法律およびコンサルティング事務所
法律およびコンサルティングサービスにおいて業務を円滑に進めるには、依頼人や顧客との初回面談からファイルの開設、タスクや期限の管理、書類、経費、請求に至るまで、プロセス全体を制御して管理することが必要です。
XtraCRMはCRM、プロジェクト管理、タスク管理、カレンダー、ドキュメントおよび財務管理機能を統合し、法律およびコンサルティング事務所の商業的および運営的プロセスを一元的に追跡管理できるようにします。
業界におけるプロセスの流れとは？
通常、新しい依頼人や顧客からの法律上または専門的なコンサルティングの相談依頼をきっかけにプロセスが始まります。相談の内容、範囲、関係者、優先度、期待されるサービスが明確にされます。
初期評価および必要な確認が完了すると、サービス範囲、作業方法、料金条件が決定され、見積もりまたは契約書が作成されます。
合意が得られた後、関連する業務またはファイルが開設されます。作業はタスクに分割され、責任者と期限が設定されます。会議、やり取り、書類、経費、決定事項はすべて関連記録に保存されます。
サービス完了後は引き渡し、報告、請求、回収のプロセスが実施されます。継続的にコンサルティングを提供する顧客に対しては、定期的な業務や契約更新も別途管理されます。
XtraCRMはどのように事務所の業務形態に適応するのか？
各法律およびコンサルティング事務所は専門分野、ファイルの種類、承認プロセスが異なります。XtraCRMではカスタムフィールド、タスク、プロジェクト、ワークフローステージを事務所の運用スタイルに合わせて設定できます。
新しい顧客プロセスは、「新規要求、初期評価、情報および書類待ち、重複チェック、面談予定、提案書作成中、契約およびファイル開設」の段階から構成できます。
ファイルまたはコンサルティングプロセスは、「新規ファイル、検討、準備、処理中、クライアント承認待ち、相手方または機関待ち、完了およびアーカイブ済み」のような段階で追跡できます。
訴訟および紛争、契約コンサルティング、企業法、労働法、知的財産、税務、財務コンサルティングまたは経営コンサルティングなど、異なるサービスのために別々の分野およびプロセスを定義できます。
利用可能な顧客およびクライアント専用フィールド
顧客またはクライアントの種類
個人または法人情報
会社および業界
連絡担当者
関連部署
責任弁護士またはコンサルタント
顧客源
サービス分野
契約の種類
契約開始日および終了日
料金体系
通貨
連絡および報告の希望方法
リスクまたは重要度クラス
最終面談日
次回フォロー日
秘密保持およびアクセスレベル
1つの法人顧客に属する複数の権限者、会社、または継続中の業務は、同じ顧客アカウントに関連付けられます。
利用可能なファイルおよび業務専用フィールド
ファイルまたはプロジェクト番号
業務または案件の種類
件名と簡単な説明
関連顧客
関連当事者
担当弁護士またはコンサルタント
作業チーム
開始日
優先度およびリスクレベル
案件状況
関連機関または部署
重要な追跡日
会議または審理の日付
請求または紛争金額
通貨
料金設定方法
最終処理日
次の処理
終了日
結果および説明
機密レベル
貴事務所の専門分野に応じて、異なる案件種類のみに必要なカスタムフィールドを表示できます。
新規依頼および顧客受入れプロセスを管理する
電話、メール、ウェブサイト、紹介またはその他のチャネルからのサービス依頼をCRMに記録できます。
依頼の内容、関連者、緊急度および期待されるサービスを記録できます。初期評価担当は関連弁護士またはコンサルタントに割当可能です。
新規顧客の受け入れ前に必要な情報や書類を取得するためのチェックリストを作成できます。評価結果で受け入れられた要請は、見積もりまたはファイル開設のプロセスに進めることができます。
受け入れられなかった要請は、専門分野、能力、重複、その他の理由により、会社の記録ポリシーに従って分類されることがあります。
利益相反の確認をプロセスとして管理する
新しい案件を受け入れる前に、顧客、関連当事者および関連会社を通じて利益相反の確認を行うためのタスクを作成できます。
確認を行った者、日付、調査対象の関係者、および結果を記録できます。必要に応じて管理者や権限者の承認を求めることができます。
XtraCRMは自動の法的利益相反検出システムではありません。検索と評価の方法、範囲および最終的な受け入れ判断は事務所独自の手順に従って実施する必要があります。
