Hukuk ve Danışmanlık Büroları
Hukuk ve danışmanlık hizmetlerinde işin düzenli yürütülmesi; müvekkil veya müşteriyle yapılan ilk görüşmeden dosya açılışına, görev ve süre takibinden dokümanlara, giderlerden faturalandırmaya kadar bütün sürecin kontrollü şekilde yönetilmesine bağlıdır.
XtraCRM; CRM, proje, görev, takvim, doküman ve finans özelliklerini bir araya getirerek hukuk ve danışmanlık bürolarının ticari ve operasyonel süreçlerini tek merkezden takip etmesini sağlar.
Sektörde süreç nasıl işler?
Süreç genellikle yeni bir müvekkil veya müşterinin hukuki ya da profesyonel danışmanlık talebiyle başlar. Talebin konusu, kapsamı, ilgili tarafları, önceliği ve beklenen hizmet belirlenir.
İlk değerlendirme ve gerekli kontroller tamamlandıktan sonra hizmet kapsamı, çalışma yöntemi ve ücretlendirme koşulları belirlenerek teklif veya sözleşme hazırlanır.
Anlaşma sağlandığında ilgili iş veya dosya açılır. Yapılacak çalışmalar görevlere ayrılır, sorumlu kişiler ve takip tarihleri belirlenir. Görüşmeler, yazışmalar, belgeler, giderler ve alınan kararlar ilgili kayıt altında tutulur.
Hizmet tamamlandığında teslim, raporlama, faturalandırma ve tahsilat süreçleri yürütülür. Sürekli danışmanlık verilen müşterilerde dönemsel işler ve sözleşme yenilemeleri ayrıca takip edilir.
XtraCRM büronuzun çalışma şekline nasıl uyarlanır?
Her hukuk ve danışmanlık bürosunun uzmanlık alanları, dosya türleri ve onay süreçleri farklıdır. XtraCRM’de özel alanlar, görevler, projeler ve iş akışı aşamaları büronuzun çalışma düzenine göre yapılandırılabilir.
Yeni müşteri sürecinizi “Yeni Talep, İlk Değerlendirme, Bilgi ve Belge Bekleniyor, Çakışma Kontrolü, Görüşme Planlandı, Teklif Hazırlanıyor, Sözleşme ve Dosya Açılışı” aşamalarından oluşturabilirsiniz.
Dosya veya danışmanlık sürecinizi ise “Yeni Dosya, İnceleme, Hazırlık, İşlemde, Müvekkil Onayı Bekleniyor, Karşı Taraf veya Kurum Bekleniyor, Tamamlandı ve Arşivlendi” gibi aşamalarla takip edebilirsiniz.
Dava ve uyuşmazlık, sözleşme danışmanlığı, şirketler hukuku, iş hukuku, fikri mülkiyet, vergi, mali danışmanlık veya yönetim danışmanlığı gibi farklı hizmetler için ayrı alanlar ve süreçler tanımlayabilirsiniz.
Kullanabileceğiniz müşteri ve müvekkil özel alanları
Müşteri veya müvekkil türü
Gerçek veya tüzel kişi bilgisi
Şirket ve sektör
İletişim kişileri
İlgili departmanlar
Sorumlu avukat veya danışman
Müşteri kaynağı
Hizmet alanları
Sözleşme türü
Sözleşme başlangıç ve bitiş tarihi
Ücretlendirme modeli
Para birimi
İletişim ve raporlama tercihi
Risk veya önem sınıfı
Son görüşme tarihi
Bir sonraki takip tarihi
Gizlilik ve erişim seviyesi
Bir kurumsal müşteriye ait birden fazla yetkili, şirket veya devam eden iş aynı müşteri hesabıyla ilişkilendirilebilir.
Kullanabileceğiniz dosya ve iş özel alanları
Dosya veya proje numarası
İşin veya dosyanın türü
Konu ve kısa açıklama
İlgili müşteri
İlgili taraflar
Sorumlu avukat veya danışman
Çalışma ekibi
Açılış tarihi
Öncelik ve risk seviyesi
Dosya durumu
İlgili kurum veya birim
Önemli takip tarihleri
Toplantı veya duruşma tarihleri
Talep veya uyuşmazlık tutarı
Para birimi
Ücretlendirme yöntemi
Son işlem tarihi
Bir sonraki işlem
Kapanış tarihi
Sonuç ve açıklamalar
Gizlilik derecesi
Büronuzun uzmanlık alanına göre farklı dosya türleri için yalnızca gerekli özel alanlar gösterilebilir.
