Юридические и консультационные бюро
Организованная работа в юридических и консультационных услугах зависит от контролируемого управления всем процессом — от первой встречи с клиентом или заказчиком до открытия дела, контроля задач и сроков, работы с документами, расходов и выставления счетов.
XtraCRM объединяет функции CRM, управления проектами, задачами, календарём, документами и финансами, позволяя юридическим и консультационным бюро отслеживать коммерческие и операционные процессы из единого центра.
Как устроен процесс в отрасли?
Процесс обычно начинается с обращения нового клиента или заказчика за юридической или профессиональной консультацией. Определяются тема запроса, его объем, заинтересованные стороны, приоритет и ожидаемая услуга.
После первоначальной оценки и необходимых проверок определяется объем услуги, метод работы и условия оплаты, после чего готовится предложение или договор.
После достижения соглашения открывается соответствующее дело или задача. Работы разбиваются на задачи, назначаются ответственные и определяются даты контроля. Встречи, переписки, документы, расходы и принятые решения фиксируются в соответствующих записях.
По завершении услуги ведутся процессы передачи, отчетности, выставления счетов и платежей. Для клиентов с постоянным консультированием дополнительно отслеживаются периодические задачи и обновления договоров.
Как XtraCRM адаптируется под ваш стиль работы бюро?
У каждого юридического и консультационного бюро разные специализации, типы дел и процессы утверждения. В XtraCRM специальные поля, задачи, проекты и этапы рабочего процесса можно настроить в соответствии с режимом работы вашего бюро.
Вы можете создать процесс нового клиента с этапами «Новый запрос, Первичная оценка, Ожидание информации и документов, Проверка конфликтов, Запланировано собеседование, Подготовка предложения, Открытие договора и файла».
Вы можете отслеживать процесс файла или консультации с этапами «Новый файл, Проверка, Подготовка, В процессе, Ожидание одобрения клиента, Ожидание другой стороны или учреждения, Завершено и Архивировано».
Вы можете определить отдельные области и процессы для различных услуг, таких как судебные и конфликтные дела, консультирование по договорам, корпоративное право, трудовое право, интеллектуальная собственность, налоги, финансовое консультирование или управленческое консультирование.
Специальные поля для клиентов и доверителей, которые вы можете использовать
Тип клиента или доверителя
Информация о физическом или юридическом лице
Компания и отрасль
Контактные лица
Соответствующие отделы
Ответственный адвокат или консультант
Источник клиента
Области услуг
Тип договора
Дата начала и окончания договора
Модель ценообразования
Валюта
Предпочтения по связи и отчетности
Класс риска или важности
Дата последнего собеседования
Дата следующего отслеживания
Уровень конфиденциальности и доступа
Один корпоративный клиент может быть связан с несколькими уполномоченными лицами, компаниями или текущими делами в одной учетной записи клиента.
Специальные поля для файла и работы, которые вы можете использовать
Номер файла или проекта
Тип работы или дела
Тема и краткое описание
Связанный клиент
Связанные стороны
Ответственный юрист или консультант
Рабочая команда
Дата открытия
Приоритет и уровень риска
Статус дела
Связанный институт или отдел
Важные сроки отслеживания
Даты собраний или судебных заседаний
Сумма требования или спора
Валюта
Метод оплаты
Дата последней операции
Следующее действие
Дата закрытия
Результат и комментарии
Уровень конфиденциальности
В зависимости от специализации вашего офиса для разных типов дел могут отображаться только необходимые специальные поля.
Управляйте процессами новых запросов и принятия клиентов
Запросы на услуги, поступающие по телефону, электронной почте, через сайт, по рекомендации или другими каналам, могут быть зарегистрированы в CRM.
Тема запроса, связанные лица, срочность и ожидаемая услуга могут быть зафиксированы. Задача первичной оценки может быть назначена соответствующему юристу или консультанту.
Перед приемом нового клиента может быть создан контрольный список для получения необходимой информации и документов. По результатам оценки принятые заявки могут быть переданы в процесс составления предложения или открытия дела.
В случае отклоненных заявок сфера экспертизы, емкость, конфликт интересов или другие причины могут быть классифицированы в соответствии с политикой регистрации компании.
Управляйте проверкой конфликта интересов как процессом
Перед принятием нового дела может быть назначена задача для проверки конфликта интересов через клиента, заинтересованные стороны и аффилированные компании.
Ответственный за проверку может зафиксировать дату, проверенные стороны и результаты. При необходимости может быть получено одобрение менеджера или уполномоченного лица.
