Escritórios de Advocacia e Consultoria
A condução organizada dos serviços jurídicos e de consultoria depende do gerenciamento controlado de todo o processo, desde a primeira reunião com o cliente ou potencial cliente, abertura de arquivos, acompanhamento de tarefas e prazos, documentos, despesas até o faturamento.
O XtraCRM integra recursos de CRM, projetos, tarefas, calendário, documentos e finanças para permitir que escritórios de advocacia e consultoria acompanhem seus processos comerciais e operacionais a partir de um único centro.
Como funciona o processo no setor?
O processo geralmente começa com a solicitação de consultoria jurídica ou profissional de um novo cliente ou potencial cliente. Define-se o assunto, escopo, partes envolvidas, prioridade e o serviço esperado.
Após a avaliação inicial e as verificações necessárias, são definidos o escopo do serviço, o método de trabalho e as condições de cobrança, preparando-se uma proposta ou contrato.
Concluído o acordo, a tarefa ou arquivo relevante é aberto. Os trabalhos a serem realizados são divididos em tarefas, responsáveis e datas de acompanhamento são definidos. Reuniões, correspondências, documentos, despesas e decisões tomadas são registrados correspondendo ao caso.
Quando o serviço é concluído, os processos de entrega, relatórios, faturamento e cobrança são realizados. Para clientes que recebem consultoria contínua, trabalhos periódicos e renovações de contrato são acompanhados separadamente.
Como o XtraCRM se adapta ao modo de trabalho do seu escritório?
Cada escritório de advocacia e consultoria possui áreas de especialização, tipos de arquivos e processos de aprovação distintos. No XtraCRM, campos personalizados, tarefas, projetos e etapas do fluxo de trabalho podem ser configurados conforme a organização do seu escritório.
Você pode criar seu processo de novo cliente com as etapas “Nova Solicitação, Primeira Avaliação, Aguardando Informações e Documentos, Verificação de Conflitos, Entrevista Planejada, Proposta em Preparação, Contrato e Abertura de Arquivo”.
Você pode acompanhar seu processo de arquivo ou consultoria com etapas como “Novo Arquivo, Revisão, Preparação, Em Processo, Aguardando Aprovação do Cliente, Aguardando a Parte Contrária ou Instituição, Concluído e Arquivado”.
Você pode definir áreas e processos separados para diferentes serviços como litígios e disputas, consultoria contratual, direito societário, direito trabalhista, propriedade intelectual, tributário, consultoria financeira ou consultoria de gestão.
Campos personalizados de cliente e cliente que você pode usar
Tipo de cliente ou cliente
Informações de pessoa física ou jurídica
Empresa e setor
Pessoas de contato
Departamentos relacionados
Advogado ou consultor responsável
Fonte do cliente
Áreas de serviço
Tipo de contrato
Data de início e término do contrato
Modelo de cobrança
Moeda
Preferência de comunicação e relatório
Classe de risco ou importância
Data da última reunião
Data do próximo acompanhamento
Nível de confidencialidade e acesso
Múltiplos representantes, empresas ou trabalhos em andamento pertencentes a um cliente corporativo podem ser associados à mesma conta do cliente.
Campos personalizados de arquivo e trabalho que você pode usar
Número do arquivo ou projeto
Tipo de trabalho ou arquivo
Assunto e breve descrição
Cliente relacionado
Partes envolvidas
Advogado ou consultor responsável
Equipe de trabalho
Data de abertura
Prioridade e nível de risco
Status do arquivo
Instituição ou unidade relacionada
Datas importantes de acompanhamento
Datas de reuniões ou audiências
Valor da solicitação ou disputa
Moeda
Método de cobrança
Data da última ação
Próxima ação
Data de encerramento
Resultado e observações
Nível de confidencialidade
De acordo com a área de especialização do seu escritório, apenas campos personalizados necessários podem ser exibidos para diferentes tipos de arquivos.
Gerencie novos processos de solicitação e aceitação de clientes
Solicitações de serviço recebidas por telefone, e-mail, site, referência ou outros canais podem ser registradas no CRM.
O assunto da solicitação, pessoas relacionadas, urgência e serviço esperado podem ser registrados. A tarefa de avaliação inicial pode ser atribuída ao advogado ou consultor responsável.
Pode ser criada uma lista de verificação para a obtenção das informações e documentos necessários antes da aceitação de um novo cliente. Os pedidos aceitos após a avaliação podem ser encaminhados para o processo de proposta ou abertura de arquivo.
Os pedidos não aceitos podem ser classificados conforme a política de registro da empresa, com base na área de especialização, capacidade, conflito ou outros motivos.
Gerencie o controle de conflito de interesses como um processo
Antes de aceitar um novo trabalho, pode ser criada uma tarefa para a verificação de conflito de interesses envolvendo o cliente, partes relacionadas e empresas associadas.
A pessoa que realiza o controle, a data, as partes analisadas e o resultado podem ser registrados. Se necessário, pode-se solicitar aprovação do gerente ou autorizado.
O XtraCRM não é um sistema automático de detecção de conflito de interesses jurídico. O método de busca e avaliação, seu escopo e a decisão final de aceitação devem seguir os procedimentos próprios do escritório.
