Cabinets Juridiques et de Conseil
L'organisation efficace des services juridiques et de conseil dépend d'une gestion contrôlée de tout le processus, depuis le premier entretien avec le client ou prospect, l'ouverture du dossier, le suivi des tâches et délais, les documents, les dépenses jusqu'à la facturation.
XtraCRM réunit les fonctionnalités CRM, projet, tâches, calendrier, documents et finance pour permettre aux cabinets juridiques et de conseil de suivre leurs processus commerciaux et opérationnels depuis un centre unique.
Comment fonctionne ce processus dans le secteur ?
Le processus commence généralement par une demande juridique ou professionnelle d'un nouveau client ou prospect. Le sujet, la portée, les parties concernées, la priorité et le service attendu sont définis.
Après la première évaluation et les contrôles nécessaires, le périmètre du service, la méthode de travail et les conditions de tarification sont fixés, puis une proposition ou un contrat est préparé.
Une fois l'accord conclu, le dossier ou la mission est ouvert. Les travaux à réaliser sont répartis en tâches, les responsables et dates de suivi sont déterminés. Les réunions, correspondances, documents, dépenses et décisions prises sont consignés dans le dossier concerné.
À la fin de la prestation, les processus de remise, de rapport, de facturation et de recouvrement sont exécutés. Pour les clients bénéficiant de conseils continus, les travaux périodiques et le renouvellement des contrats sont également suivis.
Comment XtraCRM s'adapte-t-il au mode de travail de votre cabinet ?
Chaque cabinet juridique et de conseil a ses domaines d'expertise, types de dossiers et processus d'approbation propres. Dans XtraCRM, les champs personnalisés, tâches, projets et étapes de workflow peuvent être configurés selon l'organisation de travail de votre cabinet.
Vous pouvez créer votre processus de nouveau client à partir des étapes « Nouvelle demande, Première évaluation, Attente des informations et documents, Contrôle des conflits, Entretien planifié, Préparation de l'offre, Ouverture du contrat et du dossier ».
Vous pouvez suivre votre dossier ou processus de conseil avec des étapes telles que « Nouveau dossier, Examen, Préparation, En cours, Attente de l'approbation du client, Attente de la partie adverse ou de l'institution, Terminé et Archivage ».
Vous pouvez définir des espaces et des processus distincts pour différents services comme le contentieux et les litiges, le conseil contractuel, le droit des sociétés, le droit du travail, la propriété intellectuelle, la fiscalité, le conseil financier ou le conseil en gestion.
Champs personnalisés pour clients et mandants que vous pouvez utiliser
Type de client ou mandant
Informations sur la personne physique ou morale
Entreprise et secteur
Personnes de contact
Départements concernés
Avocat ou consultant responsable
Source du client
Domaines de service
Type de contrat
Date de début et de fin du contrat
Modèle de tarification
Devise
Préférences de communication et de rapport
Classe de risque ou d'importance
Date du dernier entretien
Date de suivi suivante
Niveau de confidentialité et d'accès
Plusieurs responsables, entreprises ou affaires en cours appartenant à un client corporatif peuvent être associées au même compte client.
Champs personnalisés de dossier et d’affaire que vous pouvez utiliser
Numéro de dossier ou de projet
Type de travail ou de dossier
Sujet et brève description
Client concerné
Parties concernées
Avocat ou conseiller responsable
Équipe de travail
Date d'ouverture
Priorité et niveau de risque
Statut du dossier
Institution ou unité concernée
Dates de suivi importantes
Dates des réunions ou audiences
Montant de la demande ou du litige
Devise
Méthode de tarification
Date de la dernière action
Action suivante
Date de clôture
Résultat et commentaires
Degré de confidentialité
Selon le domaine d'expertise de votre cabinet, seuls les champs spécifiques nécessaires pour différents types de dossiers peuvent être affichés.
Gérez les nouveaux processus de demande et d'acceptation des clients
Les demandes de service provenant du téléphone, e-mail, site internet, références ou autres canaux peuvent être enregistrées dans le CRM.
Le sujet de la demande, les personnes concernées, l'urgence et le service attendu peuvent être enregistrés. La tâche d'évaluation initiale peut être assignée à l'avocat ou conseiller concerné.
Une liste de contrôle peut être créée pour collecter les informations et documents nécessaires avant l'acceptation d'un nouveau client. Les demandes acceptées à l'issue de l'évaluation peuvent être transférées au processus d'offre ou d'ouverture de dossier.
Les demandes non acceptées peuvent être classées conformément à la politique d'enregistrement de l'entreprise selon le domaine d'expertise, la capacité, les conflits ou d'autres raisons.
Gérez le contrôle des conflits d'intérêts en tant que processus
Avant d'accepter une nouvelle affaire, une tâche peut être créée pour effectuer un contrôle des conflits d'intérêts via le client, les parties concernées et les sociétés liées.
La personne effectuant le contrôle, la date, les parties examinées et le résultat peuvent être enregistrés. Une approbation par un responsable ou une autorité peut être demandée si nécessaire.
