安全、清洁与现场服务

安全、清洁与现场服务的运营依赖于在正确的地点、由合适的人员和设备，在规定时间内，交付向客户承诺的服务。

XtraCRM将客户关系管理、合同、员工、任务、日历、库存、车队、文档和财务功能整合，确保总部与现场团队基于同一最新信息协作。

行业流程是如何运作的？

流程通常从机构提出安全、清洁、维护或其他现场服务需求开始。确定服务地点、工作时间、人员数量、设备需求及特殊条件。

完成勘察和成本评估后，向客户报价。报价被接受后，制定合同、服务范围、责任团队及启动计划。

员工被指派到服务地点和任务。计划日常工作、检查和特别请求。现场结果、不足和事件被记录。

周期结束时，评估服务检查、费用、额外工作、账单和客户反馈。

XtraCRM如何适应贵公司的工作方式？

每个现场服务公司的客户结构、任务分配和检查方式不同。XtraCRM中的自定义字段、任务、表单和工作流程可根据贵公司的当前运营结构调整。

您可以将销售流程设置为“新需求、初步洽谈、勘察计划、成本分析、报价准备、报价提交、修订、合同签订及运营启动”等阶段。

您可以通过“新需求、审核中、已分配负责人、已计划、现场处理中、等待检查和已完成”等阶段来跟踪现场需求流程。

您可以为安保、清洁、技术维护、园艺、消毒或类似的现场服务定义不同的领域和检查列表。

您可以使用的客户和地点专用字段

• 客户和公司信息

• 服务类型

• 分支机构或服务点

• 详细地址

• 地点负责人

• 工作日和工作时间

• 服务开始日期

• 合同开始和结束日期

• 人员需求

• 班次安排

• 现场负责人

• 区域经理

• 将使用的车辆和设备

• 消耗品需求

• 检查和报告频率

• 特别指示

• 风险和优先级信息

• 紧急联系人

• 开票方式

• 地点状态

同一客户的多个分支机构或服务点可以在同一客户账户下以独立的地点信息进行跟踪。

管理新客户和勘察流程

通过电话、网站、电子邮件、推荐或销售工作收到的需求可以记录到CRM。

可以记录需求的服务类型、地点、预计人员需求、起始日期和特殊期望。

如果需要现场勘察，可以将任务分配给销售或运营人员。勘察过程中，场地面积、工作条件、入口点、设备需求和风险可以通过专用表单进行记录。

照片、草图和客户文件可以添加到机会记录中。

跟踪报价和成本核算流程

根据勘察结果，可以评估人员、设备、消耗品、车辆和其他服务成本，并制作报价单。

报价项目中可以跟踪服务类型、数量、期限、单价和附加服务。

可以监控报价的制备、审核、提交客户、修订和批准阶段。超出特定价格或折扣的报价可提交管理层审批。

XtraCRM并非专门的安保或清洁成本计算引擎；它管理公司计算金额的报价、批准和销售流程。

管理合同和服务范围

经批准的报价后，客户合同可与相关账户和服务地点关联。

合同中可跟踪以下信息：

• 服务类型和范围

• 服务地点

• 人员和班次计划

• 使用的设备

• 消耗品责任

• 服务开始和结束日期

• 月费或周期费用

• 额外工作和加班条件

• 检查和报告频率

• 服务级别期望

• 续约和终止日期

• 客户负责人

• 公司负责人

合同及附件可在文档管理中保存。对于即将到期的合同，可以创建续约任务。

标准化运营启动

在启用新客户或新地点时，可通过检查清单跟踪所需的操作。

以下操作可作为任务分配给相关员工：

• 核实地点信息

• 指定现场负责人

• 制定人员计划

• 员工证件检查

• 准备制服和设备

• 车辆指派

• 消耗品分发

• 与客户负责人会面

• 分享现场指令

• 计划首次检查日期

• 核实紧急情况信息

这样可以确保销售团队向运营团队传递信息时不会丢失信息。

