Gestion de Site, d'Installation et d'Immobilier
Les opérations quotidiennes dans la gestion de sites, d'installations et de biens immobiliers englobent de nombreux processus différents, allant de la communication avec les résidents à la maintenance technique, en passant par les contrôles des espaces communs et le suivi des fournisseurs et des contrats.
XtraCRM permet aux équipes de gestion de suivre leurs opérations depuis un seul centre en réunissant les fonctionnalités CRM, tâches, service technique, maintenance, inventaire, fournisseurs, documents et finances.
Comment le processus fonctionne-t-il dans le secteur ?
Le processus commence par la définition dans le système de la structure de base du site ou de l'installation. Les blocs, unités indépendantes, espaces communs, équipements et personnes concernées sont enregistrés.
Les propriétaires, locataires, résidents, représentants d'entreprise ou utilisateurs de l'installation sont liés à la section concernée. Les informations de contact et la période d’utilisation sont suivies.
Dans les opérations quotidiennes, les demandes liées aux pannes, nettoyage, sécurité, maintenance ou autres services sont reçues. La demande est assignée au personnel concerné ou au fournisseur ; les actions réalisées et les résultats sont enregistrés.
Les dates périodiques de maintenance, contrats, documents et contrôles sont planifiées. Les dépenses, opérations fournisseurs, tâches de gestion et documents importants sont liés à l’installation ou à l'enregistrement pertinent.
Comment XtraCRM s’adapte-t-il à votre structure de gestion ?
Chaque site et installation possède une structure différente pour les blocs, unités indépendantes, services et tâches. Dans XtraCRM, les champs personnalisés, formulaires, tâches et flux de travail peuvent être configurés selon l’organisation existante de la gestion.
Vous pouvez créer votre processus de demande avec les étapes : « Nouvelle Demande, En Cours d'Examen, Responsable Assigné, Rendez-vous Planifié, En Traitement, Matériel Attendu, Contrôle en Attente et Terminé ».
Vous pouvez définir différents domaines d'enregistrement et processus opérationnels pour la gestion de site, plaza, centre d'affaires, résidence, installation d'usine, centre commercial ou espace de vie mixte.
Domaines spécifiques des installations et sections que vous pouvez utiliser
Nom de l'installation ou du site
Type d'installation
Adresse complète
Bloc, bâtiment ou section
Étage et numéro de section indépendante
Type de section indépendante
Surface brute et nette
Statut d'utilisation
Propriétaire
Locataire ou utilisateur
Date de début et de fin d'utilisation
Personnes de contact
Informations sur le parking ou le dépôt
Informations sur le compteur ou l'abonnement
Informations sur la clé, la carte ou l'accès
Responsable de la gestion
Commentaires spéciaux
Contrats et documents liés
Différentes informations nécessaires à la gestion peuvent être ajoutées comme champs personnalisés. Ainsi, seuls les champs nécessaires sont affichés pour chaque type d'installation.
Gérez les enregistrements des propriétaires, locataires et résidents
Les propriétaires, locataires, résidents ou utilisateurs institutionnels peuvent être enregistrés comme clients ou personnes de contact.
La section indépendante, les informations de contact, la période d'utilisation et les demandes associées d'une personne peuvent être affichées dans le même historique.
Il est possible de suivre quelles personnes ont occupé une unité indépendante par le passé et actuellement, avec des espaces privés et des informations de date conformément à la politique d'enregistrement de la gestion.
Dans le cas des locataires d'entreprise, plusieurs personnes autorisées peuvent être définies sous le compte de l'entreprise.
Suivez les déménagements et les changements d'utilisateur
Les nouveaux déménagements, les changements de locataire ou les libérations d'unité peuvent être gérés avec des listes de tâches et de contrôle.
Les documents nécessaires, les informations de contact, les cartes d'accès, les remises de clés et les informations des compteurs peuvent être enregistrés lors du déménagement.
