إدارة المواقع والمنشآت والعقارات
تشمل العمليات اليومية في إدارة المواقع والمنشآت والعقارات العديد من الإجراءات المختلفة بدءًا من التواصل مع السكان، مرورًا بالصيانة الفنية، وفحص المناطق المشتركة، وحتى متابعة الموردين والعقود.
يجمع XtraCRM بين خصائص إدارة علاقات العملاء (CRM)، والمهام، والخدمة الفنية، والصيانة، والجرد، والموردين، والمستندات، والمالية لتمكين فرق الإدارة من متابعة العمليات من مركز واحد.
كيف تتم العمليات في هذا القطاع؟
تبدأ العملية بتعريف الهيكل الأساسي للموقع أو المنشأة في النظام. حيث يتم تسجيل الكتل، والوحدات المستقلة، والمناطق المشتركة، والمعدات، والأشخاص المعنيين.
يرتبط مالك العقار، أو المستأجر، أو الساكن، أو مسؤول الشركة، أو مستخدم المنشأة بالقسم ذي الصلة. ويتم متابعة بيانات الاتصال وفترة الاستخدام.
في العمليات اليومية، تُستقبل طلبات الأعطال، والتنظيف، والأمن، والصيانة، أو الخدمات الأخرى. تُخصص الطلبات للموظف المعني أو المورد؛ ويتم تسجيل الإجراءات والنتائج.
يتم تخطيط مواعيد الصيانة الدورية، والعقود، والمستندات، وفحوصات المراقبة. وترتبط المصروفات، وإجراءات المورد، ومهام الإدارة، والمستندات الهامة بالمنشأة أو السجل المعني.
كيف يتكيف XtraCRM مع بنية إدارتك؟
يختلف هيكل الكتل، والوحدات المستقلة، والخدمات، والمهام في كل موقع ومنشأة. يمكن إعداد الحقول الخاصة، والنماذج، والمهام، وسير العمل في XtraCRM وفقًا للنظام الإداري الحالي.
يمكنك إنشاء عملية الطلب الخاصة بك بمراحل “طلب جديد، قيد المراجعة، تم تعيين المسؤول، تم تحديد الموعد، قيد التنفيذ، في انتظار المواد، قيد المراجعة، مكتمل”.
يمكنك تحديد مجالات تسجيل مختلفة وعمليات تشغيل لإدارة الموقع، البرج، مركز الأعمال، السكن، المرفق الصناعي، المركز التجاري أو مناطق الحياة المختلطة.
المجالات الخاصة بالمنشأة أو القسم التي يمكنك استخدامها
اسم المنشأة أو الموقع
نوع المنشأة
العنوان الكامل
الكتلة، المبنى أو القسم
الطابق ورقم الوحدة المستقلة
نوع الوحدة المستقلة
المساحة الإجمالية والصافية
حالة الاستخدام
مالك العقار
المستأجر أو المستخدم
تاريخ بدء وانتهاء الاستخدام
أشخاص الاتصال
معلومات الموقف أو المستودع
معلومات العدادات أو الاشتراكات
معلومات المفتاح، البطاقة أو الوصول
المدير المسؤول
ملاحظات خاصة
العقود والوثائق ذات الصلة
يمكن إضافة معلومات مختلفة يحتاجها الإدارة كمجالات خاصة. وبهذا يتم عرض الحقول الضرورية فقط لكل نوع منشأة.
قم بإدارة سجلات مالكي العقارات والمستأجرين والسكان
يمكن تسجيل مالكي العقارات، المستأجرين، السكان أو المستخدمين المؤسسيين كعملاء أو أشخاص للاتصال.
يمكن عرض وحدات مستقلة، معلومات الاتصال، فترة الاستخدام والطلبات ذات الصلة الخاصة بشخص واحد في سجل واحد.
يمكن متابعة الأشخاص الذين كانوا موجودين في وحدة مستقلة في الماضي والحاضر، مع معلومات الأماكن الخاصة والتواريخ وفقًا لسياسة تسجيل الإدارة.
يمكن تعريف عدة أشخاص مخولين تحت حساب الشركة في حالة المستأجرين المؤسسيين.
تابع عمليات الانتقال وتغيير المستخدمين
يمكن إدارة عمليات الانتقال الجديدة، تغيير المستأجر أو إخلاء الوحدة من خلال قوائم المهام والمراقبة.
يمكن تسجيل الوثائق اللازمة أثناء الانتقال، معلومات الاتصال، بطاقات الدخول، تسليم المفاتيح ومعلومات العدادات.
عند إخلاء الوحدة، يمكن تعيين مهام لفحص المفاتيح، البطاقات، الأصول الثابتة والحالة الحالية للموظفين المعنيين.
