Despachos de Abogados y Consultoría
El buen desarrollo del trabajo en servicios legales y de consultoría depende de la gestión controlada de todo el proceso, desde la primera reunión con el cliente o prospecto, hasta la apertura del expediente, el seguimiento de tareas y tiempos, documentos, gastos y facturación.
XtraCRM integra características de CRM, proyectos, tareas, calendario, documentos y finanzas para permitir a los despachos de abogados y consultoría seguir sus procesos comerciales y operativos desde un solo centro.
¿Cómo funciona el proceso en el sector?
El proceso generalmente comienza con la solicitud de asesoría legal o profesional de un nuevo cliente o prospecto. Se determina el tema, alcance, partes involucradas, prioridad y servicio esperado de la solicitud.
Después de la primera evaluación y los controles necesarios, se definen el alcance del servicio, el método de trabajo y las condiciones de facturación, y se prepara la oferta o contrato.
Una vez que se llega a un acuerdo, se abre el expediente o trabajo correspondiente. Las tareas se dividen, se asignan responsables y fechas de seguimiento. Las reuniones, correspondencia, documentos, gastos y decisiones tomadas se registran.
Al concluir el servicio, se realizan los procesos de entrega, reporte, facturación y cobranza. En clientes con asesorías continuas, también se realizan seguimientos periódicos de trabajos y renovaciones de contrato.
¿Cómo se adapta XtraCRM a la forma de trabajo de su despacho?
Cada despacho de abogados y consultoría tiene distintas áreas de especialización, tipos de expedientes y procesos de aprobación. En XtraCRM, los campos personalizados, tareas, proyectos y etapas del flujo de trabajo pueden configurarse según el método de trabajo de su despacho.
Puede crear su proceso de nuevo cliente con las etapas "Nueva Solicitud, Primera Evaluación, Esperando Información y Documentos, Control de Conflictos, Entrevista Planificada, Preparando Oferta, Contrato y Apertura de Expediente".
Puede seguir su proceso de expediente o consultoría con etapas como "Nuevo Expediente, Revisión, Preparación, En Proceso, Esperando Aprobación del Cliente, Esperando Contraparte o Institución, Completado y Archivado".
Puede definir áreas y procesos separados para diferentes servicios como litigios y disputas, asesoría contractual, derecho corporativo, derecho laboral, propiedad intelectual, impuestos, asesoría financiera o consultoría de gestión.
Campos personalizados de cliente y cliente que puede utilizar
Tipo de cliente o cliente
Información de persona física o jurídica
Compañía y sector
Personas de contacto
Departamentos relevantes
Abogado o consultor responsable
Fuente del cliente
Áreas de servicio
Tipo de contrato
Fecha de inicio y fin del contrato
Modelo de tarificación
Moneda
Preferencia de comunicación y reporte
Clase de riesgo o importancia
Fecha de última entrevista
Fecha de próximo seguimiento
Nivel de confidencialidad y acceso
Varios autorizados, compañías o trabajos en curso pertenecientes a un cliente corporativo pueden asociarse con la misma cuenta de cliente.
Campos personalizados de expediente y trabajo que puede utilizar
Número de expediente o proyecto
Tipo de trabajo o caso
Asunto y breve descripción
Cliente relacionado
Partes involucradas
Abogado o asesor responsable
Equipo de trabajo
Fecha de apertura
Nivel de prioridad y riesgo
Estado del caso
Institución o unidad correspondiente
Fechas importantes de seguimiento
Fechas de reunión o audiencia
Cantidad reclamada o en disputa
Moneda
Método de facturación
Fecha de la última acción
Próxima acción
Fecha de cierre
Resultado y comentarios
Nivel de confidencialidad
Según el área de especialización de su oficina, únicamente se pueden mostrar los campos específicos necesarios para diferentes tipos de casos.
Gestione los procesos de nuevas solicitudes y aceptación de clientes
Las solicitudes de servicio provenientes de teléfono, correo electrónico, sitio web, referencias u otros canales pueden registrarse en el CRM.
Se puede registrar el asunto de la solicitud, las personas involucradas, la urgencia y el servicio esperado. La tarea de evaluación inicial puede asignarse al abogado o asesor correspondiente.
Antes de aceptar un nuevo cliente, se puede crear una lista de verificación para recopilar la información y los documentos necesarios. Las solicitudes aceptadas como resultado de la evaluación pueden pasar al proceso de apertura de oferta o expediente.
En las solicitudes no aceptadas, el área de especialización, la capacidad, el conflicto o por otras razones se pueden clasificar de acuerdo con la política de registro de la empresa.
Gestione el control de conflictos de interés como un proceso
Antes de aceptar un nuevo trabajo, se puede asignar una tarea para realizar el control de conflictos de interés a través del cliente, las partes involucradas y las empresas vinculadas.
La persona que realiza el control, la fecha, las partes examinadas y el resultado pueden ser registrados. Si es necesario, se puede solicitar la aprobación del gerente o autorizado.
