Studi Legali e di Consulenza
Il regolare svolgimento del lavoro nei servizi legali e di consulenza dipende dalla gestione controllata di tutto il processo, dalla prima consulenza col cliente o potenziale cliente, all'apertura della pratica, al monitoraggio di incarichi e scadenze, ai documenti, alle spese e alla fatturazione.
XtraCRM integra funzionalità CRM, project management, incarichi, calendario, documenti e finanza per consentire agli studi legali e di consulenza di monitorare i processi commerciali e operativi da un unico centro.
Come funziona il processo nel settore?
Il processo di solito inizia con una nuova richiesta di consulenza legale o professionale da parte di un cliente o potenziale cliente. Si definisce l'oggetto della richiesta, la portata, le parti coinvolte, la priorità e il servizio atteso.
Dopo la prima valutazione e i necessari controlli, si definiscono l'ambito del servizio, il metodo di lavoro e le condizioni di pagamento, preparando un'offerta o un contratto.
Una volta raggiunto l'accordo, si apre la pratica o il lavoro pertinente. L'attività da svolgere viene suddivisa in incarichi, vengono assegnate le persone responsabili e definite le scadenze di monitoraggio. Riunioni, corrispondenza, documenti, spese e decisioni prese vengono registrate nel relativo fascicolo.
Al completamento del servizio si svolgono le attività di consegna, reportistica, fatturazione e incasso. Per i clienti con consulenze continuative, vengono monitorati anche i lavori periodici e il rinnovo dei contratti.
Come si adatta XtraCRM al modo di lavorare del tuo studio?
Ogni studio legale e di consulenza ha aree di specializzazione, tipi di pratiche e processi di approvazione diversi. In XtraCRM, campi personalizzati, incarichi, progetti e fasi del flusso di lavoro possono essere configurati in base all'organizzazione del tuo studio.
Puoi creare il tuo processo di nuovo cliente con le fasi "Nuova Richiesta, Prima Valutazione, Attesa di Informazioni e Documenti, Controllo Sovrapposizioni, Colloquio Pianificato, Preparazione Offerta, Contratto e Apertura Pratica".
Puoi seguire il tuo fascicolo o processo di consulenza con fasi come "Nuovo Fascicolo, Revisione, Preparazione, In Corso, Attesa Approvazione Cliente, Attesa Controparte o Istituzione, Completato e Archiviato".
Puoi definire aree e processi separati per diversi servizi come contenziosi e dispute, consulenza contrattuale, diritto societario, diritto del lavoro, proprietà intellettuale, fiscale, consulenza finanziaria o consulenza gestionale.
Campi personalizzati cliente e assistito che puoi utilizzare
Tipo di cliente o assistito
Informazioni persona fisica o giuridica
Azienda e settore
Persone di contatto
Reparti coinvolti
Avvocato o consulente responsabile
Fonte del cliente
Aree di servizio
Tipo di contratto
Data di inizio e fine contratto
Modello di tariffazione
Valuta
Preferenza di contatto e segnalazione
Classe di rischio o importanza
Data ultimo colloquio
Data prossimo follow-up
Livello di riservatezza e accesso
Più referenti, aziende o pratiche correnti di un cliente aziendale possono essere collegati allo stesso account cliente.
Campi personalizzati fascicolo e pratica che puoi utilizzare
Numero fascicolo o progetto
Tipo di lavoro o fascicolo
Oggetto e breve descrizione
Cliente interessato
Parti interessate
Avvocato o consulente responsabile
Squadra di lavoro
Data di apertura
Priorità e livello di rischio
Stato del fascicolo
Istituzione o unità pertinente
Date importanti di follow-up
Date di riunioni o udienze
Importo della richiesta o della controversia
Valuta
Metodo di tariffazione
Data dell'ultima operazione
Prossima operazione
Data di chiusura
Risultato e spiegazioni
Livello di riservatezza
In base all'area di specializzazione del vostro studio, possono essere mostrati solo i campi speciali necessari per diversi tipi di fascicoli.