XtraCRM не является автоматической системой обнаружения юридических конфликтов интересов. Метод поиска и оценки, рамки и окончательное решение о приеме должны осуществляться согласно внутренним процедурам бюро.
Отслеживайте процессы предложений и контрактов
Объем услуги, результаты, модель оплаты и условия работы могут храниться в записи предложения.
Могут отслеживаться этапы подготовки предложения, проверки, представления клиенту, внесения правок и утверждения. Для определенных цен или условий скидок может требоваться одобрение менеджера.
После утверждения предложения может быть подготовлен договор на консультационные услуги или обслуживание. Подписанные договоры и приложения могут храниться в записи соответствующего клиента или дела.
Управляйте делами и консультационными работами
Каждое разбирательство, консультационный вопрос или проект может быть открыт как отдельная запись дела. Связанный клиент, ответственный, команда, сроки и документы могут быть связаны с делом.
В рамках дела могут быть созданы задачи для проведения исследований, проверок, переписки, встреч, петиций, отчетов или сдачи работ.
Все текущие и завершенные работы клиента могут отображаться через один аккаунт. Это позволяет целостно оценить историю предоставленных услуг клиенту.
Отслеживайте задачи и сроки исполнения
Операции по делу или проекту могут назначаться ответственным сотрудникам как задачи.
В задачах могут храниться сведения о начале, окончании, приоритетах, ответственном лице, статусе и описании. Если завершение одной задачи зависит от другой, процесс может быть запланирован последовательно.
Предстоящие и просроченные задачи видны на экранах сотрудников и менеджеров. Завершенные работы могут храниться в истории дела.
XtraCRM не является специализированной системой для расчёта юридических сроков. Уведомления, юридические сроки, официальные праздники или критические даты, зависящие от процессуальных правил, должны рассчитываться уполномоченным специалистом и дополнительно проверяться.
Управляйте календарём, встречами и собраниями
Встречи с клиентами, командные собрания, организационные назначения и другие мероприятия можно планировать в календаре.
Можно зафиксировать дату встречи, участников, тему, связанного клиента или дело. После встречи принятые решения и задачи можно преобразовать в поручения.
Заметки о встречах могут сохраняться в истории клиента или дела. Таким образом разные члены команды могут видеть последние коммуникации и принятые решения.
Связывайте документы с делом
Контракты, переписка, ходатайства, отчёты, экспертные мнения, заметки о встречах и другие документы могут храниться в записи соответствующего клиента или дела.
Процессы подготовки, проверки, утверждения и публикации документов могут контролироваться при помощи задач. Можно определить лиц, которые будут работать с документом и утверждать его.
Сохраняется история ревизий, облегчается доступ к актуальному документу. В зависимости от роли сотрудников может ограничиваться доступ к делам и документам.
Организуйте процессы проверки и утверждения контрактов
Контракты, поступающие от клиентов, могут создаваться как рабочие записи. Можно фиксировать тип контракта, контрагента, ответственного, дату проверки и целевой срок сдачи.
Выявленные в ходе проверки вопросы могут связываться с записью как задачи или заметки. Можно отслеживать одобрение клиентом, изменения со стороны контрагента и этапы окончательной подписи.
Дата начала, окончания и продления подписанного контракта может фиксироваться отдельными полями. Можно создавать напоминания по контрактам с приближающимся сроком.
Стандартизируйте запросы на консультации
Запросы от клиентов, которым регулярно предоставляются консультации, могут фиксироваться с указанием темы, приоритета, ответственного и целевой даты.
Процесс работы с запросами можно организовать этапами: «Новый запрос, На рассмотрении, Ожидание информации, В работе, Внутренний контроль, Отправлен клиенту и Завершён».
Можно отслеживать количество запросов от одного клиента, их тему и время решения. Также можно видеть ожидающие данные от клиента или согласования.
Записывайте рабочее время
Согласно методике расчёта стоимости и затрат бюро, можно вести учёт времени работы по задачам или делам.
Вы можете создавать специальные поля для планируемого и фактически отработанного времени. Можно записывать дату работы, сотрудника, описание и статус возможности выставления счета.
Эти данные могут использоваться для почасового тарифа, оценки рентабельности работ с фиксированной оплатой или планирования мощности команды.
XtraCRM не является специализированной системой расчёта времени и оплаты для юридических фирм; необходимые поля и отчёты должны настраиваться в соответствии с моделью работы бюро.
Отслеживайте расходы по делам
Расходы на пошлины, нотариуса, переводчиков, поездки, экспертов, курьерскую доставку и другие статьи могут быть связаны с соответствующим клиентом или делом.
Можно записывать категорию расхода, дату, сумму, валюту, данные о документах и статус отражения расхода в счёте клиенту.
