社区、设施和房地产管理
在社区、设施和房地产管理中，日常运营涵盖了从居民沟通到技术维护，从公共区域检查到供应商和合同跟踪的多个不同流程。
XtraCRM将CRM、任务、技术服务、维护、库存、供应商、文件和财务功能整合，实现管理团队从单一中心跟踪运营。
行业中的流程是如何运作的？
流程从系统中建立社区或设施的基本结构开始。记录楼栋、独立单元、公共区域、设备及相关人员。
业主、租户、居民、公司负责人或设施用户与相关单元关联。联系方式和使用周期被跟踪。
在日常运营中，接受故障、清洁、安全、维护或其他服务需求。需求被指派给相关人员或供应商；所做工作和结果被记录。
定期维护、合同、文件和检查日期被计划。费用、供应商事务、管理任务和重要文件与相关设施或记录关联。
XtraCRM如何适应您的管理结构？
每个社区和设施的楼栋、独立单元、服务和任务结构不同。XtraCRM中可以根据现有管理结构配置自定义字段、表单、任务和工作流程。
您可以按“新需求、审核中、负责人已分配、预约已安排、处理中、等待材料、等待检查和已完成”阶段构建需求流程。
您可以为场地管理、写字楼、商务中心、住宅区、工厂设施、购物中心或综合生活区定义不同的登记区域和操作流程。
您可以使用的设施和部门专属区域
设施或场地名称
设施类型
详细地址
楼栋、建筑或部门
楼层和独立单元编号
独立单元类型
建筑面积和净面积
使用状态
业主
租户或使用人
使用起止日期
联系人
停车位或仓库信息
计量器或订阅信息
钥匙、卡片或访问权限信息
负责人管理者
特别说明
相关合同和文件
管理所需的不同信息可以作为专属字段添加。这样仅显示每种设施类型所需的字段。
管理业主、租户和住户记录
业主、租户、住户或企业用户可以作为客户或联系人进行登记。
同一人的独立单元、联系信息、使用期限及相关请求可以在同一历史记录中查看。
可以根据管理的记录政策，使用专用区域和日期信息，追踪过去和当前独立单元中有哪些人存在。
企业租户下可以定义多个授权人员的公司账户。
追踪搬迁和用户变更情况
新搬迁、租户变更或单元清空操作可以通过任务和检查清单进行管理。
搬迁期间所需的文件、联系信息、出入卡、钥匙交接和计量信息均可记录在案。
当单元清空时，钥匙、卡片、固定资产及当前状况检查可以作为任务分配给相关人员。
XtraCRM不是自动建筑入口或卡片通行系统；可用于追踪用户变更的行政任务和记录。
将请求和故障记录集中管理
通过电话、电子邮件、WhatsApp、管理办公室或在线表单收到的请求都可记录在案。
可记录请求主题、位置、紧急程度、描述和报告人。照片和文件可附加到请求中。
新请求可分配给技术团队、清洁、安全、管理或相关供应商。过程中执行的操作和向用户提供的信息可保存在同一记录中。
完成请求后，可以创建检查或满意度任务。
根据主题对请求进行分类
可根据管理需求创建不同的请求类型：
电力
给排水及管道
供暖和制冷
电梯
公共区域
清洁
安全
停车场
花园和景观
互联网或基础设施
噪音或邻里投诉
搬家
卡片或钥匙
技术故障
文件请求
其他管理请求
每种请求类型可以导向不同的负责人、优先级或工作流程。
管理技术服务和维护工作
设施内的技术故障可以作为服务记录打开。可以记录故障的位置、设备、描述、紧急程度和负责人。
您的服务流程可由“新通知、检查、技术员分配、等待零件、处理中、检查和完成”等阶段构成。
服务记录中可保存执行操作、使用的材料、技术员备注、照片和结果信息。
通过与历史服务记录一起评估重复故障，可以查看同一设备或区域的问题。
跟踪公共区域和设备
电梯、发电机、水泵、锅炉、空调、消防系统或其他设施设备可以单独记录管理。
设备可保存以下信息：
设备名称和代码
类别
品牌和型号
序列号
设施内的位置
安装日期
保修期
负责团队
维护公司
最近维护日期
下次维护日期
当前状态
技术文档
说明和备注
这样每个设备的维护和故障历史都可以通过同一张卡查看。
规划定期和预防性维护
可以为工厂设备制定周期性维护计划。可以跟踪维护频率、最后操作日期和下一次维护日期。
对于即将到维护时间的设备，可以向技术人员或供应商分配任务。
维护完成后，可记录执行的操作、使用的零件、费用、服务公司及下次维护日期。
因维护引起的停机或服务中断也可以被记录。
管理清洁和常规现场检查
公共区域清洁、园林绿化、安全巡逻、消防设备检查或其他常规工作可以通过重复任务进行规划。
为每项任务记录地点、负责人、日期、检查清单和结果信息。
对发现的不足或不合格项，可以重新分配任务给相关团队。可添加照片和说明到检查记录中。
