医疗设备与健康器械
在医疗设备和健康器械行业，客户关系不会随着设备的销售结束。需求分析、报价、招标、订购、交付、安装、用户培训、保修、定期维护、校准、故障和备件流程贯穿设备的整个生命周期。
XtraCRM集CRM、销售、产品、库存、采购、任务、技术服务、维护、文档和财务功能于一体，实现与医疗机构开展的商业和运营流程的集中管理。
行业流程是如何运作的？
流程通常从医院、诊所、实验室或其他医疗机构提出设备和器械需求开始。确定使用目的、技术要求、数量、交付期望和预算。
根据需求选择合适产品并准备报价。公共或私营部门采购可另外跟进招标、规格书和文件流程。
订单确认后，检查库存和供应状况。设备交付客户，如有需要，安排安装和用户培训。记录序列号、保修日期、使用地点和负责人。
设备使用期间，跟踪定期维护、校准、故障和零件更换。每项操作都会添加到设备的服务历史中。
XtraCRM如何适应贵公司的工作方式？
每家医疗设备公司的产品类别、销售方式和服务体系不同。XtraCRM中的自定义字段、表单、任务和工作流程阶段可根据贵公司的现有体系进行配置。
您可以将销售流程分为“新需求、需求分析、技术评估、计划演示、准备报价、提交报价、招标或审批、订单、采购、交付与安装”等阶段。
服务流程可以通过“新通知、初步检查、分配技师、预约计划、等待零件、处理中、检查、客户确认及完成”这些阶段进行跟踪。
您可以为影像设备、实验室设备、床旁设备、灭菌设备、耗材或其他产品组定义不同的领域和流程。
您可以使用的产品和设备专用字段
产品和设备编码
设备类别
品牌和型号
序列号
制造商
生产年份
技术规格
产品或风险类别
批次或批号信息
销售及交付日期
安装日期
保修开始和结束日期
使用位置
医院、分院、科室或单位
设备负责人
最后维护日期
下一次维护日期
最后校准日期
下一次校准日期
服务合同状态
使用的耗材和配件
技术文件和证书
设备的现有状态
贵公司及产品组所需的不同技术信息也可作为专用字段添加。
管理医疗机构及相关人员
医院、诊所、实验室、医疗中心及其他医疗机构可作为客户账户进行管理。
属于一个机构的采购、生物医学、技术服务、行政和临床负责人可作为不同联系人保存在同一账户下。
机构的分支、部门、现有设备、过往报价、订单和服务请求可在同一客户历史中查看。
这样不同团队可以看到与同一机构之前的沟通和正在进行的事务。
将客户需求转化为销售机会
通过电话、电子邮件、网站、现场拜访、展会或推荐来的需求可记录到客户关系管理系统（CRM）中。
记录请求的设备、使用目的、技术要求、数量、预算和决定时间。新机会可分配给相关销售或产品负责人。
如果需要技术评估、演示、样品或现场拜访，可为相关团队创建任务。对于长时间未处理的机会可设置提醒。
跟踪演示和产品评估
为客户的产品演示或设备演示安排任务和预约。记录演示设备、地点、日期、负责人和参与人员。
记录演示后的客户反馈、技术期望和决策过程。如需补充信息或新报价，可将任务分配给相关员工。
客户临时借用的演示设备的交付和归还日期可通过专用字段跟踪。
管理报价和招标流程
客户需求的设备、配件、耗材和服务可作为报价项目创建。可跟踪价格、税费、折扣、货币、交货时间和付款条件。
可追踪报价的编制、技术审查、管理审批、提交给客户和修订阶段。
招标流程中可为以下信息创建专用字段：
招标或文件编号
机构及相关部门
最终报价日期
技术规范状态
样品或演示需求
保证金信息
所需文件
报价结果
合同及交付时间
XtraCRM 不代替电子招标平台；可用于跟踪招标机会的任务、日期、文件、报价和结果。
管理销售订单与供应流程
经过批准的报价可转换为销售订单。订单中可保存产品、数量、价格、交付日期及其他商业条款。
可为缺货产品创建采购订单。可跟踪供应商、产品、数量、价格及预计交付日期。
逾期供应及部分交付可通过任务进行跟踪。销售团队因此能够向客户提供订单的最新状态信息。
跟踪库存、序列号及批次信息
设备、配件、备件和耗材可通过库存记录管理。根据企业的使用结构，可通过特殊字段记录序列号、批次、有效期等信息。
交付设备的序列号可与客户及交付记录关联，从而跟踪特定序列号设备所处的机构及部门。
备件及耗材的库存状态被监控，临近关键库存水平的产品可安排采购计划。
若需要除 XtraCRM 标准库存结构之外的特殊可追溯性或监管记录，该流程需另行评估。
管理交付及安装流程
订单准备好后，可指派交付任务给仓库、物流及技术团队。保存设备交付地址、相关联系人、计划日期及所需设备信息。
安装流程可按照以下步骤跟踪：
交付检查
实际安装
