Dispositivi Medici e Attrezzature Sanitarie
Nel settore dei dispositivi medici e delle attrezzature sanitarie, la gestione delle relazioni con i clienti non termina con la vendita del dispositivo. L'analisi dei bisogni, le offerte, le gare d'appalto, gli ordini, le consegne, l'installazione, la formazione degli utenti, la garanzia, la manutenzione periodica, la calibrazione, i guasti e i processi di ricambio continuano durante l'intero ciclo di vita del dispositivo.
XtraCRM integra CRM, vendite, prodotto, magazzino, acquisti, attività, assistenza tecnica, manutenzione, documenti e finanza, permettendo di gestire da un unico centro i processi commerciali e operativi con le strutture sanitarie.
Come funziona il processo nel settore?
Il processo generalmente inizia con la richiesta di dispositivi ed equipaggiamenti proveniente da ospedali, cliniche, laboratori o altre strutture sanitarie. Si definiscono lo scopo d'uso, i requisiti tecnici, la quantità, le aspettative di consegna e il budget.
Vengono selezionati i prodotti adeguati alla richiesta e viene preparata l'offerta. Per gli acquisti pubblici o privati si possono seguire separatamente le procedure di gara, specifiche tecniche e documentazione.
Una volta approdato l'ordine, vengono controllati disponibilità magazzino e approvvigionamento. Il dispositivo viene consegnato al cliente; se necessario, si pianificano l'installazione e la formazione degli utenti. Numero di serie, data di garanzia, localizzazione d'uso e responsabili vengono registrati.
Durante il periodo d'uso, vengono monitorati manutenzione periodica, calibrazione, guasti e sostituzione di parti. Ogni intervento viene aggiunto alla storia dell'assistenza del dispositivo.
Come si adatta XtraCRM al modo di lavorare della tua azienda?
Ogni azienda di dispositivi medici ha gruppi di prodotti, metodi di vendita e organizzazioni di assistenza differenti. In XtraCRM è possibile configurare campi personalizzati, moduli, attività e fasi del flusso di lavoro secondo l'organizzazione attuale della tua azienda.
Puoi strutturare il tuo processo di vendita nelle fasi “Nuova Richiesta, Analisi del Bisogno, Valutazione Tecnica, Demo Pianificata, Preparazione Offerta, Offerta Presentata, Gara o Approvazione, Ordine, Fornitura, Consegna e Installazione”.
Puoi seguire il tuo processo di assistenza nelle fasi “Nuova Segnalazione, Pre-analisi, Tecnico Assegnato, Appuntamento Pianificato, In Attesa di Pezzi, In Lavorazione, Controllo, Conferma Cliente e Completato”.
Puoi definire aree e processi differenti per dispositivi di imaging, apparecchiature di laboratorio, dispositivi al letto del paziente, apparecchiature di sterilizzazione, prodotti di consumo o altri gruppi di prodotti.
Campi specifici di prodotto e dispositivo che puoi utilizzare
Codice prodotto o dispositivo
Categoria del dispositivo
Marca e modello
Numero di serie
Produttore
Anno di produzione
Specifiche tecniche
Prodotto o classe di rischio
Informazioni sul lotto o partita
Data di vendita e consegna
Data di installazione
Data inizio e fine garanzia
Luogo di utilizzo
Ospedale, filiale, reparto o unità
Responsabile del dispositivo
Data ultima manutenzione
Data prossima manutenzione
Data ultimo taratura
Data prossima taratura
Stato del contratto di assistenza
Materiali di consumo e accessori utilizzati
Documentazione tecnica e certificati
Stato attuale del dispositivo
Ulteriori informazioni tecniche necessarie per la vostra azienda e il gruppo di prodotti possono essere aggiunte come campi personalizzati.
Gestisci le strutture sanitarie e le persone interessate
Ospedali, cliniche, laboratori, centri medici e altre strutture sanitarie possono essere gestiti come account clienti.
Responsabili di acquisti, biomedicina, assistenza tecnica, amministrazione e clinica di un’istituzione possono essere mantenuti come contatti distinti sotto lo stesso account.
