Gestione di Siti, Impianti e Immobili
Le operazioni quotidiane nella gestione di siti, impianti e immobili comprendono molti processi diversi, dalla comunicazione con i residenti alla manutenzione tecnica, dal controllo delle aree comuni al monitoraggio di fornitori e contratti.
XtraCRM integra funzionalità di CRM, compiti, assistenza tecnica, manutenzione, inventario, fornitori, documenti e finanza, permettendo ai team di gestione di monitorare le operazioni da un unico centro.
Come funzionano i processi nel settore?
Il processo inizia con la definizione della struttura base del sito o dell’impianto nel sistema. Blocchi, unità indipendenti, aree comuni, apparecchiature e persone coinvolte vengono registrati.
Proprietari, inquilini, residenti, responsabili aziendali o utenti dell’impianto sono associati alle rispettive unità. Vengono monitorate le informazioni di contatto e il periodo di utilizzo.
Nelle operazioni quotidiane vengono ricevute richieste per guasti, pulizie, sicurezza, manutenzione o altri servizi. La richiesta è assegnata al personale o al fornitore pertinente; le azioni svolte e i risultati sono registrati.
Vengono pianificate le date di manutenzione periodica, contratti, documenti e controlli. Spese, operazioni con fornitori, compiti di gestione e documenti importanti sono associati all’impianto o alla registrazione pertinente.
Come si adatta XtraCRM alla tua struttura di gestione?
Ogni sito e impianto ha strutture di blocco, unità indipendenti, servizi e compiti diversi. In XtraCRM è possibile configurare campi personalizzati, moduli, compiti e flussi di lavoro in base all’organizzazione esistente della gestione.
Puoi costruire il tuo processo di richiesta con le fasi “Nuova Richiesta, In Esame, Responsabile Assegnato, Appuntamento Pianificato, In Lavorazione, In Attesa di Materiali, In Attesa di Controllo e Completata”.
Puoi definire diverse aree di registrazione e processi operativi per la gestione del sito, plaza, centro commerciale, residenza, impianto industriale, centro commerciale o area abitativa mista.
Aree speciali per impianti e sezioni che puoi utilizzare
Nome dell'impianto o del sito
Tipo di impianto
Indirizzo completo
Blocco, edificio o sezione
Piano e numero della sezione indipendente
Tipo di sezione indipendente
Superficie lorda e netta
Stato di utilizzo
Proprietario
Inquilino o utente
Data di inizio e fine utilizzo
Contatti
Informazioni su parcheggio o deposito
Informazioni sui contatori o abbonamenti
Informazioni su chiavi, carte o accesso
Responsabile della gestione
Annotazioni speciali
Contratti e documenti correlati
Possono essere aggiunte informazioni diverse come campi speciali necessari per la gestione. Così vengono mostrati solo i campi necessari per ogni tipo di impianto.
Gestisci le registrazioni di proprietari, inquilini e residenti
Proprietari, inquilini, residenti o utenti aziendali possono essere registrati come clienti o contatti.
Dettagli di una sezione indipendente, informazioni di contatto, periodo di utilizzo e richieste correlate di una persona possono essere visualizzati nella stessa cronologia.
In un'unità indipendente, è possibile monitorare chi è stato presente in passato e attualmente, con spazi riservati e informazioni temporali secondo la politica di registrazione della gestione.
Per gli affittuari aziendali, è possibile definire più persone autorizzate sotto un unico account aziendale.
Segui i traslochi e i cambi di utente
I nuovi traslochi, i cambi di inquilini o lo sgombero delle unità possono essere gestiti con liste di controllo e compiti.
Durante il trasloco, possono essere registrati i documenti necessari, le informazioni di contatto, le carte di accesso, la consegna delle chiavi e i dati dei contatori.
Quando un'unità viene liberata, la consegna di chiavi, carte, beni inventariati e le verifiche della situazione attuale possono essere assegnate come compito al personale responsabile.
XtraCRM non è un sistema automatico di accesso agli edifici o di controllo tramite carte; può essere utilizzato per seguire i compiti amministrativi e le registrazioni dei cambi utenti.