Lorsque l'unité est libérée, les clés, cartes, inventaires et contrôles de l'état actuel peuvent être attribués en tant que tâches au personnel concerné.
XtraCRM n'est pas un système d'entrée automatique dans les bâtiments ni un système de passage par carte ; il peut être utilisé pour suivre les tâches administratives et les enregistrements des changements d'utilisateur.
Centralisez les demandes et enregistrements des pannes
Les demandes reçues par téléphone, e-mail, WhatsApp, bureau de gestion ou formulaire en ligne peuvent être enregistrées.
Le sujet de la demande, la localisation, l'urgence, la description et la personne rapportant peuvent être enregistrés. Des photos et documents peuvent être ajoutés à la demande.
Une nouvelle demande peut être attribuée à l'équipe technique, au nettoyage, à la sécurité, à la gestion ou au fournisseur concerné. Les opérations effectuées et les informations données à l'utilisateur peuvent être maintenues dans le même enregistrement tout au long du processus.
Après l'achèvement de la demande, une tâche de contrôle ou de satisfaction peut être créée.
Classez les demandes par sujet
Différents types de demandes peuvent être créés selon les besoins de la gestion :
Électricité
Eau et plomberie
Chauffage et climatisation
Ascenseur
Espaces communs
Nettoyage
Sécurité
Parking
Jardin et aménagement paysager
Internet ou infrastructure
Notification de bruit ou de voisinage
Déménagement
Carte ou clé
Panne technique
Demande de document
Autres demandes de gestion
Chaque type de demande peut être dirigé vers un responsable, une priorité ou un flux de travail différent.
Gérez les interventions de service technique et de maintenance
Les pannes techniques dans l'établissement peuvent être enregistrées comme des tickets de service. L'emplacement de la panne, l'équipement, la description, l'urgence et le responsable peuvent être enregistrés.
Vous pouvez structurer votre processus de service avec les étapes “Nouvelle notification, Examen, Technicien assigné, Pièce en attente, En cours, Contrôle et Terminé”.
Les opérations effectuées, les matériaux utilisés, les notes du technicien, les photos et les résultats peuvent être conservés dans le ticket de service.
Les pannes récurrentes peuvent être évaluées avec l'historique des tickets de service pour identifier les problèmes sur le même équipement ou dans la même zone.
Suivez les espaces communs et les équipements
Ascenseur, générateur, pompe, chaudière, climatisation, système incendie ou autres équipements de l'établissement peuvent être gérés avec des enregistrements séparés.
Les informations suivantes peuvent être conservées sur les équipements :
Nom et code de l'équipement
Catégorie
Marque et modèle
Numéro de série
Emplacement dans l'établissement
Date d'installation
Durée de la garantie
Équipe responsable
Entreprise de maintenance
Date du dernier entretien
Date du prochain entretien
État actuel
Documents techniques
Description et notes
Ainsi, l'historique de maintenance et de panne de chaque équipement peut être consulté sur une même fiche.
Planifiez les maintenances périodiques et préventives
Des plans de maintenance périodiques peuvent être établis pour les équipements de l'installation. La fréquence de maintenance, la date de la dernière intervention et la date du prochain entretien peuvent être suivies.
Des tâches peuvent être assignées au personnel technique ou aux fournisseurs pour les équipements dont le moment de maintenance approche.
Lorsque la maintenance est terminée, les opérations effectuées, les pièces utilisées, le coût, la société de service et la date suivante peuvent être enregistrés.
Les arrêts ou interruptions de service dus à la maintenance peuvent également être consignés.
Gérez le nettoyage et les contrôles de routine sur site
Le nettoyage des espaces communs, le paysagisme, les rondes de sécurité, le contrôle des équipements incendie ou autres tâches routinières peuvent être planifiés avec des tâches récurrentes.
Pour chaque tâche, le lieu, la personne responsable, la date, la liste de contrôle et les résultats peuvent être enregistrés.