电气及连接检查
首次启动
使用环境的适宜性
序列号验证
附件检查
用户培训
交付与安装表格
客户确认
安装时准备的照片、表格和其他文件可以添加到设备或客户记录中。
规划用户培训
设备交付后，可为相关医疗人员或技术人员安排培训。可以记录培训日期、地点、参与者、讲师和内容。
对于未完成或需重复的培训，可以创建新的任务。培训文件和参与记录可关联到相关设备或机构。
XtraCRM不替代提供培训内容的学习管理系统；它可用于跟踪培训计划、参与者、任务和文件。
跟踪保修期限
可为每台设备记录保修开始和结束日期。即将到保修期的设备或保修范围内的服务请求可以轻松查看。
服务记录中可以保存是否属于保修范围、保修失效原因及客户通知情况。
针对保修即将结束的客户，可以指派销售团队准备维护或服务合同报价。
管理定期维护与校准流程
可以为设备定义维护和校准周期。最近一次操作及下次计划日期可在设备卡片中跟踪。
日期临近时，可以为技术服务团队创建任务并安排与客户的预约。
维护或校准记录中可以保存以下信息：
操作日期
设备及序列号
相关机构和地点
技术员
进行的检查
使用的测量或测试信息
更换的部件
结果与说明
下次操作日期
表格或证书
校准的技术实施及合格决定应由授权人员根据相关标准和法规执行。XtraCRM提供这些操作的计划及记录追踪。
管理故障及技术服务请求
来自客户的故障报告可与设备序列号、机构、部门及保修信息关联。
请求说明、紧急程度、报告日期及设备使用状态均可被记录。服务记录可分配给相关技术人员并安排预约。
针对现场服务、中心服务、远程支持或零件更换等不同服务类型，可使用单独流程。
已执行操作、使用的部件、技术员备注、设备最终状态及客户确认均可统一记录。
跟踪备件和耗材流程
服务期间所需部件可与相关设备及服务记录关联。部件的库存状态及采购流程可被监控。
对于缺货产品，可以生成采购订单。部件到货后，可以向服务负责人分配新任务。
对于耗材消耗量大的客户，可跟踪重新订购周期。对于定期使用的产品，可生成销售机会及客户提醒。
管理服务合同及续约
维护和服务合同的起始、结束、服务范围、维护次数、响应条件及费用等信息可通过专用字段保存。
针对合同即将到期的客户，可向销售代表分配续约任务。新的期限、价格及服务范围谈判可在客户历史记录中跟踪。
合同内及合同外的服务请求可以分别分类。
保存设备及服务文件
技术说明、使用手册、保修证书、安装表格、维护报告、校准证书及服务表格等文件可与相关设备关联。
可以记录文件的编制和有效日期。对于即将到期的文件，可创建任务及提醒。
通过授权结构，可限制销售、技术服务及管理团队对记录和文件的访问权限。
管理召回和现场通知
当收到涉及特定产品、型号、系列或批次组的制造商通知时，可以通过记录评估受影响的客户和设备。
可以为相关客户创建联系和服务任务。所进行的信息通知、检查、零件更换或其他操作均可按设备进行记录。
XtraCRM不能替代监管召回系统；可以用于受影响客户和设备的操作性跟踪。
跟踪开票和收款流程
设备销售、备件、维护合同及有偿服务操作可与销售和财务记录相关联。
开票日期、到期日、支付状态和货币类型均可跟踪。对于逾期收款，可为财务人员或客户负责人创建任务。
由技术服务完成的有偿操作可作为任务指派给开票团队。
根据任务分配设定权限
可为销售、仓库、采购、技术服务、财务和管理团队定义不同的访问和操作权限。
销售团队可管理客户、商机和报价，技术服务团队则可访问设备、维护和故障记录。财务团队可跟踪发票和收款流程。
健康机构、设备或商业条件的敏感信息仅限授权用户访问。
为管理建立可量化的框架
管理界面可跟踪新的销售机会、待确认报价、未完成订单、计划交付、即将维护、校准、未完成服务请求及合同续约。
可按客户、产品、设备、序列号、技术服务人员或期间评估以下信息：
来件设备及产品需求
报价转订单率
未完成及已完成的销售订单
库存及供应状况
交付及安装情况
保修期内设备
即将到期的维护及校准日期
未完成的技术服务请求
故障及零件更换原因
服务完成时间
合同结束与续签
计费与收款状态
XtraCRM 不会将您的公司限制在固定的医疗设备销售或服务模式。您可以根据自己的运营安排，配置客户记录、设备专用字段、销售流程、维护计划、服务任务和文档，从首次客户需求到设备的整个售后生命周期，使流程更加有序、可量化和可追踪。
XtraCRM 不是医院信息管理、临床决策、医疗设备质量管理或监管合规系统。应跟踪的是客户机构、设备及商业运营流程，而不是患者健康数据。法规要求的记录、责任和验证应由公司另行执行。