Standort-, Anlagen- und Immobilienverwaltung

Die täglichen Abläufe in der Standort-, Anlagen- und Immobilienverwaltung umfassen viele verschiedene Prozesse - von der Kommunikation mit den Bewohnern über technische Wartung bis hin zur Kontrolle gemeinsamer Bereiche sowie der Verfolgung von Lieferanten und Verträgen.

XtraCRM kombiniert CRM, Aufgaben-, technischer Service-, Wartungs-, Inventar-, Lieferanten-, Dokumenten- und Finanzfunktionen, sodass Verwaltungsteams ihre Abläufe zentral überwachen können.

Wie läuft der Prozess in der Branche ab?

Der Prozess beginnt mit der Definition der Grundstruktur eines Standorts oder einer Anlage im System. Blöcke, unabhängige Einheiten, Gemeinschaftsbereiche, Ausrüstungen und zugehörige Personen werden erfasst.

Eigentümer, Mieter, Bewohner, Firmenvertreter oder Anlagenbenutzer werden mit der entsprechenden Einheit verknüpft. Kontaktinformationen und Nutzungszeiträume werden verfolgt.

Im täglichen Betrieb werden Störungsmeldungen, Reinigungs-, Sicherheits-, Wartungs- oder andere Serviceanfragen entgegengenommen. Die Anfrage wird dem zuständigen Personal oder Lieferanten zugewiesen und die durchgeführten Arbeiten sowie Ergebnisse werden dokumentiert.

Periodische Wartungen, Vertrags-, Dokumenten- und Kontrolltermine werden geplant. Ausgaben, Lieferantenprozesse, Verwaltungsaufgaben und wichtige Dokumente werden mit der jeweiligen Anlage oder Aufzeichnung verknüpft.

Wie wird XtraCRM an Ihre Verwaltungsstruktur angepasst?

Die Struktur von Blöcken, unabhängigen Einheiten, Dienstleistungen und Aufgaben ist bei jedem Standort und jeder Anlage unterschiedlich. In XtraCRM können benutzerdefinierte Felder, Formulare, Aufgaben und Workflows entsprechend der bestehenden Verwaltungsstruktur konfiguriert werden.

Sie können Ihren Anfrageprozess aus den Phasen „Neue Anfrage, Wird geprüft, Verantwortlicher zugewiesen, Termin geplant, In Bearbeitung, Material erwartet, Kontrolle ausstehend und Abgeschlossen“ erstellen.

Sie können verschiedene Erfassungsbereiche und Betriebsabläufe für Wohnanlagen, Büros, Geschäftszentren, Residenzen, Fabrikeinrichtungen, Einkaufszentren oder gemischte Wohnräume definieren.

Verfügbare spezielle Bereiche für Anlagen und Einheiten

• Name der Anlage oder Wohnanlage

• Art der Anlage

• Genaue Adresse

• Block, Gebäude oder Einheit

• Stockwerk und unabhängige Einheitsnummer

• Typ der unabhängigen Einheit

• Brutto- und Nettofläche

• Nutzungsstatus

• Eigentümer

• Mieter oder Nutzer

• Nutzungsbeginn und -ende

• Kontaktpersonen

• Parkplatz- oder Lagerinformationen

• Zähler- oder Abonnementinformationen

• Schlüssel-, Karten- oder Zugangsdaten

• Verantwortlicher Verwalter

• Besondere Hinweise

• Zugehörige Verträge und Dokumente

Verschiedene vom Management benötigte Informationen können als spezielle Felder hinzugefügt werden. Dadurch werden nur für den jeweiligen Anlagentyp erforderliche Felder angezeigt.

Verwalten Sie Eigentümer-, Mieter- und Bewohnerdaten

Eigentümer, Mieter, Bewohner oder institutionelle Nutzer können als Kunden oder Kontaktpersonen erfasst werden.

Unabhängige Einheiten, Kontaktdaten, Nutzungszeiträume und verwandte Anfragen einer Person können im selben Verlauf eingesehen werden.

