Управление комплексами, объектами и недвижимостью
Ежедневные операции по управлению комплексами, объектами и недвижимостью включают множество различных процессов: от коммуникации с жителями до технического обслуживания, от контроля общих площадей до работы с поставщиками и контроля контрактов.
XtraCRM объединяет функции CRM, задач, технического сервиса, обслуживания, инвентаризации, работы с поставщиками, документов и финансов, позволяя управленческим командам контролировать операции из единого центра.
Как процесс реализуется в отрасли?
Процесс начинается с определения базовой структуры комплекса или объекта в системе. Регистрируются блоки, отдельные помещения, общие зоны, оборудование и соответствующие лица.
Собственник, арендатор, житель, представитель компании или пользователь объекта связывается с соответствующим помещением. Отслеживаются контактные данные и период использования.
В ежедневной работе принимаются заявки на устранение неисправностей, уборку, безопасность, обслуживание и другие услуги. Заявка назначается ответственному сотруднику или поставщику; все проведённые работы и результаты фиксируются.
Планируются периодические технические обслуживания, сроки действия договоров, документов и проверок. Расходы, операции поставщиков, задачи управления и важные документы связываются с соответствующим объектом или записью.
Как XtraCRM адаптируется к вашей системе управления?
Структура блоков, отдельных помещений, сервисов и задач различается у каждого комплекса и объекта. В XtraCRM специальные поля, формы, задачи и рабочие процессы могут быть настроены в соответствии с существующей структурой управления.
Вы можете формировать процесс обработки заявок из этапов «Новая заявка, Рассматривается, Назначен ответственный, Запланирована встреча, В работе, Ожидается материал, Ожидает проверки и Завершена».
Вы можете определить разные области регистрации и операционные процессы для управления сайтом, офиса, бизнес-центра, резиденции, фабричного объекта, торгового центра или смешанной жилой зоны.
Специальные области для объектов и подразделений, которые вы можете использовать
Название объекта или сайта
Тип объекта
Полный адрес
Блок, здание или подразделение
Этаж и номер независимого подразделения
Тип независимого подразделения
Валовая и чистая площадь
Статус использования
Владелец
Арендатор или пользователь
Дата начала и окончания использования
Контактные лица
Информация о парковке или складе
Информация о счетчиках или подписках
Ключ, карта или данные доступа
Ответственный управляющий
Особые замечания
Связанные договоры и документы
Необходимая для управления различная информация может быть добавлена как специальные поля. Таким образом, для каждого типа объекта отображаются только необходимые поля.
Управляйте записями владельцев, арендаторов и жителей
Владельцы, арендаторы, жители или корпоративные пользователи могут быть зарегистрированы как клиенты или контактные лица.
Независимое подразделение, контактные данные, период использования и соответствующие запросы, относящиеся к одному лицу, могут отображаться в одной истории.
В одной отдельной секции можно отслеживать, кто находится или находился там в прошлом, с учетом частных пространств и дат в соответствии с политикой учета управления.
Для корпоративных арендаторов под учетной записью компании можно определить несколько уполномоченных лиц.
Отслеживайте переезды и изменения пользователей
Процедуры нового переезда, смены арендатора или освобождения секции могут управляться с помощью списков задач и контроля.
Во время переезда можно регистрировать необходимые документы, контактные данные, карты доступа, передачу ключей и данные счетчиков.
При освобождении секции ключи, карты, основное оборудование и проверки текущего состояния могут быть назначены как задачи соответствующему персоналу.
XtraCRM не является автоматической системой входа в здание или системой прохода по карте; может использоваться для административного отслеживания изменений пользователей и записи соответствующих задач.
Собирайте заявки и записи о неисправностях в одном центре
Заявки, поступающие по телефону, электронной почте, WhatsApp, в офис управления или через онлайн-форму, могут быть зарегистрированы.
Можно зафиксировать тему заявки, местоположение, степень срочности, описание и лицо, подавшее заявку. К заявке можно добавить фотографии и документы.
Новая заявка может быть назначена технической команде, уборке, службе безопасности, управлению или соответствующему поставщику. Все действия и информация, предоставленная пользователю на протяжении процесса, сохраняются в той же записи.
После завершения заявки может быть создана задача по проверке или оценке удовлетворенности.
Классифицируйте заявки по теме
В зависимости от потребностей управления могут быть созданы различные типы заявок:
Электричество
Водоснабжение и сантехника
Отопление и кондиционирование
Лифт
Общие зоны
Уборка
Безопасность
Парковка
Сад и ландшафтный дизайн
Интернет или инфраструктура
Жалоба на шум или соседство
Переезд
Карта или ключ
Техническая неисправность
Запрос документа
Другие административные запросы
Каждый тип запроса может быть направлен разным ответственным лицам, иметь разный приоритет или рабочий процесс.
