Servicios de Seguridad, Limpieza y Campo
La operación en seguridad, limpieza y servicios de campo se basa en cumplir el servicio prometido al cliente en la ubicación correcta, con el personal y equipo adecuados, y en el tiempo establecido.
XtraCRM integra funciones de CRM, contratos, empleados, tareas, calendario, inventario, flota, documentos y finanzas para que la oficina central y los equipos de campo trabajen con la información actualizada al mismo tiempo.
¿Cómo funcionan los procesos en la industria?
El proceso generalmente comienza con una solicitud de una institución para servicios de seguridad, limpieza, mantenimiento u otros servicios de campo. Se determinan las ubicaciones de servicio, los horarios de trabajo, la cantidad de personal, las necesidades de equipo y las condiciones especiales.
Después de la inspección y evaluación de costos, se presenta una propuesta al cliente. Al aceptar, se crea el contrato, el alcance del servicio, el equipo responsable y el plan de inicio.
Los empleados se asignan a las ubicaciones y tareas de servicio. Se planifican trabajos rutinarios, controles y solicitudes especiales. Se registran resultados de campo, deficiencias y eventos.
Al final del período, se evalúan los controles de servicio, gastos, trabajos adicionales, facturación y retroalimentación del cliente.
¿Cómo se adapta XtraCRM a la forma de trabajo de tu empresa?
Cada empresa de servicios de campo tiene una estructura de clientes, distribución de tareas y método de control diferentes. En XtraCRM, los campos personalizados, tareas, formularios y flujos de trabajo pueden configurarse según la operación actual de tu empresa.
Puedes estructurar tu proceso de ventas con las etapas: “Nueva Solicitud, Pre-entrevista, Inspección Planificada, Estudio de Costos, Preparación de Propuesta, Propuesta Presentada, Revisión, Contrato y Inicio de Operación”.
Puede seguir su proceso de solicitud de campo con las etapas "Nueva Solicitud, En Revisión, Responsable Asignado, Planificado, En Proceso de Campo, Esperando Control y Completado".
Puede definir diferentes áreas y listas de control para servicios de campo como seguridad privada, limpieza, mantenimiento técnico, paisajismo, fumigación o similares.
Campos especiales de cliente y ubicación que puede usar
Información del cliente y la empresa
Tipo de servicio
Sucursal o punto de servicio
Dirección completa
Responsables de la ubicación
Días y horas laborales
Fecha de inicio del servicio
Fecha de inicio y fin del contrato
Necesidad de personal
Turnos
Responsable de campo
Gerente regional
Vehículos y equipos a utilizar
Necesidades de materiales consumibles
Frecuencia de control e informes
Instrucciones especiales
Información de riesgos y prioridades
Personas de contacto para emergencias
Método de facturación
Estado de la ubicación
Múltiples sucursales o puntos de servicio de un cliente pueden seguirse bajo la misma cuenta del cliente con información de ubicación separada.
Administre los procesos de nuevos clientes y descubrimientos
Las solicitudes recibidas por teléfono, sitio web, correo electrónico, referencias o actividades de ventas pueden registrarse en el CRM.
Se puede registrar el tipo de servicio solicitado, ubicación, necesidad aproximada de personal, fecha de inicio y expectativas especiales.
Si se requiere una inspección en campo, se puede asignar la tarea a un empleado de ventas u operaciones. Durante la inspección, el tamaño del área, condiciones de trabajo, puntos de acceso, necesidades de equipo y riesgos pueden registrarse con formularios especiales.
Se pueden añadir fotografías, croquis y documentos del cliente al registro de la oportunidad.
Haga seguimiento de los procesos de oferta y costos
Con base en los resultados del descubrimiento, se pueden evaluar costos de personal, equipo, suministros, vehículos y otros servicios para preparar una oferta.
En los ítems de la oferta se puede hacer seguimiento al tipo de servicio, cantidad, periodo, precio unitario y servicios adicionales.
Se pueden monitorear etapas de elaboración, revisión, presentación al cliente, revisión y aprobación de la oferta. Las ofertas que superen ciertos precios o descuentos pueden dirigirse para aprobación gerencial.
XtraCRM no es un motor especializado de cálculo de costos para seguridad o limpieza; gestiona el proceso de oferta, aprobación y venta basado en los montos calculados por la empresa.
Administre contratos y el alcance del servicio
Después de la aprobación de la oferta, el contrato con el cliente puede vincularse con las cuentas y ubicaciones de servicio correspondientes.
