Segurança, Limpeza e Serviços de Campo
A operação em segurança, limpeza e serviços de campo baseia-se na execução correta do serviço prometido ao cliente, no local correto, com o pessoal e equipamentos adequados, no tempo determinado.
O XtraCRM combina recursos de CRM, contratos, funcionários, tarefas, calendário, inventário, frota, documentos e finanças, permitindo que o escritório central e as equipes de campo trabalhem com as mesmas informações atualizadas.
Como funciona o processo no setor?
Normalmente, o processo começa quando uma instituição solicita serviços de segurança, limpeza, manutenção ou outros serviços de campo. São definidos os locais de serviço, horários de trabalho, número de funcionários, necessidade de equipamentos e condições especiais.
Após o levantamento e avaliação de custos, uma proposta é apresentada ao cliente. Se aceita, o contrato, o escopo do serviço, a equipe responsável e o plano de início são elaborados.
Os funcionários são designados aos locais de serviço e tarefas. Trabalhos rotineiros, verificações e pedidos especiais são planejados. Resultados de campo, falhas e incidentes são registrados.
Ao final do período, são avaliados os controles de serviço, despesas, trabalhos adicionais, faturamento e o feedback dos clientes.
Como o XtraCRM se adapta ao modo de trabalho da sua empresa?
Cada empresa de serviços de campo possui uma estrutura de clientes, distribuição de tarefas e método de controle diferentes. No XtraCRM, campos personalizados, tarefas, formulários e fluxos de trabalho podem ser configurados conforme a operação atual da sua empresa.
Você pode estruturar seu processo de vendas nas etapas "Nova Solicitação, Pré-Entrevista, Planejamento de Levantamento, Estudo de Custos, Preparação de Proposta, Proposta Enviada, Revisão, Contrato e Início da Operação".
Você pode acompanhar seu processo de solicitação de campo através das etapas “Nova Solicitação, Em Análise, Responsável Designado, Planejado, Em Operação no Campo, Aguardando Controle e Concluído”.
Você pode definir diferentes áreas e listas de verificação para serviços de campo como segurança privada, limpeza, manutenção técnica, paisagismo, dedetização ou serviços similares.
Campos específicos do cliente e do local que você pode usar
Informações do cliente e da empresa
Tipo de serviço
Filial ou ponto de serviço
Endereço completo
Responsáveis pelo local
Dias e horários de trabalho
Data de início do serviço
Data de início e término do contrato
Necessidade de pessoal
Escala de turnos
Responsável pelo campo
Gerente regional
Veículos e equipamentos a serem usados
Necessidades de materiais de consumo
Frequência de controle e relatório
Instruções especiais
Informações sobre riscos e prioridades
Pessoas para contato em emergência
Método de faturamento
Status do local
Várias filiais ou pontos de serviço pertencentes a um cliente podem ser acompanhados separadamente com informações de localização distintas sob a mesma conta do cliente.
Gerencie novos clientes e processos de visita
Solicitações recebidas por telefone, site, e-mail, referências ou esforços de vendas podem ser registradas no CRM.
O tipo de serviço solicitado, localização, necessidade aproximada de pessoal, data de início e expectativas especiais podem ser registradas.
Se uma visita de campo for necessária, uma tarefa pode ser atribuída a um funcionário de vendas ou operações. Durante a visita, o tamanho da área, condições de trabalho, pontos de entrada, necessidades de equipamentos e riscos podem ser registrados em formulários específicos.
Fotos, croquis e documentos do cliente podem ser adicionados ao registro da oportunidade.
Acompanhe os processos de oferta e precificação
Com base nos resultados da visita, podem ser avaliados custos de pessoal, equipamentos, consumíveis, veículos e outros serviços para preparar a oferta.
Nos itens da oferta, o tipo de serviço, quantidade, período, preço unitário e serviços extras podem ser monitorados.
As etapas de preparação, verificação, apresentação ao cliente, revisão e aprovação da oferta podem ser acompanhadas. Ofertas acima de certos preços ou descontos podem ser encaminhadas para aprovação do gerente.
O XtraCRM não é um motor especializado para cálculo de custos de segurança ou limpeza; ele gerencia o processo de oferta, aprovação e venda dos valores calculados pela empresa.
Gerencie contratos e escopo de serviços
Após a aprovação da oferta, o contrato com o cliente pode ser associado às contas e locais de serviço relevantes.
