Sicherheit, Reinigung und Außendienstleistungen
Im Bereich Sicherheit, Reinigung und Außendienst beruht der Betrieb darauf, die dem Kunden zugesagte Leistung am richtigen Standort, mit dem richtigen Personal und der richtigen Ausrüstung zur festgelegten Zeit zu erbringen.
XtraCRM vereint CRM, Verträge, Mitarbeiter, Aufgaben, Kalender, Inventar, Fuhrpark, Dokumente und Finanzfunktionen, sodass die Zentrale und die Außendienst-Teams mit denselben aktuellen Informationen arbeiten.
Wie läuft der Prozess in der Branche ab?
Der Prozess beginnt in der Regel damit, dass eine Organisation eine Anfrage für Sicherheits-, Reinigungs-, Wartungs- oder andere Außendienstleistungen stellt. Die Dienstleistungsstandorte, Arbeitszeiten, Mitarbeiteranzahl, Ausrüstungsbedarf und besondere Bedingungen werden festgelegt.
Nach Besichtigung und Kosteneinschätzung wird dem Kunden ein Angebot unterbreitet. Wird das Angebot angenommen, werden Vertrag, Leistungsumfang, verantwortliches Team und Startplan erstellt.
Mitarbeiter werden den Dienstleistungsstandorten und Aufgaben zugewiesen. Routinearbeiten, Kontrollen und Sonderanforderungen werden geplant. Ergebnisse, Defizite und Vorfälle vor Ort werden dokumentiert.
Am Periodenende werden Dienstleistungskontrollen, Kosten, Zusatzarbeiten, Abrechnungen und Kundenfeedback ausgewertet.
Wie passt sich XtraCRM an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens an?
Jedes Außendienstleistungsunternehmen hat unterschiedliche Kundenstrukturen, Aufgabenzuteilungen und Kontrollmethoden. In XtraCRM können spezielle Felder, Aufgaben, Formulare und Workflows entsprechend Ihren bestehenden Abläufen angelegt werden.
Sie können Ihren Vertriebsprozess aus den Phasen „Neue Anfrage, Erstgespräch, Besichtigung geplant, Kostenermittlung, Angebotserstellung, Angebot unterbreitet, Revision, Vertrag und Beginn der Operation“ zusammenstellen.
Ihren Außendienst-Anforderungsprozess können Sie anhand der Phasen "Neue Anfrage, Prüfung, Verantwortlicher zugewiesen, Geplant, Im Außendienst, Wartet auf Kontrolle und Abgeschlossen" verfolgen.
Für private Sicherheitsdienstleistungen, Reinigung, technische Wartung, Landschaftspflege, Schädlingsbekämpfung oder ähnliche Außendienstleistungen können Sie verschiedene Bereiche und Kontrolllisten definieren.
Kundenspezifische und standortspezifische Felder, die Sie nutzen können
Kunden- und Firmendaten
Art der Dienstleistung
Filiale oder Servicepunkt
Ungefähre Adresse
Standortverantwortliche
Arbeits- und Öffnungszeiten
Dienstleistungsbeginn
Vertragsbeginn und -ende
Personalbedarf
Schichtplan
Außendienstverantwortlicher
Gebietsleiter
Zu verwendende Fahrzeuge und Geräte
Bedarf an Verbrauchsmaterialien
Häufigkeit von Kontrolle und Berichtswesen
Besondere Anweisungen
Risiko- und Prioritätsinformationen
Notfallkontaktpersonen
Abrechnungsmethode
Standortstatus
Mehrere Filialen oder Servicepunkte eines Kunden können unter demselben Kundenkonto mit separaten Standortinformationen verfolgt werden.
Verwalten Sie neue Kunden- und Erkundungsprozesse
Anfragen, die telefonisch, über die Website, E-Mail, Empfehlungen oder Verkaufsaktivitäten eingehen, können im CRM erfasst werden.
Der Dienstleistungstyp, der Standort, der ungefähre Personalbedarf, der Anfangstermin und spezielle Erwartungen der Anfrage können dokumentiert werden.
Wenn eine Vor-Ort-Erkundung nötig ist, kann ein Vertriebs- oder Operation-Mitarbeiter zugewiesen werden. Während der Erkundung können Flächengröße, Arbeitsbedingungen, Zugangspunkte, Ausrüstungsbedarfe und Risiken mit speziellen Formularen erfasst werden.
Fotos, Skizzen und Kundendokumente können dem Chancen-Datensatz hinzugefügt werden.
