Medikal Cihaz ve Sağlık Ekipmanları
Medikal cihaz ve sağlık ekipmanları sektöründe müşteri ilişkileri, cihazın satılmasıyla sona ermez. İhtiyaç analizi, teklif, ihale, sipariş, teslimat, kurulum, kullanıcı eğitimi, garanti, periyodik bakım, kalibrasyon, arıza ve yedek parça süreçleri cihazın yaşam döngüsü boyunca devam eder.
XtraCRM; CRM, satış, ürün, stok, satın alma, görev, teknik servis, bakım, doküman ve finans özelliklerini bir araya getirerek sağlık kuruluşlarıyla yürütülen ticari ve operasyonel süreçlerin tek merkezden yönetilmesini sağlar.
Sektörde süreç nasıl işler?
Süreç genellikle hastane, klinik, laboratuvar veya diğer sağlık kuruluşlarından gelen cihaz ve ekipman talebiyle başlar. Kullanım amacı, teknik gereksinimler, adet, teslim beklentisi ve bütçe belirlenir.
Talebe uygun ürünler seçilerek teklif hazırlanır. Kamu veya özel sektör alımlarında ihale, şartname ve belge süreçleri ayrıca takip edilebilir.
Sipariş onaylandığında stok ve tedarik durumu kontrol edilir. Cihaz müşteriye teslim edilir, gerekliyse kurulum ve kullanıcı eğitimi planlanır. Seri numarası, garanti tarihi, kullanım lokasyonu ve sorumlu kişiler kayıt altına alınır.
Cihazın kullanım süresince periyodik bakım, kalibrasyon, arıza ve parça değişimleri takip edilir. Yapılan her işlem cihazın servis geçmişine eklenir.
XtraCRM firmanızın çalışma şekline nasıl uyarlanır?
Her medikal cihaz firmasının ürün grupları, satış yöntemi ve servis düzeni farklıdır. XtraCRM’de özel alanlar, formlar, görevler ve iş akışı aşamaları firmanızın mevcut düzenine göre yapılandırılabilir.
Satış sürecinizi “Yeni Talep, İhtiyaç Analizi, Teknik Değerlendirme, Demo Planlandı, Teklif Hazırlanıyor, Teklif Sunuldu, İhale veya Onay, Sipariş, Tedarik, Teslimat ve Kurulum” aşamalarından oluşturabilirsiniz.
Servis sürecinizi ise “Yeni Bildirim, Ön İnceleme, Teknisyen Atandı, Randevu Planlandı, Parça Bekleniyor, İşlemde, Kontrol, Müşteri Onayı ve Tamamlandı” aşamalarıyla takip edebilirsiniz.
Görüntüleme cihazları, laboratuvar ekipmanları, hasta başı cihazları, sterilizasyon ekipmanları, sarf ürünleri veya diğer ürün grupları için farklı alanlar ve süreçler tanımlayabilirsiniz.
Kullanabileceğiniz ürün ve cihaz özel alanları
Ürün ve cihaz kodu
Cihaz kategorisi
Marka ve model
Seri numarası
Üretici
Üretim yılı
Teknik özellikler
Ürün veya risk sınıfı
Parti veya lot bilgisi
Satış ve teslim tarihi
Kurulum tarihi
Garanti başlangıç ve bitiş tarihi
Kullanım lokasyonu
Hastane, şube, bölüm veya birim
Cihazdan sorumlu kişi
Son bakım tarihi
Bir sonraki bakım tarihi
Son kalibrasyon tarihi
Bir sonraki kalibrasyon tarihi
Servis sözleşmesi durumu
Kullanılan sarf ve aksesuarlar
Teknik belge ve sertifikalar
Cihazın mevcut durumu
Firmanızın ve ürün grubunun ihtiyaç duyduğu farklı teknik bilgiler de özel alan olarak eklenebilir.
Sağlık kuruluşlarını ve ilgili kişileri yönetin
Hastane, klinik, laboratuvar, tıp merkezi ve diğer sağlık kuruluşları müşteri hesabı olarak yönetilebilir.
Bir kuruma ait satın alma, biyomedikal, teknik servis, idari ve klinik yetkililer ayrı iletişim kişileri olarak aynı hesap altında tutulabilir.
Kurumun şubeleri, bölümleri, mevcut cihazları, geçmiş teklifleri, siparişleri ve servis talepleri aynı müşteri geçmişinde görüntülenebilir.
