الخدمات الأمنية والتنظيف وخدمات الميدان

تعتمد العمليات في الخدمات الأمنية والتنظيف وخدمات الميدان على تنفيذ الخدمة المتفق عليها مع العميل في الموقع الصحيح، باستخدام الموظفين والمعدات الملائمة وفي الوقت المحدد.

يضم XtraCRM ميزات إدارة علاقات العملاء، العقود، الموظفين، المهام، الجداول الزمنية، الجرد، الأسطول، الوثائق والمالية معًا لتمكين المكتب المركزي وفرق الميدان من العمل على نفس المعلومات المحدثة.

كيف تسير العمليات في القطاع؟

عادةً ما تبدأ العملية بطلب مؤسسة للحصول على خدمات أمنية، تنظيف، صيانة أو خدمات ميدانية أخرى. يتم تحديد مواقع الخدمة، ساعات العمل، عدد الموظفين، الحاجة للمعدات والشروط الخاصة.

بعد التقييم والاستكشاف المالي، يُقدم عرض للعميل. عند قبول العرض، تُنشأ العقود، نطاق الخدمة، الفريق المسؤول وخطة البداية.

يُعين الموظفون إلى مواقع الخدمة والمهام. تُخطط الأعمال الروتينية، الفحوصات والطلبات الخاصة. تُسجل نتائج الميدان، النقائص والحوادث.

في نهاية الفترة، تُقيّم عمليات مراقبة الخدمة، المصاريف، الأعمال الإضافية، الفوترة وردود فعل العملاء.

كيف يمكن تكييف XtraCRM مع طريقة عمل شركتك؟

كل شركة خدمات ميدانية تختلف في هيكل العملاء، توزيع المهام وطريقة المراقبة. يمكن في XtraCRM إعداد المجالات الخاصة، المهام، النماذج وسير العمل بما يتناسب مع عمليات شركتك الحالية.

يمكنك إنشاء عملية المبيعات الخاصة بك من خلال مراحل: "طلب جديد، مقابلة أولية، استكشاف مجدول، دراسة تكلفة، إعداد عرض، عرض العرض، مراجعة، العقد وبداية العمليات".

يمكنك متابعة عملية طلب الموقع الخاص بك من خلال مراحل "طلب جديد، قيد المراجعة، تم تعيين المسؤول، تم التخطيط، في عمليات الميدان، في انتظار المراجعة، وتم الانتهاء".

يمكنك تعريف مجالات وقوائم تحكم مختلفة لخدمات ميدانية مثل الأمن الخاص، التنظيف، الصيانة الفنية، تنسيق الحدائق، الرش أو ما شابه ذلك.

الحقول الخاصة بالعملاء والمواقع التي يمكنك استخدامها

• معلومات العميل والشركة

• نوع الخدمة

• الفرع أو نقطة الخدمة

• العنوان الكامل

• مسؤولو الموقع

• أيام وساعات العمل

• تاريخ بدء الخدمة

• تاريخ بداية ونهاية العقد

• احتياجات العاملين

• نظام الورديات

• مسؤول الميدان

• مدير المنطقة

• المركبات والمعدات التي ستُستخدم

• احتياجات المواد الاستهلاكية

• تكرار المراقبة والتقارير

• تعليمات خاصة

• معلومات عن المخاطر والأولويات

• أشخاص الاتصال في حالات الطوارئ

• طريقة الفوترة

• حالة الموقع

يمكن متابعة عدة فروع أو نقاط خدمة تابعة لعميل واحد تحت حساب عميل واحد بمعلومات مواقع منفصلة.

قم بإدارة عمليات العملاء الجدد والاستكشاف

يمكن تسجيل الطلبات الواردة عبر الهاتف، الموقع الإلكتروني، البريد الإلكتروني، الإحالات أو أعمال المبيعات في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM).

يمكن تسجيل نوع الخدمة المطلوبة، الموقع، الحاجة التقريبية للموظفين، تاريخ البدء والتوقعات الخاصة.

إذا كانت هناك حاجة لاستكشاف ميداني، يمكن تعيين مهمة لموظف المبيعات أو العمليات. أثناء الاستكشاف، يمكن تسجيل حجم المساحة، ظروف العمل، نقاط الدخول، احتياجات المعدات والمخاطر عبر نماذج خاصة.

