Rechts- und Beratungsbüros
Der reibungslose Ablauf von Rechts- und Beratungsdienstleistungen hängt davon ab, dass der gesamte Prozess – vom ersten Gespräch mit dem Mandanten oder Kunden über die Aktenanlage, Aufgaben- und Fristenverfolgung, Dokumentenverwaltung bis hin zu Kosten und Abrechnung – kontrolliert gesteuert wird.
XtraCRM vereint CRM-, Projekt-, Aufgaben-, Kalender-, Dokument- und Finanzfunktionen, sodass Rechts- und Beratungsbüros ihre kommerziellen und operativen Prozesse zentral verfolgen können.
Wie läuft der Prozess in der Branche ab?
Der Prozess beginnt in der Regel mit der Anfrage eines neuen Mandanten oder Kunden nach rechtlicher oder professioneller Beratung. Thema, Umfang, beteiligte Parteien, Priorität und erwartete Leistung werden festgelegt.
Nach der ersten Bewertung und den notwendigen Prüfungen werden der Leistungsumfang, die Arbeitsweise und die Vergütungsbedingungen definiert und ein Angebot oder Vertrag erstellt.
Bei Einigung wird der entsprechende Auftrag oder die Akte angelegt. Die Arbeiten werden in Aufgaben unterteilt, Verantwortliche und Fristen bestimmt. Gespräche, Korrespondenz, Dokumente, Kosten und getroffene Entscheidungen werden unter dem jeweiligen Datensatz erfasst.
Nach Abschluss der Leistungen folgen Übergabe, Berichterstattung, Fakturierung und Inkasso. Bei Kunden mit laufender Beratung werden periodische Tätigkeiten und Vertragsverlängerungen zusätzlich überwacht.
Wie wird XtraCRM an die Arbeitsweise Ihres Büros angepasst?
Jedes Rechts- und Beratungsbüro hat unterschiedliche Fachgebiete, Aktenarten und Genehmigungsprozesse. In XtraCRM können individuelle Felder, Aufgaben, Projekte und Workflow-Phasen gemäß der Arbeitsstruktur Ihres Büros konfiguriert werden.
Sie können Ihren Neukundenprozess aus den Phasen „Neuanfrage, Erste Bewertung, Informationen und Dokumente ausstehend, Überschneidungsprüfung, Gespräch geplant, Angebot wird vorbereitet, Vertrags- und Aktenanlage“ erstellen.
Ihre Akte oder Beratungsprozess können Sie mit Phasen wie „Neue Akte, Prüfung, Vorbereitung, In Bearbeitung, Mandantenzustimmung ausstehend, Gegenpartei oder Behörde ausstehend, Abgeschlossen und Archiviert“ verfolgen.
Für verschiedene Dienstleistungen wie Klagen und Streitigkeiten, Vertragsberatung, Gesellschaftsrecht, Arbeitsrecht, geistiges Eigentum, Steuer-, Finanz- oder Managementberatung können Sie eigene Bereiche und Prozesse definieren.
Kundenspezifische und Mandantenspezifische Felder, die Sie nutzen können
Kunden- oder Mandantentyp
Angaben zur natürlichen oder juristischen Person
Unternehmen und Branche
Ansprechpartner
Zuständige Abteilungen
Verantwortlicher Anwalt oder Berater
Kundenquelle
Dienstleistungsbereiche
Vertragstyp
Vertragsbeginn und -ende
Abrechnungsmodell
Währung
Präferenz für Kommunikation und Berichterstattung
Risiko- oder Wichtigkeitsklasse
Datum des letzten Gesprächs
Nächstes Follow-up-Datum
Vertraulichkeits- und Zugriffslevel
Mehrere Bevollmächtigte, Unternehmen oder laufende Angelegenheiten eines Unternehmenskunden können mit demselben Kundenkonto verknüpft werden.
Akte- und geschäftsspezifische Felder, die Sie nutzen können
Akten- oder Projektnummer
Art oder Art der Arbeit oder Akte
Thema und kurze Beschreibung
Betroffener Kunde
Betroffene Parteien
Verantwortlicher Anwalt oder Berater
Arbeitsteam
Eröffnungsdatum
Prioritäts- und Risikostufe
Akte Status
Betroffene Institution oder Einheit
Wichtige Nachverfolgungstermine
Termin für Treffen oder Verhandlung
Forderungs- oder Streitwert
Währung
Abrechnungsmethode
Datum der letzten Aktion
Nächster Schritt
Abschlussdatum
Ergebnis und Erläuterungen
Vertraulichkeitsstufe
Je nach Spezialisierung Ihrer Kanzlei können für verschiedene Aktenarten nur die erforderlichen speziellen Felder angezeigt werden.
