Gestión de Sitios, Instalaciones y Bienes Inmuebles
Las operaciones diarias en la gestión de sitios, instalaciones y bienes inmuebles abarcan muchos procesos diferentes, desde la comunicación con residentes hasta el mantenimiento técnico, las inspecciones de áreas comunes y el seguimiento de proveedores y contratos.
XtraCRM combina características de CRM, tareas, servicio técnico, mantenimiento, inventario, proveedores, documentos y finanzas para permitir que los equipos de gestión sigan las operaciones desde un único centro.
¿Cómo funciona el proceso en el sector?
El proceso comienza con la definición de la estructura básica del sitio o instalación en el sistema. Se registran los bloques, unidades independientes, áreas comunes, equipos y personas relacionadas.
El propietario, inquilino, residente, representante de la empresa o usuario de la instalación se vincula con la unidad correspondiente. Se supervisan los datos de contacto y el período de uso.
En las operaciones diarias se reciben solicitudes de fallas, limpieza, seguridad, mantenimiento u otros servicios. La solicitud se asigna al personal o proveedor correspondiente; se registran las acciones realizadas y los resultados.
Se planifican las fechas de mantenimiento periódico, contratos, documentos e inspecciones. Los gastos, operaciones con proveedores, tareas de gestión y documentos importantes se relacionan con la instalación o registro correspondiente.
¿Cómo se adapta XtraCRM a su estructura de gestión?
Cada sitio e instalación tiene una estructura diferente de bloques, unidades independientes, servicios y tareas. En XtraCRM, los campos personalizados, formularios, tareas y flujos de trabajo pueden configurarse según el orden actual de la gestión.
Puede configurar su proceso de solicitudes en etapas tales como “Solicitud Nueva, En Revisión, Responsable Asignado, Cita Programada, En Proceso, Esperando Material, Esperando Control y Completado”.
Puede definir diferentes campos de registro y procesos operativos para la administración del sitio, plaza, centro de negocios, residencia, instalación de fábrica, centro comercial o espacio de vida mixto.
Campos especiales del establecimiento y departamento que puede utilizar
Nombre del establecimiento o sitio
Tipo de establecimiento
Dirección completa
Bloque, edificio o departamento
Número de piso y unidad independiente
Tipo de unidad independiente
Área bruta y neta
Estado de uso
Propietario
Inquilino o usuario
Fecha de inicio y fin de uso
Personas de contacto
Información de estacionamiento o almacén
Información de medidor o suscripción
Información de llave, tarjeta o acceso
Administrador responsable
Comentarios especiales
Contratos y documentos relacionados
Se pueden agregar diferentes informaciones que la administración necesite como campos especiales. Así, solo se muestran los campos necesarios para cada tipo de establecimiento.
Gestione los registros de propietarios, inquilinos y residentes
Propietarios, inquilinos, residentes o usuarios corporativos pueden registrarse como clientes o personas de contacto.
La unidad independiente, la información de contacto, el período de uso y las solicitudes relacionadas de una persona pueden visualizarse juntas en el historial.
Se puede hacer un seguimiento de quiénes han estado en una unidad independiente en el pasado y actualmente, con áreas especiales y datos de fechas según la política de registro de la administración.
Se pueden definir varias personas autorizadas bajo la cuenta de la empresa en inquilinos corporativos.
Realice un seguimiento de los traslados y cambios de usuario
Las nuevas mudanzas, cambios de inquilinos o evacuaciones de unidades pueden gestionarse con listas de tareas y control.
Durante la mudanza, se pueden registrar los documentos necesarios, datos de contacto, tarjetas de entrada, entrega de llaves e información de los contadores.
Cuando se evacúa una unidad, las tareas de control de llaves, tarjetas, activos fijos y estado actual pueden asignarse al personal correspondiente.
XtraCRM no es un sistema automático de entrada al edificio o de acceso con tarjeta; puede usarse para seguir las tareas administrativas y registros de cambios de usuario.
Recoja las solicitudes y registros de fallas en un solo centro
Las solicitudes recibidas por teléfono, correo electrónico, WhatsApp, oficina de administración o formulario en línea pueden registrarse.
Se pueden registrar el asunto, la ubicación, la urgencia, la descripción y la persona que reporta la solicitud. Fotos y documentos pueden adjuntarse a la solicitud.
Una nueva solicitud puede asignarse al equipo técnico, limpieza, seguridad, administración o proveedor correspondiente. Las acciones realizadas durante el proceso y la información proporcionada al usuario se mantienen en el mismo registro.
Después de completar una solicitud, se puede crear una tarea de control o satisfacción.
Clasifique las solicitudes por tema
Se pueden crear diferentes tipos de solicitudes según la necesidad de la administración:
Electricidad
Agua y fontanería
Calefacción y refrigeración
Ascensor
Área común
Limpieza
Seguridad
Estacionamiento
Jardín y paisajismo
Internet o infraestructura
Notificación de ruido o vecindario
Mudanza
Tarjeta o llave
Falla técnica
Solicitud de documento
Otras solicitudes administrativas
Cada tipo de solicitud puede redirigirse a diferentes responsables, prioridades o flujos de trabajo.
