Güvenlik, Temizlik ve Saha Hizmetleri
Güvenlik, temizlik ve saha hizmetlerinde operasyon, müşteriye söz verilen hizmetin doğru lokasyonda, doğru personel ve ekipmanla, belirlenen zamanda gerçekleştirilmesine dayanır.
XtraCRM; CRM, sözleşme, çalışan, görev, takvim, envanter, filo, doküman ve finans özelliklerini bir araya getirerek merkez ofis ile saha ekiplerinin aynı güncel bilgiler üzerinden çalışmasını sağlar.
Sektörde süreç nasıl işler?
Süreç genellikle bir kurumun güvenlik, temizlik, bakım veya diğer saha hizmetleri için talep oluşturmasıyla başlar. Hizmet verilecek lokasyonlar, çalışma saatleri, personel sayısı, ekipman ihtiyacı ve özel koşullar belirlenir.
Keşif ve maliyet değerlendirmesinden sonra müşteriye teklif sunulur. Teklif kabul edildiğinde sözleşme, hizmet kapsamı, sorumlu ekip ve başlangıç planı oluşturulur.
Çalışanlar hizmet lokasyonlarına ve görevlere atanır. Rutin işler, kontroller ve özel talepler planlanır. Saha sonuçları, eksikler ve olaylar kayıt altına alınır.
Dönem sonunda hizmet kontrolleri, giderler, ek işler, faturalandırma ve müşteri geri bildirimleri değerlendirilir.
XtraCRM firmanızın çalışma şekline nasıl uyarlanır?
Her saha hizmeti firmasının müşteri yapısı, görev dağılımı ve kontrol yöntemi farklıdır. XtraCRM’de özel alanlar, görevler, formlar ve iş akışları firmanızın mevcut operasyonuna göre yapılandırılabilir.
Satış sürecinizi “Yeni Talep, Ön Görüşme, Keşif Planlandı, Maliyet Çalışması, Teklif Hazırlanıyor, Teklif Sunuldu, Revizyon, Sözleşme ve Operasyon Başlangıcı” aşamalarından oluşturabilirsiniz.
Saha talep sürecinizi ise “Yeni Talep, İnceleniyor, Sorumlu Atandı, Planlandı, Saha İşleminde, Kontrol Bekliyor ve Tamamlandı” aşamalarıyla takip edebilirsiniz.
Özel güvenlik, temizlik, teknik bakım, peyzaj, ilaçlama veya benzeri saha hizmetleri için farklı alanlar ve kontrol listeleri tanımlayabilirsiniz.
Kullanabileceğiniz müşteri ve lokasyon özel alanları
Müşteri ve firma bilgileri
Hizmet türü
Şube veya hizmet noktası
Açık adres
Lokasyon yetkilileri
Çalışma gün ve saatleri
Hizmet başlangıç tarihi
Sözleşme başlangıç ve bitiş tarihi
Personel ihtiyacı
Vardiya düzeni
Saha sorumlusu
Bölge yöneticisi
Kullanılacak araç ve ekipmanlar
Sarf malzemesi ihtiyaçları
Kontrol ve raporlama sıklığı
Özel talimatlar
Risk ve öncelik bilgileri
Acil durum iletişim kişileri
Faturalandırma yöntemi
Lokasyon durumu
Bir müşteriye ait birden fazla şube veya hizmet noktası aynı müşteri hesabı altında ayrı lokasyon bilgileriyle takip edilebilir.
Yeni müşteri ve keşif süreçlerini yönetin
Telefon, internet sitesi, e-posta, referans veya satış çalışmaları üzerinden gelen talepler CRM’e kaydedilebilir.
Talebin hizmet türü, lokasyonu, yaklaşık personel ihtiyacı, başlangıç tarihi ve özel beklentileri kayıt altına alınabilir.
Saha keşfi gerekiyorsa satış veya operasyon çalışanına görev atanabilir. Keşif sırasında alan büyüklüğü, çalışma koşulları, giriş noktaları, ekipman ihtiyaçları ve riskler özel formlarla kaydedilebilir.
