Dispositivos Médicos e Equipamentos de Saúde
No setor de dispositivos médicos e equipamentos de saúde, o relacionamento com o cliente não termina com a venda do equipamento. Análise de necessidades, cotação, licitação, pedido, entrega, instalação, treinamento do usuário, garantia, manutenção periódica, calibração, falhas e processos de peças sobressalentes continuam durante todo o ciclo de vida do equipamento.
O XtraCRM integra funcionalidades de CRM, vendas, produto, estoque, compras, tarefas, serviço técnico, manutenção, documentos e finanças, permitindo a gestão centralizada dos processos comerciais e operacionais conduzidos com estabelecimentos de saúde.
Como funciona o processo no setor?
O processo geralmente começa com uma solicitação de dispositivos e equipamentos de hospitais, clínicas, laboratórios ou outras instituições de saúde. Definem-se o propósito de uso, requisitos técnicos, quantidade, expectativa de entrega e orçamento.
São selecionados produtos adequados para a solicitação e preparada uma cotação. Em compras do setor público ou privado, processos de licitação, especificações e documentação podem ser acompanhados separadamente.
Quando o pedido é aprovado, verifica-se o estoque e a situação do fornecimento. O dispositivo é entregue ao cliente e, se necessário, a instalação e o treinamento do usuário são planejados. Número de série, data de garantia, local de uso e responsáveis são registrados.
Durante o uso do equipamento, manutenção periódica, calibração, falhas e substituição de peças são monitorados. Cada ação realizada é adicionada ao histórico de serviço do equipamento.
Como o XtraCRM se adapta ao modo de trabalho da sua empresa?
Cada empresa de dispositivos médicos tem grupos de produtos, métodos de venda e organização de serviços diferentes. No XtraCRM, campos personalizados, formulários, tarefas e etapas do fluxo de trabalho podem ser configurados conforme a estrutura atual de sua empresa.
Você pode configurar seu processo de vendas com as etapas "Nova Solicitação, Análise de Necessidades, Avaliação Técnica, Demonstração Agendada, Proposta em Preparação, Proposta Enviada, Licitação ou Aprovação, Pedido, Suprimento, Entrega e Instalação".
Já o processo de serviço pode ser acompanhado nas etapas "Nova Notificação, Pré-Análise, Técnico Designado, Agendamento, Peça Aguardando, Em Processo, Verificação, Aprovação do Cliente e Concluído".
Você pode definir diferentes áreas e processos para dispositivos de imagem, equipamentos de laboratório, dispositivos à beira do paciente, equipamentos de esterilização, consumíveis ou outros grupos de produtos.
Campos específicos para produtos e dispositivos que você pode usar
Código do produto ou dispositivo
Categoria do dispositivo
Marca e modelo
Número de série
Fabricante
Ano de fabricação
Especificações técnicas
Classe do produto ou risco
Informação do lote ou partida
Data de venda e entrega
Data de instalação
Data de início e fim da garantia
Local de uso
Hospital, filial, departamento ou unidade
Pessoa responsável pelo dispositivo
Data da última manutenção
Data da próxima manutenção
Data da última calibração
Data da próxima calibração
Status do contrato de serviço
Consumíveis e acessórios utilizados
Documentos técnicos e certificados
Estado atual do dispositivo
Informações técnicas adicionais necessárias para sua empresa e grupo de produtos também podem ser adicionadas como campos personalizados.
Gerencie instituições de saúde e pessoas relacionadas
Hospitais, clínicas, laboratórios, centros médicos e outras instituições de saúde podem ser gerenciados como contas de clientes.
Responsáveis por compras, biomédicos, serviços técnicos, administrativos e clínicos de uma instituição podem ser mantidos como contatos separados sob a mesma conta.
Filiais, departamentos, dispositivos atuais, propostas anteriores, pedidos e solicitações de serviço da instituição podem ser visualizados no histórico do cliente.
