الأجهزة الطبية والمعدات الصحية
في قطاع الأجهزة الطبية والمعدات الصحية، لا تنتهي علاقات العملاء بمجرد بيع الجهاز. يستمر تحليل الاحتياجات، العرض، المناقصة، الطلب، التسليم، التركيب، تدريب المستخدم، الضمان، الصيانة الدورية، المعايرة، الأعطال وعمليات استبدال القطع خلال دورة حياة الجهاز.
يجمع XtraCRM بين خصائص إدارة علاقات العملاء، المبيعات، المنتجات، المخزون، الشراء، المهام، الخدمة الفنية، الصيانة، الوثائق والمالية لتمكين إدارة العمليات التجارية والتشغيلية مع المؤسسات الصحية من مركز واحد.
كيف تتم العمليات في القطاع؟
تبدأ العملية عادة بطلب جهاز أو معدات من مستشفى، عيادة، مختبر أو مؤسسة صحية أخرى. يتم تحديد الغرض من الاستخدام، المتطلبات الفنية، الكمية، توقعات التسليم والميزانية.
يتم اختيار المنتجات المناسبة للطلب وإعداد العرض. في حالات الشراء العام أو الخاص، يمكن متابعة المناقصات والمسودات والوثائق بشكل منفصل.
عند تأكيد الطلب، يتم فحص حالة المخزون والتوريد. يتم تسليم الجهاز للعميل، وإذا لزم الأمر يتم التخطيط للتركيب وتدريب المستخدم. يتم تسجيل رقم السلسلة، تاريخ الضمان، موقع الاستخدام والأشخاص المسؤولين.
يتم متابعة الصيانة الدورية، المعايرة، الأعطال وتغيير القطع خلال فترة استخدام الجهاز. يتم تسجيل كل عملية في سجل خدمة الجهاز.
كيف يمكن تكييف XtraCRM مع طريقة عمل شركتك؟
لكل شركة أجهزة طبية مجموعات منتجاتها، طرق البيع وتنظيم الخدمة الخاصة بها. يمكن تخصيص الحقول، النماذج، المهام ومراحل سير العمل في XtraCRM لتتناسب مع نظام شركتك الحالي.
يمكنك إنشاء عملية المبيعات الخاصة بك من خلال المراحل التالية: "طلب جديد، تحليل الاحتياجات، التقييم الفني، تخطيط العرض التوضيحي، إعداد العرض، تقديم العرض، المناقصة أو الموافقة، الطلب، التوريد، التسليم والتركيب".
يمكنك متابعة عملية الخدمة من خلال المراحل التالية: "إشعار جديد، المعاينة المسبقة، تعيين فني، تخطيط الموعد، انتظار القطعة، قيد التنفيذ، الفحص، موافقة العميل، والانتهاء".
يمكنك تعريف مجالات وعمليات مختلفة لأجهزة التصوير، ومعدات المختبر، والأجهزة الجانبية للمريض، وأجهزة التعقيم، والمواد الاستهلاكية أو مجموعات المنتجات الأخرى.
مجالات خاصة بالمنتجات والأجهزة التي يمكنك استخدامها
رمز المنتج أو الجهاز
فئة الجهاز
العلامة التجارية والطراز
الرقم التسلسلي
الشركة المصنعة
سنة التصنيع
المواصفات الفنية
فئة المنتج أو المخاطر
معلومات الدفعة أو اللوت
تاريخ البيع والتسليم
تاريخ التركيب
تاريخ بداية وضمان الانتهاء
موقع الاستخدام
المستشفى، الفرع، القسم أو الوحدة
الشخص المسؤول عن الجهاز
تاريخ الصيانة الأخيرة
تاريخ الصيانة القادمة
تاريخ المعايرة الأخيرة
تاريخ المعايرة القادمة
حالة عقد الخدمة
المستهلكات والإكسسوارات المستخدمة
الوثائق والشهادات التقنية
الحالة الحالية للجهاز
يمكن إضافة معلومات تقنية مختلفة يحتاجها شركتكم ومجموعة المنتجات الخاصة بكم كحقول مخصصة.
إدارة المؤسسات الصحية والأشخاص المعنيين
يمكن إدارة المستشفيات، العيادات، المختبرات، المراكز الطبية والمؤسسات الصحية الأخرى كحسابات عملاء.
يمكن حفظ المسؤولين عن المشتريات، الطب الحيوي، الخدمة الفنية، الإدارة والسريرية للمؤسسة كجهات اتصال منفصلة تحت نفس الحساب.
يمكن عرض فروع المؤسسة، الأقسام، الأجهزة الحالية، العروض السابقة، الطلبات وطلبات الخدمة ضمن سجل العميل ذاته.