Fotoğraf, kroki ve müşteri belgeleri fırsat kaydına eklenebilir.
Teklif ve maliyetlendirme süreçlerini takip edin
Keşif sonuçlarına göre personel, ekipman, sarf malzemesi, araç ve diğer hizmet maliyetleri değerlendirilerek teklif hazırlanabilir.
Teklif kalemlerinde hizmet türü, miktar, dönem, birim fiyat ve ek hizmetler takip edilebilir.
Teklifin hazırlanma, kontrol, müşteriye sunulma, revizyon ve onay aşamaları izlenebilir. Belirli fiyat veya indirimlerin üzerindeki teklifler yönetici onayına yönlendirilebilir.
XtraCRM uzmanlaşmış bir güvenlik veya temizlik maliyet hesaplama motoru değildir; firma tarafından hesaplanan tutarların teklif, onay ve satış sürecini yönetir.
Sözleşme ve hizmet kapsamını yönetin
Onaylanan teklif sonrasında müşteri sözleşmesi ilgili hesap ve hizmet lokasyonlarıyla ilişkilendirilebilir.
Sözleşmede aşağıdaki bilgiler takip edilebilir:
Hizmet türü ve kapsamı
Hizmet verilecek lokasyonlar
Personel ve vardiya planı
Kullanılacak ekipmanlar
Sarf malzemesi sorumluluğu
Hizmet başlangıç ve bitiş tarihi
Aylık veya dönemsel bedel
Ek iş ve fazla çalışma koşulları
Kontrol ve raporlama sıklığı
Hizmet seviyesi beklentileri
Yenileme ve fesih tarihleri
Müşteri sorumluları
Firma sorumluları
Sözleşme ve ekleri doküman yönetiminde saklanabilir. Bitiş tarihi yaklaşan sözleşmeler için yenileme görevi oluşturulabilir.
Operasyon başlangıcını standartlaştırın
Yeni bir müşteri veya lokasyon devreye alınırken yapılması gereken işlemler kontrol listesiyle takip edilebilir.
Aşağıdaki işlemler ilgili çalışanlara görev olarak atanabilir:
Lokasyon bilgilerinin doğrulanması
Saha sorumlusunun atanması
Personel planının oluşturulması
Çalışan belgelerinin kontrolü
Üniforma ve ekipman hazırlığı
Araç görevlendirmesi
Sarf malzemesi teslimi
Müşteri yetkilileriyle tanışma
Saha talimatlarının paylaşılması
İlk kontrol tarihinin planlanması
Acil durum bilgilerinin doğrulanması
Böylece satış ekibinden operasyona geçiş sırasında bilgi kaybı yaşanmaz.
Çalışan ve personel kayıtlarını yönetin
Saha çalışanları iletişim, departman, pozisyon ve çalışma durumlarıyla İnsan Kaynakları modülünde takip edilebilir.
Çalışana ait özlük ve görevlendirme bilgileri yetkiler dâhilinde saklanabilir. Eğitim, belge veya sertifika tarihleri için özel alanlar oluşturulabilir.
Çalışanlar hizmet lokasyonlarına, görevlere veya araçlara atanabilir. Hangi çalışanın hangi müşteri veya bölgede görev yaptığı izlenebilir.
Personel değişikliklerinde eski ve yeni görevlendirmeler görev ve tarih bilgileriyle takip edilebilir.
Vardiya ve görev planlamasını yapılandırın
Müşteri sözleşmesindeki çalışma düzenine göre vardiyalar ve saha görevleri planlanabilir.
Görevlerde aşağıdaki bilgiler tutulabilir:
Müşteri ve lokasyon
Hizmet türü
Görev tarihi ve saati
Sorumlu çalışan veya ekip
Vardiya bilgisi
Yapılacak işler
Kontrol listesi
Kullanılacak ekipman
Durum
Açıklama ve saha notları
Tekrarlayan hizmetler için düzenli görev planları oluşturulabilir. Eksik veya tamamlanmayan işler yeniden ilgili personele atanabilir.
