サイト、施設および不動産管理
サイト、施設、不動産管理における日々の運用は、居住者とのコミュニケーションから技術メンテナンス、共有スペースの点検、供給業者および契約の管理まで様々なプロセスを含みます。
XtraCRMは、CRM、タスク管理、テクニカルサービス、メンテナンス、在庫管理、供給業者管理、文書管理、財務機能を統合し、管理チームがすべての運用を一元的に追跡できるようにします。
業界におけるプロセスはどのように進行するのか？
プロセスは、サイトや施設の基本構造をシステムに登録することから始まります。ブロック、独立部門、共有スペース、設備および関連人物が記録されます。
所有者、賃借人、居住者、企業担当者または施設利用者が関連部門に紐づけられ、連絡先情報や利用期間が管理されます。
日常の運用管理では、故障、清掃、安全、メンテナンスまたはその他のサービス要求を受け付けます。要求は担当者または供給業者に割り当てられ、実施された作業内容と結果が記録されます。
定期メンテナンス、契約、文書および点検の日程が計画されます。費用、供給業者取引、管理タスクおよび重要文書は該当する施設または記録に関連づけられます。
XtraCRMはどのように管理構造に適応するのか？
サイトや施設ごとにブロック構造、独立部門、サービス内容やタスク構造は異なります。XtraCRMでは、専用フィールド、フォーム、タスク、ワークフローを管理者の現行体制に応じて設定できます。
要求プロセスは、「新規要求、検討中、担当者割当、予約計画、処理中、資材待ち、検査待ち、完了」という段階から構成できます。
サイト管理では、プラザ、ビジネスセンター、レジデンス、工場施設、ショッピングセンター、または複合住宅地のために、異なる登録領域と運用プロセスを定義できます。
使用可能な施設および部門の専用フィールド
施設またはサイト名
施設タイプ
所在地住所
ブロック、建物または部門
階数および独立部屋番号
独立部屋の種類
総面積および有効面積
使用状況
所有者
借主または利用者
使用開始および終了日
連絡担当者
駐車場または倉庫情報
メーターまたは契約情報
鍵、カードまたはアクセス情報
担当管理者
特別な説明
関連する契約書および書類
運営に必要なさまざまな情報を専用フィールドとして追加できます。これにより、各施設タイプに対して必要なフィールドのみが表示されます。
所有者、借主および居住者の登録を管理する
所有者、借主、居住者、または法人ユーザーは顧客または連絡担当者として登録できます。
一人の人物に関連する独立部屋、連絡情報、使用期間および関連する要望を同じ履歴で表示できます。
過去および現在、独立した区画に誰が居住しているかは、管理の記録方針に基づき、特別なエリアや日付情報とともに追跡できます。
法人テナントでは、会社アカウントの下に複数の担当者を登録できます。
引っ越しや利用者の変更を追跡する
新しい引っ越し、テナント変更、または区画の空室化手続きは、タスクおよびチェックリストで管理可能です。
引っ越し時に必要な書類、連絡先情報、入館カード、鍵の引き渡し、メーター情報を記録できます。
区画が空室になると、鍵、カード、備品、および現状確認の管理業務が関連スタッフに割り当てられます。
XtraCRMは自動の建物入館やカード通過システムではなく、ユーザー変更の管理タスクと記録を追跡するために使用されます。
依頼や故障記録を一元管理する
電話、メール、WhatsApp、管理事務所、またはオンラインフォームを通じての依頼を記録できます。
依頼の内容、場所、緊急度、説明、報告者を記録可能です。写真や書類を依頼に添付することもできます。
新しい依頼は技術チーム、清掃、警備、管理または関連する業者に割り当てられます。処理状況やユーザーへの情報も同じ記録で管理されます。
完了した依頼の後、チェックまたは満足度確認のタスクを作成できます。
依頼を内容別に分類する
管理のニーズに応じて異なる依頼タイプを作成できます：
電気
水道および設備
暖房および冷房
エレベーター
共用スペース
清掃
セキュリティ
駐車場
庭園および造園
インターネットまたはインフラストラクチャ
騒音または近隣の通知
引越し
カードまたは鍵
技術的な故障
書類の請求
その他の管理要求