En el contrato se pueden monitorear los siguientes datos:
Tipo y alcance del servicio
Ubicaciones donde se prestará el servicio
Plan de personal y turnos
Equipos a utilizar
Responsabilidad por suministros
Fecha de inicio y fin del servicio
Costo mensual o por período
Condiciones de trabajos adicionales y horas extras
Frecuencia de control e informes
Expectativas de nivel de servicio
Fechas de renovación y cancelación
Responsables de clientes
Responsables de la empresa
El contrato y sus anexos pueden almacenarse en la gestión de documentos. Se puede crear una tarea de renovación para contratos con fecha de finalización próxima.
Estandarice el inicio de operaciones
Los procedimientos necesarios al poner en marcha un nuevo cliente o ubicación pueden seguirse mediante una lista de control.
Las siguientes tareas pueden asignarse a los empleados correspondientes:
Verificación de la información de la ubicación
Asignación del responsable de campo
Elaboración del plan de personal
Revisión de los documentos de los empleados
Preparación de uniformes y equipos
Asignación de vehículos
Entrega de materiales consumibles
Encuentro con los representantes del cliente
Compartir instrucciones de campo
Planificación de la primera fecha de control
Verificación de la información de emergencia
De este modo no se pierde información en la transición del equipo de ventas a operaciones.
Gestione los registros de empleados y personal
Los empleados de campo pueden ser monitoreados en el módulo de Recursos Humanos con información de contacto, departamento, posición y estado laboral.
La información personal y de asignación del empleado puede almacenarse según permisos. Se pueden crear campos especiales para fechas de capacitación, documentos o certificados.
Los empleados pueden asignarse a ubicaciones de servicio, tareas o vehículos. Se puede rastrear qué empleado trabaja con qué cliente o en qué región.
Los cambios de personal pueden seguirse con información de tareas y fechas de las asignaciones antiguas y nuevas.
Configure la planificación de turnos y tareas
Los turnos y las tareas de campo pueden planificarse según el horario de trabajo en el contrato con el cliente.
En las tareas se pueden registrar los siguientes datos:
Cliente y ubicación
Tipo de servicio
Fecha y hora de la tarea
Empleado o equipo responsable
Información del turno
Trabajos a realizar
Lista de verificación
Equipos a utilizar
Estado
Descripción y notas de campo
Se pueden crear planes de tareas regulares para servicios recurrentes. Las tareas incompletas o faltantes pueden reasignarse al personal correspondiente.
XtraCRM no se presenta como un motor especializado en optimización de turnos o control automático de asistencia; permite el seguimiento conjunto de los registros de tareas, empleados, fechas y servicios.
Gestiona los servicios de seguridad según la ubicación
En las ubicaciones donde se presta servicio de seguridad, se pueden registrar puntos de tarea, turnos, áreas de control e instrucciones especiales.
Se pueden hacer seguimientos de las siguientes operaciones mediante listas de tareas y control:
Entrega de turno
Controles de entrada y salida
Puntos de patrulla
Direcciones para visitantes y entregas
Controles de llaves y equipos
Controles de emergencia
Incidentes y notas de turno
Controles del supervisor de campo
XtraCRM no es un sistema de control físico de accesos, alarma o seguimiento de patrullas en vivo. Puede usarse de forma independiente para gestionar los procesos de cliente, personal, tarea, incidente y documentos del servicio de seguridad.
Planifique los servicios de limpieza
En los servicios de limpieza se pueden definir áreas, frecuencia, tipo de tarea y materiales a utilizar con campos específicos.
Se pueden crear listas de control para trabajos diarios, semanales o periódicos:
Limpieza de áreas comunes
Oficinas y áreas de trabajo
Ambientes húmedos
Cristales y fachadas exteriores
Mantenimiento de suelos
Recolección de residuos
Desinfección
Control de consumibles
Limpieza detallada periódica
Al completar la tarea se puede registrar el resultado, descripción y si es necesario una foto. Las tareas deficientes o incompletas pueden reasignarse al equipo correspondiente.
Gestione los controles e inspecciones en campo
Se pueden crear tareas de control periódicas para gerentes de zona o supervisores de campo.
Durante el control se pueden registrar datos sobre el personal, equipamiento, uniforme, calidad del servicio, consumibles y retroalimentación del cliente.
