Site, Tesis ve Gayrimenkul Yönetimi
Site, tesis ve gayrimenkul yönetiminde günlük operasyonlar; sakin iletişiminden teknik bakıma, ortak alan kontrollerinden tedarikçi ve sözleşme takibine kadar birçok farklı süreci kapsar.
XtraCRM; CRM, görev, teknik servis, bakım, envanter, tedarikçi, doküman ve finans özelliklerini bir araya getirerek yönetim ekiplerinin operasyonları tek merkezden takip etmesini sağlar.
Sektörde süreç nasıl işler?
Süreç, site veya tesisin temel yapısının sisteme tanımlanmasıyla başlar. Bloklar, bağımsız bölümler, ortak alanlar, ekipmanlar ve ilgili kişiler kayıt altına alınır.
Mal sahibi, kiracı, sakin, firma yetkilisi veya tesis kullanıcısı ilgili bölümle ilişkilendirilir. İletişim bilgileri ve kullanım dönemi takip edilir.
Günlük operasyonlarda arıza, temizlik, güvenlik, bakım veya diğer hizmet talepleri alınır. Talep ilgili personele veya tedarikçiye atanır; yapılan işlemler ve sonuçlar kayıt altına alınır.
Periyodik bakım, sözleşme, belge ve kontrol tarihleri planlanır. Giderler, tedarikçi işlemleri, yönetim görevleri ve önemli dokümanlar ilgili tesis veya kayıtla ilişkilendirilir.
XtraCRM yönetim yapınıza nasıl uyarlanır?
Her site ve tesisin blok, bağımsız bölüm, hizmet ve görev yapısı farklıdır. XtraCRM’de özel alanlar, formlar, görevler ve iş akışları yönetimin mevcut düzenine göre yapılandırılabilir.
Talep sürecinizi “Yeni Talep, İnceleniyor, Sorumlu Atandı, Randevu Planlandı, İşlemde, Malzeme Bekleniyor, Kontrol Bekliyor ve Tamamlandı” aşamalarından oluşturabilirsiniz.
Site yönetimi, plaza, iş merkezi, rezidans, fabrika tesisi, alışveriş merkezi veya karma yaşam alanı için farklı kayıt alanları ve operasyon süreçleri tanımlayabilirsiniz.
Kullanabileceğiniz tesis ve bölüm özel alanları
Tesis veya site adı
Tesis türü
Açık adres
Blok, bina veya bölüm
Kat ve bağımsız bölüm numarası
Bağımsız bölüm türü
Brüt ve net alan
Kullanım durumu
Mal sahibi
Kiracı veya kullanıcı
Kullanım başlangıç ve bitiş tarihi
İletişim kişileri
Otopark veya depo bilgileri
Sayaç veya abonelik bilgileri
Anahtar, kart veya erişim bilgisi
Sorumlu yönetici
Özel açıklamalar
İlgili sözleşme ve dokümanlar
Yönetimin ihtiyaç duyduğu farklı bilgiler özel alan olarak eklenebilir. Böylece her tesis türü için yalnızca gerekli alanlar gösterilir.
Mal sahibi, kiracı ve sakin kayıtlarını yönetin
Mal sahipleri, kiracılar, sakinler veya kurumsal kullanıcılar müşteri ya da iletişim kişisi olarak kaydedilebilir.
Bir kişiye ait bağımsız bölüm, iletişim bilgileri, kullanım dönemi ve ilgili talepler aynı geçmişte görüntülenebilir.
Bir bağımsız bölümde geçmişte ve güncel olarak kimlerin bulunduğu, yönetimin kayıt politikasına göre özel alanlar ve tarih bilgileriyle takip edilebilir.
Kurumsal kiracılarda firma hesabı altında birden fazla yetkili kişi tanımlanabilir.
Taşınma ve kullanıcı değişikliklerini takip edin
Yeni taşınma, kiracı değişikliği veya bölüm boşaltma işlemleri görev ve kontrol listeleriyle yönetilebilir.
Taşınma sırasında gerekli belgeler, iletişim bilgileri, giriş kartları, anahtar teslimleri ve sayaç bilgileri kayıt altına alınabilir.
Bölüm boşaltıldığında anahtar, kart, demirbaş ve mevcut durum kontrolleri görev olarak ilgili personele atanabilir.