Acompanhe os processos de proposta e contrato
O escopo do serviço, entregas, modelo de cobrança e condições de trabalho podem ser registrados na proposta.
As etapas de preparo, revisão, apresentação ao cliente, revisão e aprovação da proposta podem ser acompanhadas. Em condições específicas de preço ou desconto, pode ser criada aprovação do gerente.
Após a proposta aprovada, pode ser elaborado um contrato de consultoria ou serviço. O contrato assinado e seus anexos podem ser armazenados no registro do cliente ou arquivo correspondente.
Gerencie arquivos e trabalhos de consultoria
Cada litígio, assunto de consultoria ou projeto pode ser aberto como registro de trabalho separado. Cliente relacionado, responsável, equipe, datas de acompanhamento e documentos podem ser vinculados ao arquivo.
Pesquisas, análises, correspondências, reuniões, petições, relatórios ou entregas a serem realizadas no arquivo podem ser criadas como tarefas.
Todos os trabalhos em andamento e finalizados de um cliente podem ser visualizados na mesma conta. Assim, o histórico dos serviços prestados ao cliente pode ser avaliado como um todo.
Acompanhe tarefas e prazos
As operações a serem realizadas em um arquivo ou projeto podem ser atribuídas como tarefas aos funcionários responsáveis.
Nas tarefas podem ser registrados dados como início, prazo final, prioridade, responsável, status e descrição. Se a conclusão de uma tarefa depender de outra, o processo pode ser planejado de forma sequencial.
Tarefas próximas ou atrasadas podem ser visualizadas nas telas de funcionários e gerentes. As operações concluídas podem ser armazenadas no histórico do arquivo.
XtraCRM não é um sistema especializado de cálculo de prazos legais. Intimações, prazos legais, feriados oficiais ou datas críticas sujeitas às regras processuais devem ser calculados e validados por um especialista autorizado.
Gerencie calendários, reuniões e consultas
Consultas com clientes, reuniões de equipe, compromissos institucionais e outros eventos podem ser planejados no calendário.
A data da reunião, participantes, assunto, cliente ou processo relacionado podem ser registrados. Decisões tomadas e tarefas a realizar após a reunião podem ser transformadas em atribuições.
Notas das consultas podem ser mantidas no histórico do cliente ou do processo. Assim, diferentes membros da equipe podem ver a última comunicação e as decisões tomadas.
Associe documentos ao processo
Contratos, correspondências, petições, relatórios, pareceres, notas de reuniões e outros documentos podem ser armazenados no registro do cliente ou processo correspondente.
Os processos de elaboração, revisão, aprovação e publicação de documentos podem ser acompanhados por meio de tarefas. Pessoas responsáveis pela elaboração e aprovação podem ser designadas.
O acesso à versão atual do documento pode ser facilitado mantendo o histórico de revisões. O acesso a processos e documentos pode ser limitado conforme a função dos funcionários.
Organize os processos de revisão e aprovação de contratos
Os contratos recebidos dos clientes podem ser registrados como um registro de trabalho. O tipo de contrato, a parte contrária, o responsável, a data de revisão e o prazo-alvo podem ser anotados.
Questões identificadas durante a revisão podem ser vinculadas ao registro como tarefas ou notas. A aprovação do cliente, revisões da parte contrária e as etapas finais de assinatura podem ser acompanhadas.
As datas de início, término e renovação do contrato assinado podem ser registradas em campos específicos. Alertas podem ser configurados para contratos próximos do vencimento.
Padronize os pedidos de consultoria
Pedidos provenientes de clientes que recebem consultoria contínua podem ser registrados com informações de assunto, prioridade, responsável e data-alvo.
Seu processo de solicitação pode ser estruturado nas etapas “Novo Pedido, Avaliando, Aguardando Informação, Em Andamento, Controle Interno, Enviado ao Cliente e Concluído”.
Pode-se monitorar a quantidade, o assunto e o tempo para conclusão dos pedidos vindos do mesmo cliente. Informações e aprovações pendentes do cliente podem ser visualizadas separadamente.
Registre os tempos de trabalho
De acordo com o método de cobrança e cálculo de custos do escritório, informações sobre tempo de trabalho podem ser mantidas por tarefa ou por processo.
Você pode criar campos especiais para os tempos previstos e realizados de trabalho. A data do trabalho, o funcionário, a descrição e o status de faturamento podem ser registrados.
Estas informações podem ser usadas para cobrança por hora, avaliação de lucratividade de trabalhos com tarifa fixa ou planejamento de capacidade da equipe.
XtraCRM não é um sistema especializado de cálculo de tempo e honorários para escritórios de advocacia; os campos e relatórios necessários devem ser configurados conforme o modelo de trabalho do escritório.
Acompanhe as despesas do processo
Custas, notas, traduções, viagens, especialistas, fretes e outras despesas do processo podem ser associadas ao cliente ou registro de trabalho correspondente.
A categoria da despesa, data, valor, moeda, informações do documento e se foi repassada ao cliente podem ser registrados.