Les opérations manquantes ou inappropriées peuvent être réassignées à l'équipe concernée comme nouvelle tâche. Des photos et des descriptions peuvent être ajoutées au rapport de contrôle.
Ainsi, les travaux préventifs et les opérations de routine sont suivis de manière régulière, pas uniquement en cas de panne.
Gérez les fournisseurs et entreprises de service
Les sociétés de services techniques, nettoyage, sécurité, paysagisme, ascenseurs, désinsectisation ou autres peuvent être enregistrées en tant que fournisseurs.
Les coordonnées, personnes responsables, installations desservies, contrats, tâches et documents peuvent être conservés sous un même compte.
Les tâches assignées aux fournisseurs et leurs délais de réalisation peuvent être suivis. Le résultat du contrôle du travail effectué et l'approbation du gestionnaire concerné peuvent être enregistrés.
Les devis et historiques de travaux du fournisseur peuvent être pris en compte dans les nouvelles décisions d'achat.
Suivez les contrats et dates de renouvellement
Les contrats de maintenance, nettoyage, sécurité, location, assurance et autres services peuvent être liés à l'installation concernée ou au fournisseur.
Les informations suivantes peuvent être conservées dans le contrat :
Type de service
Fournisseur
Date de début et de fin
Montant du contrat
Devise
Période de paiement
Portée du service
Conditions de renouvellement
Responsable gestionnaire
Documents concernés
Statut du contrat
Des tâches peuvent être assignées à la personne responsable pour les contrats arrivant à échéance. Les nouvelles offres et décisions de renouvellement peuvent être suivies.
Gérez les licences, assurances et autres documents
Les licences, assurances, rapports de contrôle, certificats et autres documents liés à une installation, un équipement ou un fournisseur de services peuvent être associés aux enregistrements correspondants.
La date d'émission et de validité des documents peut être conservée. Des tâches ou rappels peuvent être créés pour les documents arrivant à expiration.
Les documents nécessitant une révision ou approbation peuvent être dirigés vers le gestionnaire concerné. L'accès aux documents peut être limité selon le rôle des employés.
Suivez les achats et besoins en matériel
Des demandes d'achat peuvent être créées pour les matériaux et services nécessaires à la maintenance, au nettoyage ou aux opérations quotidiennes.
Le produit ou service, la quantité, le fournisseur, le prix et la date de livraison attendue peuvent être suivis.
Les achats dépassant un certain montant peuvent être soumis à approbation selon la hiérarchie de gestion. Les produits reçus peuvent être associés aux enregistrements de stock.
Le matériel acheté pour une installation, un département ou un service spécifique peut être indiqué via des champs personnalisés.
Gérez les stocks et consommables
Les produits de nettoyage, pièces de rechange techniques, ampoules, filtres, badges ou autres consommables peuvent être suivis dans les enregistrements de stock.
Les entrées et sorties de matériel peuvent être enregistrées. Un besoin d'achat peut être identifié pour les produits approchant d'un niveau critique.
Les matériaux utilisés lors du service technique ou de la maintenance peuvent être associés au dossier de travail correspondant.
XtraCRM n'est pas un système d'automatisation de bâtiment automatique ni un système d'entrepôt intelligent ; il permet de garder une trace des stocks opérationnels et des mouvements.
Associez les dépenses aux installations et aux services
Les dépenses de maintenance, énergie, nettoyage, sécurité, approvisionnement, réparation et autres peuvent être associées à l'installation ou au centre de coûts concernés.
La catégorie, la date, le montant, la devise, le fournisseur, le document et le statut d'approbation de la dépense peuvent être suivis.
Les dépenses nécessitant une approbation peuvent être orientées vers les personnes concernées selon la structure d'autorisation de la direction.
En évaluant les dépenses par installation, type de service ou période, il est possible de voir dans quels domaines les coûts sont concentrés.