Verwalten Sie neue Anfragen und Kundenakzeptanzprozesse
Serviceanfragen, die per Telefon, E-Mail, Website, Empfehlung oder anderen Kanälen eingehen, können im CRM erfasst werden.
Der Gegenstand der Anfrage, beteiligte Personen, Dringlichkeit und erwarteter Service können dokumentiert werden. Die Erstbewertung kann dem zuständigen Anwalt oder Berater zugewiesen werden.
Vor der Annahme eines neuen Kunden kann eine Checkliste zur Erfassung der erforderlichen Informationen und Unterlagen erstellt werden. Anhand der Bewertung können akzeptierte Anfragen in den Angebots- oder Akteneröffnungsprozess überführt werden.
Nicht akzeptierte Anfragen können entsprechend dem Registrierungsverfahren des Unternehmens nach Fachgebieten, Kapazitäten, Überschneidungen oder anderen Gründen klassifiziert werden.
Verwalten Sie die Interessenkonfliktkontrolle als Prozess
Vor der Annahme neuer Aufträge kann eine Aufgabe zur Prüfung auf Interessenkonflikte hinsichtlich Kunde, beteiligten Parteien und verbundenen Unternehmen erstellt werden.
Die Person, die die Kontrolle durchführt, das Datum, die geprüften Parteien und das Ergebnis können dokumentiert werden. Falls erforderlich, kann eine Genehmigung durch eine Führungskraft oder eine befugte Person eingeholt werden.
XtraCRM ist kein automatisiertes System zur Erkennung rechtlicher Interessenkonflikte. Such- und Bewertungsmethoden, Umfang und endgültige Annahmeentscheidung sind gemäß den eigenen Verfahren der Kanzlei durchzuführen.
Verfolgen Sie Angebots- und Vertragsprozesse
Der Leistungsumfang, die Liefergegenstände, das Abrechnungsmodell und die Arbeitsbedingungen können im Angebotsdatensatz hinterlegt werden.
Die Phasen der Angebotserstellung, Prüfung, Präsentation beim Kunden, Revision und Genehmigung können verfolgt werden. Für bestimmte Preise oder Rabattbedingungen kann eine Genehmigung durch eine Führungskraft eingerichtet werden.
Nach Genehmigung des Angebots kann ein Beratungs- oder Dienstleistungsvertrag erstellt werden. Der unterschriebene Vertrag und Anlagen können im entsprechenden Kunden- oder Akteneintrag gespeichert werden.
Verwalten Sie Akten- und Beratungsaufträge
Jeder Streitfall, Beratungsthema oder jedes Projekt kann als eigener Auftragsdatensatz angelegt werden. Der betreffende Kunde, Verantwortliche, das Team, Fristen und Dokumente können mit der Akte verknüpft werden.
Für die Akte durchzuführende Recherchen, Prüfungen, Korrespondenz, Sitzungen, Eingaben, Berichte oder Abgaben können als Aufgaben erstellt werden.
Alle laufenden und abgeschlossenen Arbeiten eines Kunden können über dasselbe Konto eingesehen werden. So kann die Historie der erbrachten Dienstleistungen umfassend bewertet werden.
Verfolgen Sie Aufgaben und Fristen
Für eine Akte oder ein Projekt anfallende Tätigkeiten können als Aufgaben den zuständigen Mitarbeitern zugewiesen werden.
Bei Aufgaben können Start- und Endtermine, Priorität, Verantwortlicher, Status und Beschreibungen festgehalten werden. Ist der Abschluss einer Aufgabe von einer anderen abhängig, kann der Prozess sequentiell geplant werden.
Anstehende und überfällige Aufgaben sind auf Mitarbeiter- und Managerbildschirmen sichtbar. Abgeschlossene Tätigkeiten können in der Aktenhistorie archiviert werden.
XtraCRM ist kein spezialisiertes System zur Berechnung gesetzlicher Fristen. Zuständige Experten müssen Mitteilungen, gesetzliche Fristen, offizielle Feiertage oder verfahrensrechtlich relevante Termine berechnen und zusätzlich verifizieren.
Verwalten Sie Kalender, Meetings und Besprechungen
Mandantengespräche, Teammeetings, Institutionstermine und andere Veranstaltungen können im Kalender geplant werden.
Datum, Teilnehmer, Thema sowie der zugehörige Kunde oder die Akte können gespeichert werden. Nach dem Meeting getroffene Entscheidungen und Aufgaben können in Aufgaben umgewandelt werden.
Besprechungsnotizen können in der Kunden- oder Aktenhistorie abgelegt werden. So können unterschiedliche Teammitglieder die letzte Kommunikation und getroffene Entscheidungen einsehen.