这样不仅故障时，而且预防性和常规作业也能被定期跟踪。
管理供应商和服务公司
技术服务、清洁、安全、园林、电梯、杀虫或其他服务公司可以作为供应商账户登记。
联系方式、负责人、服务设施、合同、任务和文件可以存储在同一账户下。
可以跟踪分配给供应商的工作及完成时间。工作检查结果和相关管理审批也能被记录。
供应商的报价和过往工作信息可用于新的采购决策参考。
跟踪合同及续签日期
维护、清洁、安全、租赁、保险及其他服务合同可以关联相关设施或供应商。
合同中可以保存以下信息：
服务类型
供应商
开始和结束日期
合同金额
货币
付款周期
服务范围
续约条件
负责人经理
相关文件
合同状态
可以为即将到期的合同分配任务给负责人。可跟踪新周期提案和续约决策。
管理许可证、保险及其他文件
可将设施、设备或服务提供商的许可证、保险、检查报告、证书及其他文件与相关记录关联。
可记录文件的签发和有效日期。对于即将到期的文件，可创建任务或提醒。
需要审核或批准的文件可指派给相关负责人。根据员工角色可限制文件访问权限。
跟踪采购和物料需求
可为维护、清洁或日常运营所需的物料和服务创建采购申请。
可跟踪产品或服务、数量、供应商、价格及预期交付日期。
超过一定金额的采购可根据管理权限流程提交审批。收到的产品可与库存记录关联。
可通过自定义字段标明某物料用于哪个设施、部门或服务任务。
管理库存及耗材
清洁用品、技术备件、灯泡、过滤器、卡片或其他耗材可在库存记录中跟踪。
可记录物料进出。针对临近临界库存水平的产品可识别采购需求。
技术服务或维护期间使用的材料可以与相关工作记录相关联。
XtraCRM不是自动建筑自动化或智能仓库系统；它用于记录操作库存和移动。
将费用与设施和服务关联
维护、能源、清洁、安全、采购、维修和其他费用可以与相关设施或成本中心关联。
费用的类别、日期、金额、货币、供应商、文件和审批状态可以被跟踪。
需要审批的开支可根据管理层的权限结构指派给相关人员。
通过按设施、服务类型或期间评估费用，可以看出成本在哪些领域集中。
根据您的公司设置会费和周期性支付的跟踪
独立单元、期间、应计、到期和支付状态等信息可通过自定义字段和财务记录进行跟踪。
对于即将到期或逾期的付款，可以向管理团队分配任务。所进行的沟通和付款通知可以保存在相关人员的历史记录中。
XtraCRM不作为专门的物业会费应计、银行集成或法律追踪系统提供。如需要自动会费分配、滞纳金计算、银行匹配和正式账簿流程，应结合使用专门系统进行评估。
管理公告和居民沟通
可以为维护工作、停水或停电、会议、活动或其他公告创建相关人员组。
可以通过电子邮件、WhatsApp或其他允许的通信渠道计划通知。
发送应基于个人的通信偏好和管理层制定的政策进行。
电话通话、电子邮件、消息和笔记可在权限范围内在相关人员历史记录中查看。
跟踪会议和决策任务
管理会议可以在日历中计划。议程、参与者、决策和待办事项可被记录。
每项决策可以作为任务分配给负责人。目标日期和完成状态可被跟踪。
会议记录和相关文件可存储在文档管理中。
XtraCRM不替代官方决策簿或法规相关会议系统；它支持会议后的运营任务和文件跟踪。
记录安全和现场事件
设施内发生的损坏、安全通报、遗失物品或其他运营事件可以通过独立记录进行跟踪。
可以记录事件的日期、地点、描述、相关人员、照片以及采取的措施。
可以为审查或解决负责的人员分配任务。已关闭事件的结果和采取的预防措施将被记录保存。
摄像头记录、访问数据和其他敏感的安全信息仅应在必要范围内并符合公司的数据安全政策进行处理。
根据职责分配确定权限
可以为管理层、技术团队、安全、清洁、财务和管理人员定义不同的访问和操作权限。
技术团队在管理服务和维护记录时，财务团队可以访问费用和付款流程。安全或清洁人员只能查看分配给他们的任务。
个人信息、财务记录和敏感文件仅向授权用户开放访问权限。
为管理层建立可衡量的结构
管理界面可以跟踪新请求、未解决故障、延迟任务、即将进行的维护、即将到期的合同、待处理采购和正在进行的供应商工作。
可根据设施、区块、部门、请求类型、供应商或时间段评估以下信息：
收到的请求和故障数量
未完成和已完成的工作
平均完成时间
重复故障
设备维护历史
即将到来的维护日期
合同和文件的到期日期
供应商任务和结果
库存和消耗需求
基于设施和服务的费用
延迟任务
用户反馈
未结财务跟进
XtraCRM，不会将您的管理模式限制在固定的设施模型中。您可以根据自己的运营结构配置场地、独立单元、用户、请求、设备、维护、供应商、任务和财务记录，使日常管理流程更加有序、可衡量且易于跟踪。