XtraCRM ليس نظامًا تلقائيًا لدخول المبنى أو تمرير البطاقات؛ يمكن استخدامه لمتابعة مهمات وتسجيلات تبديل المستخدمين الإدارية.
جمع طلبات الأعطال والشكاوى في مركز واحد
يمكن تسجيل الطلبات الواردة عبر الهاتف، البريد الإلكتروني، واتساب، مكتب الإدارة أو النموذج الإلكتروني.
يمكن تسجيل موضوع الطلب، الموقع، الاستعجال، الوصف والشخص المُبلّغ. يمكن إضافة الصور والوثائق إلى الطلب.
يمكن تعيين الطلب الجديد إلى الفريق الفني، التنظيف، الأمن، الإدارة أو المورد المختص. يمكن حفظ الإجراءات وما يُقدم للمستخدم في نفس السجل طوال العملية.
بعد اكتمال الطلب، يمكن إنشاء مهمة للمراجعة أو رضا العميل.
صنف الطلبات حسب الموضوع
يمكن إنشاء أنواع طلب مختلفة حسب حاجة الإدارة:
الكهرباء
المياه والتمديدات
التدفئة والتبريد
المصعد
المناطق المشتركة
التنظيف
الأمن
موقف السيارات
الحدائق والتنسيق
الإنترنت أو البنية التحتية
الإبلاغ عن الضوضاء أو الجيرة
الانتقال
البطاقة أو المفتاح
عطل فني
طلب وثيقة
طلبات إدارية أخرى
يمكن توجيه كل نوع من الطلبات إلى مسؤول مختلف أو أولوية أو سير عمل مختلف.
إدارة أعمال الصيانة والخدمات الفنية
يمكن فتح تقارير الخدمة للأعطال الفنية داخل المنشأة. يمكن تسجيل موقع العطل، الجهاز، الوصف، الاستعجال، والشخص المسؤول.
يمكنك تكوين عملية الخدمة لديك من خلال المراحل: "إبلاغ جديد، مراجعة، تعيين فني، انتظار قطع الغيار، جارٍ التنفيذ، الفحص، والانتهاء".
يمكن الاحتفاظ في سجل الخدمة بالمعلومات حول العمل المنجز، المواد المستخدمة، ملاحظات الفني، الصور، ونتائج الفحص.
يمكن تقييم الأعطال المتكررة من خلال سجلات الخدمة السابقة لرؤية المشكلات في نفس الجهاز أو المنطقة.
متابعة المناطق والمعدات المشتركة
يمكن إدارة المعدات مثل المصاعد، المولدات، المضخات، الغلايات، أجهزة التكييف، أنظمة مكافحة الحريق أو معدات المنشأة الأخرى بسجلات منفصلة.
يمكن حفظ المعلومات التالية عن المعدات:
اسم الجهاز ورمزه
الفئة
العلامة التجارية والطراز
الرقم التسلسلي
الموقع داخل المنشأة
تاريخ التركيب
مدة الضمان
الفريق المسؤول
شركة الصيانة
تاريخ آخر صيانة
تاريخ الصيانة التالية
الحالة الحالية
الوثائق الفنية
الوصف والملاحظات
بهذه الطريقة يمكن عرض سجل صيانة الأعطال لكل جهاز على نفس البطاقة.
خطط الصيانة الدورية والوقائية
يمكن وضع خطط صيانة دورية لمعدات المنشأة. يمكن متابعة تكرار الصيانة، تاريخ آخر إجراء، وتاريخ الصيانة التالية.
يمكن تعيين مهام للموظفين الفنيين أو الموردين للأجهزة التي اقترب وقت صيانتها.
عند اكتمال الصيانة يمكن تسجيل العمليات المنفذة، الأجزاء المستخدمة، التكلفة، شركة الخدمة والتاريخ التالي.
يمكن أيضاً تسجيل توقف التشغيل أو انقطاع الخدمة بسبب الصيانة.
إدارة التنظيف والفحوصات الميدانية الروتينية
يمكن جدولة مهام التنظيف في المناطق المشتركة، تنسيق الحدائق، جولات الأمن، فحص معدات الحريق أو المهام الروتينية الأخرى بشكل متكرر.
يمكن تسجيل الموقع، المسؤول، التاريخ، قوائم الفحص ونتائج كل مهمة.
يمكن إعادة تعيين الإجراءات الناقصة أو غير الملائمة كمهام جديدة للفريق المختص. يمكن إضافة صور ووصف إلى سجل التفتيش.
وبذلك لا تتم المتابعة فقط في حال حدوث أعطال، بل أيضاً يتم متابعة الأعمال الوقائية والروتينية بشكل منتظم.