Verknüpfen Sie Dokumente mit Akten
Verträge, Korrespondenzen, Anträge, Berichte, Gutachten, Besprechungsnotizen und weitere Dokumente können im zugehörigen Kunden- oder Akteneintrag gespeichert werden.
Entwurf, Prüfung, Freigabe- und Veröffentlichungsvorgänge von Dokumenten können mit Aufgaben überwacht werden. Personen zur Bearbeitung und Freigabe können festgelegt werden.
Die Revisionshistorie wird erhalten, um den Zugriff auf die aktuelle Version zu erleichtern. Zugriffe auf Akten und Dokumente können je nach Mitarbeiterrolle eingeschränkt werden.
Organisieren Sie Vertragsprüfungs- und Freigabeprozesse
Vom Kunden eingehende Verträge können als Arbeitsaufträge erfasst werden. Vertragstyp, Gegenpartei, Verantwortlicher, Prüftermin und Zielabgabedatum werden dokumentiert.
Während der Prüfung ermittelte Punkte können als Aufgaben oder Notizen mit dem jeweiligen Eintrag verknüpft werden. Mandantengenehmigungen, Gegenpartei-Revisionen und finale Unterschriftenphasen können verfolgt werden.
Start-, End- und Verlängerungsdaten unterschriebener Verträge können mit speziellen Feldern erfasst werden. Für Verträge mit nahendem Ablauf können Erinnerungen eingerichtet werden.
Standardisieren Sie Beratungsanfragen
Von dauerhaft beratenen Kunden eingehende Anfragen können mit Thema, Priorität, Verantwortlichem und Zieltermin erfasst werden.
Ihren Anfrageprozess können Sie mit den Stufen „Neue Anfrage, In Prüfung, Informationen ausstehend, In Bearbeitung, Interne Kontrolle, An Kunde gesendet und Abgeschlossen“ gestalten.
Die Anzahl, Themen und Abschlusszeiten von Anfragen desselben Kunden können verfolgt werden. Ausstehende Kundeninformationen oder Genehmigungen sind zudem ersichtlich.
Erfassen Sie Arbeitszeiten
Basierend auf den Abrechnungs- und Kostenberechnungsmethoden der Kanzlei können Arbeitszeitinformationen auf Aufgaben- oder Aktenebene erfasst werden.
Für geplante und tatsächlich geleistete Arbeitszeiten können spezielle Felder erstellt werden. Datum der Arbeit, Mitarbeiter, Beschreibung und Abrechnungsfähigkeit können erfasst werden.
Diese Informationen können für stundenbasierte Abrechnung, Rentabilitätsbewertung bei Festpreisprojekten oder Kapazitätsplanung des Teams verwendet werden.
XtraCRM ist kein spezialisiertes System zur Zeit- und Honorarberechnung für Anwaltskanzleien; die benötigten Felder und Berichte müssen entsprechend dem Arbeitsmodell der Kanzlei konfiguriert werden.
Verfolgen Sie Aktenkosten
Kosten für Gebühren, Notare, Übersetzungen, Reisen, Sachverständige, Versand und weitere Aktenausgaben können mit dem jeweiligen Mandanten oder der Akte verknüpft werden.
Kategorie der Ausgabe, Datum, Betrag, Währung, Belegdetails und Abrechnungsstatus gegenüber dem Mandanten können erfasst werden.
Ausgaben, die eine Genehmigung erfordern, können entsprechend der Befugnisstruktur der Kanzlei an den zuständigen Vorgesetzten weitergeleitet werden. Auf Mandantenkonto entfallende Auslagen können bei der Rechnungsstellung berücksichtigt werden.
Verwalten Sie Rechnungsstellung und Inkasso
Je nach Arbeitsweise der Kanzlei können Festpreis, Stundenhonorar, periodische Beratung, stufenbasierte Honorare oder andere Geschäftsmodelle mit speziellen Feldern verfolgt werden.
Für zu fakturierende Aufträge oder Zeiträume kann das Finanzteam mit Aufgaben betraut werden. Rechnungsdatum, Fälligkeit und Zahlungsstatus sind in den Finanzaufzeichnungen nachvollziehbar.
Für verspätete Zahlungen können Nachverfolgungsaufgaben für den Kundenverantwortlichen erstellt werden. Zahlungsvereinbarungen können dem Kundenverlauf hinzugefügt werden.
Verfolgen Sie kontinuierliche Beratung und Vertragsverlängerungen
Vertragsbeginn und -ende bei monatlicher oder periodischer Beratung für Kunden können erfasst werden.
Für Verträge mit nahendem Verlängerungszeitraum kann eine Aufgabe an die zuständige Person vergeben werden. Der Umfang, die Vergütung und Arbeitsbedingungen für den neuen Zeitraum können anhand der Kundengespräche überwacht werden.