Raccogli le richieste e le segnalazioni di guasti in un unico centro
Le richieste provenienti da telefono, e-mail, WhatsApp, ufficio di gestione o moduli online possono essere registrate.
Possono essere memorizzati l’oggetto della richiesta, la posizione, l’urgenza, la descrizione e il segnalante. Foto e documenti possono essere allegati alla richiesta.
La nuova richiesta può essere assegnata al team tecnico, pulizie, sicurezza, gestione o al fornitore pertinente. Le azioni svolte e le informazioni date all’utente possono essere conservate nello stesso record durante tutto il processo.
Dopo che la richiesta è stata completata, si può creare un compito di controllo o di soddisfazione.
Classifica le richieste per argomento
Possono essere creati diversi tipi di richieste secondo le necessità della gestione:
Elettricità
Acqua e impianti
Riscaldamento e raffreddamento
Ascensore
Spazi comuni
Pulizia
Sicurezza
Parcheggio
Giardino e paesaggistica
Internet o infrastruttura
Segnalazione di rumore o vicinato
Trasloco
Carta o chiave
Guasto tecnico
Richiesta di documenti
Altre richieste di gestione
Ogni tipo di richiesta può essere indirizzata a un responsabile, priorità o flusso di lavoro differenti.
Gestisci interventi tecnici e di manutenzione
I guasti tecnici all'interno della struttura possono essere registrati come segnalazioni di servizio. Possono essere registrati la posizione del guasto, l'attrezzatura, la descrizione, l'urgenza e il responsabile.
Puoi strutturare il processo di servizio in fasi come “Nuova segnalazione, Verifica, Tecnico assegnato, In attesa di pezzi, In lavorazione, Controllo e Completato”.
Nel registro del servizio possono essere conservate le operazioni effettuate, i materiali usati, note del tecnico, foto e informazioni sul risultato.
I guasti ricorrenti possono essere valutati insieme alle registrazioni di servizio passate per identificare problemi nella stessa attrezzatura o area.
Monitora le aree e le attrezzature comuni
Ascensori, generatori, pompe, caldaie, condizionatori, sistemi antincendio o altre attrezzature della struttura possono essere gestiti con registrazioni separate.
Possono essere registrate le seguenti informazioni sugli equipaggiamenti:
Nome e codice dell'attrezzatura
Categoria
Marca e modello
Numero di serie
Posizione all'interno della struttura
Data di installazione
Durata della garanzia
Team responsabile
Società di manutenzione
Data ultima manutenzione
Data prossima manutenzione
Stato attuale
Documenti tecnici
Descrizione e note
In questo modo, la cronologia di manutenzione e guasti di ogni apparecchiatura può essere visualizzata dallo stesso scheda.
Pianifica manutenzioni periodiche e preventive
Possono essere creati piani di manutenzione periodici per le apparecchiature dell'impianto. È possibile monitorare la frequenza della manutenzione, la data dell'ultima operazione e la data della prossima manutenzione.
Per le apparecchiature con manutenzione imminente, possono essere assegnati compiti al personale tecnico o ai fornitori.
Quando la manutenzione è completata, possono essere registrate le operazioni eseguite, i pezzi utilizzati, i costi, l'azienda di servizio e la data successiva.
È inoltre possibile registrare le fermate o interruzioni di servizio causate dalla manutenzione.
Gestisci pulizie e controlli di routine sul campo
Pulizia delle aree comuni, paesaggistica, ronde di sicurezza, controllo delle attrezzature antincendio o altri lavori di routine possono essere pianificati con compiti ricorrenti.
Per ogni compito possono essere registrati la localizzazione, la persona responsabile, la data, la lista di controllo e i risultati.
Le operazioni mancanti o inadeguate possono essere riassegnate come nuovi compiti al team pertinente. Foto e descrizioni possono essere aggiunte al registro di controllo.
Così, non solo in caso di guasto, ma anche i lavori preventivi e di routine vengono monitorati regolarmente.