Filiali, reparti, dispositivi esistenti, preventivi precedenti, ordini e richieste di assistenza di un’istituzione possono essere visualizzati nella stessa cronologia cliente.
Così diversi team possono vedere le comunicazioni precedenti e le operazioni in corso con la stessa istituzione.
Trasforma le richieste dei clienti in opportunità di vendita
Richieste provenienti da telefono, email, sito web, visite in loco, fiere o referenze possono essere registrate nel CRM.
Dispositivo richiesto, scopo d’uso, requisiti tecnici, quantità, budget e data decisionale possono essere annotati. La nuova opportunità può essere assegnata al responsabile commerciale o di prodotto pertinente.
Se sono necessari valutazioni tecniche, demo, campioni o visite in loco, possono essere create attività per i team coinvolti. Promemoria possono essere definiti per le opportunità senza attività prolungate.
Monitora demo e valutazioni prodotto
Presentazioni prodotto o demo dispositivo al cliente possono essere pianificate come attività e appuntamenti. Dispositivo demo, sede, data, responsabile e partecipanti possono essere registrati.
Feedback del cliente, aspettative tecniche e processo decisionale possono essere registrati a seguito della demo. Se necessario, ulteriori informazioni o nuove offerte possono essere assegnate al personale interessato.
Date di consegna e restituzione delle apparecchiature demo temporaneamente lasciate al cliente possono essere monitorate con campi personalizzati.
Gestisci processi di offerta e gara d’appalto
Dispositivi, accessori, materiali di consumo e servizi richiesti dal cliente possono essere creati come voci d’offerta. Prezzo, tasse, sconto, valuta, tempi di consegna e condizioni di pagamento possono essere controllati.
Preparazione dell’offerta, controllo tecnico, approvazione del responsabile, presentazione al cliente e fasi di revisione possono essere monitorate.
Per i processi di gara d’appalto possono essere creati campi personalizzati per le seguenti informazioni:
Numero di gara o pratica
Istituzione e unità interessata
Data ultima offerta
Stato della specifica tecnica
Necessità di campione o demo
Informazioni sulla garanzia
Documenti richiesti
Esito dell'offerta
Contratto e tempi di consegna
XtraCRM non sostituisce la piattaforma di gare elettroniche; può essere usato per monitorare compiti, date, documenti, offerte e risultati dell'opportunità di gara.
Gestisci l'ordine di vendita e il processo di approvvigionamento
L'offerta approvata può essere convertita in ordine di vendita. Nell'ordine si possono mantenere prodotti, quantità, prezzi, data di consegna e altri termini commerciali.
Per prodotti non disponibili in magazzino è possibile creare ordini di acquisto. È possibile monitorare fornitore, prodotto, quantità, prezzo e data di consegna prevista.
Consegne in ritardo e consegne parziali possono essere monitorate tramite compiti. Così il team commerciale può fornire al cliente informazioni più accurate sullo stato attuale dell'ordine.
Monitora inventario, informazioni su serie e lotto
Dispositivi, accessori, pezzi di ricambio e consumabili possono essere gestiti con registri di magazzino. In base alla struttura usata dall'azienda, serie, lotto, data di scadenza o informazioni simili possono essere registrate in campi speciali.
Il numero di serie del dispositivo consegnato può essere collegato al cliente e alla registrazione della consegna. Così si può tracciare in quale ente e unità si trova un dispositivo con un numero di serie specifico.
Lo stato del magazzino di pezzi di ricambio e consumabili può essere monitorato per pianificare acquisti per i prodotti che si avvicinano a livelli critici.
Se sono richieste tracciabilità speciale o registrazioni normative al di fuori della struttura standard di magazzino di XtraCRM, questo processo deve essere valutato separatamente.
Gestisci processi di consegna e installazione
Quando l'ordine è pronto, possono essere assegnati compiti di consegna a magazzino, logistica e team tecnico. Si possono registrare indirizzo di consegna del dispositivo, persona di riferimento, data prevista e informazioni sulle attrezzature necessarie.