Böylece farklı ekipler aynı kurumla yapılan önceki görüşmeleri ve devam eden işlemleri görebilir.
Müşteri taleplerini satış fırsatına dönüştürün
Telefon, e-posta, internet sitesi, saha ziyareti, fuar veya referans üzerinden gelen talepler CRM’e kaydedilebilir.
Talep edilen cihaz, kullanım amacı, teknik gereksinimler, adet, bütçe ve karar tarihi kayıt altına alınabilir. Yeni fırsat ilgili satış veya ürün sorumlusuna atanabilir.
Teknik değerlendirme, demo, numune veya saha ziyareti gerekiyorsa ilgili ekiplere görev oluşturulabilir. Uzun süre işlem yapılmayan fırsatlar için hatırlatmalar tanımlanabilir.
Demo ve ürün değerlendirmelerini takip edin
Müşteriye yapılacak ürün sunumu veya cihaz demosu görev ve randevu olarak planlanabilir. Demo cihazı, lokasyon, tarih, sorumlu kişi ve katılımcılar kaydedilebilir.
Demo sonucunda müşterinin geri bildirimi, teknik beklentileri ve karar süreci kayıt altına alınabilir. Ek bilgi veya yeni teklif gerekiyorsa ilgili çalışanlara görev atanabilir.
Müşteriye geçici olarak bırakılan demo ekipmanının teslim ve iade tarihleri özel alanlarla takip edilebilir.
Teklif ve ihale süreçlerini yönetin
Müşterinin talep ettiği cihaz, aksesuar, sarf malzemesi ve hizmetler teklif kalemleri olarak oluşturulabilir. Fiyat, vergi, indirim, para birimi, teslim süresi ve ödeme koşulları takip edilebilir.
Teklifin hazırlanma, teknik kontrol, yönetici onayı, müşteriye sunulma ve revizyon aşamaları izlenebilir.
İhale süreçlerinde aşağıdaki bilgiler için özel alanlar oluşturulabilir:
İhale veya dosya numarası
Kurum ve ilgili birim
Son teklif tarihi
Teknik şartname durumu
Numune veya demo gereksinimi
Teminat bilgileri
İstenen belgeler
Teklif sonucu
Sözleşme ve teslim süresi
XtraCRM elektronik ihale platformu yerine geçmez; ihale fırsatının görevlerini, tarihlerini, belgelerini, teklifini ve sonucunu takip etmek için kullanılabilir.
Satış siparişi ve tedarik sürecini yönetin
Onaylanan teklif satış siparişine dönüştürülebilir. Siparişte ürünler, miktarlar, fiyatlar, teslimat tarihi ve diğer ticari koşullar tutulabilir.
Stokta bulunmayan ürünler için satın alma siparişleri oluşturulabilir. Tedarikçi, ürün, miktar, fiyat ve beklenen teslim tarihi izlenebilir.
Geciken tedarikler ve kısmi teslimatlar görevlerle takip edilebilir. Böylece satış ekibi müşteriye siparişin güncel durumu hakkında daha doğru bilgi verebilir.
Stok, seri ve lot bilgilerini takip edin
Cihaz, aksesuar, yedek parça ve sarf ürünleri stok kayıtlarıyla yönetilebilir. İşletmenin kullandığı yapıya göre seri, lot, son kullanım tarihi veya benzeri bilgiler özel alanlarla kaydedilebilir.
Teslim edilen cihazın seri numarası müşteri ve teslimat kaydıyla ilişkilendirilebilir. Böylece belirli bir seri numaralı cihazın hangi kurumda ve hangi birimde bulunduğu takip edilebilir.
Yedek parça ve sarf ürünlerinin stok durumu izlenerek kritik seviyeye yaklaşan ürünler için satın alma planlanabilir.
XtraCRM’in standart stok yapısının dışında özel izlenebilirlik veya düzenleyici kayıt gerekiyorsa bu süreç ayrıca değerlendirilmelidir.
Teslimat ve kurulum süreçlerini yönetin
Sipariş hazır olduğunda depo, lojistik ve teknik ekiplere teslimat görevleri atanabilir. Cihazın teslimat adresi, ilgili kişi, planlanan tarih ve gerekli ekipman bilgileri kaydedilebilir.
