Servizi di Sicurezza, Pulizia e Campo
Le operazioni di sicurezza, pulizia e servizi sul campo si basano sull'esecuzione del servizio promesso al cliente nella giusta localizzazione, con il personale e le attrezzature adeguate, al momento stabilito.
XtraCRM combina funzionalità CRM, contratti, dipendenti, compiti, calendario, inventario, flotte, documenti e finanze per consentire all'ufficio centrale e alle squadre sul campo di lavorare sugli stessi dati aggiornati.
Come funziona il processo nel settore?
Il processo solitamente inizia con una richiesta di un'istituzione per servizi di sicurezza, pulizia, manutenzione o altri servizi sul campo. Si definiscono le localizzazioni del servizio, gli orari di lavoro, il numero di personale, le attrezzature necessarie e le condizioni speciali.
Dopo la valutazione di sopralluogo e costi, viene presentata un'offerta al cliente. Quando l'offerta è accettata, si stabiliscono contratti, ambito del servizio, team responsabili e piano di avvio.
I dipendenti sono assegnati ai luoghi di servizio e ai compiti. I lavori di routine, i controlli e le richieste speciali vengono pianificati. I risultati sul campo, le carenze e gli incidenti vengono registrati.
A fine periodo vengono valutati i controlli sul servizio, le spese, i lavori aggiuntivi, la fatturazione e i feedback dei clienti.
Come si adatta XtraCRM al modo di lavorare della tua azienda?
Ogni azienda di servizi sul campo ha una struttura clienti, una distribuzione dei compiti e metodi di controllo diversi. In XtraCRM, campi personalizzati, compiti, moduli e flussi di lavoro possono essere configurati in base alle operazioni esistenti della tua azienda.
Puoi definire il tuo processo di vendita con le fasi: “Nuova Richiesta, Primo Contatto, Sopralluogo Pianificato, Studio Costi, Preparazione Offerta, Offerta Presentata, Revisione, Contratto e Avvio Operazioni.”
Il processo di richiesta sul campo può essere monitorato attraverso le fasi "Nuova Richiesta, In Revisione, Responsabile Assegnato, Pianificato, In Esecuzione sul Campo, In Attesa di Controllo e Completato".
Puoi definire diverse aree e liste di controllo per servizi sul campo come sicurezza privata, pulizia, manutenzione tecnica, paesaggistica, disinfestazione o simili.
Campi specifici per cliente e localizzazione utilizzabili
Informazioni sul cliente e sull'azienda
Tipo di servizio
Filiale o punto di servizio
Indirizzo completo
Responsabili della localizzazione
Giorni e orari di lavoro
Data di inizio del servizio
Data di inizio e fine del contratto
Necessità di personale
Turnazione
Responsabile sul campo
Responsabile di zona
Veicoli e attrezzature da utilizzare
Necessità di materiali di consumo
Frequenza di controllo e rapporto
Istruzioni speciali
Informazioni su rischi e priorità
Persone di contatto per emergenze
Metodo di fatturazione
Stato della localizzazione
Più filiali o punti di servizio di un cliente possono essere monitorati sotto lo stesso account cliente con informazioni di localizzazione separate.
Gestisci i processi di nuovi clienti e sopralluoghi
Le richieste provenienti da telefono, sito web, e-mail, referenze o attività di vendita possono essere registrate nel CRM.
Il tipo di servizio richiesto, la posizione, il fabbisogno approssimativo di personale, la data di inizio e le aspettative specifiche possono essere registrate.
Se è necessario un sopralluogo in loco, può essere assegnato un incarico a un addetto alle vendite o alle operazioni. Durante il sopralluogo possono essere registrati con moduli specifici la dimensione dell’area, le condizioni di lavoro, i punti di ingresso, le esigenze di attrezzature e i rischi.
Foto, schizzi e documenti del cliente possono essere aggiunti alla registrazione dell’opportunità.
Segui i processi di preventivo e calcolo dei costi
Sulla base dei risultati del sopralluogo, possono essere valutati e preparati preventivi per il personale, le attrezzature, i materiali di consumo, i veicoli e altri costi di servizio.
Negli elementi del preventivo possono essere monitorati tipo di servizio, quantità, periodo, prezzo unitario e servizi aggiuntivi.
Possono essere seguite le fasi di preparazione, controllo, presentazione al cliente, revisione e approvazione del preventivo. Le offerte superiori a determinati prezzi o sconti possono essere indirizzate all’approvazione del responsabile.
XtraCRM non è un motore specializzato di calcolo dei costi per sicurezza o pulizia; gestisce il processo di preventivo, approvazione e vendita per importi calcolati dall’azienda.