Durante il processo di installazione possono essere seguiti i seguenti passaggi:
Controllo della consegna
Installazione fisica
Controlli elettrici e di collegamento
Avviamento iniziale
Idoneità dell'area di utilizzo
Verifica del numero di serie
Controllo degli accessori
Formazione dell'utente
Modulo di consegna e installazione
Approvazione del cliente
Foto, moduli e altri documenti preparati durante l'installazione possono essere aggiunti alla registrazione del dispositivo o del cliente.
Pianifica le formazioni degli utenti
Dopo la consegna del dispositivo, è possibile pianificare formazione per il personale sanitario o tecnico interessato. Data, luogo, partecipanti, istruttore e contenuti della formazione possono essere registrati.
Per le formazioni incomplete o da ripetere, possono essere creati nuovi compiti. Documenti di formazione e registri di partecipazione possono essere associati al dispositivo o all'istituzione correlata.
XtraCRM non sostituisce un sistema di gestione dell'apprendimento che fornisce contenuti formativi; può essere usato per seguire piani di formazione, partecipanti, compiti e documenti.
Monitora i periodi di garanzia
Per ogni dispositivo si possono registrare le date di inizio e fine garanzia. Dispositivi con garanzia in scadenza o richieste di servizio in garanzia sono facilmente visualizzabili.
Nel registro di assistenza può essere annotato se l'intervento è coperto da garanzia, il motivo di eventuale esclusione e l'informazione data al cliente.
Per i clienti con garanzia in scadenza, può essere assegnato un compito al team di vendita per preparare offerte di contratti di manutenzione o assistenza.
Gestisci processi di manutenzione periodica e calibrazione
Possono essere definiti i periodi di manutenzione e calibrazione per i dispositivi. L'ultimo intervento effettuato e la prossima data pianificata possono essere tracciati nella scheda dispositivo.
Quando la data si avvicina, può essere creato un compito per il team di assistenza tecnica e pianificato un appuntamento con il cliente.
Nel registro di manutenzione o calibrazione possono essere conservate le seguenti informazioni:
Data dell'intervento
Dispositivo e numero di serie
Istituzione e localizzazione correlata
Tecnico
Controlli effettuati
Informazioni su misurazioni o test utilizzati
Pezzi sostituiti
Risultati e commenti
Data della prossima operazione
Moduli o certificati
La realizzazione tecnica della calibrazione e la decisione di conformità devono essere eseguite da personale autorizzato secondo le norme e i regolamenti vigenti. XtraCRM fornisce la pianificazione e il monitoraggio della registrazione di queste operazioni.
Gestisci le richieste di guasti e assistenza tecnica
La segnalazione di guasto da parte del cliente può essere associata al numero di serie del dispositivo, all'ente, al reparto e alle informazioni di garanzia.
La descrizione della richiesta, l'urgenza, la data di segnalazione e lo stato d'uso del dispositivo possono essere registrati. La richiesta di assistenza può essere assegnata al tecnico competente e può essere pianificato un appuntamento.
Per diversi tipi di servizio come assistenza in loco, centro assistenza, supporto remoto o sostituzione di parti, possono essere utilizzati processi separati.
L'intervento effettuato, i pezzi utilizzati, le note del tecnico, lo stato finale del dispositivo e l'approvazione del cliente possono essere mantenuti nella stessa registrazione.
Monitora i processi di ricambi e materiali di consumo
I pezzi necessari durante il servizio possono essere associati al dispositivo e alla registrazione del servizio corrispondente. Lo stato di magazzino e il processo di approvvigionamento possono essere tracciati.
Per i prodotti non disponibili in magazzino può essere creato un ordine di acquisto. Quando il pezzo arriva, può essere assegnata una nuova attività al responsabile del servizio.
Per i clienti con elevato consumo di materiali di consumo possono essere monitorati i periodi di riordino. Per i prodotti utilizzati regolarmente possono essere creati opportunità di vendita e promemoria per i clienti.
Gestisci i contratti di assistenza e i loro rinnovi
Nei contratti di manutenzione e assistenza possono essere registrati con campi specifici la data di inizio, fine, l'ambito del servizio, il numero di manutenzioni, le condizioni di intervento e le tariffe.
Per i clienti con contratti in scadenza può essere assegnato un compito di rinnovo al rappresentante di vendita. Le trattative sui prezzi e sull'ambito del nuovo periodo possono essere monitorate nella cronologia cliente.