Configurez le suivi des cotisations et paiements périodiques selon votre entreprise
Les informations telles que l'unité indépendante, la période, la comptabilisation, l'échéance et le statut du paiement peuvent être suivies via des champs spécifiques et des enregistrements financiers.
Des tâches peuvent être créées pour l'équipe de gestion concernant les paiements arrivant à échéance ou en retard. Les entretiens réalisés et notifications de paiement peuvent être conservés dans l'historique de la personne concernée.
XtraCRM n'est pas présenté comme un système spécialisé de comptabilisation des cotisations de site, d'intégration bancaire ou de suivi légal. Les systèmes experts nécessaires tels que la répartition automatique des cotisations, le calcul des retards, la correspondance bancaire et les processus de tenue de livres officiels doivent être évalués ensemble.
Gérez les communications des annonces et des résidents
Des groupes de personnes concernés peuvent être formés pour les travaux de maintenance, coupures d'eau ou d'électricité, réunions, événements ou autres annonces.
Les informations peuvent être planifiées via e-mail, WhatsApp ou d'autres canaux de communication autorisés.
Les envois doivent être effectués conformément aux préférences de communication des personnes et aux politiques définies par la direction.
Les appels téléphoniques, e-mails, messages et notes peuvent être affichés dans l'historique de la personne concernée dans le cadre des autorisations.
Suivez les tâches de réunion et de décision
Les réunions de gestion peuvent être planifiées dans le calendrier. L'ordre du jour, les participants, les décisions et les tâches à accomplir peuvent être enregistrés.
Chaque décision prise peut être assignée comme tâche à la personne responsable. La date cible et le statut d'achèvement peuvent être suivis.
Les procès-verbaux de réunion et les documents associés peuvent être conservés dans la gestion documentaire.
XtraCRM ne remplace pas le registre officiel des décisions ni le système de réunions réglementaires ; il facilite le suivi opérationnel des tâches et documents post-réunion.
Enregistrez les incidents de sécurité et sur site
Les dommages survenus dans l'établissement, les notifications de sécurité, les objets perdus ou d'autres incidents opérationnels peuvent être suivis par des enregistrements distincts.
La date de l'incident, le lieu, la description, les personnes concernées, les photos et les actions entreprises peuvent être enregistrés.
Des tâches peuvent être attribuées aux personnes responsables pour l'examen ou la résolution. Les résultats des incidents clos et les mesures prises peuvent être consignés.
Les enregistrements vidéo, les données d'accès et autres informations sensibles de sécurité doivent être traités uniquement dans la mesure nécessaire et conformément aux politiques de sécurité des données de l'entreprise.
Définissez les autorisations selon la répartition des tâches
Des autorisations d'accès et d'action différentes peuvent être définies pour la direction, l'équipe technique, la sécurité, le nettoyage, la finance et les gestionnaires.
L'équipe technique peut gérer les registres de service et de maintenance tandis que l'équipe financière peut accéder aux processus de dépenses et de paiements. Le personnel de sécurité ou de nettoyage peut uniquement consulter les tâches qui lui sont assignées.
Les informations personnelles, les dossiers financiers et les documents sensibles ne peuvent être accessibles qu'aux utilisateurs autorisés.
Créez une structure mesurable pour la gestion
Les écrans de gestion permettent de suivre les nouvelles demandes, les pannes ouvertes, les tâches en retard, les maintenances à venir, les contrats expirant, les achats en attente et les travaux des fournisseurs en cours.
Les informations suivantes peuvent être évaluées selon l'établissement, le bloc, la section, le type de demande, le fournisseur ou la période :
Nombre de demandes et pannes reçues
Travaux ouverts et terminés
Durées moyennes de résolution
Pannes récurrentes
Historique de maintenance des équipements
Dates de maintenance à venir
Dates d'expiration des contrats et documents
Tâches et résultats des fournisseurs
Stocks et besoins en consommables
Dépenses basées sur l'établissement et le service
Tâches en retard
Retours des utilisateurs
Suivis financiers ouverts
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