إدارة الموردين وشركات الخدمة
يمكن تسجيل شركات الخدمات الفنية، التنظيف، الأمن، تنسيق الحدائق، المصاعد، مكافحة الحشرات أو خدمات أخرى كحسابات مورّدين.
يمكن الاحتفاظ بمعلومات الاتصال، الأشخاص المفوضين، المنشآت التي تقدم الخدمة لها، العقود، المهام والوثائق تحت نفس الحساب.
يمكن متابعة المهام المعينة للمورد ومدة إنجازها. يمكن تسجيل نتائج فحص العمل والموافقة الإدارية ذات الصلة.
يمكن تقييم عروض الأسعار وسجلات الأعمال السابقة للمورد في قرارات الشراء الجديدة.
تابع مواعيد العقود وتجديدها
يمكن ربط عقود الصيانة، التنظيف، الأمن، الإيجار، التأمين والخدمات الأخرى بالمنشآت أو الموردين المعنيين.
يمكن حفظ المعلومات التالية في العقد:
نوع الخدمة
المورد
تاريخ البدء والانتهاء
قيمة العقد
العملة
فترة الدفع
نطاق الخدمة
شروط التجديد
المدير المسؤول
المستندات ذات الصلة
حالة العقد
يمكن تعيين مهمة للشخص المسؤول للعقود التي تقترب من تاريخ نهايتها. يمكن متابعة عروض الفترات الجديدة وقرارات التجديد.
إدارة التراخيص والتأمين والمستندات الأخرى
يمكن ربط تراخيص المنشأة أو المعدات أو مزود الخدمة، والتأمين، وتقارير الفحص، والشهادات، والمستندات الأخرى بالسجلات ذات الصلة.
يمكن تسجيل تاريخ إصدار المستند وتاريخ الصلاحية. يمكن إنشاء مهمة أو تذكير للمستندات التي تقترب من انتهاء صلاحيتها.
يمكن توجيه المستندات التي تتطلب مراجعة أو موافقة إلى المدير المختص. يمكن تقييد وصول الموظفين إلى المستندات حسب دورهم.
متابعة طلبات الشراء واحتياجات المواد
يمكن إنشاء طلبات شراء للمواد والخدمات المطلوبة في الصيانة أو التنظيف أو العمليات اليومية.
يمكن متابعة المنتج أو الخدمة، الكمية، المورد، السعر، وتاريخ التسليم المتوقع.
يمكن توجيه عمليات الشراء التي تتجاوز مبلغًا معينًا للموافقة حسب صلاحيات الإدارة. يمكن ربط المنتجات المستلمة بسجلات المخزون.
يمكن تحديد المواد التي تم شراؤها لأي منشأة أو قسم أو وظيفة خدمة باستخدام الحقول الخاصة.
إدارة المخزون والمواد الاستهلاكية
يمكن متابعة مواد التنظيف، قطع الغيار التقنية، المصابيح، الفلاتر، البطاقات، أو المواد الاستهلاكية الأخرى في سجلات المخزون.
يمكن تسجيل دخول وخروج المواد. يمكن تحديد الحاجة للشراء للمنتجات التي تقترب من المستوى الحرج.
يمكن ربط المواد المستخدمة أثناء الخدمة الفنية أو الصيانة بسجل العمل ذي الصلة.
ليس XtraCRM نظام أتمتة المباني أو نظام المستودعات الذكية تلقائيًا؛ بل يتيح تسجيل المخزون والعمليات التشغيلية.
اربط النفقات بالمرافق والخدمات
يمكن ربط النفقات الخاصة بالصيانة والطاقة والتنظيف والأمن والتوريد والإصلاح وغيرها بالمرفق أو مركز التكلفة ذي الصلة.
يمكن متابعة فئة النفقات، وتاريخها، وقيمتها، وعملتها، والمورد، والوثائق، وحالة الموافقة.
يمكن توجيه النفقات التي تتطلب الموافقة إلى الأشخاص المعنيين وفقًا لهيكل تفويض الإدارة.
يمكن تقييم النفقات بناءً على المرفق، ونوع الخدمة، أو الفترة لرؤية المجالات التي تتركز فيها التكاليف.
قم بإعداد متابعة الرسوم والدفع الدوري حسب شركتك
يمكن تتبع معلومات مثل الوحدة المستقلة، والفترة، والاستحقاق، والاستحقاق الزمني، وحالة الدفع عبر الحقول الخاصة والسجلات المالية.
يمكن إنشاء مهام لفريق الإدارة للمدفوعات المستحقة قريبًا أو المتأخرة. يمكن الاحتفاظ بالتواصلات والتنبيهات المتعلقة بالدفع في سجل الشخص المعني.