各要求タイプは異なる担当者、優先度、またはワークフローに振り分けられる場合があります。
技術サービスと保守作業を管理する
施設内の技術的な故障はサービス記録として登録可能です。故障の場所、機器、説明、緊急度および担当者を記録できます。
サービスプロセスは「新しい通知、調査、技術者の割当て、部品待ち、処理中、検査および完了」の段階に分けて構成できます。
実施した作業、使用した材料、技術者のメモ、写真および結果情報はサービス記録に保存できます。
繰り返される故障は過去のサービス記録とともに評価され、同じ機器またはエリアの問題を確認できます。
共用エリアと機器を追跡する
エレベーター、発電機、ポンプ、ボイラー、エアコン、火災システムその他施設の設備は別々の記録で管理可能です。
機器には以下の情報を記録できます：
機器名とコード
カテゴリー
ブランドとモデル
シリアル番号
施設内の位置
設置日
保証期間
担当チーム
保守会社
最終メンテナンス日
次回メンテナンス日
現在の状態
技術文書
説明とメモ
これにより、すべての設備のメンテナンスおよび故障履歴を同じカード上で表示できます。
定期および予防保守を計画する
施設設備のために周期的な保守計画を作成できます。保守頻度、最終処理日、次回メンテナンス日を追跡できます。
保守時間が近づいている設備については、技術者またはサプライヤーにタスクを割り当てることができます。
メンテナンス完了時には、実施した作業、使用部品、コスト、サービス会社、および次回日を記録できます。
メンテナンスによる停止やサービス中断も別途記録可能です。
清掃および定期フィールドチェックを管理する
共用エリアの清掃、造園、巡回警備、火災設備点検、その他の定期作業は繰り返しタスクとして計画できます。
各タスクに対し、場所、責任者、日時、チェックリスト、結果情報を管理できます。
不足または不適合が見つかった作業は、関連チームに再割り当て可能です。写真や説明はチェック記録に追加できます。
これにより、故障時のみならず、予防的および日常的な作業も定期的に追跡されます。
サプライヤーおよびサービス会社を管理する
技術サービス、清掃、安全、造園、エレベーター、害虫駆除、その他のサービス会社はサプライヤーアカウントとして登録できます。
連絡先情報、担当者、サービス提供施設、契約、タスク、書類を同一アカウントにまとめて管理可能です。
サプライヤーに割り当てられた作業や完了日時を追跡できます。作業確認結果と関連管理者の承認も記録可能です。
サプライヤーの見積もりや過去の作業情報は、新規購入判断時に評価されます。
契約および更新日を追跡する
保守、清掃、安全、賃貸、保険、その他サービス契約は該当する施設またはサプライヤーと関連付けられます。
契約で次の情報を管理できます:
サービスの種類
サプライヤー
開始日と終了日
契約金額
通貨
支払期間
サービス範囲
更新条件
責任管理者
関連書類
契約状況
終了日が近い契約については、責任者にタスクを割り当てることができます。新期間の提案や更新決定を追跡できます。
許可証、保険およびその他の書類を管理する
施設、設備、またはサービス提供者に関する許可証、保険、点検報告書、証明書およびその他の書類を関連記録に紐付けられます。
書類の発行日および有効期限を管理できます。有効期限が近い書類にはタスクやリマインダーを作成できます。
審査や承認が必要な書類は関連管理者に送付できます。従業員の役割によって書類へのアクセス権を制限できます。
購買と資材のニーズを追跡する
メンテナンス、清掃、または日々の業務で必要な資材やサービスに対し購買依頼を作成できます。
製品またはサービス、数量、サプライヤー、価格および予定納期を追跡できます。
一定額を超える購買については、管理権限の規定に従い承認に回すことができます。納品された商品は在庫記録に紐付けられます。
どの資材がどの施設、部署またはサービス業務のために購入されたかを特定フィールドで示せます。
在庫および消耗品を管理する
清掃用品、技術的な予備部品、電球、フィルター、カードまたはその他の消耗品を在庫記録で追跡できます。
資材の入出庫を記録できます。重要なレベルに近づいた商品については購買の必要性が認識されます。