Yeni talep ve müşteri kabul süreçlerini yönetin
Telefon, e-posta, internet sitesi, referans veya diğer kanallardan gelen hizmet talepleri CRM’e kaydedilebilir.
Talebin konusu, ilgili kişiler, aciliyeti ve beklenen hizmet kayıt altına alınabilir. İlk değerlendirme görevi ilgili avukat veya danışmana atanabilir.
Yeni müşteri kabulü öncesinde gerekli bilgi ve belgelerin alınması için kontrol listesi oluşturulabilir. Değerlendirme sonucu kabul edilen talepler teklif veya dosya açılış sürecine taşınabilir.
Kabul edilmeyen taleplerde uzmanlık alanı, kapasite, çakışma veya diğer nedenler şirketin kayıt politikasına uygun şekilde sınıflandırılabilir.
Çıkar çatışması kontrolünü süreç olarak yönetin
Yeni iş kabul edilmeden önce müşteri, ilgili taraflar ve bağlantılı şirketler üzerinden çıkar çatışması kontrolü yapılması için görev oluşturulabilir.
Kontrolü yapan kişi, tarih, incelenen taraflar ve sonuç kayıt altına alınabilir. Gerekirse yönetici veya yetkili onayı istenebilir.
XtraCRM otomatik hukuki çıkar çatışması tespit sistemi değildir. Arama ve değerlendirme yöntemi, kapsamı ve nihai kabul kararı büronun kendi prosedürlerine göre yürütülmelidir.
Teklif ve sözleşme süreçlerini takip edin
Hizmetin kapsamı, teslimleri, ücretlendirme modeli ve çalışma koşulları teklif kaydında tutulabilir.
Teklifin hazırlanma, kontrol, müşteriye sunulma, revizyon ve onay aşamaları takip edilebilir. Belirli fiyat veya iskonto koşullarında yönetici onayı oluşturulabilir.
Onaylanan teklif sonrasında danışmanlık veya hizmet sözleşmesi hazırlanabilir. İmzalı sözleşme ve ekleri ilgili müşteri ya da dosya kaydında saklanabilir.
Dosya ve danışmanlık işlerini yönetin
Her uyuşmazlık, danışmanlık konusu veya proje ayrı iş kaydı olarak açılabilir. İlgili müşteri, sorumlu kişi, ekip, takip tarihleri ve belgeler dosyayla ilişkilendirilebilir.
Dosya altında yapılacak araştırma, inceleme, yazışma, toplantı, dilekçe, rapor veya teslim işlemleri görev olarak oluşturulabilir.
Bir müşteriye ait tüm devam eden ve tamamlanan işler aynı hesap üzerinden görüntülenebilir. Böylece müşteriye verilen hizmetlerin geçmişi bütün olarak değerlendirilebilir.
Görev ve son tarihleri takip edin
Dosya veya projeye ait yapılacak işlemler görev olarak sorumlu çalışanlara atanabilir.
Görevlerde başlangıç, son tarih, öncelik, sorumlu, durum ve açıklama bilgileri tutulabilir. Bir işin tamamlanması başka bir göreve bağlıysa süreç sıralı şekilde planlanabilir.
Yaklaşan ve geciken görevler çalışan ve yönetici ekranlarında görülebilir. Tamamlanan işlemler dosya geçmişinde saklanabilir.
XtraCRM uzmanlaşmış bir yasal süre hesaplama sistemi değildir. Tebligat, kanuni süre, resmî tatil veya usul kurallarına bağlı kritik tarihler yetkili uzman tarafından hesaplanmalı ve ayrıca doğrulanmalıdır.
Takvim, toplantı ve görüşmeleri yönetin
Müvekkil görüşmeleri, ekip toplantıları, kurum randevuları ve diğer etkinlikler takvimde planlanabilir.
Toplantının tarihi, katılımcıları, konusu, ilgili müşteri veya dosyası kaydedilebilir. Toplantı sonrasında alınan kararlar ve yapılacak işler görevlere dönüştürülebilir.
Görüşme notları müşteri veya dosya geçmişinde tutulabilir. Böylece farklı ekip üyeleri son iletişim ve alınan kararları görebilir.