وبذلك يمكن لفرق مختلفة رؤية المحادثات السابقة والعمليات المستمرة مع نفس المؤسسة.
حول طلبات العملاء إلى فرص مبيعات
يمكن تسجيل الطلبات الواردة عبر الهاتف، البريد الإلكتروني، الموقع الإلكتروني، الزيارات الميدانية، المعارض أو الإحالات في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM).
يمكن تسجيل الجهاز المطلوب، الغرض من الاستخدام، المتطلبات التقنية، الكمية، الميزانية وتاريخ القرار. يمكن تعيين الفرصة الجديدة إلى مسؤول المبيعات أو المنتج المعني.
إذا كانت هناك حاجة إلى تقييم فني، عرض توضيحي، عينة أو زيارة ميدانية، يمكن إنشاء مهام للفرق المعنية. يمكن تعيين تذكيرات للفرص التي لم يتم التعامل معها لفترة طويلة.
تابع عروض المنتجات والتقييمات
يمكن جدولة تقديم المنتج أو عرض الجهاز للعميل كمهمة وموعد. يمكن تسجيل جهاز العرض، الموقع، التاريخ، المسؤول والمشاركين.
يمكن تسجيل ملاحظات العميل، التوقعات التقنية، وعملية اتخاذ القرار بعد العرض. إذا كانت هناك حاجة إلى معلومات إضافية أو عرض جديد، يمكن تعيين مهام للموظفين المعنيين.
يمكن متابعة تواريخ تسليم واسترجاع معدات العرض المؤقتة المقدمة للعميل باستخدام حقول مخصصة.
إدارة عمليات العروض والمناقصات
يمكن إنشاء عناصر العرض بناءً على الأجهزة، الإكسسوارات، المستهلكات والخدمات المطلوبة من العميل. يمكن متابعة السعر، الضرائب، الخصومات، العملة، مدة التسليم وشروط الدفع.
يمكن مراقبة مراحل إعداد العرض، الفحص الفني، موافقة المدير، تقديم العرض للعميل ومراحله التعديلية.
يمكن إنشاء حقول مخصصة للمعلومات التالية في عمليات المناقصات:
رقم المناقصة أو الملف
المؤسسة والوحدة المعنية
تاريخ آخر عرض
حالة المواصفات الفنية
متطلبات العينة أو العرض التجريبي
معلومات الضمان
المستندات المطلوبة
نتيجة العرض
العقد ومدة التسليم
نظام XtraCRM لا يغني عن منصة العطاءات الإلكترونية؛ يمكن استخدامه لمتابعة مهام فرص العطاء، تواريخها، مستنداتها، عرضها ونتيجتها.
إدارة طلبات البيع وعملية الشراء
يمكن تحويل العرض الموافق عليه إلى طلب بيع. يمكن تسجيل المنتجات والكميات والأسعار وتاريخ التسليم وشروط التجارة الأخرى في الطلب.
يمكن إنشاء طلبات شراء للمنتجات غير المتوفرة في المخزون. يمكن متابعة المورد، المنتج، الكمية، السعر وتاريخ التسليم المتوقع.
يمكن متابعة التأخيرات في التوريد والتسليمات الجزئية من خلال المهام. بهذا يمكن لفريق المبيعات تزويد العميل بمعلومات أكثر دقة حول حالة الطلب الحالية.
مراقبة المخزون ومعلومات السلسلة والدفعة
يمكن إدارة سجلات المخزون للأجهزة والإكسسوارات وقطع الغيار والمواد الاستهلاكية. يمكن تسجيل معلومات السلسلة أو الدفعة أو تاريخ انتهاء الصلاحية أو معلومات مماثلة كحقول خاصة حسب هيكل المؤسسة.
يمكن ربط رقم السلسلة للجهاز المسلّم بسجل العميل والتسليم. وبالتالي، يمكن تتبع مكان وجود الجهاز الذي يحمل رقم سلسلة معين في أي مؤسسة ووحدة.
يمكن مراقبة حالة مخزون قطع الغيار والمواد الاستهلاكية وتخطيط الشراء للمنتجات التي تقترب من مستوى الحد الأدنى.
إذا كانت هناك حاجة إلى تعقب خاص أو سجلات تنظيمية خارج هيكل المخزون القياسي في XtraCRM، يجب تقييم هذه العملية بشكل منفصل.
إدارة عمليات التسليم والتركيب
عند جاهزية الطلب يمكن تعيين مهام التسليم إلى المخزن، فرق اللوجستيات والفنيين. يمكن تسجيل عنوان تسليم الجهاز، الشخص المعني، التاريخ المخطط والمعدات اللازمة.