XtraCRM n'est pas un système automatique de détection des conflits d'intérêts juridiques. La méthode de recherche et d'évaluation, sa portée et la décision finale d'acceptation doivent être conduites selon les procédures propres au cabinet.
Suivez les processus d'offre et de contrat
Le champ d'application du service, les livrables, le modèle de tarification et les conditions de travail peuvent être conservés dans l'enregistrement de l'offre.
Les étapes de préparation, de contrôle, de présentation au client, de révision et d'approbation de l'offre peuvent être suivies. Une approbation par un responsable peut être requise pour certaines conditions de prix ou de remise.
Après approbation de l'offre, un contrat de conseil ou de service peut être rédigé. Le contrat signé et ses annexes peuvent être conservés dans le dossier client ou fichier concerné.
Gérez les dossiers et travaux de conseil
Chaque litige, sujet de conseil ou projet peut être ouvert comme un enregistrement de travail distinct. Le client concerné, la personne responsable, l'équipe, les dates de suivi et les documents peuvent être associés au dossier.
Les recherches, examens, correspondances, réunions, requêtes, rapports ou livraisons liées au dossier peuvent être créées comme tâches.
Tous les travaux en cours et terminés pour un client peuvent être visualisés via le même compte. Cela permet d'évaluer l'historique complet des services fournis au client.
Suivez les tâches et leurs échéances
Les actions à réaliser liées à un dossier ou projet peuvent être assignées comme tâches aux employés responsables.
Les tâches peuvent contenir des informations sur la date de début, la date de fin, la priorité, le responsable, le statut et la description. Si l'achèvement d'une tâche dépend d'une autre, le processus peut être planifié de manière séquentielle.
Les tâches à venir et en retard peuvent être visibles sur les écrans des employés et des gestionnaires. Les tâches achevées peuvent être conservées dans l'historique du dossier.
XtraCRM n'est pas un système spécialisé de calcul des délais légaux. Les notifications, délais légaux, jours fériés officiels ou dates critiques liées aux règles de procédure doivent être calculés et vérifiés par un expert compétent.
Gérez votre agenda, réunions et entretiens
Les entretiens avec les clients, réunions d'équipe, rendez-vous institutionnels et autres événements peuvent être planifiés dans l'agenda.
La date de la réunion, les participants, le sujet, le client ou le dossier concerné peuvent être enregistrés. Les décisions prises et les tâches à effectuer après la réunion peuvent être converties en missions.
Les notes des entretiens peuvent être conservées dans l'historique du client ou du dossier. Ainsi, les différents membres de l'équipe peuvent consulter les dernières communications et décisions prises.
Associez les documents au dossier
Contrats, correspondances, pétitions, rapports, avis, notes de réunion et autres documents peuvent être conservés dans le dossier client ou dossier concerné.
Les processus de brouillon, révision, approbation et publication des documents peuvent être suivis par des tâches. Les personnes en charge de travailler sur le document et de l'approuver peuvent être désignées.
L'historique des révisions est conservé, facilitant l'accès au document à jour. L'accès aux dossiers et documents peut être restreint selon le rôle des employés.
Organisez les processus d'examen et d'approbation des contrats
Les contrats reçus du client peuvent être enregistrés sous forme de dossiers d'affaires. Le type de contrat, la partie adverse, la personne responsable, la date d'examen et la date cible de livraison peuvent être enregistrés.
Les points identifiés lors de l'examen peuvent être liés au dossier sous forme de tâches ou notes. L'approbation du client, les révisions de la partie adverse et les phases de signature finale peuvent être suivies.
Les dates de début, de fin et de renouvellement du contrat signé peuvent être enregistrées avec des champs spéciaux. Des rappels peuvent être créés pour les contrats arrivant à échéance.
Standardisez les demandes de conseil
Les demandes des clients bénéficiant d'un conseil continu peuvent être enregistrées avec le sujet, la priorité, la personne responsable et la date cible.
Votre processus de demande peut être composé des étapes "Nouvelle Demande, En Cours d'Évaluation, En Attente d'Informations, En Traitement, Contrôle Interne, Envoyé au Client et Terminé".
Le nombre de demandes venant d’un même client, leur sujet et le délai de résolution peuvent être suivis. Les informations clients ou approbations en attente peuvent également être affichées.
Enregistrez les temps de travail
Les durées de travail peuvent être conservées par tâche ou dossier selon la méthode de facturation et de calcul des coûts du cabinet.
Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les durées de travail prévues et réalisées. La date du travail, l’employé, la description et le statut facturable peuvent être enregistrés.
Ces informations peuvent être utilisées pour la facturation à l’heure, l’évaluation de la rentabilité des travaux à tarif fixe ou la planification de la capacité de l’équipe.
XtraCRM n’est pas un système spécialisé de calcul du temps et des frais pour les cabinets d’avocats ; les champs et rapports nécessaires doivent être configurés selon le modèle de travail du cabinet.
Suivez les dépenses des dossiers
Les frais de timbre, notaire, traduction, déplacement, expert, courrier et autres dépenses des dossiers peuvent être liés au client ou à l’affaire correspondante.