XtraCRM uzmanlaşmış bir vardiya optimizasyonu veya otomatik puantaj motoru olarak sunulmaz; görev, çalışan, tarih ve hizmet kayıtlarının ortak düzende takip edilmesini sağlar.
Güvenlik hizmetlerini lokasyona göre yönetin
Güvenlik hizmeti verilen lokasyonlarda görev noktaları, vardiyalar, kontrol alanları ve özel talimatlar kaydedilebilir.
Aşağıdaki işlemler görev ve kontrol listeleriyle takip edilebilir:
Vardiya teslimi
Giriş ve çıkış kontrolleri
Devriye noktaları
Ziyaretçi ve teslimat yönlendirmeleri
Anahtar ve ekipman kontrolleri
Acil durum kontrolleri
Olay ve vardiya notları
Saha amiri kontrolleri
XtraCRM fiziksel geçiş kontrol, alarm veya canlı devriye takip sistemi değildir. Bu sistemlerden bağımsız olarak güvenlik hizmetinin müşteri, personel, görev, olay ve doküman süreçlerini yönetmek için kullanılabilir.
Temizlik hizmetlerini planlayın
Temizlik hizmetlerinde alan, sıklık, görev tipi ve kullanılacak malzemeler özel alanlarla tanımlanabilir.
Günlük, haftalık veya dönemsel işler için kontrol listeleri oluşturulabilir:
Ortak alan temizliği
Ofis ve çalışma alanları
Islak hacimler
Cam ve dış cephe
Zemin bakımı
Atık toplama
Dezenfeksiyon
Sarf malzemesi kontrolü
Periyodik detaylı temizlik
Görev tamamlandığında sonuç, açıklama ve gerekirse fotoğraf kaydedilebilir. Eksik veya uygunsuz işler yeniden ilgili ekibe atanabilir.
Saha kontrol ve denetimlerini yönetin
Bölge yöneticileri veya saha amirleri için periyodik kontrol görevleri oluşturulabilir.
Kontrol sırasında personel durumu, ekipman, üniforma, hizmet kalitesi, sarf malzemesi ve müşteri geri bildirimi gibi bilgiler kaydedilebilir.
Uygunsuzluk tespit edildiğinde düzeltici görev ilgili sorumluya atanabilir. Hedef tarih ve sonuç bilgisi takip edilebilir.
Tamamlanan saha kontrolleri müşteri, lokasyon ve dönem bazında raporlanabilir.
Olay ve uygunsuzluk kayıtlarını takip edin
Sahada meydana gelen güvenlik olayı, hasar, kaza, hizmet aksaması veya müşteri şikâyeti ayrı kayıt olarak oluşturulabilir.
Olayın tarihi, lokasyonu, açıklaması, ilgili kişiler, önem derecesi ve yapılan ilk işlem kaydedilebilir. Fotoğraf ve belgeler kayda eklenebilir.
İnceleme, müşteri bilgilendirmesi ve düzeltici işlemler görev olarak ilgili yöneticilere atanabilir.
XtraCRM resmî olay inceleme veya iş güvenliği sisteminin yerine geçmez; operasyonel kayıt, görev ve takip sürecini destekler.
Müşteri taleplerini ve şikâyetlerini yönetin
Müşteriden gelen ek hizmet, personel değişikliği, temizlik, arıza, ekipman veya kalite talepleri kayıt altına alınabilir.
Talep ilgili lokasyon, sözleşme ve sorumlu ekiple ilişkilendirilebilir. Öncelik ve hedef tarih belirlenebilir.
Süreç boyunca yapılan işlemler ve müşteriye verilen bilgiler aynı kayıtta tutulabilir. Talep tamamlandığında müşteri onayı veya memnuniyet bilgisi alınabilir.
Tekrar eden talepler lokasyon ve konu bazında değerlendirilerek hizmet geliştirme çalışmaları planlanabilir.
Ekipman ve zimmet süreçlerini takip edin
Telsiz, el terminali, temizlik makinesi, üniforma, anahtar, kart ve diğer ekipmanlar envanter kayıtlarında takip edilebilir.