Kurulum sürecinde aşağıdaki adımlar takip edilebilir:
Teslimat kontrolü
Fiziksel kurulum
Elektrik ve bağlantı kontrolleri
İlk çalıştırma
Kullanım alanının uygunluğu
Seri numarası doğrulama
Aksesuar kontrolü
Kullanıcı eğitimi
Teslim ve kurulum formu
Müşteri onayı
Kurulum sırasında hazırlanan fotoğraf, form ve diğer belgeler cihaz veya müşteri kaydına eklenebilir.
Kullanıcı eğitimlerini planlayın
Cihaz teslimi sonrasında ilgili sağlık çalışanları veya teknik personel için eğitim planlanabilir. Eğitim tarihi, lokasyonu, katılımcıları, eğitmeni ve içeriği kayıt altına alınabilir.
Tamamlanmayan veya tekrar edilmesi gereken eğitimler için yeni görevler oluşturulabilir. Eğitim belgeleri ve katılım kayıtları ilgili cihaz veya kurumla ilişkilendirilebilir.
XtraCRM eğitim içeriğini sunan bir öğrenme yönetim sistemi yerine geçmez; eğitim planını, katılımcıları, görevleri ve belgeleri takip etmek için kullanılabilir.
Garanti sürelerini takip edin
Her cihaz için garanti başlangıç ve bitiş tarihleri kaydedilebilir. Garanti süresi yaklaşan cihazlar veya garanti kapsamındaki servis talepleri kolayca görülebilir.
Servis kaydında işlemin garanti kapsamında olup olmadığı, garanti dışı kalma nedeni ve müşteri bilgilendirmesi tutulabilir.
Garanti bitişi yaklaşan müşteriler için bakım veya servis sözleşmesi teklifi hazırlanmak üzere satış ekibine görev atanabilir.
Periyodik bakım ve kalibrasyon süreçlerini yönetin
Cihazlar için bakım ve kalibrasyon periyotları tanımlanabilir. Son yapılan işlem ve bir sonraki planlanan tarih cihaz kartında takip edilebilir.
Tarih yaklaştığında teknik servis ekibine görev oluşturulabilir ve müşteriyle randevu planlanabilir.
Bakım veya kalibrasyon kaydında aşağıdaki bilgiler tutulabilir:
İşlem tarihi
Cihaz ve seri numarası
İlgili kurum ve lokasyon
Teknisyen
Yapılan kontroller
Kullanılan ölçüm veya test bilgileri
Değiştirilen parçalar
Sonuç ve açıklamalar
Bir sonraki işlem tarihi
Form veya sertifikalar
Kalibrasyonun teknik olarak gerçekleştirilmesi ve uygunluk kararının verilmesi yetkili personel ile ilgili standart ve mevzuat kapsamında yürütülmelidir. XtraCRM bu işlemlerin plan ve kayıt takibini sağlar.
Arıza ve teknik servis taleplerini yönetin
Müşteriden gelen arıza bildirimi cihazın seri numarası, kurum, bölüm ve garanti bilgisiyle ilişkilendirilebilir.
Talebin açıklaması, aciliyeti, bildirildiği tarih ve cihazın kullanım durumu kayıt altına alınabilir. Servis kaydı ilgili teknisyene atanabilir ve randevu planlanabilir.
Yerinde servis, merkez servisi, uzaktan destek veya parça değişimi gibi farklı hizmet türleri için ayrı süreçler kullanılabilir.
Yapılan işlem, kullanılan parçalar, teknisyen notları, cihazın son durumu ve müşteri onayı aynı kayıt altında tutulabilir.
Yedek parça ve sarf süreçlerini takip edin
Servis sırasında ihtiyaç duyulan parçalar ilgili cihaz ve servis kaydıyla ilişkilendirilebilir. Parçanın stok durumu ve tedarik süreci izlenebilir.
Stokta bulunmayan ürünler için satın alma siparişi oluşturulabilir. Parça geldiğinde servis sorumlusuna yeni görev atanabilir.
Sarf tüketimi yüksek müşteriler için yeniden sipariş dönemleri takip edilebilir. Düzenli kullanılan ürünler için satış fırsatları ve müşteri hatırlatmaları oluşturulabilir.
Servis sözleşmelerini ve yenilemeleri yönetin
Bakım ve servis sözleşmelerinde başlangıç, bitiş, hizmet kapsamı, bakım adedi, müdahale koşulları ve ücret bilgileri özel alanlarla tutulabilir.
Sözleşme bitiş tarihi yaklaşan müşteriler için satış temsilcisine yenileme görevi atanabilir. Yeni dönem fiyat ve kapsam görüşmeleri müşteri geçmişinde takip edilebilir.