Gestisci fornitori e aziende di servizi
Servizi tecnici, pulizia, sicurezza, paesaggistica, ascensori, disinfestazione o altre aziende di servizi possono essere registrate come fornitori.
Informazioni di contatto, persone autorizzate, impianti serviti, contratti, compiti e documenti possono essere mantenuti sotto lo stesso account.
Le attività assegnate ai fornitori e i tempi di completamento possono essere monitorati. Esiti di controllo del lavoro e approvazione del responsabile possono essere registrati.
Le offerte e le informazioni sui lavori passati dei fornitori possono essere valutate nelle nuove decisioni di acquisto.
Monitora i contratti e le date di rinnovo
Contratti di manutenzione, pulizia, sicurezza, noleggio, assicurazione e altri servizi possono essere associati agli impianti o ai fornitori pertinenti.
Le seguenti informazioni possono essere registrate nel contratto:
Tipo di servizio
Fornitore
Data di inizio e fine
Importo del contratto
Valuta
Periodo di pagamento
Ambito del servizio
Condizioni di rinnovo
Responsabile del servizio
Documenti correlati
Stato del contratto
Per i contratti in scadenza, può essere assegnato un incarico al responsabile. È possibile monitorare le offerte per il nuovo periodo e le decisioni di rinnovo.
Gestisci licenze, assicurazioni e altri documenti
Le licenze, assicurazioni, rapporti di controllo, certificati e altri documenti relativi all'impianto, alle attrezzature o al fornitore di servizi possono essere collegati ai relativi record.
Possono essere registrate le date di emissione e validità del documento. Per i documenti in scadenza è possibile creare attività o promemoria.
I documenti che richiedono revisione o approvazione possono essere indirizzati al responsabile competente. L'accesso ai documenti può essere limitato in base al ruolo dei dipendenti.
Monitora acquisti e necessità di materiali
Possono essere creati ordini di acquisto per materiali e servizi necessari per manutenzione, pulizia o operazioni quotidiane.
Prodotto o servizio, quantità, fornitore, prezzo e data di consegna prevista possono essere monitorati.
Gli acquisti oltre una certa soglia possono essere indirizzati all'approvazione secondo la gerarchia di autorizzazione della direzione. I prodotti ricevuti possono essere collegati ai record di magazzino.
Quale materiale è stato acquistato per quale impianto, reparto o servizio può essere indicato con campi personalizzati.
Gestisci scorte e materiali di consumo
Prodotti per la pulizia, ricambi tecnici, lampadine, filtri, carte o altri materiali di consumo possono essere monitorati nei registri di magazzino.
Possono essere registrate le entrate e le uscite di materiale. Per i prodotti in avvicinamento alla soglia critica può essere rilevata la necessità di acquisto.
I materiali utilizzati durante il servizio tecnico o la manutenzione possono essere collegati al relativo ordine di lavoro.
XtraCRM non è un sistema di automazione edilizia automatica o un sistema di magazzino intelligente; consente di tenere traccia delle scorte operative e dei movimenti.
Collega le spese a strutture e servizi
Manutenzione, energia, pulizia, sicurezza, forniture, riparazioni e altre spese possono essere associate all'impianto o al centro di costo pertinente.
È possibile monitorare la categoria della spesa, la data, l'importo, la valuta, il fornitore, il documento e lo stato di approvazione.
Le spese che richiedono approvazione possono essere indirizzate alle persone interessate in base alla struttura di autorizzazione della direzione.
Analizzando le spese per impianto, tipo di servizio o periodo, si può vedere in quali aree si concentrano i costi.
Configura il monitoraggio delle quote e dei pagamenti periodici in base alla tua azienda
Informazioni come unità indipendente, periodo, maturazione, scadenza e stato del pagamento possono essere monitorate tramite campi personalizzati e registrazioni finanziarie.
Per i pagamenti in scadenza o in ritardo possono essere assegnati compiti al team di gestione. Le conversazioni e le notifiche di pagamento effettuate possono essere archiviate nella cronologia della persona interessata.