Gestisci nuovi processi di richiesta e accettazione clienti
Le richieste di servizio provenienti da telefono, e-mail, sito web, referenze o altri canali possono essere registrate nel CRM.
L'oggetto della richiesta, le persone coinvolte, l'urgenza e il servizio previsto possono essere registrati. Il compito di prima valutazione può essere assegnato all'avvocato o consulente pertinente.
Prima dell'accettazione di un nuovo cliente, può essere creata una checklist per la raccolta delle informazioni e dei documenti necessari. Le richieste accettate a seguito della valutazione possono essere trasferite al processo di offerta o apertura pratica.
Le richieste non accettate possono essere classificate in base al campo di specializzazione, alla capacità, al conflitto o ad altri motivi secondo la politica di registrazione dell'azienda.
Gestisci il controllo dei conflitti di interesse come processo
Prima di accettare un nuovo incarico, può essere creato un compito per eseguire il controllo dei conflitti di interesse tramite cliente, parti coinvolte e società collegate.
La persona che effettua il controllo può registrare data, parti esaminate e risultato. Se necessario, può essere richiesta l'approvazione del responsabile o dell'autorità competente.
XtraCRM non è un sistema automatico di identificazione dei conflitti di interesse legali. Il metodo di ricerca e valutazione, l'ambito e la decisione finale di accettazione devono essere gestiti secondo le procedure interne dello studio.
Monitora i processi di offerta e contratto
L'ambito del servizio, le consegne, il modello di tariffazione e le condizioni di lavoro possono essere registrati nell'offerta.
Possono essere seguite le fasi di preparazione, controllo, presentazione al cliente, revisione e approvazione dell'offerta. In condizioni di prezzi o sconti specifici, può essere prevista un'approvazione da parte del responsabile.
Dopo l'approvazione dell'offerta può essere redatto un contratto di consulenza o di servizio. Il contratto firmato e gli allegati possono essere archiviati nel registro cliente o pratica.
Gestisci pratiche e incarichi di consulenza
Ogni controversia, argomento di consulenza o progetto può essere aperto come una registrazione di lavoro separata. Cliente di riferimento, responsabile, team, scadenze e documenti possono essere associati alla pratica.
Le attività di ricerca, esame, corrispondenza, riunioni, memorie, rapporti o consegne da svolgere sotto la pratica possono essere create come compiti.
Tutte le attività in corso e concluse di un cliente possono essere visualizzate dallo stesso account. In tal modo, lo storico dei servizi forniti al cliente può essere valutato complessivamente.
Monitora compiti e scadenze
Le attività da svolgere relative a una pratica o progetto possono essere assegnate come compiti ai collaboratori responsabili.
Nei compiti si possono registrare data di inizio, data di scadenza, priorità, responsabile, stato e descrizione. Se il completamento di un'attività dipende da un'altra, il processo può essere pianificato in modo sequenziale.
I compiti imminenti e in ritardo possono essere visualizzati nelle schermate di dipendenti e responsabili. Le attività completate possono essere archiviate nella cronologia della pratica.
XtraCRM non è un sistema specializzato per il calcolo di termini legali. Notifiche, termini di legge, festività ufficiali o scadenze critiche legate a regole procedurali devono essere calcolate e verificati da un esperto autorizzato.
Gestisci calendari, riunioni e incontri
Incontri con clienti, riunioni del team, appuntamenti istituzionali e altri eventi possono essere pianificati nel calendario.
È possibile registrare la data della riunione, i partecipanti, l'argomento, il cliente o il fascicolo correlato. Le decisioni prese e le attività da svolgere possono essere trasformate in incarichi dopo l'incontro.
Le note degli incontri possono essere conservate nella cronologia del cliente o del fascicolo. In questo modo, diversi membri del team possono vedere l'ultima comunicazione e le decisioni prese.
Associa documenti al fascicolo
Contratti, corrispondenza, petizioni, rapporti, pareri, verbali di riunioni e altri documenti possono essere archiviati nella scheda del cliente o del fascicolo pertinente.