Verfolgen Sie Angebote und Kalkulationsprozesse
Basierend auf den Erkundungsergebnissen können Personal-, Ausrüstungs-, Verbrauchsmaterial-, Fahrzeug- und andere Dienstleistungskosten bewertet und ein Angebot erstellt werden.
In den Angebotspositionen können Dienstleistungstyp, Menge, Zeitraum, Einheitspreis und Zusatzleistungen verfolgt werden.
Die Phasen der Angebotserstellung, Kontrolle, Präsentation beim Kunden, Überarbeitung und Genehmigung können überwacht werden. Angebote, die über bestimmte Preise oder Rabatte hinausgehen, können zur Genehmigung an einen Manager weitergeleitet werden.
XtraCRM ist kein spezialisierter Kostenkalkulationsmotor für Sicherheits- oder Reinigungsdienste; es verwaltet den Angebots-, Genehmigungs- und Verkaufsprozess für vom Unternehmen berechnete Beträge.
Verwalten Sie Verträge und den Leistungsumfang
Nach dem genehmigten Angebot kann der Kundenvertrag mit den entsprechenden Konten und Dienstleistungsstandorten verknüpft werden.
Folgende Informationen können im Vertrag verfolgt werden:
Dienstleistungstyp und -umfang
Standorte, an denen die Dienstleistung erbracht wird
Personal- und Schichtplan
Verwendete Ausrüstungen
Verantwortlichkeit für Verbrauchsmaterialien
Beginn- und Enddatum der Dienstleistung
Monatliche oder periodische Gebühren
Bedingungen für Zusatzarbeiten und Überstunden
Kontroll- und Berichtshäufigkeit
Service-Level-Erwartungen
Erneuerungs- und Kündigungsdaten
Kundenverantwortliche
Firmenverantwortliche
Verträge und Anhänge können im Dokumentenmanagement gespeichert werden. Für Verträge mit nahendem Ablaufdatum kann eine Erneuerungsaufgabe erstellt werden.
Standardisieren Sie den Betriebsstart
Die bei der Inbetriebnahme eines neuen Kunden oder Standorts notwendigen Schritte können mit einer Checkliste verfolgt werden.
Die folgenden Aufgaben können den zuständigen Mitarbeitern als Aufgabe zugewiesen werden:
Überprüfung der Standortinformationen
Zuweisung eines Feldverantwortlichen
Erstellung des Personalplans
Überprüfung der Mitarbeiterunterlagen
Vorbereitung von Uniformen und Ausrüstung
Fahrzeugeinsatz
Übergabe von Verbrauchsmaterialien
Treffen mit den Kundenverantwortlichen
Weitergabe der Arbeitsanweisungen vor Ort
Planung des ersten Kontrolltermins
Überprüfung der Notfallinformationen
So geht beim Übergang vom Vertrieb zum Betrieb keine Information verloren.
Verwalten Sie Mitarbeiter- und Personalakten
Mitarbeiter vor Ort können im Personalmodul nach Kommunikation, Abteilung, Position und Arbeitsstatus verfolgt werden.
Personenbezogene Daten und Einsatzinformationen des Mitarbeiters können im Rahmen der Berechtigungen gespeichert werden. Für Bildungs-, Dokument- oder Zertifikatsdaten können spezielle Felder angelegt werden.
Mitarbeiter können Dienstorten, Aufgaben oder Fahrzeugen zugewiesen werden. Es ist nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter bei welchem Kunden oder in welcher Region tätig ist.
Bei Personalwechseln können alte und neue Einsätze mit Aufgaben- und Datumsangaben verfolgt werden.
Schicht- und Aufgabenplanung strukturieren
Schichten und Außendienstaufgaben können gemäß der Arbeitsorganisation im Kundenvertrag geplant werden.
Folgende Informationen können in den Aufgaben erfasst werden:
Kunde und Standort
Dienstleistungstyp
Aufgaben-Datum und -Uhrzeit
Verantwortlicher Mitarbeiter oder Team
Schichtinformationen
Auszuführende Arbeiten
Checkliste
Zu verwendende Ausrüstung
Status
Erklärungen und Außendienstnotizen
Für wiederkehrende Dienstleistungen können regelmäßige Einsatzpläne erstellt werden. Fehlende oder unvollständige Arbeiten können erneut den zuständigen Mitarbeitern zugewiesen werden.