XtraCRM otomatik bina giriş veya kart geçiş sistemi değildir; kullanıcı değişikliklerinin idari görev ve kayıtlarını takip etmek için kullanılabilir.
Talep ve arıza kayıtlarını tek merkezde toplayın
Telefon, e-posta, WhatsApp, yönetim ofisi veya çevrim içi form üzerinden gelen talepler kayıt altına alınabilir.
Talebin konusu, lokasyonu, aciliyeti, açıklaması ve bildiren kişi kaydedilebilir. Fotoğraf ve belgeler talebe eklenebilir.
Yeni talep teknik ekip, temizlik, güvenlik, yönetim veya ilgili tedarikçiye atanabilir. Süreç boyunca yapılan işlemler ve kullanıcıya verilen bilgiler aynı kayıtta tutulabilir.
Tamamlanan talep sonrasında kontrol veya memnuniyet görevi oluşturulabilir.
Talepleri konuya göre sınıflandırın
Yönetimin ihtiyacına göre farklı talep türleri oluşturulabilir:
Elektrik
Su ve tesisat
Isıtma ve soğutma
Asansör
Ortak alan
Temizlik
Güvenlik
Otopark
Bahçe ve peyzaj
İnternet veya altyapı
Gürültü veya komşuluk bildirimi
Taşınma
Kart veya anahtar
Teknik arıza
Belge talebi
Diğer yönetim talepleri
Her talep türü farklı sorumluya, önceliğe veya iş akışına yönlendirilebilir.
Teknik servis ve bakım işlerini yönetin
Tesis içindeki teknik arızalar servis kaydı olarak açılabilir. Arızanın lokasyonu, ekipmanı, açıklaması, aciliyeti ve sorumlu kişi kaydedilebilir.
Servis sürecinizi “Yeni Bildirim, İnceleme, Teknisyen Atandı, Parça Bekleniyor, İşlemde, Kontrol ve Tamamlandı” aşamalarından oluşturabilirsiniz.
Yapılan işlem, kullanılan malzeme, teknisyen notu, fotoğraf ve sonuç bilgileri servis kaydında tutulabilir.
Tekrar eden arızalar geçmiş servis kayıtlarıyla birlikte değerlendirilerek aynı ekipman veya alandaki sorunlar görülebilir.
Ortak alan ve ekipmanları takip edin
Asansör, jeneratör, pompa, kazan, klima, yangın sistemi veya diğer tesis ekipmanları ayrı kayıtlarla yönetilebilir.
Ekipmanlarda aşağıdaki bilgiler tutulabilir:
Ekipman adı ve kodu
Kategori
Marka ve model
Seri numarası
Tesis içindeki lokasyon
Kurulum tarihi
Garanti süresi
Sorumlu ekip
Bakım firması
Son bakım tarihi
Bir sonraki bakım tarihi
Mevcut durum
Teknik dokümanlar
Açıklama ve notlar
Böylece her ekipmanın bakım ve arıza geçmişi aynı kart üzerinden görüntülenebilir.
Periyodik ve önleyici bakımları planlayın
Tesis ekipmanları için dönemsel bakım planları oluşturulabilir. Bakım sıklığı, son işlem tarihi ve bir sonraki bakım tarihi takip edilebilir.
Bakım zamanı yaklaşan ekipmanlar için teknik personele veya tedarikçiye görev atanabilir.
Bakım tamamlandığında yapılan işlemler, kullanılan parçalar, maliyet, servis firması ve sonraki tarih kaydedilebilir.
Bakım nedeniyle oluşan duruş veya hizmet kesintisi ayrıca kayıt altına alınabilir.
Temizlik ve rutin saha kontrollerini yönetin
Ortak alan temizliği, peyzaj, güvenlik turu, yangın ekipmanı kontrolü veya diğer rutin işler tekrarlayan görevlerle planlanabilir.
Her görev için lokasyon, sorumlu kişi, tarih, kontrol listesi ve sonuç bilgileri tutulabilir.
Eksik veya uygunsuz bulunan işlemler yeniden görev olarak ilgili ekibe atanabilir. Fotoğraf ve açıklamalar kontrol kaydına eklenebilir.
Böylece yalnızca arıza olduğunda değil, önleyici ve rutin çalışmalar da düzenli şekilde takip edilir.