Assim, diferentes equipes podem ver as interações anteriores e os processos em andamento com a mesma instituição.
Converta solicitações de clientes em oportunidades de venda
Solicitações recebidas via telefone, e-mail, site, visita de campo, feira ou referência podem ser registradas no CRM.
O dispositivo solicitado, finalidade de uso, requisitos técnicos, quantidade, orçamento e data de decisão podem ser registrados. A nova oportunidade pode ser atribuída ao responsável de vendas ou produto.
Se avaliação técnica, demonstração, amostra ou visita de campo for necessária, tarefas podem ser criadas para as equipes relevantes. Lembretes podem ser definidos para oportunidades sem ação por longo tempo.
Acompanhe demonstrações e avaliações de produtos
Apresentações de produtos ou demonstrações de dispositivos ao cliente podem ser planejadas como tarefas e compromissos. Dispositivo demo, local, data, responsável e participantes podem ser registrados.
Após a demonstração, feedback do cliente, expectativas técnicas e processo de decisão podem ser registrados. Se informações adicionais ou nova proposta forem necessárias, tarefas podem ser atribuídas aos funcionários relevantes.
Datas de entrega e devolução de equipamentos de demonstração temporariamente fornecidos ao cliente podem ser acompanhadas com campos personalizados.
Gerencie processos de propostas e licitações
Dispositivos, acessórios, consumíveis e serviços solicitados pelo cliente podem ser criados como itens de proposta. Preço, impostos, descontos, moeda, prazo de entrega e condições de pagamento podem ser monitorados.
As etapas de preparação da proposta, controle técnico, aprovação do gerente, apresentação ao cliente e revisões podem ser acompanhadas.
Campos personalizados podem ser criados para as seguintes informações em processos de licitação:
Número da licitação ou do arquivo
Instituição e departamento relacionado
Data final da proposta
Status da especificação técnica
Necessidade de amostra ou demonstração
Informações sobre garantia
Documentos solicitados
Resultado da proposta
Contrato e prazo de entrega
A plataforma eletrônica de licitações XtraCRM não substitui; pode ser usada para acompanhar as tarefas, datas, documentos, propostas e resultados da oportunidade de licitação.
Gerencie o pedido de venda e o processo de fornecimento
A proposta aprovada pode ser convertida em pedido de venda. No pedido, produtos, quantidades, preços, data de entrega e outras condições comerciais podem ser mantidos.
Pedidos de compra podem ser gerados para produtos fora de estoque. Fornecedor, produto, quantidade, preço e data esperada de entrega podem ser monitorados.
Fornecimentos atrasados e entregas parciais podem ser acompanhados por meio de tarefas. Assim, a equipe de vendas pode fornecer ao cliente informações mais precisas sobre o status atual do pedido.
Acompanhe informações de estoque, série e lote
Dispositivos, acessórios, peças de reposição e produtos consumíveis podem ser gerenciados com registros de estoque. De acordo com a estrutura usada pela empresa, informações como série, lote, data de validade ou similares podem ser registradas em campos especiais.
O número de série do dispositivo entregue pode ser associado ao registro do cliente e entrega. Assim, é possível rastrear em qual instituição e unidade um dispositivo de série específica está localizado.
O estoque de peças de reposição e produtos consumíveis é monitorado para que compras sejam planejadas para produtos que se aproximam do nível crítico.
Se for necessária rastreabilidade especial ou registro regulatório fora da estrutura padrão de estoque do XtraCRM, este processo deve ser avaliado separadamente.
Gerencie os processos de entrega e instalação
Quando o pedido estiver pronto, tarefas de entrega podem ser atribuídas aos departamentos de depósito, logística e técnico. Endereço de entrega do dispositivo, contato, data planejada e informações necessárias sobre equipamentos podem ser registradas.