技術サービスや保守の際に使用される資材は、該当する作業記録と関連付けることができます。
XtraCRMは自動ビルオートメーションやスマート倉庫システムではありません。運用在庫や動きの記録管理を行います。
費用を施設やサービスと関連付ける
保守、エネルギー、清掃、セキュリティ、調達、修理およびその他の費用を該当する施設やコストセンターと関連付けることができます。
費用のカテゴリー、日付、金額、通貨、供給者、書類および承認状況を追跡可能です。
承認が必要な支出は、管理の権限構造に基づき該当する担当者へ振り分けられます。
施設、サービス種類、または期間ごとに費用を評価し、コストがどの分野に集中しているかを見ることができます。
会費や定期支払いの管理を企業に合わせて構成する
独立部門、期間、発生、期限および支払い状況などの情報はカスタムフィールドや財務記録で追跡できます。
期限が迫っている、または遅延している支払いについて管理チームにタスクを割り当てられます。交渉内容や支払い通知は関連人物の履歴に記録されます。
XtraCRMは専門的なサイト会費の発生処理、銀行連携、または法的追跡システムとして提供されていません。自動会費配分、遅延計算、銀行照合、公式帳簿処理が必要な場合は、専門システムと併用すべきです。
通知と居住者コミュニケーションを管理する
メンテナンス作業、水道や電気の停止、会議、イベントやその他の通知に対して対象のグループを作成できます。
Eメール、WhatsApp、許可されたその他の通信チャネルを通じて情報発信を計画できます。
送信は個人の通信設定および管理が定める方針に基づいて行われる必要があります。
電話通話、メール、メッセージ、メモは権限範囲内で関連人物の履歴に表示可能です。
会議と決定事項のタスクを追跡する
管理会議はカレンダーに計画可能です。議題、参加者、決定事項およびアクションアイテムを記録できます。
決定された各事項はタスクとして責任者に割り当てられます。目標期限と完了状況を追跡可能です。
会議議事録および関連文書は文書管理で保存可能です。
XtraCRMは公式決定簿や法規に基づく会議システムの代替ではなく、会議後の運用タスクや書類追跡を支援します。
セキュリティおよび現場での事件を記録する
施設内で発生した損傷、安全通知、遺失物またはその他の運用上の出来事は、別々の記録で追跡できます。
出来事の日付、場所、説明、関係者、写真および行われた処理が記録できます。
調査や解決のために責任者にタスクを割り当てることができます。終了した事象の結果と取られた対策は記録として保持されます。
カメラ映像、アクセスデータおよびその他の機密安全情報は、必要な範囲内でかつ企業のデータセキュリティポリシーに従って処理されなければなりません。
権限を役割分担に基づいて設定する
管理、技術チーム、セキュリティ、清掃、財務およびマネージャー向けに異なるアクセス権および操作権限を定義できます。
技術チームはサービスおよびメンテナンス記録を管理し、財務チームは費用および支払いプロセスにアクセスします。セキュリティや清掃スタッフは割り当てられたタスクのみを閲覧できます。
個人情報、財務記録および機密文書は、権限のあるユーザーのみがアクセスできます。
管理のために測定可能な構造を構築する
管理画面では新しい要求、未解決の故障、遅延しているタスク、予定されているメンテナンス、期限切れの契約、保留中の購買および進行中のサプライヤー業務を追跡可能です。
施設、ブロック、部門、要求種類、サプライヤーまたは期間に基づき、以下の情報を評価できます：
受信要求および故障の数
未処理および完了した業務
平均処理時間
繰り返し発生する故障
設備のメンテナンス履歴
予定されているメンテナンスの日付
契約および書類の終了日
サプライヤーのタスクおよび結果
在庫および消耗品の必要性
施設およびサービス別の費用
遅延しているタスク
ユーザーのフィードバック
未処理の財務追跡
XtraCRMは、管理を固定された施設モデルに縛りません。サイト、独立部分、ユーザー、要求、設備、メンテナンス、サプライヤー、タスク、および財務記録を自社の運用体制に合わせて構築することで、日々の管理プロセスをより効率的に、測定可能に、かつ追跡可能にすることができます。