Anfragen im Rahmen des Vertrags können mit dem Kunden und dem Leistungszeitraum verknüpft werden. So ist ersichtlich, welche Dienstleistungen für welchen Kunden erbracht wurden.
Sammeln Sie die Kundenkommunikation an einem Ort
Telefonate, E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, Notizen und Aufgaben können berechtigungsabhängig im Kundenverlauf angezeigt werden.
Wenn der Kunde erneut Kontakt aufnimmt, sind laufende Akten, letzte Gespräche, ausstehende Genehmigungen und offene Aufgaben sichtbar.
Die Nutzung der Kommunikationskanäle muss unter Berücksichtigung von Berufsgeheimnis und Datenschutzbestimmungen gemäß Kanzleipolitik geregelt werden.
Verwalten Sie Vertraulichkeits- und Zugriffsrechte
Rechts- und Beratungsakten können Informationen enthalten, die Geschäftsgeheimnisse, personenbezogene Daten und berufliche Verschwiegenheit betreffen.
Der Zugriff der Nutzer auf Kunden, Akten, Dokumente und Finanzaufzeichnungen kann durch Rollen und Berechtigungen eingeschränkt werden.
Bei besonders sensiblen oder vertraulichen Angelegenheiten sollte der Zugriff gesondert festgelegt werden. Es sollten nur für die Arbeit notwendige Informationen im System gespeichert und Benutzerrechte regelmäßig überprüft werden.
Verwalten Sie Archivierungs- und Abschussprozesse
Für abgeschlossene Akten kann eine Abschluss-Checkliste erstellt werden. Offene Aufgaben, fehlende Dokumente, Ausgaben, Rechnungen und Zahlungen können überprüft werden.
Abschlussdatum, Ergebnis und Aufbewahrungsinformationen können der Aktenaufzeichnung hinzugefügt werden. Inaktive Angelegenheiten können entsprechend den festgelegten Zugriffs- und Archivierungsregelungen klassifiziert werden.
Für die Überprüfung abgelaufener Aufbewahrungsfristen können Aufgaben erstellt werden. Lösch- oder Aufbewahrungsentscheidungen sollten gemäß den rechtlichen und beruflichen Verpflichtungen der Kanzlei getroffen werden.
Definieren Sie Berechtigungen basierend auf der Aufgabenverteilung
Für Partner, Geschäftsführer, Anwälte, Berater, Assistenten und Finanzmitarbeiter können unterschiedliche Zugriffsrechte definiert werden.
Mitarbeiter können nur auf die ihnen zugewiesenen Kunden und Akten zugreifen. Das Finanzteam kann bei der Verwaltung von Rechnungs- und Zahlungsvorgängen den Zugriff auf Akteninhalte einschränken.
Dokumentenfreigaben, Ausgaben und wichtige Vorgänge können gemäß den Berechtigungsstrukturen der Kanzlei an die zuständigen Personen weitergeleitet werden.
Schaffen Sie eine messbare Struktur für das Management
Auf den Managementbildschirmen können neue Kundenanfragen, ausstehende Angebote, aktive Akten, anstehende Aufgaben, überfällige Angelegenheiten, auf Kundenfreigabe wartende Arbeiten und Vertragsverlängerungen verfolgt werden.
Folgende Informationen können nach Kunde, Aktenart, Leistungsbereich, verantwortlichem Mitarbeiter oder Zeitraum ausgewertet werden:
Neue Kunden- und Arbeitsanfragen
Umwandlungsrate von Angeboten in Verträge
Offene und abgeschlossene Akten
Anstehende und überfällige Aufgaben
Auf Kunden- oder Institutionenantwort wartende Angelegenheiten
Arbeitszeiten pro Akte und Projekt
Aufgabenbelastung der Mitarbeiter
Aktenausgaben
Abrechenbare Arbeiten
Erstellte Rechnungen
Inkassostatus
Bevorstehende Vertragsverlängerungen
Abgeschlossene und archivierte Vorgänge
XtraCRM zwingt Ihre Kanzlei nicht in ein festes Rechts- oder Beratungsmodell. Sie können Kundenakten, Aktenarten, Aufgaben, benutzerdefinierte Felder, Dokumente und Finanzprozesse gemäß Ihrer Arbeitsweise strukturieren, um den gesamten Prozess von der ersten Kundenanfrage bis zum Aktenabschluss und Inkasso übersichtlicher, messbarer und nachvollziehbarer zu gestalten.
XtraCRM ersetzt nicht UYAP oder ähnliche amtliche Systeme und wird nicht als spezialisiertes Fallmanagementsystem angeboten, das rechtliche Fristen automatisch berechnet. Amtliche Vorgänge, gesetzliche Fristen, berufliche Verantwortlichkeiten und gesetzeskonforme Kontrollen müssen von befugten Personen separat durchgeführt werden.