Sözleşme kapsamındaki ve kapsam dışındaki servis talepleri ayrı şekilde sınıflandırılabilir.
Cihaz ve servis dokümanlarını saklayın
Teknik föyler, kullanım kılavuzları, garanti belgeleri, kurulum formları, bakım raporları, kalibrasyon belgeleri ve servis formları ilgili cihazla ilişkilendirilebilir.
Dokümanların düzenlenme ve geçerlilik tarihleri kaydedilebilir. Süresi yaklaşan belgeler için görev ve hatırlatmalar oluşturulabilir.
Yetkilendirme yapısıyla satış, teknik servis ve yönetim ekiplerinin erişebileceği kayıt ve belgeler sınırlandırılabilir.
Geri çağırma ve saha bilgilendirmelerini yönetin
Belirli bir ürün, model, seri veya lot grubunu ilgilendiren üretici bildirimi alındığında etkilenen müşteri ve cihazlar kayıtlar üzerinden değerlendirilebilir.
İlgili müşteriler için iletişim ve servis görevleri oluşturulabilir. Yapılan bilgilendirme, kontrol, parça değişimi veya diğer işlemler cihaz bazında kaydedilebilir.
XtraCRM düzenleyici geri çağırma sistemi yerine geçmez; etkilenen müşteri ve cihazlarla yürütülen operasyonel takip için kullanılabilir.
Faturalandırma ve tahsilat süreçlerini takip edin
Cihaz satışları, yedek parçalar, bakım sözleşmeleri ve ücretli servis işlemleri satış ve finans kayıtlarıyla ilişkilendirilebilir.
Fatura tarihi, vade, ödeme durumu ve para birimi takip edilebilir. Geciken tahsilatlar için finans veya müşteri sorumlusuna görev oluşturulabilir.
Teknik servis tarafından tamamlanan ücretli işlemler faturalandırma ekibine görev olarak yönlendirilebilir.
Yetkileri görev dağılımına göre belirleyin
Satış, depo, satın alma, teknik servis, finans ve yönetim ekipleri için farklı erişim ve işlem yetkileri tanımlanabilir.
Satış ekibi müşteri, fırsat ve teklifleri yönetirken teknik servis ekibi cihaz, bakım ve arıza kayıtlarına erişebilir. Finans ekibi fatura ve tahsilat süreçlerini takip edebilir.
Sağlık kuruluşlarına, cihazlara veya ticari koşullara ait hassas bilgiler yalnızca yetkili kullanıcıların erişimine açılabilir.
Yönetim için ölçülebilir bir yapı oluşturun
Yönetim ekranlarında yeni satış fırsatları, bekleyen teklifler, açık siparişler, planlanan teslimatlar, yaklaşan bakımlar, kalibrasyonlar, açık servis talepleri ve sözleşme yenilemeleri takip edilebilir.
Müşteri, ürün, cihaz, seri numarası, teknik servis personeli veya dönem bazında aşağıdaki bilgiler değerlendirilebilir:
Gelen cihaz ve ürün talepleri
Tekliflerin siparişe dönüşme oranı
Açık ve tamamlanan satış siparişleri
Stok ve tedarik durumu
Teslimat ve kurulumlar
Garanti kapsamındaki cihazlar
Yaklaşan bakım ve kalibrasyon tarihleri
Açık teknik servis talepleri
Arıza ve parça değişim nedenleri
Servis sonuçlanma süreleri
Sözleşme bitiş ve yenilemeleri
Faturalandırma ve tahsilat durumu
XtraCRM, firmanızı sabit bir medikal cihaz satış veya servis modeline zorlamaz. Müşteri kayıtlarını, cihaz özel alanlarını, satış süreçlerini, bakım planlarını, servis görevlerini ve dokümanları kendi operasyon düzeninize göre yapılandırarak ilk müşteri talebinden cihazın tüm satış sonrası yaşam döngüsüne kadar süreci daha düzenli, ölçülebilir ve takip edilebilir hale getirebilirsiniz.
XtraCRM bir hastane bilgi yönetimi, klinik karar, tıbbi cihaz kalite yönetimi veya düzenleyici uygunluk sistemi değildir. Hasta sağlık verileri yerine müşteri kuruluşları, cihazlar ve ticari-operasyonel süreçler takip edilmelidir. Mevzuat kapsamında tutulması gereken kayıtlar, sorumluluklar ve doğrulamalar firma tarafından ayrıca yürütülmelidir.