Gestisci contratti e ambito del servizio
Dopo l’approvazione del preventivo, il contratto con il cliente può essere associato ai relativi conti e sedi di servizio.
Nel contratto possono essere monitorate le seguenti informazioni:
Tipo e ambito del servizio
Sedi in cui il servizio sarà fornito
Piano del personale e dei turni
Attrezzature da utilizzare
Responsabilità dei materiali di consumo
Data di inizio e fine del servizio
Costo mensile o periodico
Condizioni per lavori aggiuntivi e straordinari
Frequenza di controllo e reportistica
Aspettative sul livello del servizio
Date di rinnovo e rescissione
Responsabili clienti
Responsabili aziendali
I contratti e i loro allegati possono essere conservati nella gestione documentale. Per i contratti con data di scadenza imminente, può essere creato un compito di rinnovo.
Standardizza l'avvio delle operazioni
Quando si attiva un nuovo cliente o una nuova sede, le procedure necessarie possono essere monitorate tramite una checklist.
Le seguenti attività possono essere assegnate come compiti ai dipendenti interessati:
Verifica delle informazioni sulla sede
Assegnazione del responsabile del sito
Creazione del piano del personale
Verifica dei documenti dei dipendenti
Preparazione di divise e attrezzature
Assegnazione dei veicoli
Consegna dei materiali di consumo
Incontro con i responsabili del cliente
Condivisione delle istruzioni sul campo
Pianificazione della prima data di controllo
Verifica delle informazioni per le emergenze
Così non si perde alcuna informazione durante il passaggio dal team vendite alle operazioni.
Gestisci le registrazioni dei dipendenti e del personale
I lavoratori sul campo possono essere monitorati nel modulo Risorse Umane in base a comunicazione, reparto, posizione e stato lavorativo.
Le informazioni personali e di incarico del dipendente possono essere archiviate secondo i permessi. Possono essere creati campi speciali per date di formazione, documenti o certificati.
I dipendenti possono essere assegnati a sedi di servizio, compiti o veicoli. Si può monitorare quale lavoratore è assegnato a quale cliente o area.
In caso di cambi nel personale, le vecchie e nuove assegnazioni possono essere monitorate con informazioni su compiti e date.
Configura la pianificazione dei turni e delle mansioni
I turni e i compiti sul campo possono essere pianificati in base all'organizzazione del lavoro nel contratto con il cliente.
Nei compiti possono essere registrate le seguenti informazioni:
Cliente e ubicazione
Tipo di servizio
Data e ora del compito
Dipendente o squadra responsabile
Informazioni sul turno
Compiti da svolgere
Lista di controllo
Attrezzature da utilizzare
Stato
Descrizione e note sul campo
Per i servizi ricorrenti possono essere creati programmi di compiti regolari. I lavori mancanti o incompleti possono essere riassegnati al personale competente.
XtraCRM non è offerto come un motore specializzato di ottimizzazione dei turni o di rilevazione automatica delle presenze; consente il monitoraggio coordinato di compiti, dipendenti, date e registrazioni dei servizi.
Gestisci i servizi di sicurezza in base all'ubicazione
Nei siti con servizi di sicurezza possono essere registrati i punti di controllo, i turni, le aree di controllo e le istruzioni specifiche.
Le seguenti operazioni possono essere monitorate mediante compiti e liste di controllo:
Consegna del turno
Controlli di ingresso e uscita
Punti di pattugliamento
Indicazioni per visitatori e consegne
Controlli di chiavi e attrezzature
Controlli in caso di emergenza
Note su eventi e turni
Controlli del capo area
XtraCRM non è un sistema di controllo di passaggio fisico, allarme o monitoraggio delle ronde live. Può essere utilizzato indipendentemente da questi sistemi per gestire i processi di sicurezza relativi a clienti, personale, compiti, eventi e documenti.
Pianifica i servizi di pulizia
Nei servizi di pulizia, l'area, la frequenza, il tipo di attività e i materiali da utilizzare possono essere definiti con campi specifici.
È possibile creare liste di controllo per lavori giornalieri, settimanali o periodici:
Pulizia delle aree comuni
Uffici e spazi di lavoro
Aree umide
Vetri e facciate esterne
Manutenzione dei pavimenti
Raccolta dei rifiuti
Disinfezione
Controllo dei materiali di consumo
Pulizia periodica dettagliata
Al completamento dell'attività, è possibile registrare il risultato, una descrizione e, se necessario, una foto. Lavori mancanti o non conformi possono essere riassegnati al team competente.
Gestisci i controlli e le ispezioni in campo
Possono essere creati compiti di controllo periodici per i responsabili di zona o i capi area.