Ekipmanın hangi çalışan, ekip veya lokasyonda bulunduğu özel alanlarla kaydedilebilir. Teslim ve iade işlemleri görev ve belgelerle desteklenebilir.
Hasarlı, kayıp veya bakım gerektiren ekipmanlar için işlem kayıtları oluşturulabilir.
Çalışan veya lokasyon değişikliğinde açık zimmetler kontrol listesiyle gözden geçirilebilir.
Sarf malzemesi ve stokları yönetin
Temizlik ürünleri, hijyen malzemeleri, güvenlik ekipmanları ve diğer sarflar stok kayıtlarında takip edilebilir.
Malzemelerin hangi depoda bulunduğu, hangi lokasyona gönderildiği ve mevcut miktarı izlenebilir.
Kritik seviyeye yaklaşan ürünler için satın alma ihtiyacı oluşturulabilir. Lokasyon bazlı kullanım bilgileri özel alanlarla kaydedilebilir.
XtraCRM otomatik sarf tüketim tahmini yapmaz; stok ve operasyon kayıtları üzerinden kullanımın izlenmesini sağlar.
Satın alma ve tedarikçi süreçlerini yönetin
Üniforma, sarf malzemesi, ekipman, dış hizmet veya diğer ihtiyaçlar için satın alma siparişleri oluşturulabilir.
Tedarikçi, ürün, miktar, fiyat, para birimi ve beklenen teslim tarihi takip edilebilir.
Geciken teslimatlar için satın alma sorumlusuna görev atanabilir. Belirli tutarın üzerindeki alımlar yönetici onayına yönlendirilebilir.
Tedarikçilerin iletişim bilgileri, geçmiş siparişleri, sözleşmeleri ve belgeleri aynı firma hesabında tutulabilir.
Araç ve filo süreçlerini yönetin
Saha operasyonlarında kullanılan araçlar Filo bölümünde plaka, marka, model, kilometre, sigorta ve muayene bilgileriyle takip edilebilir.
Araçlar çalışanlara veya departmanlara atanabilir. Görevlendirme amacı, başlangıç ve dönüş tarihi ile kilometre bilgileri kaydedilebilir.
Araç bakım geçmişi, maliyetleri ve bir sonraki servis tarihi izlenebilir. Hangi aracın hangi bölge veya müşteri operasyonunda kullanıldığı özel alanlarla belirtilebilir.
Çalışan belge ve eğitim tarihlerini takip edin
Görev için gerekli sertifika, eğitim ve diğer çalışan belgeleri ilgili çalışan kaydıyla ilişkilendirilebilir.
Belge türü, düzenlenme tarihi ve geçerlilik süresi özel alanlarla tutulabilir. Süresi yaklaşan kayıtlar için İK veya operasyon ekibine görev atanabilir.
Planlanan eğitimler tarih, katılımcı ve içerik bilgileriyle takip edilebilir.
Mesleki yeterlilik ve yasal uygunluk kararları yetkili kişiler tarafından ayrıca doğrulanmalıdır.
Fazla çalışma ve ek hizmetleri kayıt altına alın
Müşterinin sözleşme kapsamı dışında talep ettiği ek personel, özel temizlik, ilave vardiya veya diğer hizmetler ayrı kayıt olarak oluşturulabilir.
Talebin tarihi, kapsamı, personel ihtiyacı, müşteri onayı ve fiyat bilgisi takip edilebilir.
Onaylanan ek hizmetler saha görevlerine ve faturalandırma sürecine bağlanabilir. Böylece sözlü taleplerin kaybolması veya faturalandırılmadan tamamlanması önlenebilir.
Giderleri müşteri ve lokasyonla ilişkilendirin
Personel, ulaşım, konaklama, malzeme, bakım ve diğer operasyon giderleri ilgili müşteri veya maliyet merkeziyle ilişkilendirilebilir.
Giderin kategorisi, tarihi, tutarı, belgesi ve onay durumu takip edilebilir.
Müşteri ve lokasyon bazlı giderler sözleşme geliriyle birlikte değerlendirilerek hizmetin finansal durumu izlenebilir.
