Gestão de Condomínios, Instalações e Imóveis
As operações diárias na gestão de condomínios, instalações e imóveis abrangem diversos processos, desde a comunicação com moradores até a manutenção técnica, passando pelo controle das áreas comuns e o acompanhamento de fornecedores e contratos.
O XtraCRM integra recursos de CRM, tarefas, serviço técnico, manutenção, inventário, fornecedores, documentos e finanças, permitindo que as equipes de gestão acompanhem as operações centralizadamente.
Como funciona o processo no setor?
O processo começa com a definição da estrutura básica do condomínio ou instalação no sistema. Blocos, unidades independentes, áreas comuns, equipamentos e pessoas relacionadas são registrados.
Proprietários, inquilinos, moradores, representantes de empresas ou usuários da instalação são vinculados à respectiva unidade. Os dados de contato e o período de uso são monitorados.
Nas operações diárias, são recebidas solicitações de avarias, limpeza, segurança, manutenção ou outros serviços. A solicitação é atribuída ao funcionário ou fornecedor responsável; as ações realizadas e os resultados são registrados.
As datas de manutenção periódica, contratos, documentos e inspeções são planejadas. Despesas, operações com fornecedores, tarefas de gestão e documentos importantes são vinculadas à instalação ou registro pertinente.
Como o XtraCRM se adapta à sua estrutura de gestão?
Cada condomínio e instalação possui sua própria estrutura de blocos, unidades independentes, serviços e tarefas. No XtraCRM, campos personalizados, formulários, tarefas e fluxos de trabalho podem ser configurados conforme a organização existente da gestão.
Você pode criar seu processo de solicitação com as etapas “Nova Solicitação, Analisando, Responsável Atribuído, Agendamento Confirmado, Em Andamento, Aguardando Materiais, Aguardando Verificação e Concluído”.
É possível definir diferentes campos de registro e processos operacionais para gestão de site, praça, centro empresarial, residência, instalação industrial, centro comercial ou área de vida mista.
Campos específicos de instalações e departamentos que você pode usar
Nome da instalação ou do site
Tipo de instalação
Endereço completo
Bloco, edifício ou departamento
Número do andar e da unidade independente
Tipo da unidade independente
Área bruta e líquida
Estado de uso
Proprietário
Inquilino ou usuário
Data de início e término do uso
Pessoas para contato
Informações de estacionamento ou depósito
Informações de medidor ou assinatura
Informações de chave, cartão ou acesso
Gerente responsável
Notas especiais
Contratos e documentos relacionados
Informações diferentes que a gestão precisar podem ser adicionadas como campos específicos. Assim, apenas os campos necessários são exibidos para cada tipo de instalação.
Gerencie registros de proprietários, inquilinos e residentes
Proprietários, inquilinos, residentes ou usuários corporativos podem ser registrados como cliente ou pessoa de contato.
Unidades independentes, informações de contato, períodos de uso e solicitações relacionadas de uma mesma pessoa podem ser visualizados juntos no histórico.
Em uma unidade independente, é possível acompanhar quem esteve presente no passado e no presente, com áreas especiais e informações de data conforme a política de registro da administração.
Para locatários corporativos, vários responsáveis podem ser definidos sob a conta da empresa.
Acompanhe mudanças de locação e alterações de usuários
Novas mudanças de locação, alterações de inquilinos ou desocupação de unidades podem ser gerenciadas com listas de tarefas e de verificação.
Durante a mudança, os documentos necessários, informações de contato, cartões de entrada, entrega de chaves e dados dos medidores podem ser registrados.
Quando a unidade é desocupada, a verificação de chaves, cartões, bens permanentes e o estado atual podem ser atribuídos como tarefas ao pessoal responsável.
O XtraCRM não é um sistema automático de acesso ao prédio ou passagem por cartão; pode ser usado para acompanhar tarefas administrativas e registros das mudanças de usuários.
Centralize solicitações e registros de falhas
Solicitações recebidas por telefone, e-mail, WhatsApp, escritório administrativo ou formulário online podem ser registradas.
O assunto da solicitação, localização, urgência, descrição e a pessoa que reportou podem ser registrados. Fotos e documentos podem ser anexados à solicitação.
Novas solicitações podem ser atribuídas à equipe técnica, limpeza, segurança, administração ou ao fornecedor relevante. Durante o processo, ações realizadas e informações fornecidas ao usuário podem ser mantidas no mesmo registro.
Após a solicitação ser concluída, pode-se criar tarefas de controle ou de satisfação.
Classifique as solicitações por assunto
Diferentes tipos de solicitações podem ser criados conforme a necessidade da administração:
Eletricidade
Água e encanamento
Aquecimento e refrigeração
Elevador
Áreas comuns
Limpeza
Segurança
Estacionamento
Jardim e paisagismo
Internet ou infraestrutura
Notificação de ruído ou vizinhança
Mudança
Cartão ou chave
Pane técnica
Solicitação de documento
Outras solicitações administrativas
Cada tipo de solicitação pode ser direcionado a um responsável, prioridade ou fluxo de trabalho diferente.