管理员工及人员记录

现场员工的联系方式、部门、职位及工作状态可在人力资源模块中跟踪。

员工的个人档案及任职信息可在权限范围内保存。可为培训、证件或证书日期创建专用字段。

员工可被分配至服务地点、任务或车辆。可追踪每位员工在哪个客户或区域工作。

人员变动时，旧的和新的任职信息可连同任务和日期详细信息进行跟踪。

构建班次和任务规划

根据客户合同中的工作安排，可以计划班次和现场任务。

任务中可以包含以下信息：

• 客户与地点

• 服务类型

• 任务日期和时间

• 负责人员工或团队

• 班次信息

• 待完成的工作

• 检查清单

• 使用的设备

• 状态

• 说明与现场备注

可以为重复服务创建定期任务计划。缺失或未完成的工作可以重新分配给相关人员。

XtraCRM不作为专业的班次优化工具或自动考勤引擎提供；它确保任务、员工、日期和服务记录有序跟踪。

根据地点管理安保服务

在安保服务提供地点可以记录任务点、班次、控制区域和特殊指令。

以下操作可以通过任务和检查清单跟踪：

• 班次交接

• 出入控制

• 巡逻点

• 访客与交付引导

• 钥匙与设备检查

• 紧急情况检查

• 事件与班次备注

• 现场负责人检查

XtraCRM不是物理门禁控制、报警或实时巡逻追踪系统。它可以独立于这些系统，用于管理安全服务的客户、人员、任务、事件和文档流程。

规划清洁服务

在清洁服务中，可以通过特殊字段定义区域、频率、任务类型和使用的材料。

可为日常、每周或定期任务创建检查清单：

• 公共区域清洁

• 办公室和工作区

• 湿区清洁

• 玻璃及外墙清洁

• 地面维护

• 垃圾收集

• 消毒

• 耗材控制

• 定期深度清洁

任务完成后，可以记录结果、说明，并在必要时附加照片。不完整或不合格的工作可以重新分配给相关团队。

管理现场检查和监督

可为区域经理或现场负责人创建定期的检查任务。

检查期间可以记录人员状态、设备、制服、服务质量、耗材和客户反馈等信息。

发现不合格项时，可将纠正任务分配给相关负责人。可以跟踪目标日期和结果信息。

已完成的现场检查可基于客户、地点和时间段生成报告。

跟踪事件和不合格记录

现场发生的安全事件、损害、事故、服务中断或客户投诉可单独建立记录。

可记录事件日期、地点、描述、相关人员、重要程度及初步处理。照片和文件可附加到记录中。

调查、客户通知及纠正措施可作为任务分配给相关管理人员。

XtraCRM 不能取代官方事件调查或职业安全系统；它支持运营记录、任务和跟踪流程。

管理客户需求和投诉

可以记录客户提出的额外服务、人员变更、清洁、故障、设备或质量需求。

需求可以关联到相关地点、合同和负责的团队。可以设定优先级和目标日期。

流程中执行的操作和提供给客户的信息可以保存在同一记录中。任务完成时，可以获得客户确认或满意度信息。

可以基于地点和主题评估重复请求，以规划服务改进工作。

跟踪设备和物品借用流程

对讲机、手持终端、清洁机、制服、钥匙、卡片及其他设备可在库存记录中跟踪。

设备所在的员工、团队或地点可用专用字段记录。交付和归还操作可通过任务和文档进行支持。

可为损坏、丢失或需要维护的设备创建操作记录。

员工或地点变更时，可以通过清单检查未完成的物品借用。

管理消耗品和库存

清洁用品、卫生材料、安全设备及其他消耗品可在库存记录中跟踪。

可以追踪材料存放的仓库、发往的地点及当前数量。

对于接近临界水平的产品，可以创建采购需求。基于地点的使用信息可通过专用字段记录。

XtraCRM 不自动预测消耗品使用量；但通过库存和运营记录监控使用情况。

管理采购和供应商流程