見積もりおよび契約プロセスを追跡する
サービスの範囲、納品物、料金モデル、作業条件は見積もり記録に保持できます。
見積もりの作成、確認、顧客への提示、修正および承認の段階を追跡できます。特定の価格や割引条件で管理者の承認を設定できます。
承認された見積もりの後に、コンサルティングまたはサービス契約書を作成できます。署名済みの契約書および添付書類は関連する顧客またはファイルの記録に保管されます。
ファイルおよびコンサルティング案件を管理する
各紛争、コンサルティング案件、プロジェクトは別々の業務記録として開設できます。関連顧客、責任者、チーム、追跡日および書類はファイルに関連付けることができます。
ファイルに関連する調査、検討、書簡、会議、請願、報告書または納品作業はタスクとして作成できます。
一人の顧客に関連するすべての進行中および完了した業務は同じアカウントで表示できます。これにより顧客に提供したサービスの履歴を全体として評価できます。
タスクと期限を追跡する
ファイルまたはプロジェクトに関連する作業はタスクとして担当者に割り当てられます。
タスクには開始日、終了日、優先度、担当者、状況および説明情報を保持できます。ある業務の完了が別のタスクに依存する場合は、プロセスを順序立てて計画できます。
近づいているまたは遅延しているタスクは従業員および管理者の画面に表示されます。完了した作業はファイルの履歴に保存されます。
XtraCRMは専門の法的期間計算システムではありません。通知、法定期間、公休日または手続き規則に基づく重要な日付は、権限のある専門家によって計算され、さらに検証される必要があります。
カレンダー、会議やミーティングを管理する
クライアントとの面談、チームミーティング、機関の予約やその他のイベントをカレンダーで予定できます。
会議の日付、参加者、テーマ、関連するクライアントやファイルを記録できます。会議後の決定事項や実施すべき事項はタスクに変換できます。
面談ノートはクライアントまたはファイルの履歴に保存できます。こうして異なるチームメンバーが最新の連絡内容や決定を確認できます。
ドキュメントをファイルに関連付ける
契約書、書簡、請願書、報告書、意見書、会議ノートおよびその他の文書は関連するクライアントまたはファイルの記録に保存できます。
ドキュメントの草案、レビュー、承認および公開のプロセスはタスクで追跡できます。文書を作成し承認する担当者を指定できます。
改訂履歴を保持しながら最新のドキュメントへのアクセスを容易にできます。従業員の役割に応じてファイルや文書へのアクセスを制限できます。
契約書のレビューおよび承認プロセスを整理する
クライアントから来た契約書は業務記録として開くことができます。契約の種類、相手方、担当者、レビュー日および目標納期を記録できます。
レビュー中に見つかった事項はタスクまたはメモとして関連記録に紐づけられます。クライアントの承認、相手方の修正および最終署名の段階を追跡できます。
署名済み契約の開始日、終了日および更新日を特別なフィールドに記録できます。期限が近い契約にはリマインダーを設定できます。
コンサルティング依頼を標準化する
常時コンサルティングを行うクライアントからの依頼は、テーマ、優先度、担当者および目標日付の情報とともに記録できます。
依頼のプロセスは「新規依頼、評価中、情報待ち、作業中、内部チェック、クライアントへ送付、完了」の段階で構成できます。
同じクライアントからの依頼数、内容および処理時間を追跡できます。保留中のクライアント情報や承認も別途確認できます。
作業時間を記録する
事務所の料金設定およびコスト計算方法に応じて、タスクまたはファイル単位で作業時間情報を保持できます。
計画されたおよび実際の作業時間のための専用フィールドを作成できます。作業の日付、担当者、説明、請求可能な状態を記録できます。
これらの情報は時間単価の請求、固定料金の仕事の収益性評価、またはチームの容量計画に使用できます。
XtraCRMは専門的な法律事務所向けの時間と料金の計算システムではありません。必要なフィールドとレポートは事務所の業務モデルに基づいて構成する必要があります。
ファイル経費を追跡する
手数料、公証人、翻訳、出張、専門家、貨物およびその他のファイル経費は該当する顧客または案件の記録に関連付けることができます。