Le richieste di assistenza coperte o non coperte dal contratto possono essere classificate separatamente.
Conserva documenti di dispositivi e assistenza
Schede tecniche, manuali d'uso, certificati di garanzia, moduli di installazione, rapporti di manutenzione, certificati di calibrazione e moduli di assistenza possono essere associati ai dispositivi corrispondenti.
Le date di emissione e di validità dei documenti possono essere registrate. Per i documenti in scadenza possono essere creati compiti e promemoria.
La struttura di autorizzazione può limitare l'accesso a registri e documenti per i team di vendita, assistenza tecnica e gestione.
Gestisci i richiami e le comunicazioni sul campo
Quando viene ricevuta una notifica del produttore relativa a un prodotto, modello, serie o lotto specifico, i clienti e i dispositivi interessati possono essere valutati tramite i registri.
Per i clienti interessati possono essere create attività di comunicazione e assistenza. Le informazioni fornite, i controlli, le sostituzioni di parti o altre operazioni possono essere registrate a livello di dispositivo.
XtraCRM non sostituisce il sistema di richiamo regolamentare; può essere utilizzato per il monitoraggio operativo con i clienti e dispositivi interessati.
Monitora i processi di fatturazione e incasso
Le vendite di dispositivi, i ricambi, i contratti di manutenzione e i servizi a pagamento possono essere collegati ai registri di vendita e finanziari.
È possibile monitorare la data di fattura, la scadenza, lo stato del pagamento e la valuta. Per gli incassi in ritardo possono essere create attività per il reparto finanziario o il responsabile clienti.
Le operazioni a pagamento completate dal servizio tecnico possono essere indirizzate al team di fatturazione come attività.
Definisci le autorizzazioni in base alla distribuzione dei compiti
Possono essere definite diverse autorizzazioni di accesso e azione per i team di vendita, magazzino, acquisti, assistenza tecnica, finanza e gestione.
Il team di vendita gestisce clienti, opportunità e offerte, mentre il team di assistenza tecnica accede a dispositivi, manutenzione e registri di guasto. Il team finanziario monitora i processi di fatturazione e incasso.
Informazioni sensibili relative a strutture sanitarie, dispositivi o condizioni commerciali possono essere accessibili solo agli utenti autorizzati.
Crea una struttura misurabile per la gestione
Nei pannelli di controllo della gestione possono essere monitorate nuove opportunità di vendita, offerte in sospeso, ordini aperti, consegne pianificate, manutenzioni imminenti, tarature, richieste di assistenza aperte e rinnovi contrattuali.
Le seguenti informazioni possono essere valutate in base a clienti, prodotti, dispositivi, numeri di serie, personale di assistenza tecnica o periodi:
Richieste di dispositivi e prodotti ricevute
Tasso di conversione delle offerte in ordini
Ordini di vendita aperti e completati
Stato di magazzino e approvvigionamento
Consegne e installazioni
Dispositivi coperti da garanzia
Date imminenti di manutenzione e taratura
Richieste di assistenza tecnica aperte
Cause di guasti e sostituzioni di parti
Tempi di risoluzione del servizio
Scadenza e rinnovi del contratto
Stato di fatturazione e riscossione
XtraCRM non costringe la tua azienda a un modello fisso di vendita o assistenza di dispositivi medicali. Puoi configurare i record dei clienti, i campi specifici dei dispositivi, i processi di vendita, i piani di manutenzione, le attività di assistenza e i documenti in base alla tua organizzazione operativa, rendendo il processo più ordinato, misurabile e tracciabile dall'iniziale richiesta del cliente fino all'intero ciclo di vita post-vendita del dispositivo.
XtraCRM non è un sistema di gestione delle informazioni ospedaliere, decisione clinica, gestione della qualità dei dispositivi medici o conformità normativa. Devono essere monitorate invece le organizzazioni clienti, i dispositivi e i processi commerciale-operativi, anziché i dati sanitari dei pazienti. I registri, le responsabilità e le verifiche richiesti dalla normativa devono essere gestiti separatamente dall'azienda.