法律与咨询事务所
法律与咨询服务的有序进行依赖于从与客户或潜在客户的首次会面、档案建立、任务和期限管理，到文档、费用和开票的全过程受控管理。
XtraCRM整合了CRM、项目、任务、日历、文档和财务功能，使法律和咨询事务所能够从单一中心跟踪其商业和运营流程。
行业内流程是如何运作的？
流程通常从一个新客户或客户的法律或专业咨询请求开始。确定请求的主题、范围、相关方、优先级和预期服务。
初步评估和必要的审核完成后，确定服务范围、工作方法和收费条件，准备报价或合同。
达成协议后，开立相关业务或档案。分解工作任务，确定负责人和跟踪日期。会议、通信、文档、费用和决策均记录在案。
服务完成后，进行交付、报告、开票和收款流程。对于持续咨询的客户，还需另外跟踪周期性工作和合同续签。
如何将XtraCRM适应您的事务所工作方式？
每个法律和咨询事务所的专业领域、档案类型和审批流程各不相同。XtraCRM中的自定义字段、任务、项目和工作流程阶段可以根据您事务所的工作流程进行配置。
您可以将新的客户流程设置为“新请求、初步评估、等待信息和文件、冲突检查、计划面谈、准备报价、合同及档案开启”等阶段。
您可以通过“新档案、审查、准备、处理中、等待客户批准、等待对方或机构、已完成及归档”等阶段来跟踪您的档案或咨询流程。
您可以为不同的服务定义独立的领域和流程，如诉讼和争议、合同咨询、公司法、劳动法、知识产权、税务、财务咨询或管理咨询。
您可以使用的客户和委托人专属字段
客户或委托人类型
自然人或法人信息
公司及行业
联系人
相关部门
负责律师或顾问
客户来源
服务领域
合同类型
合同起止日期
计费模式
货币单位
联系与报告偏好
风险或重要程度分类
最后面谈日期
下一次跟进日期
保密及访问级别
一个企业客户的多个负责人、公司或正在进行的业务都可以关联到同一个客户账户。
您可以使用的档案和业务专属字段
档案或项目编号
案件或文件类型
主题和简要说明
相关客户
相关方
负责人律师或顾问
工作团队
开案日期
优先级和风险等级
文件状态
相关机构或部门
重要跟进日期
会议或庭审日期
请求或争议金额
货币单位
收费方式
最后处理日期
下一步操作
结案日期
结果与说明
保密等级
根据贵所的专业领域，不同文件类型仅显示必要的专用字段。
管理新的请求和客户接受流程
通过电话、电子邮件、网站、推荐或其他渠道的服务请求可记录至CRM。
记录请求主题、相关人员、紧急程度和预期服务。初步评估任务可分配给相关律师或顾问。
在接受新客户之前，可以制定核对清单以获取必要的信息和文件。评估结果接受的申请可以进入报价或档案开启流程。
对于不被接受的申请，可以根据公司登记政策按专业领域、能力、冲突或其他原因进行分类。
将利益冲突检查作为流程进行管理
在新业务接受之前，可以设立任务，通过客户、相关方及关联公司进行利益冲突检查。
进行检查的人员、日期、被审查方及结果可以被记录。如有需要，可请求管理者或授权人的批准。
XtraCRM不是自动法律利益冲突检测系统。搜索和评估的方法、范围及最终接受决策应由事务所根据自身程序进行。
跟踪报价和合同流程
服务范围、交付内容、收费模式及工作条件可保存在报价记录中。
报价的制定、审核、提交给客户、修订及批准阶段可被跟踪。在特定价格或折扣条件下，可以生成管理者批准。
报价通过后，可准备咨询或服务合同。签署的合同及附件可保存在相关客户或档案记录中。
管理档案及咨询业务
每一个纠纷、咨询事项或项目都可以另开作为单独的工作记录。相关客户、负责人、团队、跟踪日期和文件可与档案关联。
在档案下进行的调查、审查、往来、会议、申请书、报告或交付工作可作为任务创建。
属于某客户的所有继续中及完成的工作均可通过同一账户查看。这样可整体评估向客户提供的服务历史。
跟踪任务及截止日期
档案或项目相关待办事项可以作为任务分配给负责员工。
任务中可保存开始日期、截止日期、优先级、负责人、状态及说明信息。如果一项工作完成依赖另一项任务，流程可按顺序计划。
即将到期和延迟的任务可在员工及管理者界面中查看。完成的工作可保存在档案历史中。
XtraCRM不是专门的法定期限计算系统。传达、法定期限、官方假期或程序规则相关的关键日期应由授权专家计算，并另行验证。
管理日历、会议和会谈
客户会谈、团队会议、机构预约及其他活动均可在日历中安排。
可记录会议日期、参与者、主题、相关客户或案件。会议后做出的决策和待办事项可转化为任务。
会谈笔记可保存在客户或案件历史中。这样不同团队成员可以查看最后的沟通和决策。
将文件与案件关联
