلون على استشارات شهرية أو دورية.

يمكن تعيين مهمة للمسؤول عن العقود التي اقترب موعد تجديدها. يمكن متابعة نطاق الفترة الجديدة، الرسوم، وشروط العمل عبر المحادثات مع العميل.

يمكن ربط الطلبات المستلمة ضمن العقد مع العميل وفترة الخدمة. وهكذا يمكن معرفة الخدمات المقدمة لكل عميل في أي موضوع.

اجمع تواصل العميل في سجل واحد

يمكن عرض مكالمات الهاتف، الرسائل الإلكترونية، محادثات واتساب، الملاحظات، والمهام ضمن سجل العميل وفقًا للصلاحيات.

عند تواصل العميل مجددًا، يمكن رؤية الملفات الجارية، آخر المحادثات، الموافقات المعلقة، والمهام المفتوحة.

يجب تنظيم استخدام قنوات التواصل بما يتوافق مع سرية المهنة وقوانين حماية البيانات الشخصية وفق سياسات المكتب.

إدارة صلاحيات الخصوصية والوصول

يمكن أن تحتوي ملفات القانون والاستشارات على معلومات قد تُعتبر أسرارًا تجارية أو بيانات شخصية أو سرية مهنية.

يمكن تقييد إمكانية وصول المستخدمين إلى العملاء والملفات والمستندات والسجلات المالية وفقًا للأدوار والصلاحيات.

يجب تحديد نطاق الوصول بشكل إضافي في الأعمال التي تتطلب خصوصية عالية أو طبيعة خاصة. يُسمح بحفظ المعلومات الضرورية فقط للعمل في النظام ويجب مراجعة صلاحيات المستخدمين بانتظام.

إدارة عمليات الأرشفة والإغلاق

يمكن إنشاء قائمة تحقق للإغلاق للملفات المكتملة. يمكن مراجعة المهام المفتوحة، المستندات الناقصة، النفقات، الفواتير والمبالغ المستلمة.

يمكن إضافة تاريخ الإغلاق، النتائج ومعلومات الحفظ إلى سجل الملف. يمكن تصنيف الأعمال غير النشطة وفقًا لنظام الوصول والأرشفة المحدد.

يمكن إنشاء مهمة لمراجعة السجلات التي انتهت مدة حفظها. يجب اتخاذ قرارات الحذف أو الحفظ بناءً على اللوائح والتزامات المكتب المهنية.

تحديد الصلاحيات حسب توزيع المهام

يمكن تحديد صلاحيات وصول مختلفة للشركاء والمديرين والمحامين والمستشارين والمساعدين وموظفي المالية.

يستطيع الموظفون الوصول فقط إلى العملاء والملفات المكلفين بها. يمكن تقييد وصول فريق المالية إلى محتوى الملف أثناء إدارة عمليات الفواتير والتحصيل.

يمكن توجيه موافقات المستندات، النفقات، والمعاملات المهمة إلى الأشخاص المختصين وفقًا لترتيب الصلاحيات بالمكتب.

إنشاء هيكل قابل للقياس للإدارة

يمكن متابعة طلبات العملاء الجديدة، العروض المعلقة، الملفات النشطة، المهام القادمة، الأعمال المتأخرة، الأعمال التي تنتظر موافقة العميل وتجديد العقود في شاشات الإدارة.

يمكن تقييم المعلومات التالية حسب العميل، نوع الملف، مجال الخدمة، الموظف المسؤول أو الفترة الزمنية:

• طلبات العملاء والأعمال الجديدة

• نسبة تحوّل العروض إلى عقود

• الملفات المفتوحة والمكتملة

• المهام القادمة والمتأخرة

• الأعمال التي تنتظر رد العميل أو المؤسسة

• مدة العمل حسب الملف والمشروع

• حمل المهام على الموظفين

• نفقات الملفات

• الأعمال القابلة للفوترة

• الفواتير الصادرة

• حالة التحصيل

• تجديدات العقود القادمة

• الأعمال المكتملة والمؤرشفة

لا يُجبر XtraCRM مكتبك على نموذج قانوني أو استشاري ثابت. يمكنك تنظيم سجلات العملاء، وأنواع الملفات، والمهام، والحقول الخاصة، والمستندات، والعمليات المالية وفقًا لنظام عملك الخاص، مما يجعل العملية كاملة من الطلب الأول للعميل حتى إغلاق الملف والتحصيل أكثر انتظامًا وقابلية للقياس والمتابعة.

لا يستبدل XtraCRM نظام UYAP أو الأنظمة الرسمية المماثلة، ولا يُقدم كنظام متابعة قضايا متخصص يحسب الفترات القانونية تلقائيًا. يجب أن تتم العمليات الرسمية، والفترات القانونية، والمسؤوليات المهنية، والضوابط المرتبطة بالتشريعات من قبل الأشخاص المخولين بشكل منفصل.