Faturalandırma ve tahsilat süreçlerini yönetin
Aylık hizmet bedelleri, ek vardiyalar, malzeme, ekipman veya diğer ücretler faturalandırma süreciyle ilişkilendirilebilir.
Sözleşmeye göre fatura dönemi, tutar, para birimi ve vade bilgileri takip edilebilir. Finans ekibine dönemsel faturalandırma görevleri atanabilir.
Vadesi yaklaşan veya geciken tahsilatlar için müşteri sorumlusuna takip görevi oluşturulabilir.
XtraCRM otomatik personel maliyeti veya hizmet hakedişi hesaplama sistemi değildir; firma tarafından oluşturulan hesapların onay, fatura ve tahsilat sürecini yönetir.
Sözleşme yenilemelerini takip edin
Sözleşme bitiş tarihi yaklaşan müşteriler için satış veya müşteri yöneticisine yenileme görevi atanabilir.
Yeni dönem personel sayısı, ücret, hizmet kapsamı ve çalışma koşulları müşteriyle yapılan görüşmeler üzerinden takip edilebilir.
Yenileme gerçekleşmediğinde fiyat, hizmet kapsamı, müşteri kararı veya rakip tercihi gibi nedenler kaydedilebilir.
Mevcut müşterilerde yeni lokasyon veya ek hizmet fırsatları ayrı satış fırsatları olarak oluşturulabilir.
Müşteri iletişimini tek geçmişte toplayın
Telefon görüşmeleri, e-postalar, WhatsApp yazışmaları, notlar, görevler ve talepler yetkiler dâhilinde müşteri geçmişinde görüntülenebilir.
Müşteri tekrar iletişime geçtiğinde hizmet verdiğiniz lokasyonlar, açık talepler, son saha kontrolleri ve yaklaşan sözleşme işlemleri görülebilir.
Böylece satış, operasyon ve finans ekipleri müşteriyle aynı güncel bilgi üzerinden iletişim kurabilir.
Yetkileri görev dağılımına göre belirleyin
Satış, operasyon, saha yöneticileri, çalışanlar, depo, satın alma, insan kaynakları ve finans ekipleri için farklı erişim yetkileri tanımlanabilir.
Saha çalışanları yalnızca kendilerine atanan görevleri görüntülerken bölge yöneticileri sorumlu oldukları lokasyonları takip edebilir.
Finansal kayıtlar, çalışan belgeleri ve müşteri sözleşmeleri yalnızca yetkili kullanıcıların erişimine açılabilir.
Yönetim için ölçülebilir bir yapı oluşturun
Yönetim ekranlarında yeni satış fırsatları, aktif sözleşmeler, hizmet lokasyonları, açık saha görevleri, geciken işler, personel ve araç görevlendirmeleri takip edilebilir.
Müşteri, lokasyon, hizmet türü, bölge yöneticisi veya dönem bazında aşağıdaki bilgiler değerlendirilebilir:
Gelen hizmet talepleri
Tekliflerin sözleşmeye dönüşme oranı
Aktif müşteri ve hizmet noktaları
Planlanan ve tamamlanan saha görevleri
Geciken işler
Personel görevlendirmeleri
Açık vardiya veya görev ihtiyaçları
Saha kontrol sonuçları
Olay ve uygunsuzluk kayıtları
Müşteri talepleri ve sonuçlanma süreleri
Ekipman ve zimmet durumu
Stok ve sarf ihtiyaçları
Araç görevlendirme ve bakım bilgileri
Lokasyon bazlı giderler
Faturalandırma ve tahsilat durumu
Yaklaşan sözleşme yenilemeleri
XtraCRM, firmanızı sabit bir saha hizmeti modeline zorlamaz. Müşteri kayıtlarını, lokasyonları, sözleşmeleri, çalışanları, görevleri, ekipmanları ve finansal süreçleri kendi operasyon düzeninize göre yapılandırarak ilk müşteri talebinden hizmet teslimi, kalite kontrolü ve tahsilata kadar bütün süreci daha düzenli, ölçülebilir ve takip edilebilir hale getirebilirsiniz.