合同、往来信件、请愿书、报告、意见、会议记录和其他文件可保存在相关客户或案件记录中。
文件的草稿、审查、批准和发布流程可通过任务跟踪。可指定负责处理和批准文件的人员。
可保留修订历史，方便访问最新文档。根据员工角色可限制文件和案件的访问权限。
规范合同审查和批准流程
客户提交的合同可作为工作记录创建。记录合同类型、对方、负责人、审查日期和目标交付时间。
审查中发现的问题可作为任务或备注关联到相关记录。可跟踪客户批准、对方修订及最终签署阶段。
签署合同的起始、结束和续约日期可通过自定义字段记录。可为即将到期的合同设置提醒。
标准化咨询请求
来自长期咨询客户的请求可记录主题、优先级、负责人和目标日期等信息。
您可以将请求流程分为“新请求、评估中、等待信息、处理中、内部控制、已发送给客户和已完成”阶段。
可追踪同一客户请求的数量、主题及完成时间。也可单独查看待处理的客户信息或批准。
记录工作时间
根据事务所的收费和成本计算方法，可按任务或案件记录工作时间信息。
您可以为计划和实际工作时间创建自定义字段。可以记录工作的日期、员工、说明及是否可计费的状态。
这些信息可用于计时收费、固定费用工作的盈利评估，或团队容量规划。
XtraCRM 不是专门针对律师事务所的时间和费用计算系统；所需字段和报表应根据事务所的工作模式进行配置。
跟踪案件费用
诉讼费、公证费、翻译费、差旅费、专家费、快递费以及其他案件费用可以关联到相应客户或工作记录。
可以记录费用类别、日期、金额、货币、凭证信息及是否转嫁给客户。
需要审批的费用可以根据事务所权限结构指派给相关管理人员。代表客户发生的费用可在开票时进行评估。
管理开票和收款流程
根据事务所的工作方式，固定费、计时费、定期咨询费、阶段性收费或其他商业模式可通过自定义字段进行跟踪。
需要开票的工作或期间可指派给财务团队。发票日期、到期日和收款状态可以在财务记录中跟踪。
对于逾期付款，可以为客户负责人创建跟进任务。支付沟通记录可添加到客户历史中。
跟踪持续咨询和合同续签
可记录为客户提供的每月或定期咨询服务的合同起始和结束日期。
对于即将续签的合同，可指派负责人任务。可以通过与客户的沟通，跟踪新期间的范围、费用和工作条件。
合同范围内的请求可以关联客户和服务期间，从而清晰显示为哪个客户提供了哪些服务。
将客户交流集中管理
电话通话、邮件、WhatsApp对话、笔记和任务可以在权限范围内显示在客户历史中。
客户再次联系时，可以查看正在进行的案件、最近的交流、待审批事项和未完成的任务。
通信渠道的使用应遵守职业保密和个人数据规定，并根据事务所政策进行管理。
管理隐私和访问权限
法律和咨询文件可能包含商业机密、个人数据和职业保密范围内的信息。
用户对哪些客户、文件、文档和财务记录有访问权限，可以通过角色和权限进行限制。
对于特殊性质或需要高度保密的工作，应另外确定访问范围。系统中应仅记录必要的工作信息，并定期审查用户权限。
管理档案和结案流程
可以为已完成的文件创建结案检查清单。可以检查未完成的任务、缺少的文档、费用、发票和收款情况。
结案日期、结果和保存信息可以添加到文件记录中。不活跃的工作可以根据既定的访问和归档规则进行分类。
可以为已达到保存期限的记录创建检查任务。删除或保存决定应根据事务所的法规和职业义务作出。
根据任务分配确定权限
可以为合伙人、管理人员、律师、顾问、助理和财务人员定义不同的访问权限。
员工只能访问其负责的客户和文件。财务团队在管理发票和收款流程时，可以限制对文件内容的访问。
文档审批、费用和重要事务可以根据事务所的权限规则定向到相关人员。
为管理建立可量化的结构
管理界面可以跟踪新客户需求、待处理报价、活跃文件、即将到期的任务、延迟工作、等待客户确认的工作和合同续签。
可以根据客户、文件类型、服务领域、负责人或期间评估以下信息：
新客户和业务需求
报价转为合同的比例
开放和已完成的文件
即将执行和延迟的任务
等待客户或机构回复的工作
基于文件和项目的工作时间
员工的任务负荷
文件费用
可开票事务
已开具的发票
催收状态
即将到期的合同续签
已完成和已归档的工作
XtraCRM不会将您的事务所限制在固定的法律或咨询模型中。您可以根据自己的工作流程来配置客户记录、案件类型、任务、自定义字段、文档和财务流程，使从初次客户需求到案件结案和催收的整个流程更加规范、可衡量和易于跟踪。
XtraCRM不能替代UYAP或类似的官方系统，也不作为自动计算法律期限的专业案件跟踪系统提供。官方流程、法律期限、职业责任和法规相关的检查应由授权人员另行执行。