As seguintes informações podem ser acompanhadas no contrato:
Tipo e escopo do serviço
Locais onde o serviço será fornecido
Plano de pessoal e turnos
Equipamentos a serem usados
Responsabilidade por consumíveis
Data de início e término do serviço
Valor mensal ou periódico
Condições para trabalhos extras e horas extras
Frequência de controle e relatórios
Expectativas de nível de serviço
Datas de renovação e rescisão
Responsáveis pelo cliente
Responsáveis da empresa
Contratos e seus anexos podem ser armazenados na gestão documental. Para contratos com data de término próxima, pode-se criar uma tarefa de renovação.
Padronize o início da operação
Ao ativar um novo cliente ou local, os procedimentos necessários podem ser acompanhados por uma lista de verificação.
As seguintes tarefas podem ser atribuídas como responsabilidades aos colaboradores relevantes:
Verificação das informações do local
Designação do responsável de campo
Elaboração do plano de pessoal
Verificação dos documentos dos funcionários
Preparação de uniformes e equipamentos
Designação de veículos
Entrega de material de consumo
Apresentação aos representantes do cliente
Compartilhamento das instruções de campo
Planejamento da data da primeira inspeção
Verificação das informações de emergência
Assim, não ocorre perda de informação na transição da equipe de vendas para a operação.
Gerencie registros de funcionários e pessoal
Os trabalhadores de campo podem ser monitorados no módulo de Recursos Humanos por comunicação, departamento, posição e status de trabalho.
Informações pessoais e de designação do funcionário podem ser armazenadas dentro das permissões. Campos especiais podem ser criados para datas de treinamentos, documentos ou certificados.
Funcionários podem ser designados para locais de serviço, tarefas ou veículos. É possível monitorar qual funcionário está em qual cliente ou região.
Em mudanças de pessoal, designações antigas e novas podem ser acompanhadas com informações de tarefa e data.
Configure o planejamento de turnos e tarefas
De acordo com o regime de trabalho no contrato com o cliente, turnos e tarefas de campo podem ser planejados.
As seguintes informações podem ser registradas nas tarefas:
Cliente e localização
Tipo de serviço
Data e hora da tarefa
Funcionário ou equipe responsável
Informações do turno
Trabalhos a serem realizados
Lista de verificação
Equipamentos a serem usados
Status
Descrição e notas de campo
Planos regulares de tarefas podem ser criados para serviços recorrentes. Trabalhos faltantes ou incompletos podem ser realocados para o pessoal relevante.
O XtraCRM não é oferecido como um motor especializado de otimização de turnos ou ponto automático; ele permite o acompanhamento organizado de registros de tarefas, funcionários, datas e serviços.
Gerencie os serviços de segurança por localização
Nos locais onde o serviço de segurança é prestado, podem ser registrados pontos de tarefa, turnos, áreas de controle e instruções especiais.
As seguintes operações podem ser monitoradas com listas de tarefas e controle:
Entrega de turno
Controles de entrada e saída
Pontos de patrulha
Direcionamento de visitantes e entregas
Controles de chaves e equipamentos
Controles de emergência
Incidentes e notas de turno
Controles do supervisor de campo
XtraCRM não é um sistema de controle físico de passagem, alarme ou acompanhamento de patrulha ao vivo. Pode ser usado independentemente desses sistemas para gerenciar os processos de cliente, pessoal, tarefas, incidentes e documentos dos serviços de segurança.
Planeje os serviços de limpeza
Nas serviços de limpeza, áreas, frequência, tipo de tarefa e materiais a serem usados podem ser definidos com campos específicos.
Listas de verificação podem ser criadas para tarefas diárias, semanais ou periódicas:
Limpeza de áreas comuns
Escritórios e áreas de trabalho
Ambientes úmidos
Vidros e fachadas externas
Manutenção do piso
Coleta de resíduos
Desinfecção
Controle de materiais de consumo
Limpeza detalhada periódica
Quando a tarefa for concluída, o resultado, descrição e, se necessário, fotos podem ser registradas. Tarefas incompletas ou inadequadas podem ser reatribuídas para a equipe responsável.
Gerencie inspeções e controles de campo
Tarefas de controle periódicas podem ser criadas para gerentes regionais ou supervisores de campo.
Durante a inspeção, informações como condição do pessoal, equipamento, uniforme, qualidade do serviço, materiais de consumo e feedback do cliente podem ser registradas.