Cuando se detecta una no conformidad se puede asignar una tarea correctiva al responsable correspondiente. Se puede hacer seguimiento de la fecha objetivo y resultados.
Los controles de campo completados pueden reportarse según cliente, ubicación y período.
Haga seguimiento de registros de incidentes y no conformidades
Se pueden crear registros separados para incidentes de seguridad, daños, accidentes, interrupciones de servicio o quejas de clientes ocurridos en campo.
Se pueden registrar fecha, ubicación, descripción, personas implicadas, grado de importancia y acción inicial realizada. Se pueden anexar fotos y documentos al registro.
Las revisiones, informaciones al cliente y acciones correctivas pueden asignarse como tareas a los gerentes correspondientes.
XtraCRM no reemplaza el sistema oficial de investigación de incidentes o de seguridad laboral; apoya el registro operativo, las tareas y el proceso de seguimiento.
Gestione las solicitudes y quejas de los clientes
Se pueden registrar solicitudes adicionales del cliente sobre servicios, cambios de personal, limpieza, fallas, equipos o calidad.
La solicitud puede asociarse con la ubicación correspondiente, el contrato y el equipo responsable. Se pueden establecer prioridades y fechas objetivo.
Las acciones realizadas durante el proceso y la información proporcionada al cliente pueden mantenerse en el mismo registro. Al completarse la solicitud, se puede obtener la aprobación o satisfacción del cliente.
Las solicitudes recurrentes pueden evaluarse por ubicación y tema para planificar mejoras en el servicio.
Realice el seguimiento de los procesos de equipo y asignación
Radio, terminales portátiles, máquinas de limpieza, uniformes, llaves, tarjetas y otros equipos pueden seguirse en los registros de inventario.
Se puede registrar en campos específicos en qué empleado, equipo o ubicación se encuentra el equipo. Los procesos de entrega y devolución pueden apoyarse con tareas y documentos.
Se pueden crear registros de acciones para equipos dañados, perdidos o que requieren mantenimiento.
Al cambiar de empleado o ubicación, las asignaciones abiertas pueden revisarse con una lista de control.
Gestione consumibles y existencias
Productos de limpieza, materiales de higiene, equipos de seguridad y otros consumibles pueden seguirse en los registros de stock.
Se puede monitorear en qué almacén se encuentran los materiales, a qué ubicación se enviaron y la cantidad disponible.
Se puede generar la necesidad de compra para productos que se acercan a niveles críticos. La información de uso por ubicación puede registrarse en campos específicos.
XtraCRM no realiza predicciones automáticas del consumo de consumibles; permite el seguimiento del uso mediante registros de stock y operación.
Gestione los procesos de compra y proveedores
Se pueden crear órdenes de compra para uniformes, consumibles, equipos, servicios externos u otras necesidades.
Se puede realizar el seguimiento de proveedor, producto, cantidad, precio, moneda y fecha de entrega prevista.
Para entregas retrasadas se pueden asignar tareas al responsable de compras. Las compras sobre cierto monto pueden requerir aprobación del administrador.
La información de contacto, pedidos anteriores, contratos y documentos de los proveedores pueden mantenerse en la misma cuenta de empresa.
Gestione los procesos de vehículos y flotas
Los vehículos utilizados en operaciones de campo pueden seguirse en la sección de Flota con información de matrícula, marca, modelo, kilometraje, seguro y revisión.
Los vehículos pueden ser asignados a empleados o departamentos. Se pueden registrar el propósito de la asignación, las fechas de inicio y finalización, así como la información de kilometraje.
Se puede hacer el seguimiento del historial de mantenimiento del vehículo, los costos y la fecha del próximo servicio. Con campos personalizados se puede indicar qué vehículo se utiliza en qué zona u operación con el cliente.
Haga seguimiento de las fechas de documentos y capacitaciones de los empleados.
Los certificados, capacitaciones y otros documentos de los empleados necesarios para la tarea pueden vincularse al registro del empleado correspondiente.
El tipo de documento, la fecha de emisión y la validez pueden mantenerse con campos personalizados. Para registros con vencimiento próximo, se pueden asignar tareas al equipo de Recursos Humanos o a operaciones.
Las capacitaciones planificadas pueden seguirse con información de fecha, participantes y contenido.
Las decisiones sobre competencia profesional y conformidad legal deben ser además verificadas por personas autorizadas.
Registre horas extras y servicios adicionales.
Puestos adicionales, limpieza especial, turnos extras u otros servicios solicitados por el cliente fuera del contrato pueden crearse como registros separados.