I processi di bozza, revisione, approvazione e pubblicazione dei documenti possono essere monitorati tramite incarichi. Si possono definire le persone che lavoreranno e approveranno il documento.
Mantenendo la cronologia delle revisioni, l'accesso al documento aggiornato può essere facilitato. L'accesso ai fascicoli e ai documenti può essere limitato in base al ruolo del dipendente.
Organizza i processi di revisione e approvazione dei contratti
I contratti ricevuti dai clienti possono essere aperti come registrazioni di lavoro. Si possono registrare il tipo di contratto, la controparte, la persona responsabile, la data di revisione e la scadenza obiettivo.
Le questioni individuate durante la revisione possono essere associate come incarichi o note alla relativa registrazione. Si può seguire l'approvazione da parte del cliente, le revisioni della controparte e la fase di firma finale.
Le date di inizio, fine e rinnovo del contratto firmato possono essere registrate con campi dedicati. Possono essere creati promemoria per i contratti prossimi alla scadenza.
Standardizza le richieste di consulenza
Le richieste provenienti da clienti con consulenza continua possono essere registrate con informazioni su argomento, priorità, persona responsabile e data obiettivo.
Il tuo processo di gestione delle richieste può essere strutturato nelle fasi: “Nuova Richiesta, In Valutazione, In Attesa di Informazioni, In Lavorazione, Controllo Interno, Inviata al Cliente e Completata”.
Puoi monitorare il numero di richieste dallo stesso cliente, il loro argomento e il tempo di conclusione. È possibile visualizzare separatamente informazioni o approvazioni clienti in sospeso.
Registra i tempi di lavoro
Secondo il metodo di tariffazione e calcolo dei costi dello studio, è possibile registrare le ore lavorate su base incarico o fascicolo.
Puoi creare aree dedicate per i tempi di lavoro pianificati e quelli effettivi. È possibile registrare la data del lavoro, il dipendente, la descrizione e lo stato di fatturabilità.
Queste informazioni possono essere utilizzate per la tariffazione oraria, la valutazione della redditività di lavori a tariffa fissa o la pianificazione della capacità del team.
XtraCRM non è un sistema specializzato per il calcolo di tempi e compensi negli studi legali; i campi necessari e i report devono essere configurati in base al modello operativo dello studio.
Monitora le spese del fascicolo
Spese quali tasse, notaio, traduzione, viaggi, esperti, spedizioni e altre spese relative al fascicolo possono essere associate al cliente o alla registrazione del lavoro pertinente.
È possibile registrare la categoria della spesa, la data, l'importo, la valuta, i dettagli del documento e lo stato del rimborso al cliente.
Le spese che richiedono approvazione possono essere indirizzate al responsabile pertinente secondo la struttura autorizzativa dello studio. Le spese sostenute per conto del cliente possono essere valutate durante la fatturazione.
Gestisci i processi di fatturazione e incasso
In base al modo di operare dello studio, tariffe fisse, tariffe orarie, consulenze periodiche, tariffe basate su fasi o altri modelli commerciali possono essere monitorati tramite campi personalizzati.
Per lavori o periodi per i quali è necessario emettere fattura, può essere assegnato un incarico al team finanziario. La data della fattura, la scadenza e lo stato dell'incasso possono essere monitorati nei registri finanziari.
Per i pagamenti in ritardo possono essere creati incarichi di follow-up per il responsabile cliente. Le conversazioni relative ai pagamenti effettuati possono essere aggiunte alla cronologia del cliente.
Monitora consulenze continuative e rinnovi contrattuali
Possono essere registrate le date di inizio e fine contratto per i clienti che ricevono consulenze mensili o periodiche.
Per i contratti con periodo di rinnovo imminente, può essere assegnato un incarico alla persona responsabile. La copertura del nuovo periodo, il compenso e le condizioni di lavoro possono essere seguiti attraverso le trattative con il cliente.
Le richieste all'interno del contratto possono essere collegate al cliente e al periodo di servizio, consentendo di vedere quali servizi sono stati forniti a quale cliente e su quali argomenti.