可以为制服、消耗品、设备、外部服务或其他需求创建采购订单。

可以跟踪供应商、产品、数量、价格、货币和预计交货日期。

对于延迟交货，可以分配任务给采购负责人。超过特定金额的采购可提交管理审批。

供应商的联系方式、历史订单、合同和文件可保存在同一公司账户中。

管理车辆和车队流程

现场操作使用的车辆可在车队部分通过车牌、品牌、型号、里程、保险及检测信息进行跟踪。

车辆可以分配给员工或部门。可以记录指派目的、起始和返回日期以及公里数信息。

可以追踪车辆的维护历史、费用及下次服务日期。可以通过自定义字段指定车辆在哪个区域或客户运营中使用。

追踪员工的证书和培训日期。

任务所需的证书、培训和其他员工文件可以与相关员工记录关联。

证件类型、颁发日期和有效期限可通过自定义字段保存。对于即将过期的记录，可以指派人力资源或运营团队执行任务。

计划的培训可通过日期、参与者和内容信息进行追踪。

职业资格和法律合规决定应由授权人员另行确认。

记录加班和额外服务。

客户合同范围外请求的额外人员、特殊清洁、额外班次或其他服务可单独记录。

可以追踪请求日期、范围、人员需求、客户批准和价格信息。

经批准的额外服务可链接到现场任务和开票流程，从而防止口头请求丢失或未开票完成。

将费用与客户和地点关联。

人员、交通、住宿、材料、维护及其他运营费用可以与相关客户或成本中心关联。

可以追踪费用类别、日期、金额、凭证及审批状态。

基于客户和地点的费用连同合同收入一同评估，以监控服务的财务状况。

管理开票和收款流程。

月度服务费用、加班、材料、设备或其他费用可与开票流程关联。

可根据合同追踪开票周期、金额、货币及到期信息。财务团队可被指派周期性开票任务。

对于即将到期或逾期的收款，可为客户负责人创建跟进任务。

XtraCRM不是自动计算人员成本或服务应得款的系统；它管理由公司制定的核算的审批、开票和收款流程。

追踪合同续签。

对于合同即将到期的客户，可为销售或客户经理指派续签任务。

新时期的员工数量、薪资、服务范围和工作条件可以通过与客户的沟通跟踪。

若未续签，价格、服务范围、客户决定或竞争对手选择等原因可被记录。

现有客户中新地点或增值服务机会可作为单独的销售机会创建。

将客户交流集中于单一历史记录中。

电话通话、电子邮件、WhatsApp对话、笔记、任务和请求均可在权限范围内于客户历史中查看。

当客户再次联系时，可查看您服务的地点、未完成的请求、最近的现场检查及即将到期的合同事务。

这样销售、运营和财务团队可以基于相同的最新信息与客户沟通。

根据任务分配设定权限。

销售、运营、现场经理、员工、仓库、采购、人力资源和财务团队可定义不同的访问权限。

现场员工只能看到分配给他们的任务，而区域经理可跟踪其负责的地点。

财务记录、员工文件和客户合同仅向授权用户开放访问。

为管理层建立可衡量的架构。

管理界面可跟踪新的销售机会、活跃合同、服务地点、未完成现场任务、逾期工作、员工及车辆派遣。

可基于客户、地点、服务类型、区域经理或周期评估以下信息：

• 收到的服务请求

• 报价转合同比例

• 活跃客户及服务点

• 计划和完成的现场任务

• 逾期工作

• 人员分派

• 未排班的班次或任务需求

• 现场检查结果

• 事件及不合规记录

• 客户请求及处理时间

• 设备和资产状态

• 库存和消耗品需求

• 车辆派遣和维护信息

• 基于位置的费用

• 开票和收款状态

• 即将到期的合同续签

XtraCRM 不会强制您的公司采用固定的现场服务模式。您可以根据自身运营安排配置客户记录、地点、合同、员工、任务、设备和财务流程，使从客户初始需求到服务交付、质量控制和收款的整个过程更有序、可衡量且便于跟踪。