XtraCRM wird nicht als spezialisiertes Schichtoptimierungs- oder automatisches Zeiterfassungssystem angeboten; es ermöglicht die gemeinsame, geordnete Verfolgung von Aufgaben-, Mitarbeiter-, Zeit- und Dienstleistungsdaten.
Verwalten Sie Sicherheitsdienstleistungen standortbezogen
An Standorten mit Sicherheitsdiensten können Einsatzpunkte, Schichten, Kontrollbereiche und spezielle Anweisungen erfasst werden.
Folgende Vorgänge können mit Aufgaben- und Checklisten verfolgt werden:
Schichtübergabe
Ein- und Ausgangskontrollen
Streifengänge
Besucher- und Lieferanweisungen
Schlüssel- und Ausrüstungskontrollen
Notfallkontrollen
Vorfall- und Schichtnotizen
Kontrollen durch den Einsatzleiter
XtraCRM ist kein System für physische Kontrollgänge, Alarme oder Live-Patrouillenverfolgung. Es kann unabhängig von diesen Systemen zur Verwaltung der Kunden-, Personal-, Aufgaben-, Vorfall- und Dokumentationsprozesse im Sicherheitsdienst verwendet werden.
Planen Sie Reinigungsdienste
Bereiche, Häufigkeit, Aufgabentyp und zu verwendende Materialien können in speziellen Feldern für Reinigungsdienste definiert werden.
Checklisten können für tägliche, wöchentliche oder periodische Aufgaben erstellt werden:
Reinigung von Gemeinschaftsbereichen
Büro- und Arbeitsbereiche
Nasse Bereiche
Fenster und Außenfassaden
Bodenpflege
Abfallsammlung
Desinfektion
Verbrauchsmaterialkontrolle
Periodische Tiefenreinigung
Nach Abschluss der Aufgabe können Ergebnis, Beschreibung und bei Bedarf Fotos gespeichert werden. Fehlende oder mangelhafte Arbeiten können erneut dem zuständigen Team zugewiesen werden.
Verwalten Sie Feldkontrollen und Inspektionen
Für Gebietsleiter oder Einsatzleiter können periodische Kontrollaufgaben erstellt werden.
Während der Kontrolle können Informationen wie Personalstatus, Ausrüstung, Uniform, Servicequalität, Verbrauchsmaterial und Kundenfeedback erfasst werden.
Wird eine Unregelmäßigkeit festgestellt, kann eine korrigierende Aufgabe dem Verantwortlichen zugewiesen werden. Zieltermine und Ergebnisse sind nachverfolgbar.
Abgeschlossene Feldkontrollen können kunden-, standort- und zeitraumbezogen berichtet werden.
Verfolgen Sie Vorfälle und Unregelmäßigkeitsaufzeichnungen
Sicherheitsvorfälle, Schäden, Unfälle, Dienstunterbrechungen oder Kundenbeschwerden, die vor Ort auftreten, können als separate Einträge erfasst werden.
Datum, Ort, Beschreibung, beteiligte Personen, Wichtigkeit und erste Maßnahmen des Vorfalls können gespeichert werden. Fotos und Dokumente können dem Eintrag hinzugefügt werden.
Überprüfungen, Kundenbenachrichtigungen und korrigierende Maßnahmen können als Aufgaben an die zuständigen Manager zugewiesen werden.
XtraCRM ersetzt keine offiziellen Vorfalluntersuchungen oder Arbeitsschutzsysteme; es unterstützt die operative Erfassung, Aufgaben- und Nachverfolgungsprozesse.
Verwalten Sie Kundenanfragen und Beschwerden
Zusätzliche Service-, Personalwechsel-, Reinigungs-, Störungs-, Geräte- oder Qualitätsanfragen vom Kunden können erfasst werden.
Die Anfrage kann mit dem jeweiligen Standort, Vertrag und zuständigem Team verknüpft werden. Priorität und Zieltermin können festgelegt werden.
Während des gesamten Prozesses vorgenommene Maßnahmen und dem Kunden gegebene Informationen können im selben Datensatz festgehalten werden. Nach Abschluss der Anfrage kann die Kundenbestätigung oder Zufriedenheitsinformation eingeholt werden.
Wiederkehrende Anfragen können standort- und themenbezogen ausgewertet werden, um Verbesserungsmaßnahmen zu planen.
Verfolgen Sie Geräte- und Inventarprozesse
Funkgeräte, Handterminals, Reinigungsmaschinen, Uniformen, Schlüssel, Karten und andere Geräte können in Inventarlisten verfolgt werden.