Gestione los trabajos de servicio técnico y mantenimiento
Las fallas técnicas dentro de la instalación pueden abrirse como registro de servicio. Se pueden registrar la ubicación de la falla, el equipo, la descripción, la urgencia y la persona responsable.
Puede estructurar su proceso de servicio en las etapas “Nueva Notificación, Revisión, Técnico Asignado, Esperando Pieza, En Proceso, Control y Completado”.
La acción realizada, material utilizado, notas del técnico, fotos e información del resultado pueden guardarse en el registro de servicio.
Las fallas recurrentes pueden evaluarse junto con registros de servicios anteriores para identificar problemas en el mismo equipo o área.
Haga seguimiento a las áreas y equipos comunes
Ascensor, generador, bomba, caldera, aire acondicionado, sistema contra incendios u otros equipos de la instalación pueden gestionarse con registros separados.
En los equipos se pueden mantener las siguientes informaciones:
Nombre y código del equipo
Categoría
Marca y modelo
Número de serie
Ubicación dentro de la instalación
Fecha de instalación
Período de garantía
Equipo responsable
Empresa de mantenimiento
Fecha del último mantenimiento
Fecha del próximo mantenimiento
Estado actual
Documentos técnicos
Descripción y notas
Así, el historial de mantenimiento y fallas de cada equipo puede visualizarse desde la misma ficha.
Planifique mantenimientos periódicos y preventivos
Se pueden crear planes de mantenimiento periódicos para los equipos de la instalación. Se puede hacer seguimiento de la frecuencia de mantenimiento, la fecha de la última intervención y la fecha del próximo mantenimiento.
Se pueden asignar tareas al personal técnico o proveedor para los equipos cuyo mantenimiento se acerque.
Cuando se complete el mantenimiento, se pueden registrar las operaciones realizadas, las piezas utilizadas, el costo, la empresa de servicio y la fecha siguiente.
Las paradas o interrupciones de servicio debidas al mantenimiento también pueden ser registradas.
Gestione la limpieza y las inspecciones rutinarias en campo
La limpieza de áreas comunes, paisajismo, rondas de seguridad, control de equipos contra incendios u otras tareas rutinarias pueden planificarse como tareas recurrentes.
Para cada tarea se pueden registrar la ubicación, la persona responsable, la fecha, la lista de control y los resultados.
Las operaciones encontradas incompletas o inapropiadas pueden asignarse nuevamente al equipo correspondiente. Se pueden agregar fotos y descripciones al registro de control.
Así, no solo se supervisan las fallas, sino también los trabajos preventivos y rutinarios de forma regular.
Gestione proveedores y empresas de servicio
Los servicios técnicos, limpieza, seguridad, paisajismo, ascensores, fumigación u otras empresas de servicio pueden registrarse como cuentas de proveedores.
Se pueden mantener bajo la misma cuenta la información de contacto, personas autorizadas, las instalaciones atendidas, contratos, tareas y documentos.
Se puede hacer seguimiento de las tareas asignadas al proveedor y sus tiempos de finalización. Se pueden registrar los resultados de la inspección del trabajo realizado y la aprobación del gerente correspondiente.
Las propuestas y el historial de trabajo del proveedor pueden ser evaluados en nuevas decisiones de compra.
Haga seguimiento de contratos y fechas de renovación
Los contratos de mantenimiento, limpieza, seguridad, alquiler, seguros y otros servicios pueden relacionarse con la instalación o proveedor correspondiente.
En el contrato se pueden registrar los siguientes datos:
Tipo de servicio
Proveedor
Fecha de inicio y finalización
Valor del contrato
Moneda
Período de pago
Alcance del servicio
Condiciones de renovación
Gerente responsable
Documentos relacionados
Estado del contrato
Para los contratos con fecha de finalización próxima, se pueden asignar tareas a la persona responsable. Se pueden seguir las ofertas para el nuevo período y las decisiones de renovación.
Administre licencias, seguros y otros documentos
Las licencias, seguros, informes de control, certificados y otros documentos relacionados con las instalaciones, equipos o proveedores de servicios pueden vincularse con los registros correspondientes.
Se pueden registrar las fechas de emisión y validez del documento. Se pueden crear tareas o recordatorios para documentos con vencimiento próximo.
Los documentos que requieran revisión o aprobación pueden ser dirigidos al gerente correspondiente. El acceso a los documentos puede limitarse según el rol de los empleados.
Realice el seguimiento de compras y necesidades de materiales
Se pueden generar solicitudes de compra para materiales y servicios necesarios en mantenimiento, limpieza o operaciones diarias.
Se puede hacer seguimiento del producto o servicio, cantidad, proveedor, precio y fecha esperada de entrega.
Las compras que superen cierta cantidad pueden ser dirigidas a aprobación conforme al esquema de autoridad administrativa. Los productos recibidos pueden asociarse con registros de inventario.
Mediante campos personalizados se puede indicar para qué instalación, departamento o tarea de servicio se adquirió cada material.
Administre inventarios y consumibles
Productos de limpieza, repuestos técnicos, bombillas, filtros, tarjetas u otros consumibles pueden ser monitoreados en registros de inventario.