In einem unabhängigen Abschnitt kann verfolgt werden, wer in der Vergangenheit und aktuell dort war, mit privaten Bereichen und Datumsangaben gemäß der Verwaltungserfassungspolitik.

Bei Firmenmietern können unter dem Firmenkonto mehrere berechtigte Personen definiert werden.

Verfolgen Sie Umzüge und Benutzerwechsel

Neue Umzüge, Mieterwechsel oder Abschnittsräumungen können mit Aufgaben- und Kontrolllisten verwaltet werden.

Während des Umzugs können erforderliche Dokumente, Kontaktdaten, Zugangskarten, Schlüsselübergaben und Zählerstände dokumentiert werden.

Wenn ein Abschnitt geräumt wird, können Schlüssel, Karten, Inventar und Statuskontrollen als Aufgaben an zuständiges Personal zugewiesen werden.

XtraCRM ist kein automatisches Gebäudeeintritts- oder Kartensystem; es kann zur Nachverfolgung administrativer Aufgaben und Aufzeichnungen von Benutzerwechseln verwendet werden.

Sammeln Sie Anfragen und Störmeldungen zentral

Anfragen, die per Telefon, E-Mail, WhatsApp, Verwaltungsbüro oder Online-Formular eingehen, können erfasst werden.

Betreff, Standort, Dringlichkeit, Beschreibung und meldende Person können erfasst werden. Fotos und Dokumente können der Anfrage hinzugefügt werden.

Neue Anfragen können dem technischen Team, der Reinigung, Sicherheit, Verwaltung oder dem zuständigen Lieferanten zugewiesen werden. Vorgänge und Informationen für den Nutzer werden im gleichen Datensatz gespeichert.

Nach Abschluss einer Anfrage kann eine Kontroll- oder Zufriedenheitsaufgabe erstellt werden.

Klassifizieren Sie Anfragen nach Themen

Je nach Verwaltungsbedarf können verschiedene Anfragetypen erstellt werden:

• Elektrik

• Wasser und Sanitär

• Heizung und Kühlung

• Aufzug

• Gemeinschaftsbereich

• Reinigung

• Sicherheit

• Parkplatz

• Garten und Landschaft

• Internet oder Infrastruktur

• Lärm- oder Nachbarschaftsmeldung

• Umzug

• Karte oder Schlüssel

• Technische Störung

• Anforderung von Dokumenten

• Andere Verwaltungsanfragen

Jeder Anfragetyp kann an unterschiedliche Zuständige, Prioritäten oder Arbeitsabläufe weitergeleitet werden.

Verwalten Sie technische Service- und Wartungsarbeiten

Technische Störungen innerhalb der Einrichtung können als Servicemeldung erfasst werden. Standort, Ausrüstung, Beschreibung, Dringlichkeit und verantwortliche Person der Störung können aufgezeichnet werden.

Sie können Ihren Serviceprozess in die Phasen „Neue Meldung, Prüfung, Techniker zugewiesen, Ersatzteil erwartet, in Bearbeitung, Kontrolle und abgeschlossen“ unterteilen.

Durchgeführte Maßnahmen, verwendete Materialien, Notizen des Technikers, Fotos und Ergebnisinformationen können in der Servicemeldung festgehalten werden.

Wiederkehrende Störungen können zusammen mit den bisherigen Servicemeldungen bewertet werden, um Probleme an derselben Ausrüstung oder im selben Bereich zu erkennen.

Überwachen Sie Gemeinschaftsbereiche und Ausrüstungen

Aufzüge, Generatoren, Pumpen, Kessel, Klimaanlagen, Brandschutzsysteme oder andere Einrichtungen können separat mit eigenen Einträgen verwaltet werden.