لا يُقدم XtraCRM كنظام متخصص لتحصيل رسوم الموقع، أو تكامل البنك، أو المتابعة القانونية. يجب تقييم عمليات التوزيع التلقائي للرسوم، وحسابات التأخير، ومطابقة البنك، وإجراءات الدفاتر الرسمية مع الأنظمة المتخصصة المستخدمة عند الحاجة.
قم بإدارة الإعلانات والتواصل مع السكان
يمكن إنشاء مجموعات أشخاص ذات صلة للإعلانات المتعلقة بأعمال الصيانة، أو انقطاع الماء أو الكهرباء، أو الاجتماعات، أو الفعاليات، أو الإعلانات الأخرى.
يمكن جدولة الإخطارات التي تتم عبر البريد الإلكتروني، أو واتساب، أو قنوات الاتصال الأخرى المصرح بها.
يجب تنفيذ الإرسال وفقًا لتفضيلات الاتصال للأشخاص والسياسات التي تحددها الإدارة.
يمكن عرض مكالمات الهاتف، والبريد الإلكتروني، والرسائل، والملاحظات في سجل الشخص المعني ضمن الصلاحيات الممنوحة.
تابع مهام الاجتماعات واتخاذ القرارات
يمكن جدولة اجتماعات الإدارة في التقويم. يمكن تسجيل جدول الأعمال، والمشاركين، والقرارات، والمهام التي سيتم تنفيذها.
يمكن تعيين كل قرار يتم اتخاذه كمهمة للشخص المسؤول. يمكن متابعة تاريخ الهدف وحالة الإنجاز.
يمكن حفظ محاضر الاجتماعات والمستندات ذات الصلة في إدارة الوثائق.
لا يحل XtraCRM محل الدفتر الرسمي للقرارات أو نظام الاجتماعات المرتبط بالتشريعات؛ بل يوفر متابعة المهام التشغيلية والوثائق بعد الاجتماعات.
قم بتسجيل الحوادث الأمنية وملاحظات الموقع
يمكن متابعة الأضرار التي تحدث داخل المنشأة، إخطارات الأمان، الممتلكات المفقودة أو غيرها من الأحداث التشغيلية من خلال سجلات منفصلة.
يمكن تسجيل تاريخ الحادث، الموقع، الوصف، الأشخاص المعنيين، الصور والإجراءات المتخذة.
يمكن تعيين مهام للأشخاص المسؤولين عن التحقيق أو الحل. يمكن حفظ نتائج الحوادث المغلقة والإجراءات المتخذة تحت السجلات.
يجب معالجة تسجيلات الكاميرا، بيانات الوصول والمعلومات الأمنية الحساسة الأخرى فقط بالقدر اللازم وبما يتوافق مع سياسات أمان بيانات الشركة.
حدد الصلاحيات بناءً على توزيع المهام
يمكن تعريف صلاحيات وصول وتنفيذ مختلفة للإدارة، الفريق الفني، الأمن، التنظيف، المالية والمديرين.
بينما يدير الفريق الفني سجلات الخدمة والصيانة، يمكن لفريق المالية الوصول إلى عمليات النفقات والدفع. يمكن للعاملين في الأمن أو التنظيف عرض المهام المخصصة لهم فقط.
يمكن فتح المعلومات الشخصية، السجلات المالية والمستندات الحساسة فقط للمستخدمين المخولين.
أنشئ هيكلًا يمكن قياسه للإدارة
يمكن متابعة الطلبات الجديدة، الأعطال المفتوحة، المهام المتأخرة، الصيانات القادمة، العقود المنتهية، المشتريات المعلقة وأعمال الموردين الجارية على شاشات الإدارة.
يمكن تقييم المعلومات التالية حسب المنشأة، البلوك، القسم، نوع الطلب، المورد أو الفترة:
عدد الطلبات والأعطال الواردة
الأعمال المفتوحة والمكتملة
متوسط أوقات الإنجاز
الأعطال المتكررة
تاريخ صيانة المعدات
تواريخ الصيانة القادمة
تواريخ انتهاء العقود والوثائق
مهام الموردين ونتائجها
المخزون واحتياجات الاستهلاك
النفقات حسب المنشأة والخدمة
المهام المتأخرة
ملاحظات المستخدمين
المتابعات المالية المفتوحة
لا تُجبر XtraCRM إدارتك على نموذج منشأة ثابت. يمكنك تنظيم الموقع، الوحدة المستقلة، المستخدم، الطلب، المعدات، الصيانة، المورد، المهمة والسجلات المالية وفقًا لنظام عملياتك الخاص، مما يجعل عمليات الإدارة اليومية أكثر انتظامًا وقابلة للقياس والمتابعة.