Se pueden registrar entradas y salidas de material. Puede identificarse la necesidad de compra para productos que se acercan a niveles críticos.
Los materiales utilizados durante el servicio técnico o mantenimiento pueden asociarse con el registro de trabajo correspondiente.
XtraCRM no es un sistema automático de automatización de edificios ni un sistema inteligente de almacenamiento; permite mantener un registro de los movimientos y el stock operativo.
Asocie los gastos con las instalaciones y servicios
Los gastos de mantenimiento, energía, limpieza, seguridad, suministro, reparación y otros pueden vincularse con la instalación correspondiente o el centro de costos.
Se puede hacer seguimiento de la categoría del gasto, fecha, monto, moneda, proveedor, documento y estado de aprobación.
Los gastos que requieren aprobación pueden ser dirigidos a las personas correspondientes según la estructura de autoridad de la administración.
Evaluando los gastos por instalación, tipo de servicio o período, se puede ver en qué áreas se concentran los costos.
Configure el seguimiento de cuotas y pagos periódicos según su empresa
Información como unidad independiente, período, devengo, vencimiento y estado de pago puede ser seguida con campos especiales y registros financieros.
Para pagos próximos a vencer o atrasados, se pueden crear tareas para el equipo de gestión. Las conversaciones realizadas y las notificaciones de pago pueden conservarse en el historial de la persona correspondiente.
XtraCRM no se ofrece como un sistema especializado de devengo de cuotas condominiales, integración bancaria o seguimiento legal. La distribución automática de cuotas, cálculo de retrasos, conciliación bancaria y procesos de libros oficiales deben evaluarse junto con los sistemas especializados utilizados en caso de ser necesarios.
Gestione anuncios y comunicación con residentes
Se pueden crear grupos de personas relevantes para trabajos de mantenimiento, cortes de agua o electricidad, reuniones, eventos u otros anuncios.
Las comunicaciones pueden planificarse a través de correo electrónico, WhatsApp u otros canales autorizados.
Los envíos deben realizarse de acuerdo con las preferencias de comunicación de las personas y las políticas definidas por la administración.
Llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes y notas pueden visualizarse en el historial de la persona correspondiente dentro de los permisos otorgados.
Realice el seguimiento de tareas de reuniones y decisiones
Las reuniones de gestión se pueden planificar en el calendario. Se pueden registrar la agenda, participantes, decisiones y tareas a realizar.
Cada decisión tomada puede asignarse como tarea a la persona responsable. Se puede hacer seguimiento de la fecha objetivo y estado de finalización.
Las actas de las reuniones y documentos relacionados pueden guardarse en la gestión documental.
XtraCRM no reemplaza el libro oficial de actas ni sistemas de reuniones regulados por la normativa; facilita el seguimiento operativo de tareas y documentos posteriores a la reunión.
Registre incidentes de seguridad y en campo
Daños ocurridos dentro de la instalación, avisos de seguridad, objetos perdidos u otros eventos operativos pueden ser seguidos con registros separados.
Se pueden registrar la fecha del evento, ubicación, descripción, personas involucradas, fotografías y las acciones tomadas.
Se pueden asignar responsabilidades a las personas encargadas para revisión o resolución. Los resultados y medidas tomadas en los eventos cerrados pueden ser registrados.
Las grabaciones de cámaras, datos de acceso y otra información de seguridad sensible deben ser procesadas solo en la medida necesaria y conforme a las políticas de seguridad de datos de la empresa.
Determine los permisos según la distribución de tareas
Se pueden definir diferentes accesos y permisos de acción para la administración, equipo técnico, seguridad, limpieza, finanzas y gerentes.
Mientras el equipo técnico gestiona registros de servicio y mantenimiento, el equipo financiero puede acceder a procesos de gastos y pagos. El personal de seguridad o limpieza solo puede ver las tareas asignadas a ellos.
La información personal, registros financieros y documentos sensibles solo pueden ser accesibles a usuarios autorizados.
Cree una estructura medible para la administración
En las pantallas de gestión se pueden seguir nuevas solicitudes, fallas abiertas, tareas atrasadas, mantenimientos próximos, contratos por vencer, compras pendientes y trabajos en curso de proveedores.
Se puede evaluar la siguiente información por instalación, bloque, departamento, tipo de solicitud, proveedor o período:
Número de solicitudes y fallas recibidas
Trabajos abiertos y completados
Tiempos promedio de finalización
Fallas recurrentes
Historial de mantenimiento de equipos
Fechas próximas de mantenimiento
Fechas de vencimiento de contratos y documentos
Tareas y resultados de proveedores
Necesidades de inventario y consumibles
Gastos basados en instalaciones y servicios
Tareas atrasadas
Retroalimentaciones de usuarios
Seguimientos financieros abiertos
XtraCRM no obliga a su gestión a un modelo fijo de instalaciones. Puede organizar los registros de sitio, unidad independiente, usuario, solicitud, equipo, mantenimiento, proveedor, tarea y finanzas según su propio orden operativo, haciendo que los procesos de gestión diaria sean más organizados, medibles y fáciles de seguir.