Folgende Informationen können für Ausrüstungen erfasst werden:

• Name und Code der Ausrüstung

• Kategorie

• Marke und Modell

• Seriennummer

• Standort innerhalb der Einrichtung

• Installationsdatum

• Garantiezeitraum

• Verantwortliches Team

• Wartungsfirma

• Letztes Wartungsdatum

• Nächstes Wartungsdatum

• Aktueller Zustand

• Technische Dokumente

• Beschreibung und Anmerkungen

So kann die Wartungs- und Störungshistorie jeder Ausrüstung auf derselben Karte angezeigt werden.

Planen Sie regelmäßige und vorbeugende Wartungen

Für Anlagen können periodische Wartungspläne erstellt werden. Wartungsfrequenz, letztes Wartungsdatum und nächstes Wartungsdatum können verfolgt werden.

Mitarbeiter oder Lieferanten können für Geräte mit bald fälliger Wartung Aufgaben zugewiesen werden.

Nach Abschluss der Wartung können durchgeführte Arbeiten, verwendete Teile, Kosten, Serviceunternehmen und das nächste Wartungsdatum erfasst werden.

Stillstandszeiten oder Unterbrechungen aufgrund der Wartung können ebenfalls dokumentiert werden.

Verwalten Sie Reinigung und routinemäßige Feldkontrollen

Reinigung gemeinsamer Bereiche, Landschaftspflege, Sicherheitsrundgänge, Überprüfung von Feuerlöschgeräten oder andere Routinearbeiten können als wiederkehrende Aufgaben geplant werden.

Für jede Aufgabe können Standort, Verantwortlicher, Datum, Checkliste und Ergebnisse festgehalten werden.

Fehlende oder nicht ordnungsgemäß ausgeführte Maßnahmen können als neue Aufgaben an das zuständige Team zugewiesen werden. Fotos und Beschreibungen können der Kontrollliste hinzugefügt werden.

So werden nicht nur Störungen, sondern auch vorbeugende und routinemäßige Arbeiten regelmäßig überwacht.

Verwalten Sie Lieferanten und Dienstleistungsunternehmen

Technischer Service, Reinigung, Sicherheit, Landschaftspflege, Aufzug, Schädlingsbekämpfung oder andere Dienstleistungsunternehmen können als Lieferantenkonten erfasst werden.

Kontaktdaten, Ansprechpartner, betreute Einrichtungen, Verträge, Aufgaben und Dokumente können im gleichen Konto verwaltet werden.

Arbeitsaufträge und deren Fertigstellungstermine, die an Lieferanten vergeben wurden, können verfolgt werden. Das Ergebnis der Arbeit und die Genehmigung durch die verantwortliche Leitung können dokumentiert werden.

Angebote und frühere Arbeiten des Lieferanten können bei zukünftigen Einkaufsentscheidungen berücksichtigt werden.

Verfolgen Sie Verträge und deren Verlängerungsdaten

Wartungs-, Reinigungs-, Sicherheits-, Miet-, Versicherungs- und andere Dienstleistungsverträge können mit der jeweiligen Einrichtung oder dem Lieferanten verknüpft werden.

Folgende Informationen können im Vertrag gespeichert werden:

• Dienstleistungstyp

• Lieferant

• Start- und Enddatum

• Vertragsbetrag

• Währung

• Zahlungsperiode

• Leistungsumfang

• Verlängerungsbedingungen

• Verantwortlicher Manager

• Zugehörige Dokumente

• Vertragsstatus

Für Verträge mit nahendem Enddatum können Aufgaben an die verantwortliche Person vergeben werden. Neue Angebotsperioden und Verlängerungsentscheidungen können verfolgt werden.

Verwalten Sie Genehmigungen, Versicherungen und andere Dokumente

Genehmigungen, Versicherungen, Prüfberichte, Zertifikate und andere Dokumente, die zur Anlage, Ausrüstung oder zum Dienstleister gehören, können mit den entsprechenden Einträgen verknüpft werden.

Das Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum des Dokuments kann erfasst werden. Für Dokumente mit nahendem Ablaufdatum können Aufgaben oder Erinnerungen erstellt werden.