Durante il controllo possono essere registrate informazioni come lo stato del personale, le attrezzature, le divise, la qualità del servizio, i materiali di consumo e il feedback dei clienti.
Se viene rilevata un'anomalia, il compito correttivo può essere assegnato al responsabile competente. È possibile monitorare la data obiettivo e le informazioni sul risultato.
I controlli di campo completati possono essere riportati per cliente, sede e periodo.
Monitora le registrazioni di eventi e non conformità
Eventi di sicurezza, danni, incidenti, interruzioni di servizio o reclami clienti verificatisi in campo possono essere registrati separatamente.
Possono essere registrati data, luogo, descrizione dell'evento, persone coinvolte, grado di importanza e le prime azioni intraprese. Foto e documenti possono essere allegati alla registrazione.
Verifiche, comunicazioni al cliente e azioni correttive possono essere assegnate come compiti ai responsabili interessati.
XtraCRM non sostituisce un sistema ufficiale di ispezione degli eventi o di sicurezza sul lavoro; supporta la registrazione operativa, il processo di assegnazione e monitoraggio.
Gestisci le richieste e i reclami dei clienti
Possono essere registrate richieste di servizi aggiuntivi, cambi di personale, pulizia, guasti, apparecchiature o qualità provenienti dal cliente.
La richiesta può essere associata alla location, al contratto e al team responsabile pertinenti. È possibile definire priorità e data obiettivo.
Le operazioni effettuate durante il processo e le informazioni fornite al cliente possono essere conservate nello stesso registro. Al completamento della richiesta si può ottenere l'approvazione o la soddisfazione del cliente.
Le richieste ricorrenti possono essere valutate per location e argomento al fine di pianificare miglioramenti del servizio.
Monitora i processi di attrezzature e carichi di responsabilità
Radio, terminali portatili, macchine per la pulizia, uniformi, chiavi, carte e altre attrezzature possono essere tracciate nei registri dell'inventario.
Si può annotare in campi dedicati quale dipendente, team o location detiene l'attrezzatura. Le operazioni di consegna e restituzione possono essere supportate da compiti e documenti.
Si possono creare registrazioni per attrezzature danneggiate, smarrite o che necessitano di manutenzione.
In caso di cambiamento di dipendente o location, gli elenchi di controllo delle responsabilità aperte possono essere rivisti.
Gestisci materiali di consumo e scorte
Prodotti per la pulizia, materiali per l’igiene, dispositivi di sicurezza e altri consumabili possono essere monitorati nei registri di magazzino.
Si può tracciare in quale deposito si trovano i materiali, a quale location sono stati inviati e la quantità attuale.
Per i prodotti che si avvicinano a livelli critici può essere generata una richiesta di acquisto. Le informazioni di consumo basate sulla location possono essere salvate in campi dedicati.
XtraCRM non effettua previsioni automatiche del consumo dei materiali; consente di monitorare l'uso attraverso registrazioni di magazzino e operative.
Gestisci i processi di acquisto e fornitori
Possono essere creati ordini di acquisto per uniformi, materiali di consumo, attrezzature, servizi esterni o altre necessità.
Possono essere monitorati fornitore, prodotto, quantità, prezzo, valuta e data di consegna prevista.
Per le consegne in ritardo possono essere assegnati compiti al responsabile acquisti. Gli acquisti che superano una certa soglia possono essere indirizzati all’approvazione del manager.
Informazioni di contatto dei fornitori, ordini passati, contratti e documenti possono essere mantenuti nello stesso account aziendale.
Gestisci i processi di veicoli e flotte
I veicoli utilizzati nelle operazioni sul campo possono essere monitorati nella sezione Flotta con informazioni su targa, marca, modello, chilometraggio, assicurazione e revisione.
I veicoli possono essere assegnati a dipendenti o reparti. Possono essere registrati lo scopo dell'assegnazione, la data di inizio e di ritorno, e le informazioni sul chilometraggio.
È possibile monitorare la cronologia della manutenzione del veicolo, i costi e la data del prossimo servizio. Con campi personalizzati si può indicare quale veicolo viene utilizzato in quale area o operazione cliente.
Tieni traccia delle date dei documenti e delle formazioni dei dipendenti
I certificati, le formazioni e altri documenti necessari per il lavoro possono essere collegati alla registrazione del dipendente interessato.
Il tipo di documento, la data di emissione e la validità possono essere conservati tramite campi personalizzati. Per le registrazioni in scadenza può essere assegnato un compito al reparto HR o operativo.
Le formazioni programmate possono essere monitorate con informazioni su data, partecipanti e contenuti.
Le decisioni di idoneità professionale e conformità legale devono essere validate separatamente da persone autorizzate.