Despesas que precisam de aprovação podem ser encaminhadas ao gerente correspondentes conforme a estrutura de autoridade do escritório. Despesas feitas em nome do cliente podem ser avaliadas durante a faturação.
Gerencie os processos de faturamento e cobrança
Conforme o modo de trabalho do escritório, taxas fixas, cobrança por hora, consultorias periódicas, taxas por etapa ou outros modelos comerciais podem ser acompanhados com campos especiais.
Para trabalhos ou períodos que exijam emissão de fatura, uma tarefa pode ser atribuída ao time financeiro. Data da fatura, vencimento e status da cobrança podem ser monitorados nos registros financeiros.
Para pagamentos atrasados, pode ser criada uma tarefa de acompanhamento para o responsável pelo cliente. As negociações de pagamento realizadas podem ser adicionadas ao histórico do cliente.
Acompanhe consultorias contínuas e renovações de contrato
As datas de início e término dos contratos para clientes com consultoria mensal ou periódica podem ser registradas.
Para contratos com período de renovação próximo, pode ser atribuída uma tarefa ao responsável. O escopo, taxa e condições de trabalho para o novo período podem ser acompanhados pelas negociações com o cliente.
Solicitações dentro do contrato podem ser relacionadas ao cliente e ao período de serviço. Assim, pode-se ver quais serviços foram prestados a quais clientes e em quais assuntos.
Reúna a comunicação com o cliente em um único histórico
Chamadas telefônicas, e-mails, conversas do WhatsApp, notas e tarefas podem ser visualizados no histórico do cliente dentro dos limites de permissão.
Quando o cliente retorna o contato, processos em andamento, últimas conversas, aprovações pendentes e tarefas abertas podem ser visualizados.
O uso dos canais de comunicação deve ser organizado conforme as políticas do escritório, respeitando o sigilo profissional e as normas de dados pessoais.
Gerencie privacidade e permissões de acesso
Arquivos jurídicos e de consultoria podem conter informações que se enquadram como segredos comerciais, dados pessoais e confidencialidade profissional.
O acesso dos usuários a clientes, arquivos, documentos e registros financeiros pode ser limitado por funções e permissões.
O escopo de acesso para trabalhos de natureza especial ou que requerem alta confidencialidade deve ser especificado separadamente. Apenas as informações necessárias para o trabalho devem ser registradas no sistema e as permissões dos usuários devem ser revisadas regularmente.
Gerencie processos de arquivamento e encerramento
Uma lista de verificação de encerramento pode ser criada para arquivos concluídos. Tarefas pendentes, documentos faltantes, despesas, faturas e cobranças podem ser verificados.
Data de encerramento, resultados e informações de retenção podem ser adicionados ao registro do arquivo. Trabalhos inativos podem ser classificados de acordo com as regras de acesso e arquivamento estabelecidas.
Uma tarefa pode ser criada para revisar registros cujo período de retenção expirou. Decisões sobre exclusão ou retenção devem ser tomadas conforme a legislação e obrigações profissionais do escritório.
Defina permissões conforme a distribuição de tarefas
Permissões de acesso diferentes podem ser definidas para parceiros, gerentes, advogados, consultores, assistentes e funcionários financeiros.
Os funcionários podem acessar apenas os clientes e arquivos para os quais são responsáveis. A equipe financeira pode ter o acesso ao conteúdo dos arquivos limitado enquanto gerencia os processos de faturamento e cobrança.
Aprovações de documentos, despesas e operações importantes podem ser encaminhadas às pessoas relevantes conforme as regras de autorização do escritório.
Crie uma estrutura mensurável para a gestão
Nos painéis de gestão, podem ser acompanhadas novas solicitações de clientes, propostas pendentes, arquivos ativos, tarefas futuras, trabalhos atrasados, trabalhos aguardando aprovação do cliente e renovações de contratos.
As seguintes informações podem ser avaliadas por cliente, tipo de arquivo, área de serviço, funcionário responsável ou período:
Novos clientes e solicitações de trabalho
Taxa de conversão de propostas em contratos
Arquivos abertos e concluídos
Tarefas futuras e atrasadas
Trabalhos aguardando resposta do cliente ou instituição
Tempos de trabalho por arquivo e projeto
Carga de trabalho dos funcionários
Despesas de arquivos
Trabalhos faturáveis
Faturas emitidas
Situação da cobrança
Renovações de contratos próximas
Trabalhos concluídos e arquivados
O XtraCRM não obriga seu escritório a um modelo fixo de advocacia ou consultoria. Você pode estruturar registros de clientes, tipos de arquivos, tarefas, campos personalizados, documentos e processos financeiros conforme seu fluxo de trabalho, tornando todo o processo desde o primeiro pedido do cliente até o fechamento do arquivo e cobrança mais organizado, mensurável e rastreável.
O XtraCRM não substitui sistemas oficiais como UYAP ou similares, e não é apresentado como um sistema especializado de acompanhamento processual que calcula prazos jurídicos automaticamente. Processos oficiais, prazos legais, responsabilidades profissionais e controles regulatórios devem ser conduzidos separadamente por pessoas autorizadas.