Управляйте техническим обслуживанием и ремонтными работами
Технические неисправности в здании могут регистрироваться как заявки на сервис. Можно указать местонахождение неисправности, оборудование, описание, срочность и ответственное лицо.
Вы можете организовать процесс обслуживания по этапам: «Новое уведомление, Проверка, Назначен техник, Ожидание детали, В работе, Проверка и Завершено».
В записи обслуживания можно сохранить выполненные работы, использованные материалы, заметки техника, фото и результаты.
Повторяющиеся неисправности анализируются вместе с предыдущими сервисными записями, что позволяет выявить проблемы с тем же оборудованием или в той же зоне.
Отслеживайте общие зоны и оборудование
Лифты, генераторы, насосы, котлы, кондиционеры, пожарные системы и другое оборудование объекта могут управляться отдельными записями.
Для оборудования можно хранить следующие данные:
Название и код оборудования
Категория
Марка и модель
Серийный номер
Расположение внутри объекта
Дата установки
Срок гарантии
Ответственная команда
Компания по обслуживанию
Дата последнего обслуживания
Дата следующего обслуживания
Текущее состояние
Техническая документация
Описание и заметки
Таким образом, история обслуживания и неисправностей каждого оборудования может отображаться на одной карточке.
Планируйте периодическое и профилактическое обслуживание
Для оборудования предприятия могут быть созданы периодические планы обслуживания. Частота обслуживания, дата последней операции и дата следующего обслуживания могут отслеживаться.
Для оборудования с приближающимся сроком обслуживания можно назначить задачи техническому персоналу или поставщику.
После завершения обслуживания можно зафиксировать выполненные работы, использованные детали, стоимость, сервисную компанию и следующую дату.
Простой или перебои в обслуживании из-за обслуживания также могут быть зарегистрированы.
Управляйте уборкой и регулярными проверками на объекте
Уборка общих зон, благоустройство, обходы службы безопасности, проверка пожарного оборудования и другие рутинные работы могут планироваться как повторяющиеся задачи.
Для каждой задачи могут храниться данные о локации, ответственном лице, дате, контрольном списке и результатах.
Отсутствующие или некорректные операции могут быть поставлены повторно соответствующей команде. К контрольной записи можно добавить фотографии и комментарии.
Таким образом можно регулярно отслеживать не только аварии, но и профилактические и рутинные работы.
Управляйте поставщиками и сервисными компаниями
Техническое обслуживание, уборка, безопасность, благоустройство, лифты, дезинсекция и другие сервисные компании могут быть зарегистрированы как поставщики.
Контактная информация, ответственные лица, обслуживаемые объекты, контракты, задачи и документы могут храниться в одной учетной записи.
Задачи, назначенные поставщику, и сроки их выполнения могут отслеживаться. Результаты проверки работы и одобрение управляющего могут фиксироваться.
Предложения и информация о прошлых работах поставщика могут учитываться при принятии новых закупочных решений.
Отслеживайте контракты и даты их продления
Контракты на обслуживание, уборку, безопасность, аренду, страхование и другие услуги могут быть связаны с соответствующим объектом или поставщиком.
В контракте могут храниться следующие данные:
Тип услуги
Поставщик
Дата начала и окончания
Стоимость контракта
Валюта
Период оплаты
Объем услуг
Условия продления
Ответственный менеджер
Связанные документы
Статус контракта
Для контрактов с приближающейся датой окончания ответственному лицу могут быть назначены задачи. Можно отслеживать предложения для нового периода и решения о продлении.
Управляйте лицензиями, страховками и другими документами
Лицензии, страховки, отчеты проверок, сертификаты и другие документы, относящиеся к объекту, оборудованию или поставщику услуг, могут быть связаны с соответствующими записями.
Можно сохранять дату выдачи и срок действия документа. Для документов с приближающимся сроком могут создаваться задачи или напоминания.
Документы, требующие проверки или утверждения, могут направляться ответственному менеджеру. Доступ к документам может быть ограничен в зависимости от роли сотрудников.
Отслеживайте закупки и потребности в материалах
Для материалов и услуг, необходимых для технического обслуживания, уборки или повседневных операций, могут создаваться заявки на закупку.
Можно отслеживать продукт или услугу, количество, поставщика, цену и ожидаемую дату доставки.
Закупки свыше определенной суммы могут направляться на утверждение согласно полномочиям руководства. Полученные товары могут быть связаны со складскими записями.
Для какого объекта, отдела или сервиса приобретаются материалы можно указать с помощью специальных полей.
Управляйте запасами и расходными материалами
Очистительные средства, технические запасные части, лампочки, фильтры, карты и другие расходные материалы могут отслеживаться в складских записях.