يمكن إضافة الصور، الرسومات والمستندات الخاصة بالعميل إلى سجل الفرصة.

تابع عمليات العرض وتسعير التكاليف

يمكن إعداد عرض أسعار بناءً على نتائج الاستكشاف من خلال تقييم تكاليف الموظفين، المعدات، المستهلكات، المركبات والخدمات الأخرى.

يمكن تتبع نوع الخدمة، الكمية، الفترة، السعر الوحدوي والخدمات الإضافية في بنود العرض.

يمكن متابعة مراحل إعداد العرض، مراجعته، تقديمه للعميل، التعديلات واعتماده. يمكن توجيه العروض التي تتجاوز أسعارًا أو خصومات معينة لموافقة المدير.

XtraCRM ليس محركًا متخصصًا لحساب تكاليف الأمن أو التنظيف؛ بل يدير عمليات العرض، الموافقة وبيع المبالغ التي تحسبها الشركة.

قم بإدارة العقد ونطاق الخدمة

بعد الموافقة على العرض، يمكن ربط عقد العميل بالحساب والمواقع الخدمية ذات الصلة.

يمكن متابعة المعلومات التالية في العقد:

• نوع الخدمة ونطاقها

• المواقع التي ستُقدّم فيها الخدمة

• جدول الموظفين والنوبات

• المعدات المستخدمة

• مسؤولية المستهلكات

• تاريخ بدء وانتهاء الخدمة

• التكلفة الشهرية أو الدورية

• شروط العمل الإضافي والعمل الإضافي

• تواتر الفحص والتقارير

• توقعات مستوى الخدمة

• تواريخ التجديد والإنهاء

• المسؤولون عن العملاء

• المسؤولون عن الشركة

يمكن الاحتفاظ بالعقود وملحقاتها في إدارة المستندات. يمكن إنشاء مهمة تجديد للعقود التي تقترب من تاريخ الانتهاء.

قم بتوحيد بداية العمليات

يمكن تتبع العمليات اللازمة عند تشغيل عميل جديد أو موقع جديد من خلال قائمة مراجعة.

يمكن تعيين العمليات التالية كمهام للموظفين المعنيين:

• التحقق من معلومات الموقع

• تعيين مسؤول الميدان

• إنشاء خطة الموارد البشرية

• فحص مستندات الموظفين

• إعداد الزي الرسمي والمعدات

• تعيين المركبات

• تسليم المواد الاستهلاكية

• الالتقاء بمسؤولي العملاء

• مشاركة تعليمات الميدان

• تخطيط تاريخ الفحص الأول

• التحقق من معلومات الطوارئ

وبذلك لا يحدث فقدان للمعلومات أثناء الانتقال من فريق المبيعات إلى العمليات.

إدارة سجلات الموظفين والعاملين

يمكن متابعة عمال الميدان في وحدة الموارد البشرية مع بيانات الاتصال، القسم، الوظيفة وحالة العمل.

يمكن حفظ معلومات الموظف والتكليف ضمن الصلاحيات. يمكن إنشاء حقول خاصة لتواريخ التدريب أو المستندات أو الشهادات.

يمكن تعيين الموظفين لمواقع الخدمة، المهام أو المركبات. يمكن تتبع أي موظف يعمل مع أي عميل أو ضمن أي منطقة.

في تغييرات العاملين، يمكن تتبع التعينات القديمة والجديدة مع معلومات المهام والتواريخ.

هيكل تخطيط الورديات والمهام

يمكن تخطيط الورديات والمهام الميدانية وفقًا لنظام العمل في عقد العميل.

يمكن تسجيل المعلومات التالية في المهام:

• العميل والموقع

• نوع الخدمة

• تاريخ ووقت المهمة

• الموظف أو الفريق المسؤول

• معلومات الورديّة

• الأعمال المطلوب تنفيذها

• قائمة المراجعة

• المعدات المستخدمة

• الحالة

• الوصف والملاحظات الميدانية

يمكن إعداد جداول مهام منتظمة للخدمات المتكررة. يمكن إعادة تعيين الأعمال الناقصة أو غير المكتملة إلى الموظفين المعنيين.

لا يُقدّم XtraCRM كمحرك تحسين ورديات أو تسجيل ساعات عمل آلي متخصص؛ لكنه يضمن متابعة منتظمة لسجلات المهام والموظفين والتواريخ والخدمات.