O processo de instalação pode seguir os seguintes passos:
Verificação da entrega
Instalação física
Verificações elétricas e de conexão
Primeira ativação
Adequação do local de uso
Verificação do número de série
Verificação de acessórios
Treinamento do usuário
Formulário de entrega e instalação
Confirmação do cliente
Fotos, formulários e outros documentos preparados durante a instalação podem ser adicionados ao registro do dispositivo ou do cliente.
Planeje treinamentos de usuário
Após a entrega do dispositivo, pode-se planejar treinamento para os profissionais de saúde ou equipe técnica relevantes. A data, local, participantes, instrutor e conteúdo do treinamento podem ser registrados.
Novas tarefas podem ser criadas para treinamentos incompletos ou que precisam ser repetidos. Documentos de treinamento e registros de participação podem ser relacionados ao dispositivo ou instituição correspondente.
O XtraCRM não substitui um sistema de gerenciamento de aprendizagem que ofereça conteúdo didático; pode ser usado para acompanhar planos de treinamento, participantes, tarefas e documentos.
Acompanhe os períodos de garantia
As datas de início e término da garantia podem ser registradas para cada dispositivo. Dispositivos com garantia próxima do fim ou pedidos de serviço dentro do período de garantia podem ser facilmente visualizados.
No registro de serviço, pode-se documentar se a operação está coberta pela garantia, o motivo para não estar coberta e a comunicação com o cliente.
Para clientes com garantia perto do fim, pode-se atribuir tarefas para a equipe de vendas preparar propostas de contratos de manutenção ou serviço.
Gerencie os processos periódicos de manutenção e calibração
Podem ser definidos períodos para manutenção e calibração dos dispositivos. A última operação realizada e a próxima data planejada podem ser acompanhadas no cartão do dispositivo.
Quando a data se aproxima, pode-se criar uma tarefa para a equipe de serviço técnico e agendar uma consulta com o cliente.
No registro de manutenção ou calibração, as seguintes informações podem ser mantidas:
Data da operação
Dispositivo e número de série
Instituição e local relevantes
Técnico
Verificações realizadas
Informações de medição ou teste utilizadas
Peças substituídas
Resultado e observações
Data da próxima intervenção
Formulários ou certificados
A calibração deve ser realizada tecnicamente e a decisão de conformidade deve ser tomada por pessoal autorizado, conforme normas e regulamentos aplicáveis. O XtraCRM gerencia o planejamento e registro dessas operações.
Gerencie solicitações de falhas e assistência técnica
Notificações de falhas do cliente podem ser vinculadas ao número de série do equipamento, instituição, departamento e informações de garantia.
A descrição da solicitação, urgência, data de notificação e estado de uso do aparelho podem ser registrados. O registro do serviço pode ser atribuído a um técnico e um agendamento pode ser planejado.
Processos distintos podem ser usados para diferentes tipos de serviço, como atendimento no local, serviço central, suporte remoto ou troca de peças.
O procedimento realizado, peças usadas, notas do técnico, estado final do aparelho e aprovação do cliente podem ser armazenados no mesmo registro.
Acompanhe os processos de peças de reposição e consumíveis
As peças necessárias durante o serviço podem ser associadas ao equipamento e ao registro do serviço. O status do estoque e o processo de fornecimento da peça podem ser monitorados.
Pedidos de compra podem ser gerados para produtos fora de estoque. Quando a peça chega, uma nova tarefa pode ser atribuída ao responsável pelo serviço.
Períodos de novo pedido podem ser acompanhados para clientes com alto consumo de consumíveis. Oportunidades de venda e lembretes para o cliente podem ser criados para produtos usados regularmente.
Gerencie contratos e renovações de serviço
Contratos de manutenção e serviço podem armazenar data de início, término, escopo do serviço, número de manutenções, condições de intervenção e informações de taxas em campos específicos.
Para clientes com contratos próximos do vencimento, uma tarefa de renovação pode ser atribuída ao representante de vendas. Negociações de preço e escopo para o novo período podem ser acompanhadas no histórico do cliente.