Dokümanları dosyayla ilişkilendirin
Sözleşmeler, yazışmalar, dilekçeler, raporlar, görüşler, toplantı notları ve diğer belgeler ilgili müşteri veya dosya kaydında saklanabilir.
Dokümanların taslak, inceleme, onay ve yayımlanma süreçleri görevlerle takip edilebilir. Belge üzerinde çalışacak ve onay verecek kişiler belirlenebilir.
Revizyon geçmişi korunarak güncel dokümana erişim kolaylaştırılabilir. Çalışanların rolüne göre dosya ve belgelere erişimleri sınırlandırılabilir.
Sözleşme inceleme ve onay süreçlerini düzenleyin
Müşteriden gelen sözleşmeler iş kaydı olarak açılabilir. Sözleşme türü, karşı taraf, sorumlu kişi, inceleme tarihi ve hedef teslim süresi kaydedilebilir.
İnceleme sırasında tespit edilen konular görev veya not olarak ilgili kayıtla ilişkilendirilebilir. Müvekkil onayı, karşı taraf revizyonu ve son imza aşamaları takip edilebilir.
İmzalanan sözleşmenin başlangıç, bitiş ve yenileme tarihleri özel alanlarla kaydedilebilir. Süresi yaklaşan sözleşmeler için hatırlatmalar oluşturulabilir.
Danışmanlık taleplerini standartlaştırın
Sürekli danışmanlık verilen müşterilerden gelen talepler konu, öncelik, sorumlu kişi ve hedef tarih bilgileriyle kaydedilebilir.
Talep sürecinizi “Yeni Talep, Değerlendiriliyor, Bilgi Bekleniyor, Çalışılıyor, İç Kontrol, Müşteriye Gönderildi ve Tamamlandı” aşamalarından oluşturabilirsiniz.
Aynı müşteriden gelen taleplerin sayısı, konusu ve sonuçlanma süresi takip edilebilir. Bekleyen müşteri bilgileri veya onayları ayrıca görülebilir.
Çalışma sürelerini kaydedin
Büronun ücretlendirme ve maliyet hesaplama yöntemine göre görev veya dosya bazında çalışma süresi bilgileri tutulabilir.
Planlanan ve gerçekleşen çalışma süreleri için özel alanlar oluşturabilirsiniz. Çalışmanın tarihi, çalışanı, açıklaması ve faturalandırılabilir durumu kaydedilebilir.
Bu bilgiler saatlik ücretlendirme, sabit ücretli işlerin kârlılık değerlendirmesi veya ekip kapasite planlamasında kullanılabilir.
XtraCRM uzmanlaşmış bir hukuk bürosu süre ve ücret hesaplama sistemi değildir; gerekli alanlar ve raporlar büronun çalışma modeline göre yapılandırılmalıdır.
Dosya giderlerini takip edin
Harç, noter, tercüme, seyahat, uzman, kargo ve diğer dosya giderleri ilgili müşteri veya iş kaydıyla ilişkilendirilebilir.
Giderin kategorisi, tarihi, tutarı, para birimi, belge bilgisi ve müşteriye yansıtılma durumu kaydedilebilir.
Onay gerektiren giderler büronun yetki yapısına göre ilgili yöneticiye yönlendirilebilir. Müşteri adına yapılan masraflar faturalandırma sırasında değerlendirilebilir.
Faturalandırma ve tahsilat süreçlerini yönetin
Büronun çalışma şekline göre sabit ücret, saatlik ücret, dönemsel danışmanlık, aşama bazlı ücret veya başka ticari modeller özel alanlarla takip edilebilir.
Fatura oluşturulması gereken iş veya dönem için finans ekibine görev atanabilir. Fatura tarihi, vade ve tahsilat durumu finans kayıtlarında izlenebilir.
Geciken ödemeler için müşteri sorumlusuna takip görevi oluşturulabilir. Yapılan ödeme görüşmeleri müşteri geçmişine eklenebilir.
Sürekli danışmanlık ve sözleşme yenilemelerini takip edin
Aylık veya dönemsel danışmanlık verilen müşterilerin sözleşme başlangıç ve bitiş tarihleri kaydedilebilir.
Yenileme dönemi yaklaşan sözleşmeler için sorumlu kişiye görev atanabilir. Yeni dönem kapsamı, ücret ve çalışma koşulları müşteriyle yapılan görüşmeler üzerinden takip edilebilir.