Quando for identificada alguma não conformidade, uma tarefa corretiva pode ser atribuída ao responsável. Data alvo e informações de resultado podem ser acompanhadas.
Controles de campo concluídos podem ser relatados por cliente, localização e período.
Acompanhe registros de incidentes e não conformidades
Incidentes de segurança, danos, acidentes, falhas no serviço ou reclamações de clientes ocorridos no campo podem ser registrados separadamente.
Data do incidente, local, descrição, pessoas envolvidas, nível de importância e ações iniciais podem ser registrados. Fotos e documentos podem ser anexados ao registro.
Investigações, notificações ao cliente e ações corretivas podem ser atribuídas como tarefas aos gerentes responsáveis.
XtraCRM não substitui o sistema oficial de investigação de acidentes ou segurança no trabalho; apoia o registro operacional, tarefas e o processo de acompanhamento.
Gerencie solicitações e reclamações de clientes
Solicitações adicionais de serviço, troca de pessoal, limpeza, falhas, equipamentos ou qualidade provenientes do cliente podem ser registradas.
A solicitação pode ser associada à localização relevante, contrato e equipe responsável. Prioridade e data alvo podem ser definidas.
As ações realizadas durante o processo e as informações fornecidas ao cliente podem ser mantidas no mesmo registro. Quando a solicitação for concluída, a aprovação ou satisfação do cliente pode ser obtida.
Solicitações recorrentes podem ser avaliadas por localização e assunto para planejar melhorias no serviço.
Acompanhe processos de equipamentos e patrimônio
Rádios, terminais portáteis, máquinas de limpeza, uniformes, chaves, cartões e outros equipamentos podem ser monitorados nos registros de inventário.
Pode-se registrar em campos especiais qual funcionário, equipe ou localização possui o equipamento. Os processos de entrega e devolução podem ser suportados por tarefas e documentos.
Podem ser criados registros de processos para equipamentos danificados, perdidos ou que necessitem de manutenção.
Em casos de troca de funcionário ou localização, os bens patrimoniais abertos podem ser revisados por meio de uma lista de verificação.
Gerencie materiais de consumo e estoques
Produtos de limpeza, materiais de higiene, equipamentos de segurança e outros consumíveis podem ser monitorados nos registros de estoque.
Pode-se monitorar em qual depósito os materiais estão, para qual localização foram enviados e a quantidade disponível.
Para produtos que se aproximam do nível crítico, pode-se gerar necessidade de compra. Informações de uso por localização podem ser registradas em campos especiais.
XtraCRM não realiza previsão automática de consumo de materiais; permite o monitoramento do uso baseado em registros de estoque e operação.
Gerencie processos de compras e fornecedores
Podem ser criados pedidos de compra para uniformes, materiais de consumo, equipamentos, serviços externos ou outras necessidades.
Fornecedor, produto, quantidade, preço, moeda e data prevista de entrega podem ser monitorados.
Para entregas atrasadas, podem ser atribuídas tarefas ao responsável pela compra. Compras acima de determinado valor podem ser encaminhadas para aprovação do gerente.
Informações de contato dos fornecedores, pedidos anteriores, contratos e documentos podem ser mantidos na mesma conta da empresa.
Gerencie processos de veículos e frota
Veículos usados em operações de campo podem ser monitorados na seção Frota com informações de placa, marca, modelo, quilometragem, seguro e inspeção.
Os veículos podem ser atribuídos a funcionários ou departamentos. O propósito da designação, a data de início e retorno, e as informações de quilometragem podem ser registradas.
O histórico de manutenção do veículo, os custos e a data do próximo serviço podem ser monitorados. É possível indicar com campos personalizados qual veículo é usado em qual região ou operação do cliente.
Acompanhe as datas de documentos e treinamentos dos funcionários
Certificados, treinamentos e outros documentos dos funcionários necessários para a função podem ser vinculados ao registro do funcionário correspondente.
O tipo de documento, a data de emissão e o período de validade podem ser armazenados com campos personalizados. Para registros com validade próxima, uma tarefa pode ser atribuída ao RH ou à equipe de operações.
Treinamentos planejados podem ser acompanhados com informações sobre datas, participantes e conteúdo.
Decisões sobre qualificações profissionais e conformidade legal devem ser confirmadas separadamente por pessoas autorizadas.
Registre horas extras e serviços adicionais
Pessoal extra solicitado pelo cliente fora do escopo do contrato, limpeza especial, turnos adicionais ou outros serviços podem ser registrados separadamente.