Se puede hacer seguimiento de la fecha de la solicitud, el alcance, la necesidad de personal, la aprobación del cliente y la información de precios.
Los servicios adicionales aprobados pueden vincularse a tareas de campo y al proceso de facturación. Así se evita la pérdida de solicitudes verbales o la finalización sin facturación.
Relacione los gastos con el cliente y la ubicación.
Los gastos de personal, transporte, alojamiento, materiales, mantenimiento y otros operativos pueden vincularse al cliente correspondiente o al centro de costos.
Se puede hacer seguimiento de la categoría del gasto, fecha, monto, documento y estado de aprobación.
Los gastos basados en cliente y ubicación se pueden evaluar junto con los ingresos del contrato para monitorear la situación financiera del servicio.
Gestione los procesos de facturación y cobranza.
Las tarifas mensuales de servicio, turnos extras, materiales, equipos u otros cargos pueden vincularse al proceso de facturación.
Se puede hacer seguimiento del período de facturación, monto, moneda y vencimiento según el contrato. Se pueden asignar tareas de facturación periódica al equipo financiero.
Para cobros próximos a vencerse o vencidos, se puede crear una tarea de seguimiento para el responsable del cliente.
XtraCRM no es un sistema automático de cálculo de costo de personal o devengos de servicio; gestiona la aprobación, facturación y cobranza de cuentas creadas por la empresa.
Realice seguimiento a las renovaciones de contratos.
Para clientes con fecha de término de contrato próxima, se puede asignar una tarea de renovación al equipo de ventas o al gestor de clientes.
El número de personal, los salarios, el alcance del servicio y las condiciones de trabajo del nuevo período pueden seguirse a través de las negociaciones realizadas con el cliente.
Cuando no se realice la renovación, se pueden registrar motivos como el precio, el alcance del servicio, la decisión del cliente o la preferencia por la competencia.
Para los clientes existentes, pueden crearse oportunidades de venta separadas para nuevas ubicaciones o servicios adicionales.
Reúna toda la comunicación con el cliente en un solo historial
Las llamadas telefónicas, correos electrónicos, conversaciones de WhatsApp, notas, tareas y solicitudes pueden visualizarse en el historial del cliente dentro de los permisos establecidos.
Cuando el cliente se vuelva a comunicar, se pueden ver las ubicaciones en las que se presta servicio, solicitudes abiertas, las últimas inspecciones de campo y los próximos procesos contractuales.
De este modo, los equipos de ventas, operaciones y finanzas pueden comunicarse con el cliente utilizando la misma información actualizada.
Defina los permisos según la distribución de tareas
Se pueden definir diferentes niveles de acceso para los equipos de ventas, operaciones, supervisores de campo, empleados, almacén, compras, recursos humanos y finanzas.
Los empleados de campo solo ven las tareas asignadas a ellos, mientras que los gerentes regionales pueden supervisar las ubicaciones bajo su responsabilidad.
Los registros financieros, documentos de empleados y contratos con clientes solo pueden ser accedidos por usuarios autorizados.
Cree una estructura medible para la gestión
En las pantallas de gestión se pueden seguir nuevas oportunidades de venta, contratos activos, ubicaciones de servicio, tareas de campo abiertas, trabajos retrasados, asignaciones de personal y vehículos.
Se pueden evaluar los siguientes datos por cliente, ubicación, tipo de servicio, gerente regional o período:
Solicitudes de servicio recibidas
Tasa de conversión de ofertas a contratos
Clientes activos y puntos de servicio
Tareas de campo planificadas y completadas
Trabajos retrasados
Asignaciones de personal
Necesidades abiertas de turnos o tareas
Resultados de inspecciones de campo
Registros de incidentes y no conformidades
Solicitudes de clientes y tiempos de resolución
Estado de equipos y asignaciones
Necesidades de stock y consumibles
Información de asignación de vehículos y mantenimiento
Gastos basados en ubicación
Estado de facturación y cobro
Renovaciones próximas de contratos
XtraCRM no obliga a su empresa a un modelo fijo de servicio de campo. Puede estructurar los registros de clientes, ubicaciones, contratos, empleados, tareas, equipos y procesos financieros según su propio orden operativo para que todo el proceso desde la solicitud inicial del cliente hasta la entrega del servicio, el control de calidad y la cobranza sea más organizado, medible y fácil de seguir.