Es kann festgehalten werden, welcher Mitarbeiter, welches Team oder welcher Standort das Gerät besitzt. Übergabe- und Rückgabeprozesse können mit Aufgaben und Dokumenten unterstützt werden.
Für beschädigte, verlorene oder wartungsbedürftige Geräte können Vorgangsaufzeichnungen erstellt werden.
Bei Mitarbeiter- oder Standortwechsel können offene Inventarzuweisungen anhand einer Kontrollliste überprüft werden.
Verwalten Sie Verbrauchsmaterialien und Lagerbestände
Reinigungsmittel, Hygienematerialien, Sicherheitsausrüstungen und andere Verbrauchsmaterialien können in Lagerbeständen verfolgt werden.
Es kann beobachtet werden, in welchem Lager die Materialien sind, an welchen Standort sie gesendet wurden und wie viel aktuell verfügbar ist.
Für Produkte, die sich einem kritischen Bestand nähern, kann ein Beschaffungsbedarf generiert werden. Nutzungsinformationen können standortbezogen mit speziellen Feldern erfasst werden.
XtraCRM führt keine automatische Verbrauchsprognose durch; es ermöglicht die Überwachung des Verbrauchs durch Lager- und Betriebsaufzeichnungen.
Verwalten Sie Beschaffungs- und Lieferantenprozesse
Für Uniformen, Verbrauchsmaterialien, Geräte, Fremddienstleistungen oder andere Bedarfe können Bestellungen erstellt werden.
Lieferant, Produkt, Menge, Preis, Währung und erwartetes Lieferdatum können verfolgt werden.
Für verspätete Lieferungen können Aufgaben an den Einkaufssachbearbeiter vergeben werden. Bestellungen über einem bestimmten Betrag können an die Genehmigung durch Vorgesetzte weitergeleitet werden.
Kontaktinformationen der Lieferanten, frühere Bestellungen, Verträge und Dokumente können im selben Firmenkonto gespeichert werden.
Verwalten Sie Fahrzeug- und Flottenprozesse
In der FLOTTE können Fahrzeuge, die im Außendienst verwendet werden, mit Nummernschild, Marke, Modell, Kilometerstand, Versicherungs- und TÜV-Daten verfolgt werden.
Fahrzeuge können Mitarbeitern oder Abteilungen zugewiesen werden. Zweck der Zuweisung sowie Start- und Rückgabedatum und Kilometerstand können erfasst werden.
Die Fahrzeugwartungshistorie, Kosten und der nächste Servicetermin können überwacht werden. Mit speziellen Feldern kann angegeben werden, welches Fahrzeug in welcher Region oder Kundenoperation eingesetzt wird.
Verfolgen Sie Mitarbeiterdokumente und Schulungsdaten
Für die Aufgabe erforderliche Zertifikate, Schulungen und andere Mitarbeiterdokumente können mit dem entsprechenden Mitarbeiterdatensatz verknüpft werden.
Dokumenttyp, Ausstellungsdatum und Gültigkeitsdauer können mit speziellen Feldern verwaltet werden. Für bald ablaufende Einträge können Aufgaben an die Personalabteilung oder das Betriebsteam vergeben werden.
Geplante Schulungen können mit Datum, Teilnehmern und Inhaltsangaben verfolgt werden.
Entscheidungen über berufliche Qualifikationen und rechtliche Zulassungen müssen von befugten Personen zusätzlich bestätigt werden.
Überstunden und zusätzliche Leistungen erfassen
Vom Kunden angeforderte zusätzliche Mitarbeiter, spezielle Reinigungen, zusätzliche Schichten oder andere Leistungen außerhalb des Vertragsumfangs können separat erfasst werden.
Anforderungsdatum, Umfang, Personalbedarf, Kundenfreigabe und Preis können nachverfolgt werden.
Genehmigte Zusatzleistungen können mit Einsatzeinsätzen und dem Abrechnungsprozess verknüpft werden. So wird verhindert, dass mündliche Anfragen verloren gehen oder ohne Abrechnung ausgeführt werden.
Verknüpfen Sie Ausgaben mit Kunden und Standorten
Personal-, Transport-, Unterkunfts-, Material-, Wartungs- und andere Betriebskosten können mit dem jeweiligen Kunden oder Kostenstelle verknüpft werden.
Kategorie, Datum, Betrag, Beleg und Genehmigungsstatus der Ausgabe können verfolgt werden.