قم بإدارة خدمات الأمن حسب الموقع

يمكن تسجيل نقاط المهام، الورديات، مناطق التفتيش والتعليمات الخاصة في مواقع تقديم خدمات الأمن.

يمكن متابعة الإجراءات التالية بواسطة قوائم المهام والمراجعة:

• تسليم الوردية

• ضوابط الدخول والخروج

• نقاط الدوريات

• توجيه الزوار والتسليمات

• فحص المفاتيح والمعدات

• ضوابط حالات الطوارئ

• حوادث وملاحظات الوردية

• ضوابط المشرف الميداني

XtraCRM ليس نظام مراقبة مرور فعلي أو إنذار أو تتبع دوريات حية. يمكن استخدامه بشكل مستقل عن هذه الأنظمة لإدارة عمليات الخدمات الأمنية مثل العملاء والموظفين والمهام والحوادث والوثائق.

خطط خدمات التنظيف

يمكن تعريف المساحات، التكرار، نوع المهمة والمواد المستخدمة بخانات مخصصة في خدمات التنظيف.

يمكن إنشاء قوائم مراجعة للأعمال اليومية، الأسبوعية أو الدورية:

• تنظيف الأماكن العامة

• المكاتب ومساحات العمل

• المناطق الرطبة

• النوافذ والواجهات الخارجية

• صيانة الأرضيات

• جمع النفايات

• التعقيم

• مراقبة مواد الاستهلاك

• التنظيف التفصيلي الدوري

عند الانتهاء من المهمة، يمكن تسجيل النتائج، الشرح وإذا لزم الأمر إضافة صورة. يمكن إعادة تعيين الأعمال الناقصة أو غير الملائمة للفريق المختص.

إدارة مراقبة وتفتيش الميدان

يمكن إنشاء مهام تفتيش دورية لمديري المناطق أو المشرفين الميدانيين.

أثناء المراقبة، يمكن تسجيل معلومات مثل حالة الموظفين، المعدات، الزي الرسمي، جودة الخدمة، مواد الاستهلاك وردود فعل العملاء.

عند اكتشاف مخالفة، يمكن تعيين مهمة تصحيحية للمسؤول المعني. يمكن متابعة تاريخ الهدف ونتيجة الإجراءات.

يمكن إصدار تقارير عن الفحوصات الميدانية المكتملة بناءً على العميل، الموقع والفترة.

متابعة سجلات الحوادث والمخالفات

يمكن إنشاء سجلات منفصلة للحوادث الأمنية، الأضرار، الحوادث، انقطاع الخدمة أو شكاوى العملاء التي تحدث في الميدان.

يمكن تسجيل تاريخ الحادث، موقعه، وصفه، الأشخاص المعنيين، درجة الأهمية والإجراء الأول المتخذ. يمكن إضافة الصور والوثائق إلى السجل.

يمكن تعيين مهام الفحص، إعلام العملاء والإجراءات التصحيحية للمديرين المختصين.

XtraCRM لا يحل محل نظام التحقيق في الحوادث الرسمي أو نظام السلامة المهنية؛ بل يدعم تسجيل العمليات، المهام، وعمليات المتابعة.

قم بإدارة طلبات العملاء وشكاواهم

يمكن تسجيل طلبات الخدمة الإضافية، تغيير الموظف، التنظيف، الأعطال، المعدات أو الجودة الواردة من العميل.

يمكن ربط الطلب بالموقع المعني، العقد، والفريق المسؤول. يمكن تعيين الأولوية وتاريخ الهدف.

يمكن الاحتفاظ بالإجراءات التي تم اتخاذها والمعلومات المقدمة للعميل في نفس السجل طوال العملية. عند إكمال الطلب يمكن الحصول على موافقة العميل أو معلومات رضاه.

يمكن تقييم الطلبات المتكررة على أساس الموقع والموضوع لتخطيط تحسين الخدمات.

تابع عمليات المعدات وعملية الاستلام والتسليم

يمكن متابعة أجهزة اللاسلكي، الأجهزة المحمولة، مكائن التنظيف، الزي الرسمي، المفاتيح، البطاقات وغيرها من المعدات في سجلات الجرد.