Gerencie serviços técnicos e tarefas de manutenção
Falhas técnicas dentro da instalação podem ser registradas como chamados de serviço. É possível registrar a localização da falha, equipamento, descrição, urgência e responsável.
Você pode estruturar seu processo de serviço nas etapas “Nova Notificação, Revisão, Técnico Designado, Peça Aguardando, Em Processo, Controle e Finalizado”.
O serviço realizado, materiais usados, nota do técnico, fotos e informações de resultado podem ser guardados no registro do serviço.
Falhas recorrentes podem ser avaliadas junto com históricos de chamados para identificar problemas no mesmo equipamento ou área.
Acompanhe áreas comuns e equipamentos
Elevador, gerador, bomba, caldeira, ar-condicionado, sistema de incêndio ou outros equipamentos da instalação podem ser gerenciados com registros separados.
As seguintes informações podem ser mantidas sobre os equipamentos:
Nome e código do equipamento
Categoria
Marca e modelo
Número de série
Localização dentro da instalação
Data de instalação
Período de garantia
Equipe responsável
Empresa de manutenção
Data do último serviço
Data do próximo serviço
Estado atual
Documentos técnicos
Descrição e notas
Assim, o histórico de manutenção e falhas de cada equipamento pode ser visualizado no mesmo cartão.
Planeje manutenções periódicas e preventivas
Podem ser criados planos de manutenção periódica para os equipamentos da instalação. A frequência de manutenção, data da última intervenção e data da próxima manutenção podem ser monitoradas.
Para equipamentos cuja manutenção está próxima, tarefas podem ser atribuídas ao pessoal técnico ou fornecedor.
Quando a manutenção for concluída, os procedimentos realizados, peças utilizadas, custo, empresa de serviço e data da próxima manutenção podem ser registrados.
Paradas ou interrupções de serviço causadas pela manutenção também podem ser registradas separadamente.
Gerencie limpeza e inspeções de rotina no local
Limpeza de áreas comuns, paisagismo, rondas de segurança, verificação de equipamentos contra incêndio ou outras tarefas rotineiras podem ser planejadas como tarefas recorrentes.
Para cada tarefa, podem ser mantidas informações de localização, responsável, data, lista de verificação e resultados.
Procedimentos incompletos ou inadequados podem ser reassignedados como novas tarefas para a equipe relevante. Fotos e descrições podem ser adicionadas ao registro de inspeção.
Assim, não apenas quando há falhas, mas também as atividades preventivas e rotineiras são monitoradas de forma regular.
Gerencie fornecedores e empresas de serviço
Serviços técnicos, limpeza, segurança, paisagismo, elevadores, dedetização ou outras empresas de serviço podem ser registrados como contas de fornecedores.
Informações de contato, pessoas responsáveis, instalações atendidas, contratos, tarefas e documentos podem ser mantidos sob a mesma conta.
Trabalhos atribuídos ao fornecedor e os prazos podem ser monitorados. Resultados da verificação do trabalho realizado e aprovações do gestor responsável podem ser registrados.
Propostas e histórico de serviços do fornecedor podem ser avaliados em decisões de novas aquisições.
Monitore contratos e datas de renovação
Contratos de manutenção, limpeza, segurança, aluguel, seguro e outros serviços podem ser vinculados à instalação ou fornecedor relevante.
As seguintes informações podem ser mantidas no contrato:
Tipo de serviço
Fornecedor
Data de início e término
Valor do contrato
Moeda
Período de pagamento
Escopo do serviço
Condições de renovação
Gerente responsável
Documentos relacionados
Status do contrato
Tarefas podem ser atribuídas à pessoa responsável para contratos com data de término próxima. Propostas para novos períodos e decisões de renovação podem ser acompanhadas.
Gerencie licenças, seguros e outros documentos
Licenças, seguros, relatórios de inspeção, certificados e outros documentos referentes a instalações, equipamentos ou prestadores de serviço podem ser vinculados aos registros relevantes.
As datas de emissão e validade do documento podem ser mantidas. Para documentos com validade próxima, podem ser criadas tarefas ou lembretes.
Documentos que requerem revisão ou aprovação podem ser encaminhados ao gerente responsável. O acesso aos documentos pode ser limitado de acordo com o papel dos funcionários.
Acompanhe compras e necessidades de materiais
Podem ser criadas solicitações de compra para materiais e serviços necessários para manutenção, limpeza ou operações diárias.
Produto ou serviço, quantidade, fornecedor, preço e data prevista de entrega podem ser monitorados.
Compras acima de determinado valor podem ser encaminhadas para aprovação conforme a hierarquia de autoridade da administração. Produtos recebidos podem ser vinculados aos registros de estoque.
Qual material foi comprado para qual instalação, departamento ou serviço pode ser especificado com campos especiais.
Gerencie estoque e materiais de consumo
Produtos de limpeza, peças técnicas de reposição, lâmpadas, filtros, cartões ou outros materiais de consumo podem ser controlados nos registros de estoque.