Kunden- und standortbezogene Ausgaben können zusammen mit Vertragseinnahmen bewertet werden, um den finanziellen Zustand der Dienstleistung zu überwachen.
Verwalten Sie Rechnungs- und Inkassoprozesse
Monatliche Servicegebühren, zusätzliche Schichten, Materialien, Ausrüstung oder sonstige Gebühren können mit dem Abrechnungsprozess verknüpft werden.
Rechnungszeitraum, Betrag, Währung und Fälligkeitsinformationen können gemäß Vertrag überwacht werden. Dem Finanzteam können wiederkehrende Abrechnungsaufgaben zugewiesen werden.
Für fällige oder überfällige Zahlungen kann eine Nachverfolgungsaufgabe an den Kundenbetreuer erstellt werden.
XtraCRM ist kein automatisches System zur Berechnung von Personalkosten oder Servicevergütungen; es verwaltet Genehmigungs-, Rechnungs- und Inkassoprozesse für vom Unternehmen erstellte Abrechnungen.
Verfolgen Sie Vertragsverlängerungen
Für Kunden mit nahendem Vertragsende kann dem Vertriebs- oder Kundenmanager eine Verlängerungsaufgabe zugewiesen werden.
Die Anzahl der Mitarbeiter, Gehälter, Leistungsumfang und Arbeitsbedingungen für die neue Periode können über Gespräche mit dem Kunden verfolgt werden.
Wenn keine Erneuerung erfolgt, können Gründe wie Preis, Leistungsumfang, Kundenentscheidung oder Wahl des Wettbewerbers festgehalten werden.
Bei bestehenden Kunden können neue Standorte oder zusätzliche Serviceangebote als separate Verkaufschancen erstellt werden.
Sammeln Sie die Kundenkommunikation an einem einzigen Ort
Telefonate, E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, Notizen, Aufgaben und Anfragen können je nach Berechtigungen im Kundenverlauf angezeigt werden.
Wenn der Kunde erneut Kontakt aufnimmt, können die von Ihnen betreuten Standorte, offene Anfragen, letzte Außeneinsätze und anstehende Vertragsvorgänge eingesehen werden.
So können Vertriebs-, Operations- und Finanzteams am selben aktuellen Informationsstand mit dem Kunden kommunizieren.
Weisen Sie Berechtigungen entsprechend der Aufgabenverteilung zu
Für Vertrieb, Betrieb, Feldleiter, Mitarbeiter, Lager, Einkauf, Personalabteilung und Finanzteams können unterschiedliche Zugriffsrechte definiert werden.
Feldmitarbeiter sehen nur die ihnen zugewiesenen Aufgaben, während Gebietsleiter die für sie zuständigen Standorte überwachen können.
Finanzunterlagen, Mitarbeiterdokumente und Kundenverträge können nur für autorisierte Benutzer zugänglich gemacht werden.
Schaffen Sie eine messbare Struktur für das Management
Im Management-Dashboard können neue Verkaufschancen, aktive Verträge, Service-Standorte, offene Außendienstaufgaben, verspätete Arbeiten, Personaleinsätze und Fahrzeugeinsätze verfolgt werden.
Nach Kunde, Standort, Dienstleistungsart, Gebietsleiter oder Zeitraum können folgende Informationen ausgewertet werden:
Eingehende Serviceanfragen
Quote der Angebotsumwandlungen zu Verträgen
Aktive Kunden- und Servicestandorte
Geplante und abgeschlossene Außendienstaufgaben
Verspätete Arbeiten
Personaleinsätze
Offene Schicht- oder Aufgabenerfordernisse
Ergebnisse der Feldkontrollen
Vorfall- und Abweichungsaufzeichnungen
Kundenanfragen und Bearbeitungszeiten
Ausrüstungs- und Inventarstatus
Bestands- und Verbrauchsmaterialbedarf
Fahrzeugzuweisung und Wartungsinformationen
Standortbasierte Ausgaben
Rechnungsstellung und Inkassostatus
Bevorstehende Vertragsverlängerungen
XtraCRM zwingt Ihr Unternehmen nicht zu einem festen Außendienstmodell. Sie können Kundenregistrierungen, Standorte, Verträge, Mitarbeiter, Aufgaben, Ausrüstungen und Finanzprozesse nach Ihrer eigenen Betriebsstruktur organisieren und so den gesamten Prozess vom ersten Kundenanliegen bis zur Dienstleistungsabgabe, Qualitätskontrolle und Zahlungseingang geordneter, messbarer und nachverfolgbarer gestalten.