يمكن تسجيل مكان وجود المعدات بالنسبة للموظف أو الفريق أو الموقع باستخدام حقول مخصصة. يمكن دعم إجراءات التسليم والإعادة بالمهام والوثائق.

يمكن إنشاء سجلات للعمليات الخاصة بالمعدات التالفة أو المفقودة أو التي تحتاج إلى صيانة.

عند تغيير الموظف أو الموقع، يمكن مراجعة قائمة الجرد المفتوح باستخدام قائمة التحقق.

قم بإدارة مستهلكات المواد والمخزون

يمكن متابعة منتجات التنظيف، مواد النظافة، معدات السلامة وغيرها من المستهلكات في سجلات المخزون.

يمكن تتبع مكان وجود المواد في أي مستودع، وأين تم إرسالها من المواقع، والكميات المتاحة.

يمكن إنشاء احتياج للشراء للمنتجات التي تقترب من المستوى الحرج. يمكن تسجيل معلومات الاستخدام حسب الموقع باستخدام حقول مخصصة.

لا يقوم XtraCRM بالتنبؤ التلقائي لاستهلاك المستهلكات؛ لكنه يسمح بمراقبة الاستخدام من خلال سجلات المخزون والعمليات.

قم بإدارة عمليات الشراء والموردين

يمكن إنشاء طلبات شراء للزي الرسمي، المستهلكات، المعدات، الخدمات الخارجية أو الاحتياجات الأخرى.

يمكن متابعة المورد، المنتج، الكمية، السعر، العملة، وتاريخ التسليم المتوقع.

يمكن تعيين مهام لمسؤول الشراء في حالة تأخير التسليمات. يمكن إحالة المشتريات التي تتجاوز مبلغاً معيناً إلى موافقة الإدارة.

يمكن حفظ معلومات الاتصال بالموردين، طلباتهم السابقة، عقودهم ووثائقهم ضمن حساب الشركة نفسه.

قم بإدارة عمليات المركبات والأسطول

يمكن متابعة المركبات المستخدمة في العمليات الميدانية في قسم الأسطول مع معلومات اللوحة، العلامة التجارية، الطراز، الكيلومترات، التأمين والفحص.

يمكن تعيين المركبات للموظفين أو الأقسام. يمكن تسجيل هدف التكليف، وتاريخ البدء والعودة، بالإضافة إلى معلومات الكيلومترات.

يمكن متابعة سجل صيانة المركبات، تكاليفها، وتاريخ الخدمة التالية. يمكن تحديد أي مركبة تُستخدم في أي منطقة أو عملية عميل من خلال الحقول الخاصة.

تابع تواريخ وثائق وتدريب الموظفين

يمكن ربط شهادات المهمة، التدريب، والوثائق الأخرى للموظفين بالسجل الخاص بالموظف المعني.

يمكن حفظ نوع الوثيقة، تاريخ الإصدار، وفترة الصلاحية في حقول خاصة. يمكن تعيين مهام لفريق الموارد البشرية أو العمليات للسجلات التي الاقتراب من انتهاء صلاحيتها.

يمكن متابعة التدريبات المخططة مع تواريخها، المشاركين، والمحتوى.

يجب أن يتم تأكيد قرارات الكفاءة المهنية والامتثال القانوني من قبل الأشخاص المخولين بشكل منفصل.

سجل ساعات العمل الإضافية والخدمات الإضافية

يمكن إنشاء سجلات منفصلة للموظفين الإضافيين، التنظيف الخاص، الورديات الإضافية، أو الخدمات الأخرى التي يطلبها العميل خارج نطاق العقد.

يمكن متابعة تاريخ الطلب، نطاقه، احتياجات الموظفين، موافقة العميل، ومعلومات السعر.

يمكن ربط الخدمات الإضافية المعتمدة بالمهام الميدانية وعملية الفوترة، مما يمنع فقدان الطلبات الشفوية أو إتمامها بدون فوترة.

اربط النفقات بالعميل والموقع

يمكن ربط نفقات الموظفين، النقل، الإقامة، المواد، الصيانة، وغيرها من نفقات العمليات بالعميل المعني أو مركز التكلفة.

يمكن متابعة فئة النفقة، تاريخها، قيمتها، مستندها، وحالة الموافقة.