Dokumente, die überprüft oder genehmigt werden müssen, können an den zuständigen Manager weitergeleitet werden. Der Zugriff auf Dokumente kann basierend auf der Rolle der Mitarbeiter eingeschränkt werden.

Verfolgen Sie Einkaufs- und Materialbedarfe

Für Wartung, Reinigung oder den täglichen Betrieb können Einkaufsanfragen für benötigte Materialien und Dienstleistungen erstellt werden.

Produkt oder Dienstleistung, Menge, Lieferant, Preis und erwartetes Lieferdatum können verfolgt werden.

Einkäufe über einem bestimmten Betrag können je nach Genehmigungsstruktur des Managements zur Freigabe weitergeleitet werden. Eingelieferte Produkte können mit Lagerbeständen verknüpft werden.

Mit speziellen Feldern kann angegeben werden, welches Material für welche Anlage, Abteilung oder Servicearbeit beschafft wurde.

Verwalten Sie Lager- und Verbrauchsmaterialien

Reinigungsmittel, technische Ersatzteile, Glühbirnen, Filter, Karten oder andere Verbrauchsmaterialien können in Lagerbeständen verfolgt werden.

Materialein- und -ausgänge können erfasst werden. Für Produkte, die einen kritischen Bestand erreichen, kann ein Einkaufsbedarf festgestellt werden.

Materialien, die während des technischen Service oder der Wartung verwendet werden, können mit dem entsprechenden Arbeitsauftrag verknüpft werden.

XtraCRM ist kein automatisches Gebäudeautomations- oder intelligentes Lagersystem; es ermöglicht die Aufzeichnung operativer Bestände und Bewegungen.

Kosten mit Anlagen und Dienstleistungen verknüpfen

Wartungs-, Energie-, Reinigungs-, Sicherheits-, Beschaffungs-, Reparatur- und sonstige Kosten können mit der betreffenden Anlage oder Kostenstelle verknüpft werden.

Die Kategorie der Kosten, das Datum, der Betrag, die Währung, der Lieferant, das Dokument und der Genehmigungsstatus können verfolgt werden.

Ausgaben, die eine Genehmigung erfordern, können entsprechend der Befugnisstruktur der Verwaltung an die zuständigen Personen weitergeleitet werden.

Kosten können je nach Anlage, Dienstleistungstyp oder Zeitraum bewertet werden, um zu erkennen, in welchen Bereichen sich die Kosten konzentrieren.

Verwalten Sie die Nachverfolgung von Beiträgen und periodischen Zahlungen entsprechend Ihrem Unternehmen

Informationen wie unabhängige Einheit, Zeitraum, Abgrenzung, Fälligkeit und Zahlungsstatus können mit benutzerdefinierten Feldern und Finanzaufzeichnungen verfolgt werden.

Für fällige oder verspätete Zahlungen können Aufgaben für das Management-Team erstellt werden. Geführte Gespräche und Zahlungsbenachrichtigungen können im Verlauf der betreffenden Person gespeichert werden.

XtraCRM wird nicht als spezialisiertes System für die Erhebung von Wohnbeiträgen, Bankintegration oder rechtliches Verfolgungssystem angeboten. Automatische Beitragseinzüge, Verzugsberechnungen, Bankabgleiche und offizielle Buchhaltungsprozesse müssen mit spezialisierten Systemen zusammen bewertet werden, falls erforderlich.

Verwalten Sie Ankündigungen und die Kommunikation mit Bewohnern

Für Wartungsarbeiten, Wasser- oder Stromausfälle, Versammlungen, Veranstaltungen oder andere Ankündigungen können relevante Personengruppen erstellt werden.

Benachrichtigungen können über E-Mail, WhatsApp oder andere genehmigte Kommunikationskanäle geplant werden.

Sendungen sollten gemäß den Kommunikationspräferenzen der Personen und den von der Verwaltung festgelegten Richtlinien durchgeführt werden.