La catégorie, la date, le montant, la devise, les informations sur les documents et le statut de refacturation au client peuvent être enregistrés.
Les dépenses nécessitant une approbation peuvent être dirigées vers le responsable concerné selon la structure d’autorité du cabinet. Les frais engagés pour le client peuvent être pris en compte lors de la facturation.
Gérez les processus de facturation et de recouvrement
Selon le mode de travail du cabinet, les honoraires fixes, horaires, consultances périodiques, rémunérations par étape ou autres modèles commerciaux peuvent être suivis via des champs personnalisés.
Une tâche peut être assignée à l’équipe financière pour les travaux ou périodes nécessitant l’émission de factures. La date de facture, l’échéance et le statut du recouvrement peuvent être suivis dans les registres financiers.
Pour les paiements en retard, une tâche de suivi peut être créée pour le responsable client. Les échanges concernant les paiements peuvent être ajoutés à l’historique client.
Suivez les consultances continues et les renouvellements de contrats
Les dates de début et de fin des contrats des clients bénéficiant de consultances mensuelles ou périodiques peuvent être enregistrées.
Une tâche peut être assignée à la personne responsable pour les contrats dont la période de renouvellement approche. La couverture de la nouvelle période, les honoraires et conditions de travail peuvent être suivis à partir des échanges avec le client.
Les demandes dans le cadre du contrat peuvent être associées au client et à la période de service. Cela permet de voir quels services ont été fournis à quel client et sur quels sujets.
Rassemblez la communication client dans un historique unique
Les appels téléphoniques, e-mails, conversations WhatsApp, notes et tâches peuvent être affichés dans l’historique client selon les autorisations.
Lorsqu’un client reprend contact, les dossiers en cours, les derniers échanges, les approbations en attente et les tâches ouvertes sont visibles.
L’utilisation des canaux de communication doit être organisée selon les politiques du cabinet, en tenant compte de la confidentialité professionnelle et des règles sur les données personnelles.
Gérez la confidentialité et les autorisations d’accès
Les dossiers juridiques et de conseil peuvent contenir des informations relevant du secret commercial, des données personnelles et de la confidentialité professionnelle.
L'accès des utilisateurs aux clients, dossiers, documents et enregistrements financiers peut être limité par des rôles et des autorisations.
Pour les travaux nécessitant une confidentialité particulière ou élevée, le périmètre d'accès doit également être défini. Seules les informations nécessaires au travail doivent être enregistrées dans le système et les autorisations des utilisateurs doivent être régulièrement révisées.
Gérez les processus d'archivage et de clôture
Une liste de contrôle de clôture peut être créée pour les dossiers terminés. Les tâches ouvertes, les documents manquants, les dépenses, les factures et les encaissements peuvent être vérifiés.
La date de clôture, le résultat et les informations de conservation peuvent être ajoutés à l'enregistrement du dossier. Les dossiers inactifs peuvent être classés selon les règles d'accès et d'archivage établies.
Une tâche peut être créée pour examiner les enregistrements dont la durée de conservation est expirée. Les décisions de suppression ou de conservation doivent être prises selon la législation et les obligations professionnelles du bureau.
Définissez les autorisations selon la répartition des tâches
Différents niveaux d'accès peuvent être définis pour les partenaires, gestionnaires, avocats, consultants, assistants et personnel financier.
Les employés ne peuvent accéder qu'aux clients et dossiers dont ils sont responsables. L'équipe financière peut gérer les processus de facturation et d'encaissement tout en limitant l'accès au contenu des dossiers.
Les approbations de documents, les dépenses et les opérations importantes peuvent être dirigées vers les personnes concernées selon la structure d'autorisation du cabinet.
Créez une structure mesurable pour la gestion
Les écrans de gestion permettent de suivre les nouvelles demandes clients, les offres en attente, les dossiers actifs, les tâches à venir, les travaux en retard, les projets en attente d'approbation client et les renouvellements de contrats.
Les informations suivantes peuvent être évaluées par client, type de dossier, domaine de service, employé responsable ou période :
Nouvelles demandes clients et travaux
Taux de conversion des offres en contrats
Dossiers ouverts et clôturés
Tâches à venir et en retard
Travaux en attente de réponse du client ou de l'institution
Durées de travail par dossier et projet
Charge de travail des employés
Dépenses des dossiers
Travaux facturables
Factures émises
État des recouvrements
Renouvellements de contrats à venir
Travaux terminés et archivés
XtraCRM ne contraint pas votre bureau à un modèle fixe de droit ou de conseil. En structurant les enregistrements clients, types de dossiers, tâches, champs personnalisés, documents et processus financiers selon votre mode de travail, vous pouvez rendre l’ensemble du processus, de la première demande client à la clôture du dossier et au recouvrement, plus organisé, mesurable et traçable.
XtraCRM ne remplace pas UYAP ou d’autres systèmes officiels similaires et ne se présente pas comme un système spécialisé de suivi des affaires calculant automatiquement les délais juridiques. Les procédures officielles, les délais légaux, les responsabilités professionnelles et les contrôles réglementaires doivent être gérés séparément par les personnes autorisées.