Raccogli tutte le comunicazioni con il cliente in un unico storico
Le chiamate telefoniche, le email, le conversazioni su WhatsApp, le note e gli incarichi possono essere visualizzati nello storico del cliente entro i limiti delle autorizzazioni.
Quando il cliente riprende il contatto, è possibile visualizzare i fascicoli in corso, le ultime conversazioni, le approvazioni in sospeso e le attività aperte.
L’uso dei canali di comunicazione deve essere regolamentato secondo le politiche dello studio, tenendo conto della riservatezza professionale e delle norme sulla protezione dei dati personali.
Gestisci la riservatezza e le autorizzazioni di accesso
I fascicoli legali e di consulenza possono contenere informazioni che rientrano nel segreto commerciale, dati personali e riservatezza professionale.
L'accesso degli utenti a clienti, fascicoli, documenti e registrazioni finanziarie può essere limitato tramite ruoli e autorizzazioni.
Per lavoro di natura speciale o che richiedono elevata riservatezza, l'ambito di accesso deve essere definito separatamente. Nel sistema si devono registrare solo le informazioni necessarie per il lavoro e le autorizzazioni degli utenti devono essere revisionate regolarmente.
Gestisci i processi di archiviazione e chiusura
Per i fascicoli completati si può creare una checklist di chiusura. Si possono controllare compiti aperti, documenti mancanti, spese, fatture e incassi.
La data di chiusura, i risultati e le informazioni di conservazione possono essere aggiunti al fascicolo. I lavori inattivi possono essere classificati secondo le regole di accesso e archiviazione definite.
Si può creare un incarico per esaminare i registri scaduti per la conservazione. Le decisioni su eliminazione o conservazione devono essere prese secondo la normativa dello studio e gli obblighi professionali.
Definisci le autorizzazioni in base alla distribuzione dei compiti
Possono essere definite diverse autorizzazioni di accesso per soci, dirigenti, avvocati, consulenti, assistenti e personale finanziario.
I dipendenti possono accedere solo ai clienti e fascicoli di cui sono responsabili. Il team finanziario può gestire fatture e incassi limitando l’accesso al contenuto dei fascicoli.
Le approvazioni dei documenti, le spese e le operazioni importanti possono essere indirizzate alle persone competenti in base alla struttura di autorizzazione dello studio.
Crea una struttura misurabile per la gestione
Nei pannelli di gestione si possono monitorare nuove richieste clienti, offerte in attesa, fascicoli attivi, compiti in scadenza, lavori in ritardo, lavori in attesa di approvazione cliente e rinnovi contrattuali.
Possono essere valutate le seguenti informazioni per cliente, tipo di fascicolo, area di servizio, dipendente responsabile o periodo:
Nuove richieste di clienti e lavori
Tasso di conversione delle offerte in contratti
Fascicoli aperti e completati
Compiti in scadenza e ritardati
Lavori in attesa di risposta da parte del cliente o ente
Tempi di lavoro su fascicolo e progetto
Carico di lavoro dei dipendenti
Spese per fascicolo
Lavori fatturabili
Fatture emesse
Stato degli incassi
Rinnovi contrattuali imminenti
Lavori completati e archiviati
XtraCRM non vincola il tuo studio a un modello fisso di avvocatura o consulenza. Puoi configurare le registrazioni clienti, i tipi di pratica, le attività, i campi personalizzati, i documenti e i processi finanziari secondo la tua modalità di lavoro, rendendo l'intero processo, dalla prima richiesta del cliente alla chiusura del fascicolo e all'incasso, più ordinato, misurabile e tracciabile.
XtraCRM non sostituisce UYAP o altri sistemi ufficiali simili e non è offerto come un sistema specializzato per il monitoraggio delle cause che calcola automaticamente i termini legali. Le procedure ufficiali, i termini legali, le responsabilità professionali e i controlli basati sulla normativa devono essere gestiti separatamente dalle persone autorizzate.