Telefonate, E-Mails, Nachrichten und Notizen können im Rahmen der Berechtigungen im Verlauf der betreffenden Person angezeigt werden.

Verfolgen Sie Sitzungen und Entscheidungsaufgaben

Management-Meetings können im Kalender geplant werden. Tagesordnung, Teilnehmer, Entscheidungen und Aufgaben können aufgezeichnet werden.

Jede getroffene Entscheidung kann als Aufgabe der verantwortlichen Person zugewiesen werden. Zieltermin und Fertigstellungsstatus können verfolgt werden.

Sitzungsprotokolle und relevante Dokumente können in der Dokumentenverwaltung gespeichert werden.

XtraCRM ersetzt kein offizielles Beschlussprotokoll oder gesetzlich verbindliches Sitzungsmanagement; es ermöglicht die operative Nachverfolgung von Aufgaben und Dokumenten nach der Sitzung.

Sicherheits- und Vorfallberichte auf dem Gelände erfassen

Im Fall von Schäden innerhalb der Einrichtung, Sicherheitsmeldungen, verlorenen Gegenständen oder anderen betrieblichen Ereignissen können diese mit separaten Aufzeichnungen verfolgt werden.

Datum, Standort, Beschreibung des Vorfalls, beteiligte Personen, Fotos und durchgeführte Maßnahmen können aufgezeichnet werden.

Verantwortlichen Personen können zur Überprüfung oder Lösung Aufgaben zugewiesen werden. Ergebnisse abgeschlossener Vorfälle und getroffene Maßnahmen können dokumentiert werden.

Kameradaten, Zugriffsdaten und andere sensible Sicherheitsinformationen sollten nur im erforderlichen Umfang und gemäß den Datenschutzrichtlinien des Unternehmens verarbeitet werden.

Bestimmen Sie Berechtigungen entsprechend der Aufgabenverteilung

Für Management, Technikteam, Sicherheit, Reinigung, Finanzen und Führungskräfte können unterschiedliche Zugriffs- und Bearbeitungsrechte definiert werden.

Das technische Team verwaltet Service- und Wartungsaufzeichnungen, während das Finanzteam Zugriff auf Kosten- und Zahlungsprozesse hat. Sicherheits- oder Reinigungspersonal kann nur die ihnen zugewiesenen Aufgaben einsehen.

Persönliche Daten, Finanzunterlagen und sensible Dokumente dürfen nur autorisierten Nutzern zugänglich gemacht werden.

Erstellen Sie eine messbare Struktur für das Management

Auf den Management-Bildschirmen können neue Anfragen, offene Störungen, verzögerte Aufgaben, bevorstehende Wartungen, auslaufende Verträge, ausstehende Einkäufe und laufende Lieferantenarbeiten verfolgt werden.

Die folgenden Informationen können je nach Einrichtung, Block, Abteilung, Anfragetyp, Lieferant oder Zeitraum ausgewertet werden:

• Anzahl eingehender Anfragen und Störungen

• Offene und abgeschlossene Arbeiten

• Durchschnittliche Abschlusszeiten

• Wiederkehrende Störungen

• Wartungshistorie der Ausrüstung

• Bevorstehende Wartungstermine

• Vertrags- und Dokumentenablaufdaten

• Aufgaben und Ergebnisse der Lieferanten

• Bestands- und Verbrauchsbedarf

• Einrichtungs- und dienstleistungsbezogene Kosten

• Verzögerte Aufgaben

• Nutzerfeedback

• Offene Finanzverfolgungen

XtraCRM zwingt Ihre Verwaltung nicht auf ein festes Anlagenmodell. Sie können die Verwaltung von Standorten, Einheiten, Benutzern, Anfragen, Geräten, Wartung, Lieferanten, Aufgaben und Finanzen an Ihre eigene Betriebsstruktur anpassen, um die täglichen Verwaltungsprozesse organisierter, messbarer und nachvollziehbarer zu gestalten.