Tedarikçi ve hizmet firmalarını yönetin
Teknik servis, temizlik, güvenlik, peyzaj, asansör, ilaçlama veya diğer hizmet firmaları tedarikçi hesabı olarak kaydedilebilir.
İletişim bilgileri, yetkili kişiler, hizmet verdiği tesisler, sözleşmeler, görevler ve belgeler aynı hesap altında tutulabilir.
Tedarikçiye atanan işler ve tamamlanma süreleri takip edilebilir. Yapılan işin kontrol sonucu ve ilgili yönetici onayı kayıt altına alınabilir.
Tedarikçiye ait teklif ve geçmiş çalışma bilgileri yeni satın alma kararlarında değerlendirilebilir.
Sözleşme ve yenileme tarihlerini takip edin
Bakım, temizlik, güvenlik, kiralama, sigorta ve diğer hizmet sözleşmeleri ilgili tesis veya tedarikçiyle ilişkilendirilebilir.
Sözleşmede aşağıdaki bilgiler tutulabilir:
Hizmet türü
Tedarikçi
Başlangıç ve bitiş tarihi
Sözleşme bedeli
Para birimi
Ödeme dönemi
Hizmet kapsamı
Yenileme koşulları
Sorumlu yönetici
İlgili dokümanlar
Sözleşme durumu
Bitiş tarihi yaklaşan sözleşmeler için sorumlu kişiye görev atanabilir. Yeni dönem teklifleri ve yenileme kararları takip edilebilir.
Ruhsat, sigorta ve diğer belgeleri yönetin
Tesise, ekipmana veya hizmet sağlayıcıya ait ruhsat, sigorta, kontrol raporu, sertifika ve diğer belgeler ilgili kayıtlarla ilişkilendirilebilir.
Belgenin düzenlenme ve geçerlilik tarihi tutulabilir. Süresi yaklaşan belgeler için görev veya hatırlatma oluşturulabilir.
İnceleme veya onay gerektiren dokümanlar ilgili yöneticiye yönlendirilebilir. Çalışanların rolüne göre belge erişimleri sınırlandırılabilir.
Satın alma ve malzeme ihtiyaçlarını takip edin
Bakım, temizlik veya günlük operasyonlarda ihtiyaç duyulan malzeme ve hizmetler için satın alma talepleri oluşturulabilir.
Ürün veya hizmet, miktar, tedarikçi, fiyat ve beklenen teslim tarihi takip edilebilir.
Belirli tutarın üzerindeki satın almalar yönetimin yetki düzenine göre onaya yönlendirilebilir. Teslim alınan ürünler stok kayıtlarıyla ilişkilendirilebilir.
Hangi malzemenin hangi tesis, bölüm veya servis işi için alındığı özel alanlarla belirtilebilir.
Stok ve sarf malzemelerini yönetin
Temizlik ürünleri, teknik yedek parçalar, ampuller, filtreler, kartlar veya diğer sarf malzemeleri stok kayıtlarında takip edilebilir.
Malzeme giriş ve çıkışları kaydedilebilir. Kritik seviyeye yaklaşan ürünler için satın alma ihtiyacı görülebilir.
Teknik servis veya bakım sırasında kullanılan malzemeler ilgili iş kaydıyla ilişkilendirilebilir.
XtraCRM otomatik bina otomasyonu veya akıllı depo sistemi değildir; operasyonel stok ve hareketlerin kayıt altında tutulmasını sağlar.
Giderleri tesis ve hizmetlerle ilişkilendirin
Bakım, enerji, temizlik, güvenlik, tedarik, onarım ve diğer giderler ilgili tesis veya maliyet merkeziyle ilişkilendirilebilir.
Giderin kategorisi, tarihi, tutarı, para birimi, tedarikçisi, belgesi ve onay durumu takip edilebilir.
Onay gerektiren harcamalar yönetimin yetki yapısına göre ilgili kişilere yönlendirilebilir.
Tesis, hizmet türü veya dönem bazında giderler değerlendirilerek maliyetlerin hangi alanlarda yoğunlaştığı görülebilir.
Aidat ve dönemsel ödeme takibini firmanıza göre yapılandırın
Bağımsız bölüm, dönem, tahakkuk, vade ve ödeme durumu gibi bilgiler özel alanlar ve finans kayıtlarıyla takip edilebilir.
Vadesi yaklaşan veya geciken ödemeler için yönetim ekibine görev oluşturulabilir. Yapılan görüşmeler ve ödeme bildirimleri ilgili kişi geçmişinde tutulabilir.