يمكن متابعة الخطوات التالية في عملية التركيب:
فحص التسليم
التركيب الفعلي
فحوصات الكهرباء والاتصال
التشغيل الأولي
ملائمة بيئة الاستخدام
التحقق من رقم السيريال
فحص الملحقات
تدريب المستخدم
نموذج التسليم والتركيب
موافقة العميل
يمكن إضافة الصور والنماذج والوثائق الأخرى التي تم إعدادها أثناء التركيب إلى سجل الجهاز أو العميل.
قم بتخطيط تدريبات المستخدم
بعد تسليم الجهاز، يمكن التخطيط لتدريب العاملين الصحيين المعنيين أو الفنيين. يمكن تسجيل تاريخ التدريب، والموقع، والمشاركين، والمدرب، والمحتوى.
يمكن إنشاء مهام جديدة للتدريبات التي لم تكتمل أو التي تحتاج إلى تكرار. يمكن ربط وثائق التدريب وسجلات الحضور بالجهاز أو المؤسسة ذات الصلة.
لا يعد XtraCRM بديلاً لنظام إدارة التعلم الذي يقدم محتوى التدريب؛ بل يمكن استخدامه لتتبع خطة التدريب، والمشاركين، والمهام، والوثائق.
تابع فترات الضمان
يمكن تسجيل تواريخ بدء وانتهاء الضمان لكل جهاز. يمكن بسهولة مشاهدة الأجهزة التي اقتربت فترة ضمانها أو طلبات الخدمة ضمن الضمان.
يمكن تسجيل ما إذا كانت العملية ضمن الضمان، سبب خروجها عن الضمان، وإبلاغ العميل في سجل الخدمة.
يمكن تعيين مهمة لفريق المبيعات لإعداد عرض عقد صيانة أو خدمة للعملاء الذين يقترب انتهاء ضمان أجهزتهم.
إدارة عمليات الصيانة والمعايرة الدورية
يمكن تحديد فترات الصيانة والمعايرة للأجهزة. يمكن تتبع آخر عملية تمت والتاريخ المخطط التالي في بطاقة الجهاز.
عند اقتراب التاريخ، يمكن إنشاء مهمة لفريق الخدمة الفنية وتحديد موعد مع العميل.
يمكن تسجيل البيانات التالية في سجل الصيانة أو المعايرة:
تاريخ العملية
الجهاز ورقم السيريال
المؤسسة والموقع المعني
الفني
الفحوصات التي تم إجراؤها
معلومات القياس أو الاختبار المستخدمة
الأجزاء التي تم تغييرها
النتيجة والتعليقات
تاريخ الإجراء التالي
النماذج أو الشهادات
يجب أن يتم التنفيذ الفني للمعايرة واتخاذ قرار الموافقة من قبل الموظفين المخولين ضمن المعايير واللوائح ذات الصلة. يوفر XtraCRM تخطيط وتتبع تسجيل هذه العمليات.
إدارة طلبات الأعطال والخدمة الفنية
يمكن ربط إشعار العطل الوارد من العميل برقم تسلسلي الجهاز والمؤسسة والقسم ومعلومات الضمان.
يمكن تسجيل وصف الطلب والأولوية وتاريخ الإبلاغ وحالة استخدام الجهاز. يمكن تعيين سجل الخدمة للفني المختص وتحديد موعد للزيارة.
يمكن استخدام عمليات مختلفة لأنواع خدمات متنوعة مثل الخدمة الميدانية، الخدمة المركزية، الدعم عن بُعد أو استبدال القطع.
يمكن الاحتفاظ بجميع المعلومات تحت نفس السجل مثل الإجراء الذي تم، الأجزاء المستخدمة، ملاحظات الفني، الحالة النهائية للجهاز وموافقة العميل.
تتبع عمليات قطع الغيار والاستهلاك
يمكن ربط القطع المطلوبة خلال الخدمة بالجهاز وسجل الخدمة المختص. يمكن متابعة حالة المخزون وعملية التوريد للقطعة.
يمكن إنشاء طلب شراء للمنتجات غير المتوفرة في المخزون. عند وصول القطعة يمكن تعيين مهمة جديدة لمسؤول الخدمة.
يمكن متابعة فترات إعادة الطلب للعملاء ذوي استهلاك المواد الاستهلاكية العالي. يمكن إنشاء فرص مبيعات وتذكيرات للعملاء للمنتجات المستخدمة بانتظام.
إدارة عقود الخدمة وتجديدها
يمكن تسجيل تواريخ البدء والانتهاء، نطاق الخدمة، عدد الصيانات، شروط التدخل ومعلومات الرسوم في عقود الصيانة والخدمات باستخدام حقول مخصصة.
يمكن تعيين مهمة تجديد لمندوب المبيعات للعملاء الذين يقترب تاريخ انتهاء عقودهم. يمكن متابعة مناقشات الأسعار والنطاق للفترة الجديدة في سجل العميل.