يمكن تقييم النفقات بناءً على العميل والموقع إلى جانب إيرادات العقد لمتابعة الوضع المالي للخدمة.

قم بإدارة عمليات الفوترة والتحصيل

يمكن ربط رسوم الخدمة الشهرية، الورديات الإضافية، المواد، المعدات، أو الرسوم الأخرى بعملية الفوترة.

يمكن متابعة فترة الفاتورة، المبلغ، العملة، ومدة الاستحقاق حسب العقد. يمكن تعيين مهام الفوترة الدورية لفريق المالية.

يمكن إنشاء مهام متابعة لمسؤول العميل للفواتير المستحقة القريبة أو المتأخرة.

XtraCRM ليس نظام حساب تلقائي لتكلفة الموظفين أو استحقاق الخدمة؛ بل يدير عملية الموافقة، الفواتير، والتحصيل للحسابات التي تنشئها الشركة.

تابع تجديد العقود

يمكن تعيين مهام تجديد للمبيعات أو مدير العميل للعملاء الذين يقترب تاريخ انتهاء عقدهم.

يمكن تتبع عدد الموظفين الجديد، الأجور، نطاق الخدمة وظروف العمل من خلال المناقشات مع العميل.

عند عدم حدوث التجديد، يمكن تسجيل أسباب مثل السعر، نطاق الخدمة، قرار العميل أو تفضيل المنافس.

يمكن إنشاء فرص مبيعات منفصلة لمواقع جديدة أو خدمات إضافية لدى العملاء الحاليين.

اجمع تواصل العميل في سجل واحد.

يمكن عرض المكالمات الهاتفية، رسائل البريد الإلكتروني، محادثات WhatsApp، الملاحظات، المهام والطلبات ضمن سجل العميل وبما يتناسب مع الصلاحيات.

عندما يتواصل العميل مجددًا، يمكن رؤية المواقع التي تقدم فيها الخدمة، الطلبات المفتوحة، عمليات التفتيش الميدانية الأخيرة والإجراءات التعاقدية القادمة.

وبذلك يمكن لفرق المبيعات، التشغيل والمالية التواصل مع العميل استنادًا إلى نفس المعلومات المحدثة في نفس الوقت.

حدد الصلاحيات بناءً على توزيع المهام.

يمكن تعريف صلاحيات وصول مختلفة لفرق المبيعات، التشغيل، مديري الحقول، الموظفين، المخازن، الشراء، الموارد البشرية والمالية.

يرى العاملون في الميدان فقط المهام الموكلة إليهم بينما يمكن لمديري المناطق متابعة المواقع التي هم مسؤولون عنها.

يمكن فتح السجلات المالية، وثائق الموظفين وعقود العملاء فقط أمام المستخدمين المخولين.

أنشئ هيكلًا قابلًا للقياس للإدارة.

يمكن متابعة فرص البيع الجديدة، العقود النشطة، مواقع الخدمة، مهام الميدان المفتوحة، الأعمال المتأخرة، تعيينات الموظفين والمركبات من خلال شاشات الإدارة.

يمكن تقييم المعلومات التالية بناءً على العميل، الموقع، نوع الخدمة، مدير المنطقة أو الفترة الزمنية:

• طلبات الخدمة الواردة

• نسبة تحويل العروض إلى عقود

• العملاء النشطين ونقاط الخدمة

• المهام الميدانية المخططة والمكتملة

• الأعمال المتأخرة

• تعيينات الموظفين

• الاحتياجات المفتوحة للنوبات أو المهام

• نتائج التفتيش الميداني

• سجلات الحوادث وعدم المطابقة

• طلبات العملاء وأوقات إنجازها

• حالة المعدات والتكليف

• المخزون واحتياجات الاستهلاك

• معلومات تخصيص وصيانة المركبات

• المصاريف بناءً على الموقع

• حالة الفوترة والتحصيل

• تجديدات العقود القادمة

XtraCRM لا يُجبر شركتك على نموذج خدمة ميدانية ثابت. يمكنك تنظيم سجلات العملاء والمواقع والعقود والموظفين والمهام والمعدات والعمليات المالية وفقًا لنظام عملياتك الخاص، مما يجعل كامل العملية من الطلب الأول للعميل حتى تقديم الخدمة، مراقبة الجودة، والتحصيل أكثر انتظامًا وقابلية للقياس والمتابعة.