Registra straordinari e servizi aggiuntivi
Il personale aggiuntivo richiesto dal cliente al di fuori del contratto, la pulizia speciale, i turni supplementari o altri servizi possono essere creati come registrazioni separate.
La data della richiesta, l'ambito, il fabbisogno di personale, l'approvazione del cliente e le informazioni sui prezzi possono essere tracciati.
I servizi aggiuntivi approvati possono essere collegati alle attività sul campo e al processo di fatturazione, evitando così che richieste verbali vadano perse o vengano completate senza fatturazione.
Collega le spese ai clienti e alle località
Le spese per il personale, trasporti, alloggi, materiali, manutenzione e altre operazioni possono essere associate al cliente o al centro di costo pertinente.
Possono essere monitorati la categoria della spesa, la data, l'importo, il documento e lo stato di approvazione.
Le spese basate su cliente e località vengono valutate insieme ai ricavi contrattuali per monitorare la situazione finanziaria del servizio.
Gestisci i processi di fatturazione e incasso
Gli importi mensili per i servizi, i turni extra, materiali, attrezzature o altri costi possono essere collegati al processo di fatturazione.
Possono essere tracciati il periodo di fattura, l'importo, la valuta e le scadenze secondo il contratto. Al team finanziario possono essere assegnati compiti periodici di fatturazione.
Per gli incassi in scadenza o in ritardo può essere creato un compito di monitoraggio per il responsabile cliente.
XtraCRM non è un sistema automatico di calcolo dei costi del personale o delle spettanze di servizio; gestisce i processi di approvazione, fatturazione e incasso dei calcoli creati dall'azienda.
Monitora i rinnovi dei contratti
Per i clienti con data di scadenza del contratto imminente può essere assegnato un compito di rinnovo al responsabile vendite o cliente.
Il numero di personale, i salari, la copertura dei servizi e le condizioni di lavoro del nuovo periodo possono essere monitorati tramite le discussioni con il cliente.
Quando il rinnovo non avviene, possono essere registrati motivi come prezzo, copertura del servizio, decisione del cliente o preferenza per la concorrenza.
Per i clienti esistenti, nuove ubicazioni o opportunità di servizi aggiuntivi possono essere create come opportunità di vendita separate.
Raccogli tutta la comunicazione con il cliente in un unico storico
Le telefonate, le e-mail, le conversazioni WhatsApp, le note, i compiti e le richieste possono essere visualizzati nella cronologia cliente entro i limiti delle autorizzazioni.
Quando il cliente contatta nuovamente, si possono vedere le ubicazioni servite, le richieste aperte, i recenti controlli sul campo e le prossime operazioni contrattuali.
Così i team di vendita, operativo e finanziario possono comunicare con il cliente usando le stesse informazioni aggiornate.
Definisci le autorizzazioni in base alla distribuzione dei compiti
Possono essere definite diverse autorizzazioni di accesso per i team di vendita, operativo, dirigenti sul campo, lavoratori, magazzino, acquisti, risorse umane e finanza.
I lavoratori sul campo vedono solo i compiti assegnati a loro mentre i manager di zona possono monitorare le ubicazioni di loro responsabilità.
Documenti finanziari, documenti dei lavoratori e contratti cliente possono essere accessibili solo agli utenti autorizzati.
Crea una struttura misurabile per la gestione
Nei pannelli di gestione si possono monitorare nuove opportunità di vendita, contratti attivi, ubicazioni del servizio, compiti aperti sul campo, lavori in ritardo, assegnazioni di personale e veicoli.
Possono essere valutate le seguenti informazioni per cliente, ubicazione, tipo di servizio, manager di zona o per periodo:
Richieste di servizio ricevute
Percentuale di trasformazione delle offerte in contratti
Clienti attivi e punti di servizio
Compiti sul campo pianificati e completati
Lavori in ritardo
Assegnazioni del personale
Turni o esigenze di compiti aperti
Risultati dei controlli sul campo
Registrazioni di incidenti e non conformità
Richieste dei clienti e tempi di completamento
Stato delle attrezzature e assegnazioni
Scorte e necessità di consumo
Informazioni sull'assegnazione e manutenzione dei veicoli
Spese basate sulla localizzazione
Stato della fatturazione e degli incassi
Rinnovi contrattuali imminenti
XtraCRM non obbliga la tua azienda a un modello fisso di assistenza sul campo. Configurando i registri clienti, le localizzazioni, i contratti, i dipendenti, i compiti, le attrezzature e i processi finanziari secondo l'organizzazione operativa della tua azienda, puoi rendere l'intero processo, dalla prima richiesta del cliente alla consegna del servizio, al controllo qualità e all'incasso, più ordinato, misurabile e tracciabile.