Solicitações de serviço dentro e fora do escopo do contrato podem ser classificadas separadamente.
Armazene documentos do equipamento e do serviço
Fichas técnicas, manuais de uso, certificados de garantia, formulários de instalação, relatórios de manutenção, certificados de calibração e formulários de serviço podem ser relacionados ao equipamento correspondente.
Datas de emissão e validade dos documentos podem ser registradas. Tarefas e lembretes podem ser criados para documentos com prazo de validade próximo.
Com um sistema de autorização, os registros e documentos acessíveis às equipes de vendas, assistência técnica e gestão podem ser limitados.
Gerencie notificações de recall e comunicações de campo
Quando uma notificação do fabricante referente a um produto, modelo, série ou grupo de lote específico for recebida, os clientes e dispositivos afetados podem ser avaliados por meio dos registros.
Para os clientes relevantes, tarefas de comunicação e serviço podem ser criadas. As informações sobre notificações, verificações, troca de peças ou outros processos podem ser registradas por dispositivo.
O XtraCRM não substitui um sistema regulatório de recall; pode ser usado para o acompanhamento operacional com os clientes e dispositivos afetados.
Acompanhe os processos de faturamento e cobrança
Vendas de dispositivos, peças de reposição, contratos de manutenção e serviços pagos podem ser vinculados aos registros de vendas e financeiros.
Datas de faturamento, vencimentos, status de pagamento e moedas podem ser monitorados. Para cobranças atrasadas, tarefas podem ser atribuídas ao departamento financeiro ou ao responsável pelo cliente.
Os serviços pagos concluídos pela assistência técnica podem ser encaminhados como tarefas para a equipe de faturamento.
Defina as permissões conforme a distribuição de tarefas
Diferentes níveis de acesso e permissões operacionais podem ser definidos para as equipes de vendas, estoque, compras, assistência técnica, finanças e gestão.
A equipe de vendas gerencia clientes, oportunidades e propostas, enquanto a equipe técnica tem acesso aos registros de dispositivos, manutenção e falhas. A equipe financeira acompanha faturas e processos de cobrança.
Informações sensíveis sobre instituições de saúde, dispositivos ou condições comerciais podem ser acessadas apenas por usuários autorizados.
Crie uma estrutura mensurável para a gestão
Nas telas de gestão, é possível acompanhar novas oportunidades de venda, propostas pendentes, pedidos abertos, entregas planejadas, manutenções próximas, calibrações, solicitações de serviço em aberto e renovações de contrato.
As seguintes informações podem ser avaliadas por cliente, produto, dispositivo, número de série, técnico de serviço ou período:
Solicitações recebidas de dispositivos e produtos
Taxa de conversão de propostas em pedidos
Pedidos de venda abertos e concluídos
Status de estoque e fornecimento
Entregas e instalações
Dispositivos em garantia
Datas próximas de manutenção e calibração
Solicitações técnicas abertas
Causas de falhas e trocas de peças
Tempos para conclusão de serviços
Término e renovações de contratos
Estado de faturamento e cobrança
O XtraCRM não obriga sua empresa a um modelo fixo de venda ou serviço de dispositivos médicos. Você pode estruturar os registros de clientes, campos específicos dos dispositivos, processos de vendas, planos de manutenção, tarefas de serviço e documentos conforme sua operação, tornando o processo desde a primeira solicitação do cliente até todo o ciclo de vida pós-venda do dispositivo mais organizado, mensurável e rastreável.
O XtraCRM não é um sistema de gerenciamento de informações hospitalares, decisão clínica, gerenciamento de qualidade de dispositivos médicos ou conformidade regulatória. Devem-se acompanhar as organizações clientes, dispositivos e processos comerciais-operacionais, e não os dados de saúde dos pacientes. Registros, responsabilidades e verificações exigidos pela regulamentação devem ser gerenciados separadamente pela empresa.