XtraCRM uzmanlaşmış bir site aidat tahakkuk, banka entegrasyonu veya yasal takip sistemi olarak sunulmaz. Otomatik aidat dağıtımı, gecikme hesabı, banka eşleştirmesi ve resmî defter süreçleri gerekiyorsa kullanılan uzman sistemlerle birlikte değerlendirilmelidir.
Duyuru ve sakin iletişimini yönetin
Bakım çalışması, su veya elektrik kesintisi, toplantı, etkinlik veya diğer duyurular için ilgili kişi grupları oluşturulabilir.
E-posta, WhatsApp veya izinli diğer iletişim kanalları üzerinden yapılacak bilgilendirmeler planlanabilir.
Gönderimler kişilerin iletişim tercihleri ve yönetimin belirlediği politikalar doğrultusunda gerçekleştirilmelidir.
Telefon görüşmeleri, e-postalar, mesajlar ve notlar yetkiler dâhilinde ilgili kişi geçmişinde görüntülenebilir.
Toplantı ve karar görevlerini takip edin
Yönetim toplantıları takvimde planlanabilir. Gündem, katılımcılar, kararlar ve yapılacak işler kayıt altına alınabilir.
Alınan her karar görev olarak sorumlu kişiye atanabilir. Hedef tarih ve tamamlanma durumu takip edilebilir.
Toplantı tutanakları ve ilgili belgeler doküman yönetiminde saklanabilir.
XtraCRM resmî karar defteri veya mevzuata bağlı toplantı sisteminin yerine geçmez; toplantı sonrası operasyonel görev ve doküman takibini sağlar.
Güvenlik ve saha olaylarını kayıt altına alın
Tesis içinde meydana gelen hasar, güvenlik bildirimi, kayıp eşya veya diğer operasyonel olaylar ayrı kayıtlarla takip edilebilir.
Olayın tarihi, lokasyonu, açıklaması, ilgili kişiler, fotoğraflar ve yapılan işlemler kaydedilebilir.
İnceleme veya çözüm için sorumlu kişilere görev atanabilir. Kapatılan olayların sonucu ve alınan önlemler kayıt altında tutulabilir.
Kamera kayıtları, erişim verileri ve diğer hassas güvenlik bilgileri yalnızca gerekli olduğu ölçüde ve şirketin veri güvenliği politikalarına uygun şekilde işlenmelidir.
Yetkileri görev dağılımına göre belirleyin
Yönetim, teknik ekip, güvenlik, temizlik, finans ve yöneticiler için farklı erişim ve işlem yetkileri tanımlanabilir.
Teknik ekip servis ve bakım kayıtlarını yönetirken finans ekibi gider ve ödeme süreçlerine erişebilir. Güvenlik veya temizlik çalışanları yalnızca kendilerine atanan görevleri görüntüleyebilir.
Kişisel bilgiler, finansal kayıtlar ve hassas dokümanlar yalnızca yetkili kullanıcıların erişimine açılabilir.
Yönetim için ölçülebilir bir yapı oluşturun
Yönetim ekranlarında yeni talepler, açık arızalar, geciken görevler, yaklaşan bakımlar, süresi dolacak sözleşmeler, bekleyen satın almalar ve devam eden tedarikçi işleri takip edilebilir.
Tesis, blok, bölüm, talep türü, tedarikçi veya dönem bazında aşağıdaki bilgiler değerlendirilebilir:
Gelen talep ve arıza sayısı
Açık ve tamamlanan işler
Ortalama sonuçlanma süreleri
Tekrar eden arızalar
Ekipman bakım geçmişi
Yaklaşan bakım tarihleri
Sözleşme ve belge bitiş tarihleri
Tedarikçi görev ve sonuçları
Stok ve sarf ihtiyaçları
Tesis ve hizmet bazlı giderler
Geciken görevler
Kullanıcı geri bildirimleri
Açık finansal takipler
XtraCRM, yönetiminizi sabit bir tesis modeline zorlamaz. Site, bağımsız bölüm, kullanıcı, talep, ekipman, bakım, tedarikçi, görev ve finans kayıtlarını kendi operasyon düzeninize göre yapılandırarak günlük yönetim süreçlerini daha düzenli, ölçülebilir ve takip edilebilir hale getirebilirsiniz.