XtraCRM no es un sistema automático de detección de conflictos legales de interés. El método de búsqueda y evaluación, el alcance y la decisión final de aceptación deben ejecutarse según los procedimientos internos de la oficina.
Realice el seguimiento de los procesos de oferta y contrato
El alcance del servicio, entregables, modelo de tarifas y condiciones de trabajo pueden mantenerse registrados en la oferta.
Se puede hacer seguimiento de las etapas de preparación, revisión, presentación al cliente, revisión y aprobación de la oferta. En condiciones de precios o descuentos específicos, se puede generar una autorización de gerente.
Después de la oferta aprobada, se puede preparar un contrato de consultoría o servicio. El contrato firmado y sus anexos pueden almacenarse en el registro del cliente o expediente correspondiente.
Gestione expedientes y trabajos de consultoría
Cada disputa, tema de consultoría o proyecto puede abrirse como un registro de trabajo separado. El cliente correspondiente, la persona responsable, el equipo, las fechas de seguimiento y los documentos pueden asociarse al expediente.
Las investigaciones, revisiones, correspondencia, reuniones, peticiones, informes o entregas que se realicen bajo el expediente pueden crearse como tareas.
Todos los trabajos en curso y completados de un cliente pueden visualizarse desde la misma cuenta. Así, se puede evaluar de forma integral el historial de servicios prestados al cliente.
Haga seguimiento de tareas y fechas límite
Las acciones que deban realizarse en un expediente o proyecto pueden asignarse como tareas a los empleados responsables.
Las tareas pueden incluir información de inicio, fecha final, prioridad, responsable, estado y descripción. Si la finalización de una tarea depende de otra, el proceso puede planificarse en orden secuencial.
Las tareas próximas y atrasadas pueden verse en las pantallas de empleados y gerentes. Las tareas completadas pueden guardarse en el historial del expediente.
XtraCRM no es un sistema especializado en el cálculo de plazos legales. Las notificaciones, plazos legales, días festivos oficiales o fechas críticas sujetas a normas procesales deben ser calculadas y verificadas por un experto autorizado.
Gestiona calendarios, reuniones y entrevistas
Las entrevistas con clientes, las reuniones de equipo, las citas institucionales y otros eventos pueden planificarse en el calendario.
Se pueden registrar la fecha de la reunión, los participantes, el tema, el cliente o expediente relacionado. Las decisiones tomadas y las tareas a realizar después de la reunión se pueden convertir en asignaciones.
Las notas de las entrevistas pueden guardarse en el historial del cliente o del expediente. Así, diferentes miembros del equipo pueden ver la última comunicación y las decisiones tomadas.
Asocia documentos con el expediente
Contratos, correspondencia, solicitudes, informes, opiniones, notas de reuniones y otros documentos pueden almacenarse en el registro del cliente o expediente correspondiente.
Los procesos de borrador, revisión, aprobación y publicación de documentos pueden seguirse mediante tareas. Se pueden designar personas para trabajar y aprobar el documento.
Se puede facilitar el acceso al documento actualizado conservando el historial de revisiones. El acceso a los expedientes y documentos puede restringirse según el rol del empleado.
Organiza los procesos de revisión y aprobación de contratos
Los contratos recibidos de clientes pueden abrirse como registros de trabajo. Se pueden registrar tipo de contrato, contraparte, persona responsable, fecha de revisión y plazo objetivo de entrega.
Los asuntos detectados durante la revisión pueden relacionarse como tareas o notas con el registro pertinente. Se pueden seguir aprobaciones del cliente, revisiones de la contraparte y etapas de firma final.
Las fechas de inicio, finalización y renovación del contrato firmado pueden registrarse con campos especiales. Se pueden crear recordatorios para contratos próximos a vencer.
Estandariza las solicitudes de asesoría
Las solicitudes recibidas de clientes con asesoría continua pueden registrarse con información de tema, prioridad, persona responsable y fecha objetivo.
Puedes configurar tu proceso de solicitud con las etapas “Nueva Solicitud, En Evaluación, Esperando Información, En Proceso, Control Interno, Enviado al Cliente y Completado”.
Se puede hacer seguimiento del número de solicitudes del mismo cliente, tema y tiempo de resolución. También se pueden ver por separado los datos o aprobaciones pendientes del cliente.
Registra los tiempos de trabajo
Se pueden mantener datos de tiempo de trabajo por tarea o expediente según el método de facturación y cálculo de costos del despacho.
Puede crear campos personalizados para los tiempos de trabajo planificados y realizados. Se pueden registrar la fecha del trabajo, el empleado, la descripción y el estado de facturación.
Esta información puede utilizarse para la tarificación por hora, la evaluación de rentabilidad de trabajos con tarifa fija o la planificación de capacidad del equipo.
XtraCRM no es un sistema especializado de cálculo de tiempo y tarifas para despachos jurídicos; los campos y reportes necesarios deben configurarse según el modelo de trabajo del despacho.
Controle los gastos de los expedientes
Los gastos de tasas, notaría, traducción, viajes, expertos, mensajería y otros pueden asociarse con el cliente o registro de trabajo correspondiente.