経費のカテゴリー、日付、金額、通貨、証書情報および顧客への転嫁状況を記録できます。
承認が必要な経費は事務所の権限構造に応じて該当の管理者に割り当てることができます。顧客名義で支出された費用は請求時に評価可能です。
請求および回収プロセスを管理する
事務所の運用方法に応じて固定料金、時間単価、定期顧問、段階ベースの料金、その他の商業モデルを専用フィールドで追跡できます。
請求書発行が必要な案件や期間は財務チームにタスクとして割り当てられます。請求日、支払期限および回収状況は財務記録で追跡可能です。
遅延支払いに関しては顧客担当者にフォローアップタスクを作成できます。支払い交渉の内容は顧客履歴に追加されます。
継続的な顧問契約および契約更新を追跡する
月額または定期的な顧問サービスを提供する顧客の契約開始日および終了日を記録できます。
更新時期が近い契約には担当者にタスクを割り当てられます。新しい期間の範囲、料金および作業条件は顧客との面談内容を通じて追跡可能です。
契約に基づく要求は顧客およびサービス期間と関連付けられます。これによりどの顧客にどの分野でサービスが提供されたかが確認できます。
顧客とのコミュニケーションを一つの履歴にまとめる
電話通話、電子メール、WhatsAppのやり取り、メモおよびタスクは権限範囲内で顧客履歴に表示できます。
顧客が再度連絡してきた場合、進行中の案件、直近のやり取り、保留中の承認および未完のタスクを確認できます。
通信チャネルの使用は職業上の秘密および個人データ保護規則を考慮し、事務所の方針に従って管理されるべきです。
機密性およびアクセス権限を管理する
法律および相談ファイルには、営業秘密、個人データ、職業上の秘密に該当する可能性のある情報が含まれることがあります。
ユーザーがどの顧客、ファイル、文書、財務記録にアクセスできるかは、役割と権限によって制限される場合があります。
特別な性質や高度な機密性を要する業務では、アクセス範囲を別途定める必要があります。システムには業務に必要な情報のみを記録し、ユーザー権限は定期的に見直すべきです。
アーカイブとクローズ手続きを管理する
完了したファイルのためにクローズチェックリストを作成できます。未完了のタスク、不足している文書、経費、請求書、回収を確認できます。
クローズ日、結果、保存情報をファイル記録に追加できます。アクティブでない業務は定められたアクセスおよびアーカイブ規則に従って分類できます。
保管期間が満了した記録の検討のためにタスクを作成できます。削除または保存の決定は事務所の法規および職業上の義務に従うべきです。
権限は担当業務に応じて決定する
共同経営者、管理者、弁護士、顧問、アシスタント、財務担当者ごとに異なるアクセス権限を設定できます。
従業員は担当する顧客およびファイルのみアクセス可能です。財務チームが請求および回収手続きを管理する際、ファイル内容へのアクセスは制限できます。
文書の承認、経費および重要な取引は事務所の権限規則に基づき関連者に指示されます。
管理のために測定可能な仕組みを作る
管理画面で新規顧客の要望、保留中の見積もり、アクティブファイル、予定されたタスク、遅延業務、顧客承認待ちの作業、契約更新を追跡できます。
顧客、ファイル種別、サービス分野、担当従業員、期間別に以下の情報を評価できます：
新規顧客および業務の要望
見積もりの契約転換率
未処理および完了ファイル
予定および遅延タスク
顧客または機関の回答待ち業務
ファイルおよびプロジェクト別の作業時間
従業員の作業負荷
ファイルの経費
請求可能な業務
作成した請求書
回収状況
近づいている契約更新
完了およびアーカイブされた業務
XtraCRMは、オフィスを固定された法律またはコンサルティングのモデルに強制しません。顧客登録、ファイルタイプ、タスク、カスタムフィールド、ドキュメント、財務プロセスを自身の作業スタイルに合わせて構成し、最初の顧客依頼からファイルの終了および回収までの全プロセスをより整理され、測定可能で追跡可能にすることができます。
XtraCRMは、UYAPや類似の公式システムの代替ではなく、法律期限を自動計算する専門的な訴訟追跡システムとして提供されるものではありません。公式手続き、法定期限、職業上の責任、および法令遵守に関する管理は、権限のある担当者により別途実施されなければなりません。