A data do pedido, o escopo, a necessidade de pessoal, a aprovação do cliente e informações de preço podem ser acompanhadas.
Serviços adicionais aprovados podem ser vinculados às tarefas de campo e ao processo de faturamento. Assim, evita-se a perda de solicitações verbais ou a conclusão sem faturamento.
Associe despesas ao cliente e local
Despesas com pessoal, transporte, hospedagem, materiais, manutenção e outras operações podem ser relacionadas ao cliente ou centro de custo correspondente.
A categoria da despesa, data, valor, documento e status de aprovação podem ser acompanhados.
Despesas baseadas em cliente e local podem ser avaliadas junto com a receita contratual para monitorar a situação financeira do serviço.
Gerencie processos de faturamento e cobrança
Valores mensais do serviço, turnos extras, materiais, equipamentos ou outras taxas podem ser relacionados ao processo de faturamento.
Período da fatura, valor, moeda e informações de vencimento conforme o contrato podem ser acompanhados. Tarefas de faturamento periódicas podem ser atribuídas à equipe financeira.
Para cobranças próximas do vencimento ou atrasadas, pode ser criada uma tarefa de acompanhamento para o responsável pelo cliente.
O XtraCRM não é um sistema automático de cálculo de custos de pessoal ou direito a serviços; ele gerencia a aprovação, faturamento e processo de cobrança das contas geradas pela empresa.
Acompanhe renovações de contratos
Para clientes com a data de término do contrato próxima, uma tarefa de renovação pode ser atribuída ao gerente de vendas ou de clientes.
O número de pessoal, salários, escopo dos serviços e condições de trabalho do novo período podem ser acompanhados por meio de reuniões com o cliente.
Quando a renovação não ocorre, podem ser registradas razões como preço, escopo do serviço, decisão do cliente ou preferência do concorrente.
Para clientes atuais, novas localizações ou oportunidades de serviços adicionais podem ser criadas como oportunidades de vendas separadas.
Reúna a comunicação com o cliente em um único histórico
Chamadas telefônicas, e-mails, conversas no WhatsApp, notas, tarefas e solicitações podem ser visualizadas no histórico do cliente dentro das permissões.
Quando o cliente retoma contato, podem ser visualizados os locais onde você presta serviço, solicitações em aberto, últimas inspeções de campo e processos contratuais próximos.
Assim, as equipes de vendas, operações e finanças podem se comunicar com o cliente usando a mesma informação atualizada no mesmo dia.
Defina permissões conforme a distribuição de tarefas
Diferentes níveis de acesso podem ser definidos para equipes de vendas, operações, gerentes de campo, funcionários, depósito, compras, recursos humanos e finanças.
Funcionários de campo visualizam apenas as tarefas atribuídas a eles, enquanto gerentes regionais podem monitorar as localizações pelas quais são responsáveis.
Registros financeiros, documentos dos funcionários e contratos dos clientes podem ser acessados apenas por usuários autorizados.
Crie uma estrutura mensurável para a gestão
Nos painéis de gestão podem ser acompanhadas novas oportunidades de vendas, contratos ativos, locais de serviço, tarefas de campo em aberto, trabalhos atrasados, designação de pessoal e veículos.
As seguintes informações podem ser avaliadas por cliente, localização, tipo de serviço, gerente regional ou período:
Solicitações de serviço recebidas
Taxa de conversão de propostas em contratos
Clientes e pontos de serviço ativos
Tarefas de campo planejadas e concluídas
Trabalhos atrasados
Designações de pessoal
Necessidades de turnos ou tarefas em aberto
Resultados de inspeções de campo
Registros de incidentes e irregularidades
Solicitações dos clientes e tempos de resolução
Situação dos equipamentos e responsabilidades
Necessidades de estoque e consumíveis
Informações sobre designação e manutenção de veículos
Despesas baseadas em localização
Situação de faturamento e cobrança
Renovações de contratos iminentes
XtraCRM não obriga sua empresa a um modelo fixo de serviço de campo. Você pode estruturar registros de clientes, locais, contratos, funcionários, tarefas, equipamentos e processos financeiros de acordo com seu próprio fluxo operacional, tornando todo o processo, desde o primeiro pedido do cliente até a entrega do serviço, controle de qualidade e cobrança, mais organizado, mensurável e rastreável.