Entradas e saídas de materiais podem ser registradas. A necessidade de compras pode ser identificada para produtos que se aproximam do nível crítico.
Materiais usados durante o serviço técnico ou manutenção podem ser relacionados ao registro de trabalho correspondente.
O XtraCRM não é um sistema automático de automação predial ou depósito inteligente; ele mantém o registro do estoque operacional e movimentações.
Associe despesas a instalações e serviços
Manutenção, energia, limpeza, segurança, fornecimento, reparos e outras despesas podem ser associadas à instalação ou centro de custo relevante.
Categoria da despesa, data, valor, moeda, fornecedor, documento e status de aprovação podem ser acompanhados.
Despesas que exigem aprovação podem ser direcionadas às pessoas correspondentes conforme a estrutura de autoridade da gestão.
Analisando despesas por instalação, tipo de serviço ou período, é possível ver em quais áreas os custos se concentram.
Configure o acompanhamento de taxas e pagamentos periódicos de acordo com sua empresa
Informações como unidade independente, período, competência, vencimento e status de pagamento podem ser acompanhadas com campos personalizados e registros financeiros.
Tarefas podem ser criadas para a equipe de gestão sobre pagamentos próximos ao vencimento ou atrasados. Conversas realizadas e notificações de pagamento podem ser registradas no histórico da pessoa envolvida.
O XtraCRM não é oferecido como um sistema especializado de cobrança de taxas condominiais, integração bancária ou acompanhamento jurídico. Distribuição automática de taxas, cálculo de atrasos, conciliação bancária e processos de livros oficiais devem ser avaliados junto a sistemas especializados quando necessários.
Gerencie comunicados e comunicação com moradores
Podem ser criados grupos de pessoas relacionadas para trabalhos de manutenção, cortes de água ou energia, reuniões, eventos ou outros comunicados.
Notificações podem ser planejadas por e-mail, WhatsApp ou outros canais de comunicação autorizados.
Envios devem ser realizados de acordo com as preferências de comunicação das pessoas e as políticas definidas pela administração.
Chamadas telefônicas, e-mails, mensagens e anotações podem ser visualizados no histórico da pessoa correspondente dentro das permissões.
Acompanhe reuniões e tarefas de decisão
Reuniões de gestão podem ser planejadas no calendário. Pauta, participantes, decisões e tarefas podem ser registradas.
Cada decisão tomada pode ser atribuída como tarefa ao responsável. A data alvo e o status de conclusão podem ser monitorados.
Atas de reuniões e documentos relacionados podem ser armazenados na gestão documental.
O XtraCRM não substitui livros oficiais de atas ou sistemas obrigatórios conforme legislação; fornece acompanhamento operacional pós-reunião de tarefas e documentos.
Registre ocorrências de segurança e no campo
Danos ocorridos dentro da instalação, notificações de segurança, objetos perdidos ou outros eventos operacionais podem ser acompanhados com registros separados.
A data do evento, localização, descrição, pessoas envolvidas, fotos e ações tomadas podem ser registradas.
Responsáveis podem ser designados para revisão ou resolução. Os resultados e medidas tomadas para os eventos encerrados podem ser mantidos sob registro.
Gravações de câmeras, dados de acesso e outras informações sensíveis de segurança devem ser processadas somente na medida necessária e de acordo com as políticas de segurança de dados da empresa.
Defina as autorizações conforme a distribuição de tarefas
Podem ser definidas diferentes permissões de acesso e ações para a administração, equipe técnica, segurança, limpeza, financeiro e gerentes.
Enquanto a equipe técnica gerencia os registros de serviço e manutenção, a equipe financeira pode acessar processos de despesas e pagamentos. Funcionários de segurança ou limpeza só podem visualizar as tarefas atribuídas a eles.
Informações pessoais, registros financeiros e documentos sensíveis podem ser acessados somente por usuários autorizados.
Crie uma estrutura mensurável para a administração
Nas telas de administração, podem ser acompanhados novos pedidos, falhas abertas, tarefas atrasadas, manutenções próximas, contratos prestes a vencer, compras pendentes e trabalhos em andamento de fornecedores.
Informações abaixo podem ser avaliadas por instalação, bloco, seção, tipo de pedido, fornecedor ou período:
Número de pedidos e falhas recebidos
Trabalhos abertos e concluídos
Tempos médios de conclusão
Falhas recorrentes
Histórico de manutenção de equipamentos
Datas próximas de manutenção
Datas de vencimento de contratos e documentos
Tarefas e resultados do fornecedor
Necessidades de estoque e consumo
Despesas baseadas em instalações e serviços
Tarefas atrasadas
Feedbacks dos usuários
Acompanhamentos financeiros abertos
XtraCRM, sua gestão não é limitada a um modelo fixo de instalação. Você pode estruturar os registros de local, unidade independente, usuário, solicitação, equipamento, manutenção, fornecedor, tarefa e finanças conforme sua organização operacional, tornando os processos diários de gestão mais organizados, mensuráveis e fáceis de acompanhar.