Расходы, требующие одобрения, могут направляться соответствующему менеджеру в соответствии с структурой полномочий бюро. Расходы, понесённые от имени клиента, могут учитываться при выставлении счета.
Управляйте процессами выставления счетов и сбора платежей
В зависимости от режима работы бюро фиксированная плата, почасовая оплата, периодическое консультирование, поэтапная оплата или другие коммерческие модели могут контролироваться через специальные поля.
Для работы или периода, по которым необходимо выставить счет, может быть назначена задача финансовой команде. Дата счета, срок оплаты и статус сбора могут отслеживаться в финансовых записях.
Для просроченных платежей может создаваться задача для ответственного за клиента. Записи о проведённых переговоров по оплате могут добавляться в историю клиента.
Отслеживайте постоянное консультирование и продление договоров
Можно записывать даты начала и окончания договоров с клиентами, получающими ежемесячное или периодическое консультирование.
Для договоров с приближающимся сроком продления может назначаться ответственное лицо. Объем нового периода, плата и условия работы могут отслеживаться на основе переговоров с клиентом.
Запросы, входящие в рамки договора, могут связываться с клиентом и периодом обслуживания. Так можно видеть, какие услуги для какого клиента предоставлялись по каким вопросам.
Собирайте коммуникации с клиентом в единой истории
Телефонные звонки, электронные письма, переписка в WhatsApp, заметки и задачи могут отображаться в истории клиента в пределах полномочий.
При новом обращении клиента можно видеть текущие дела, последние контакты, ожидающие одобрения и открытые задачи.
Использование каналов связи должно регулироваться политиками бюро с учётом профессиональной тайны и правил обработки персональных данных.
Управляйте конфиденциальностью и правами доступа
Дела по юридическим и консультационным вопросам могут содержать информацию, относящуюся к коммерческой тайне, личным данным и профессиональной тайне.
Доступ пользователей к клиентам, делам, документам и финансовым записям может быть ограничен ролями и полномочиями.
В делах с особыми требованиями к конфиденциальности или высокой степенью секретности объем доступа должен быть дополнительно определен. В систему следует вносить только необходимую для работы информацию, а пользовательские полномочия регулярно пересматриваются.
Управляйте архивированием и процессами закрытия
Можно создавать контрольный список закрытия для завершенных дел. Проверяются открытые задачи, недостающие документы, расходы, счета и взыскания.
Дата закрытия, результат и информация о хранении могут быть добавлены в запись дела. Неактивные дела могут классифицироваться в соответствии с установленными правилами доступа и архивирования.
Для проверки записей с истекшим сроком хранения можно создавать задания. Решения об удалении или хранении должны приниматься в соответствии с нормативными и профессиональными обязательствами бюро.
Определяйте полномочия согласно распределению задач
Могут быть определены разные уровни доступа для партнеров, руководителей, юристов, консультантов, помощников и финансового персонала.
Сотрудники имеют доступ только к клиентам и делам, за которые они ответственны. Финансовая команда может управлять процессами счетов и взысканий с ограниченным доступом к содержанию дел.
Утверждения документов, расходы и важные операции могут направляться ответственным лицам в соответствии с системой полномочий бюро.
Создайте измеримую структуру для управления
На экранах управления можно отслеживать новые запросы клиентов, ожидающие предложения, активные дела, предстоящие задачи, просроченные работы, работы, ожидающие подтверждения клиента, и продление контрактов.
По клиентам, типам дел, сферам услуг, ответственным сотрудникам или периодам можно оценивать следующую информацию:
Новые запросы клиентов и работы
Коэффициент перехода предложений в контракты
Открытые и завершенные дела
Предстоящие и просроченные задачи
Работы, ожидающие ответа клиента или организации
Время работы по делам и проектам
Нагрузка сотрудников
Расходы по делам
Работы, подлежащие выставлению счетов
Выставленные счета
Состояние взыскания
Предстоящие продления контрактов
Завершённые и архивированные дела
XtraCRM не ограничивает ваш офис фиксированной моделью юридических или консультационных услуг. Вы можете структурировать записи клиентов, типы дел, задачи, пользовательские поля, документы и финансовые процессы в соответствии с вашим рабочим порядком, делая весь процесс — от первого запроса клиента до закрытия дела и взыскания — более организованным, измеримым и отслеживаемым.
XtraCRM не заменяет UYAP или аналогичные официальные системы и не представляет собой специализированную систему для автоматического расчёта юридических сроков. Официальные процедуры, юридические сроки, профессиональная ответственность и проверки в соответствии с законодательством должны выполняться уполномоченными лицами отдельно.