XtraCRM non è offerto come sistema specializzato per la maturazione delle quote condominiali, integrazione bancaria o sistema di recupero legale. La distribuzione automatica delle quote, il calcolo dei ritardi, il matching bancario e i processi ufficiali devono essere valutati con i sistemi specializzati utilizzati.
Gestisci comunicazioni di annunci e con i residenti
Per lavori di manutenzione, interruzione di acqua o elettricità, riunioni, eventi o altri annunci possono essere creati gruppi di persone interessate.
Le comunicazioni da effettuare tramite e-mail, WhatsApp o altri canali autorizzati possono essere pianificate.
Le inviate devono essere effettuate in conformità con le preferenze di comunicazione delle persone e le politiche definite dalla direzione.
Le chiamate telefoniche, le e-mail, i messaggi e le note possono essere visualizzati nella cronologia della persona interessata entro i limiti delle autorizzazioni.
Monitora riunioni e compiti decisionali
Le riunioni di gestione possono essere pianificate nel calendario. Ordine del giorno, partecipanti, decisioni e attività da svolgere possono essere registrati.
Ogni decisione presa può essere assegnata come compito alla persona responsabile. È possibile monitorare la data obiettivo e lo stato di completamento.
I verbali delle riunioni e i documenti correlati possono essere archiviati nella gestione documentale.
XtraCRM non sostituisce il registro ufficiale delle decisioni o i sistemi di riunione regolati dalla normativa; fornisce il monitoraggio operativo di compiti e documenti dopo la riunione.
Registra gli eventi di sicurezza e sul campo
I danni verificatisi nelle strutture, le segnalazioni di sicurezza, gli oggetti smarriti o altri eventi operativi possono essere monitorati tramite registrazioni separate.
Possono essere registrati data dell'evento, localizzazione, descrizione, persone coinvolte, fotografie e azioni intraprese.
Possono essere assegnati compiti alle persone responsabili per l'analisi o la risoluzione del problema. Il risultato e le misure adottate per gli eventi chiusi possono essere tenuti sotto controllo.
Le registrazioni delle telecamere, i dati di accesso e altre informazioni di sicurezza sensibili devono essere trattati solo nella misura necessaria e in conformità con le politiche di sicurezza dei dati dell'azienda.
Definisci le autorizzazioni in base alla distribuzione dei compiti
Possono essere definite autorizzazioni diverse per accesso e operazioni per la direzione, il team tecnico, la sicurezza, le pulizie, la finanza e i dirigenti.
Il team tecnico può gestire le registrazioni di servizio e manutenzione mentre il team finanziario può accedere ai processi di spesa e pagamento. Gli addetti alla sicurezza o alle pulizie possono visualizzare solo i compiti assegnati a loro.
Informazioni personali, registrazioni finanziarie e documenti sensibili possono essere accessibili solo agli utenti autorizzati.
Crea una struttura misurabile per la gestione
Nelle schermate di gestione possono essere monitorate nuove richieste, guasti aperti, compiti in ritardo, manutenzioni imminenti, contratti in scadenza, acquisti in attesa e lavori in corso con i fornitori.
Possono essere valutate le seguenti informazioni in base a struttura, blocco, reparto, tipo di richiesta, fornitore o periodo:
Numero di richieste e guasti ricevuti
Lavori aperti e completati
Tempi medi di completamento
Guasti ricorrenti
Storico manutenzione attrezzature
Date di manutenzione imminenti
Date di scadenza di contratti e documenti
Compiti e risultati dei fornitori
Scorte e necessità di consumo
Spese basate su struttura e servizio
Compiti in ritardo
Feedback degli utenti
Monitoraggi finanziari aperti
XtraCRM non costringe la tua gestione a un modello di impianto fisso. Puoi strutturare i registri di sito, unità indipendenti, utenti, richieste, attrezzature, manutenzione, fornitori, attività e finanze secondo il tuo ordine operativo, rendendo i processi di gestione quotidiana più organizzati, misurabili e tracciabili.