يمكن تصنيف طلبات الخدمة ضمن العقد وخارجه بشكل منفصل.
حفظ مستندات الجهاز والخدمة
يمكن ربط النشرات التقنية، أدلة الاستخدام، شهادات الضمان، نماذج التركيب، تقارير الصيانة، شهادات المعايرة ونماذج الخدمة بالجهاز المعني.
يمكن تسجيل تواريخ إعداد المستندات وصلاحيتها. يمكن إنشاء مهام وتذكيرات للمستندات التي تقترب صلاحيتها.
يمكن تقييد الوصول للسجلات والمستندات بناءً على الهيكل التفويضي لفِرق المبيعات والخدمة الفنية والإدارة.
إدارة الاستدعاءات وإخطارات الميدان
عند استلام إشعار من الشركة المصنعة يتعلق بمنتج معين أو نموذج أو سلسلة أو مجموعة دفعة، يمكن تقييم العملاء والأجهزة المتأثرة من خلال السجلات.
يمكن إنشاء مهام تواصل وخدمات للعملاء المعنيين. يمكن تسجيل التحديثات، الفحوصات، استبدال القطع أو العمليات الأخرى على أساس كل جهاز على حدة.
نظام XtraCRM لا يحل محل نظام الاستدعاء التنظيمي؛ يمكن استخدامه للمتابعة التشغيلية مع العملاء والأجهزة المتأثرة.
تابع عمليات الفوترة والتحصيل
يمكن ربط مبيعات الأجهزة وقطع الغيار وعقود الصيانة وعمليات الخدمة المدفوعة بسجلات المبيعات والمالية.
يمكن متابعة تواريخ الفوترة، الاستحقاق، حالة الدفع والعملات المالية. يمكن إنشاء مهام للمالية أو مسؤول العملاء للتحصيلات المتأخرة.
يمكن توجيه العمليات المدفوعة التي أتمها قسم الخدمة الفنية إلى فريق الفوترة كمهام.
حدد الصلاحيات بناءً على توزيع المهام
يمكن تعريف صلاحيات وصول وإجراءات مختلفة لفرق المبيعات والمخازن والمشتريات والخدمة الفنية والمالية والإدارة.
يدير فريق المبيعات العملاء والفرص والعروض، بينما يمكن لفريق الخدمة الفنية الوصول إلى سجلات الأجهزة والصيانة والأعطال. يتابع فريق المالية عمليات الفواتير والتحصيل.
لا يمكن الوصول إلى المعلومات الحساسة المتعلقة بالمؤسسات الصحية أو الأجهزة أو الشروط التجارية إلا من قبل المستخدمين المخولين.
أنشئ هيكلًا قابلًا للقياس من أجل الإدارة
يمكن متابعة فرص المبيعات الجديدة، العروض المعلقة، الطلبات المفتوحة، التسليمات المخططة، الصيانات القادمة، المعايرات، طلبات الخدمة المفتوحة وتجديد العقود من شاشات الإدارة.
يمكن تقييم المعلومات التالية استنادًا إلى العميل، المنتج، الجهاز، الرقم التسلسلي، موظف الخدمة الفنية أو الفترة الزمنية:
طلبات الأجهزة والمنتجات الواردة
معدل تحويل العروض إلى طلبات
طلبات المبيعات المفتوحة والمكتملة
حالة المخزون والتوريد
التسليم والتركيب
الأجهزة التي تغطيها الضمانات
تواريخ الصيانة والمعايرة القادمة
طلبات الخدمة الفنية المفتوحة
أسباب الأعطال واستبدال القطع
مدة إتمام الخدمة
انتهاء وتجديد العقود
حالة الفوترة والتحصيل
لا تُجبر XtraCRM شركتك على نموذج بيع أو خدمة الأجهزة الطبية الثابت. يمكنك تنظيم سجلات العملاء، الحقول الخاصة بالأجهزة، عمليات البيع، خطط الصيانة، مهام الخدمة والوثائق حسب نظام العمليات الخاص بك لجعل العملية من الطلب الأول للعميل وحتى دورة حياة ما بعد البيع للجهاز أكثر انتظامًا وقابلية للقياس والمتابعة.
XtraCRM ليست نظامًا لإدارة معلومات المستشفيات أو القرار الإكلينيكي أو إدارة جودة الأجهزة الطبية أو الامتثال التنظيمي. يجب متابعة مؤسسات العملاء، الأجهزة والعمليات التجارية-التشغيلية بدلاً من بيانات صحة المرضى. يجب أن تُدار السجلات، المسؤوليات والتحققات المطلوبة بموجب اللوائح من قبل الشركة بشكل مستقل.