Sözleşme kapsamında gelen talepler müşteri ve hizmet dönemiyle ilişkilendirilebilir. Böylece hangi müşteriye hangi konularda hizmet verildiği görülebilir.
Müşteri iletişimini tek geçmişte toplayın
Telefon görüşmeleri, e-postalar, WhatsApp yazışmaları, notlar ve görevler yetkiler dâhilinde müşteri geçmişinde görüntülenebilir.
Müşteri yeniden iletişime geçtiğinde devam eden dosyalar, son görüşmeler, bekleyen onaylar ve açık görevler görülebilir.
İletişim kanallarının kullanımı, mesleki gizlilik ve kişisel veri kuralları dikkate alınarak büro politikalarına göre düzenlenmelidir.
Gizlilik ve erişim yetkilerini yönetin
Hukuk ve danışmanlık dosyaları ticari sır, kişisel veri ve mesleki gizlilik kapsamına girebilecek bilgiler içerebilir.
Kullanıcıların hangi müşteri, dosya, belge ve finansal kayıtlara erişebileceği rol ve yetkilerle sınırlandırılabilir.
Özel nitelikli veya yüksek gizlilik gerektiren işlerde erişim kapsamı ayrıca belirlenmelidir. Sisteme yalnızca iş için gerekli bilgiler kaydedilmeli ve kullanıcı yetkileri düzenli olarak gözden geçirilmelidir.
Arşiv ve kapanış süreçlerini yönetin
Tamamlanan dosyalar için kapanış kontrol listesi oluşturulabilir. Açık görevler, eksik belgeler, giderler, faturalar ve tahsilatlar kontrol edilebilir.
Kapanış tarihi, sonuç ve saklama bilgileri dosya kaydına eklenebilir. Aktif olmayan işler belirlenen erişim ve arşiv düzenine göre sınıflandırılabilir.
Saklama süresi dolan kayıtların incelenmesi için görev oluşturulabilir. Silme veya saklama kararları büronun mevzuat ve mesleki yükümlülüklerine göre verilmelidir.
Yetkileri görev dağılımına göre belirleyin
Ortaklar, yöneticiler, avukatlar, danışmanlar, asistanlar ve finans çalışanları için farklı erişim yetkileri tanımlanabilir.
Çalışanlar yalnızca görevli oldukları müşteri ve dosyalara erişebilir. Finans ekibi fatura ve tahsilat süreçlerini yönetirken dosya içeriğine erişimi sınırlandırılabilir.
Belge onayları, giderler ve önemli işlemler büronun yetki düzenine göre ilgili kişilere yönlendirilebilir.
Yönetim için ölçülebilir bir yapı oluşturun
Yönetim ekranlarında yeni müşteri talepleri, bekleyen teklifler, aktif dosyalar, yaklaşan görevler, geciken işler, müşteri onayı bekleyen çalışmalar ve sözleşme yenilemeleri takip edilebilir.
Müşteri, dosya türü, hizmet alanı, sorumlu çalışan veya dönem bazında aşağıdaki bilgiler değerlendirilebilir:
Yeni müşteri ve iş talepleri
Tekliflerin sözleşmeye dönüşme oranı
Açık ve tamamlanan dosyalar
Yaklaşan ve geciken görevler
Müşteri veya kurum yanıtı bekleyen işler
Dosya ve proje bazlı çalışma süreleri
Çalışanların görev yükü
Dosya giderleri
Faturalandırılabilir işler
Düzenlenen faturalar
Tahsilat durumu
Yaklaşan sözleşme yenilemeleri
Tamamlanan ve arşivlenen işler
XtraCRM, büronuzu sabit bir hukuk veya danışmanlık modeline zorlamaz. Müşteri kayıtlarını, dosya türlerini, görevleri, özel alanları, dokümanları ve finansal süreçleri kendi çalışma düzeninize göre yapılandırarak ilk müşteri talebinden dosya kapanışı ve tahsilata kadar bütün süreci daha düzenli, ölçülebilir ve takip edilebilir hale getirebilirsiniz.
XtraCRM, UYAP veya benzeri resmî sistemlerin yerine geçmez ve hukuki süreleri kendiliğinden hesaplayan uzmanlaşmış bir dava takip sistemi olarak sunulmaz. Resmî işlemler, yasal süreler, mesleki sorumluluklar ve mevzuata bağlı kontroller yetkili kişiler tarafından ayrıca yürütülmelidir.