Se pueden registrar la categoría del gasto, fecha, importe, moneda, información de documentos y si se refleja al cliente.
Los gastos que requieran aprobación pueden dirigirse al gerente correspondiente según la estructura de autorización del despacho. Los gastos en nombre del cliente pueden evaluarse al facturar.
Gestione los procesos de facturación y cobro
Según la modalidad de trabajo del despacho, pueden seguirse con campos personalizados modelos comerciales como tarifa fija, tarifa por hora, asesoría periódica, tarifa por etapas u otros.
Se pueden asignar tareas al equipo financiero para el trabajo o período que requiera factura. La fecha de factura, vencimiento y estado de cobro pueden monitorearse en registros financieros.
Para pagos retrasados se puede crear una tarea de seguimiento para el responsable del cliente. Las conversaciones sobre pagos realizados pueden agregarse al historial del cliente.
Controle la asesoría continua y renovación de contratos
Se pueden registrar las fechas de inicio y fin de los contratos para clientes con asesoría mensual o periódica.
Para contratos próximos a renovar, se puede asignar una tarea a la persona responsable. El alcance, tarifa y condiciones del nuevo período pueden seguirse vía las negociaciones con el cliente.
Las solicitudes dentro del contrato pueden asociarse al cliente y al período del servicio. Así se puede ver qué servicios se prestaron a qué clientes y en qué temas.
Reúna la comunicación con el cliente en un solo historial
Las llamadas telefónicas, correos electrónicos, conversaciones de WhatsApp, notas y tareas pueden visualizarse en el historial del cliente dentro de los permisos establecidos.
Cuando el cliente vuelve a comunicarse se pueden ver los archivos en curso, últimas conversaciones, aprobaciones pendientes y tareas abiertas.
El uso de los canales de comunicación debe organizarse según las políticas del despacho, considerando la confidencialidad profesional y las normativas de datos personales.
Gestione la confidencialidad y los permisos de acceso
Los expedientes legales y de consultoría pueden contener información que podría considerarse secreto comercial, datos personales y confidencialidad profesional.
El acceso de los usuarios a clientes, archivos, documentos y registros financieros puede limitarse mediante roles y permisos.
En trabajos con características especiales o que requieren alta confidencialidad, el alcance de acceso debe definirse adicionalmente. Solo deben registrarse en el sistema los datos necesarios para el trabajo y los permisos de los usuarios deben revisarse periódicamente.
Gestione los procesos de archivo y cierre
Se puede crear una lista de control de cierre para los expedientes terminados. Se pueden verificar tareas pendientes, documentos faltantes, gastos, facturas y cobros.
La fecha de cierre, resultados e información de conservación pueden agregarse al registro del expediente. Los trabajos inactivos pueden clasificarse según las reglas de acceso y archivo establecidas.
Se pueden crear tareas para revisar los registros cuyo periodo de conservación ha expirado. Las decisiones de eliminación o conservación deben tomarse según la normativa y obligaciones profesionales de la oficina.
Defina los permisos según la distribución de tareas
Se pueden definir distintos permisos de acceso para socios, gerentes, abogados, consultores, asistentes y personal financiero.
Los empleados solo pueden acceder a los clientes y expedientes asignados a sus tareas. Mientras el equipo financiero gestiona facturas y cobros, el acceso al contenido de los expedientes puede limitarse.
Las aprobaciones de documentos, gastos y transacciones importantes pueden dirigirse a las personas correspondientes según la estructura de permisos de la oficina.
Cree una estructura medible para la gestión
En las pantallas de gestión se pueden monitorear nuevas solicitudes de clientes, ofertas pendientes, expedientes activos, tareas próximas, trabajos retrasados, trabajos que esperan aprobación del cliente y renovaciones de contratos.
Se pueden evaluar las siguientes informaciones por cliente, tipo de expediente, área de servicio, empleado responsable o período:
Nuevas solicitudes de clientes y trabajos
Tasa de conversión de ofertas a contratos
Expedientes abiertos y completados
Tareas próximas y retrasadas
Trabajos que esperan respuesta de clientes o instituciones
Tiempos de trabajo basados en expediente y proyecto
Carga de trabajo de los empleados
Gastos del expediente
Trabajos facturables
Facturas emitidas
Estado de cobranza
Renovaciones de contratos próximas
Trabajos completados y archivados
XtraCRM no obliga a tu oficina a un modelo fijo de derecho o consultoría. Puedes estructurar los registros de clientes, tipos de archivos, tareas, campos personalizados, documentos y procesos financieros según tu propio modo de trabajo, haciendo que todo el proceso desde la primera solicitud del cliente hasta el cierre del expediente y la cobranza sea más ordenado, medible y rastreable.
XtraCRM no reemplaza a UYAP u otros sistemas oficiales similares y no se presenta como un sistema especializado de seguimiento de casos que calcule automáticamente los plazos legales. Los procedimientos oficiales, plazos legales, responsabilidades profesionales y controles según la normativa deben ser gestionados por personas autorizadas.