Фиксируются поступления и расходы материалов. Для товаров, приближающихся к критическому уровню, может потребоваться закупка.
Материалы, используемые при техническом обслуживании или ремонте, могут быть связаны с соответствующей записью о работе.
XtraCRM не является системой автоматизации зданий или умной системой склада; она обеспечивает учет операционных запасов и движений.
Связывайте расходы с объектами и услугами
Расходы на обслуживание, энергию, уборку, безопасность, снабжение, ремонт и другие могут быть связаны с соответствующим объектом или центром затрат.
Можно отслеживать категорию расхода, дату, сумму, валюту, поставщика, документ и статус утверждения.
Расходы, требующие утверждения, могут перенаправляться соответствующим лицам в соответствии с управленческой структурой полномочий.
Оценивая расходы по объектам, типам услуг или периодам, можно увидеть, в каких областях сосредоточены затраты.
Настройте учет членских взносов и периодических платежей в соответствии с вашей компанией
Информация о независимых подразделениях, периодах, начислениях, сроках и статусе платежей может отслеживаться с помощью специальных полей и финансовых записей.
Для предстоящих или просроченных платежей можно создавать задачи для управленческой команды. Проведенные переговоры и уведомления о платежах могут храниться в истории соответствующего лица.
XtraCRM не предлагается как специализированная система начисления членских взносов, банковской интеграции или юридического сопровождения. При необходимости автоматического распределения взносов, расчета штрафов за просрочку, сопоставления с банком и ведения официальных книг следует использовать специализированные системы.
Управляйте объявлениями и коммуникациями с жильцами
Могут создаваться группы соответствующих лиц для уведомлений о работах по обслуживанию, отключениях воды или электричества, совещаниях, мероприятиях и других объявлениях.
Информирование может планироваться через электронную почту, WhatsApp или другие разрешенные каналы связи.
Отправка должна осуществляться с учетом предпочтений по связи лиц и политик, определенных руководством.
Телефонные разговоры, электронные письма, сообщения и заметки могут просматриваться в истории соответствующего лица с учетом полномочий.
Отслеживайте задачи по встречам и принятым решениям
Встречи руководства могут планироваться в календаре. Повестка, участники, решения и задачи могут регистрироваться.
Каждое принятое решение может назначаться ответственному лицу в виде задачи. Можно отслеживать целевую дату и статус выполнения.
Протоколы встреч и соответствующие документы могут храниться в системе управления документами.
XtraCRM не заменяет официальный журнал решений или системы совещаний, основанные на законодательных требованиях; она обеспечивает оперативное управление задачами и документами после встреч.
Регистрируйте инциденты по безопасности и на площадке
Повреждения, произошедшие на объекте, уведомления о безопасности, утерянные вещи или другие операционные события могут отслеживаться с помощью отдельных записей.
Могут быть зарегистрированы дата происшествия, местоположение, описание, вовлечённые лица, фотографии и принятые меры.
Ответственным лицам могут быть назначены задачи для расследования или решения. Результаты закрытых инцидентов и принятые меры могут храниться в записях.
Записи с камер, данные доступа и другая конфиденциальная информация безопасности должны обрабатываться только в необходимом объёме и в соответствии с политиками информационной безопасности компании.
Определите полномочия в соответствии с распределением обязанностей
Для руководства, технической команды, службы безопасности, уборки, финансов и управляющих можно определить разные уровни доступа и полномочий для операций.
Техническая команда управляет сервисными и ремонтными записями, финансовая команда имеет доступ к процессам расходов и оплат. Работники безопасности или уборки могут видеть только назначенные им задачи.
Личные данные, финансовые записи и конфиденциальные документы могут быть доступны только уполномоченным пользователям.
Создайте измеримую структуру для управления
На экранах управления можно отслеживать новые запросы, открытые неисправности, просроченные задачи, предстоящие обслуживания, контракты, срок действия которых заканчивается, ожидающие закупки и текущие работы поставщиков.
Следующая информация может анализироваться по объекту, блоку, отделу, типу запроса, поставщику или периоду:
Количество входящих запросов и неисправностей
Открытые и завершённые работы
Среднее время завершения
Повторяющиеся неисправности
История обслуживания оборудования
Предстоящие даты обслуживания
Сроки окончания контрактов и документов
Задачи и результаты поставщиков
Запасы и потребности в расходных материалах
Расходы по объекту и услугам
Просроченные задачи
Отзывы пользователей
Открытые финансовые отслеживания
XtraCRM, ваше управление не ограничивается фиксированной моделью объекта. Вы можете структурировать записи по участкам, отдельным блокам, пользователям, заявкам, оборудованию, обслуживанию, поставщикам, задачам и финансам в соответствии с вашей операционной организацией, делая ежедневные управленческие процессы более упорядоченными, измеримыми и отслеживаемыми.